廣西省桂林市城市規(guī)劃信息技術中心 陽 慧

隨著電子計算機和網(wǎng)絡技術的普及和發(fā)展，檔案信息化管理將不可逆轉地向電子化和數(shù)字化方向發(fā)展。因此，如何做好電子文件歸檔與管理，如何強化檔案管理的信息化、數(shù)字化建設，已成為檔案人員需要面對的一個嶄新課題。本文主要從城市規(guī)劃檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀與意義角度出發(fā)，論述了檔案管理信息化建