文｜汕頭市城市建設檔案館 鄭育能

一直以來，汕頭城建檔案館都是以手工排架，手工排架操作分三步進行：第一步：首先要確定最后一個工程項目排架的終點位置。第二步：對已整理好的將要排架的工程檔案按順序擺放成一排，從起點開始用尺先量出一組城建檔案，將上次排架最后位置開始編排，把該層排滿并編碼，然后依次分組量取案卷長度80公分(層寬度)檔案長度并相應編碼，直至排完為止。第三步：將分成各組的所有檔案排架編碼“庫”“列”“節(jié)”“層”信息錄入建設工程檔案管理系統(tǒng)。

手工排架存在幾個問題：一、容易出現(xiàn)錯誤。手工排架將要上架已裝檔案盒的工程檔案項目順序整齊擺放，分組累加或用尺子測量已裝盒檔案，對應于檔案柜各層位置，登記檔案庫列節(jié)層排架號，操作過程經(jīng)常會出現(xiàn)以下錯誤：多人操作出現(xiàn)混亂，排列位置出錯，檔案盒厚度累加數(shù)字心算出現(xiàn)漏算或多算，尺子丈量空隙過大或差錯。二、手工排架不觸及已進主庫的案卷級檔案脊寬數(shù)據(jù)，如果脊寬錄入錯誤在排架過程中得不到有效地校對和改正。三、手工排架需要的空間場地較大，操作費時費力。四、手工排架最后還要將“庫”“列”“節(jié)”“層”編碼數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中完善入庫。

尋找使用先進的操作方式代替手工排架是我們的研究課題。我們注意到，在工程項目將要排架之前，工程項目的項目級、案卷級和文件級的有關(guān)數(shù)據(jù)已被著錄入汕頭市城市建設檔案管理系統(tǒng)。如果我們能將案卷級的案卷脊寬和有關(guān)數(shù)據(jù)提取出來，按手工排架操作的規(guī)則，可通過編程，運用計算機運算來確定各案卷的“庫”“列”“節(jié)”“層”編碼，并將編碼批量送入主庫，再從主庫調(diào)用數(shù)據(jù)打印案卷脊背，以實現(xiàn)城建工程檔案排架工作自動化。

為實現(xiàn)運用算機代替人工自動排架，我們觀察手工排架步驟，應先確定建設工程檔案上架的排架初值。實際上這個值就是前一個已上架的某工程項目的終點位置。本人用visual foxpro 數(shù)據(jù)庫編寫出汕頭市城建檔案自動排架程序，在主庫中計算出上次排架的終點位置值，確定出將要排架的工程項目排架初始值。

電腦自動排架初始值計算程序源代碼：

*以上為賦值語句。將文本框庫列節(jié)層賦值給kk1，ll1，jj1，cc1。

select zdjh，dh，jk，kk，ll，jj，cc，ajys from anjk1 into dbf pjcz where kk=kk1.and. ll=ll1 .and. jj=jj1 .and. cc=cc1

以上語句把主庫中庫列節(jié)層等于kk1，ll1，jj1，cc1的記錄挑選出來，將總登記號zdjh，檔號dh，脊寬jk，庫kk，列l(wèi)l，節(jié)jj，層cc，案卷頁數(shù)ajys共8個字段數(shù)據(jù)復制并存入“pjcz”工作表中。

SELECT pjcz*選擇pjcz工作表

GO top*指向第一條記錄

Jk1=0 *脊寬初值先設定為0

以上為循環(huán)語句，如果檢測到總登記號（zdjh）不為0并且記錄還不到末尾，脊寬作累加計算

GO top*指針指向pjcz工作表的第一條記錄

UPDATE pjcz SET ajys=0*設置ajys的值為0

REPLACE ajys WITH jk1*用該層脊寬累加值jk1代換ajys的數(shù)據(jù)，此時ajys的值就是初始值

電腦自動排架程序界面設計。首先將要排架的工程項目數(shù)據(jù)從主庫中選擇復制出來。程序界面的上部分是條件檢索操作功能。如在選擇條件文本框中選擇“檔號”，在運算操作選擇文本框中選擇“包含”，在檢索內(nèi)容文本框中填入要排架的項目號，將能從主庫中提取該項目自動排架所需要數(shù)據(jù)。定位排架起點屬性，分別用5個文本框“庫”、“列”、“節(jié)”、“層”、“初始值”表征；檔案柜存放檔案及分組排列，分別用3個文本框“每列節(jié)數(shù)”、“每節(jié)層數(shù)”、“每層寬度”表征，如下圖所示。

程序原代碼簡述：

select zdjh，dh，jk，ajys，kk，ll，jj，cc from anjk1 into dbf v_t where &yyyy1

以上語句意義：設選擇條件參數(shù)為yyyy1（如“檔號”包含I1.3-0323的條件），將符合條件的所有記錄的“總登記號”、“檔號”、“脊寬”、“庫”、“列”、“節(jié)”、“層”、“案卷頁數(shù)”數(shù)據(jù)復制出來，存于數(shù)據(jù)表v_t.dbf中，數(shù)據(jù)表v_t.dbf中引入“案卷頁數(shù)”字段只是借用其位置作為 “脊寬”運算過程所用。

以上語句意義：用循環(huán)語句將ajys字段的所有數(shù)據(jù)都改寫為0。

GO bottom

*將指針指向最后一條記錄

Max=RECNO()

*數(shù)據(jù)表v_t.dbf記錄總數(shù)用Max表示，記錄號測試函數(shù)RECNO()測出總記錄數(shù)的值。

以上語句意義：為庫中提取出來排架記錄編寫序號，用循環(huán)語句將“總登記號”字段按記錄數(shù)按順序改寫序號，“總登記號”字段也是借用字段。

以上語句意義：從數(shù)據(jù)表v_t.dbf挑選出有填寫檔案盒脊寬的記錄的所有數(shù)據(jù)存放于從數(shù)據(jù)表v_t2.dbf中，一盒裝幾卷檔案，脊寬只編在第一卷。

以上語句意義：用Max1表示總記錄數(shù)，檢測出數(shù)據(jù)表v_t2.dbf的記錄總數(shù)。

以上語句意義：由于數(shù)據(jù)表v_t2.dbf中，沒有填寫脊寬的記錄已被刪除，表示序列號字段為zdjh，后一記錄的zdjh減前一記錄的zdjh正好是前一記錄裝盒卷數(shù)。用循環(huán)語句將所有每盒裝卷數(shù)存放字段ajys中。

REPLACE ajys WITH zdjh2

*最后一條記錄的盒裝卷數(shù)存放字段ajys。

以上語句意義：用循環(huán)語句從數(shù)據(jù)表v_t2.dbf中，取字段ajys的所有數(shù)據(jù)（用中間變量t表示），寫入數(shù)據(jù)表v_t.dbf中，相對應記錄序號用中間變量a表示。至此完成自動排架所有需要的數(shù)據(jù)收集工作，數(shù)據(jù)存放在數(shù)據(jù)表v_t.dbf。以下是自動排架的核心程序。

sele v_t

*選取數(shù)據(jù)表v_t.dbf

以上語句從首記錄提取“庫”“列”“節(jié)”“層”數(shù)據(jù)分別用kk1、ll1、jj1、cc1表示。

以上語句從程序界面文本框中選取列節(jié)數(shù)、節(jié)層數(shù)、和層寬度數(shù)據(jù)分別由lljs、jjcs、cckd表示；排架初值由pjcz1表示。

Jk1=pjcz1

*脊寬變量jk1初定為排架初值。

jk1=jk1+jk

*脊度初值加上要排架的每一個檔案盒脊背寬度

以上語句意義：用列嵌套節(jié)，節(jié)嵌套層，三個循環(huán)程序，運算自動編碼，我們的檔案柜層寬80公分，留空2公分，實取78公分，我們的檔案柜是6層。

BROWSE

*在界面顯示排架結(jié)果

thisform.command2.Enabled= .T.

*架號另存按鈕

點擊“入庫”按鈕事件原代碼如下：

以上語句意義：從數(shù)據(jù)表v_t.dbf中，取“庫”“列”“節(jié)”“層”的編碼著錄入主庫對應的“庫”“列”“節(jié)”“層”編碼的位置上，完成入庫工作。

該程序我館已使用了兩年多，應用效果良好。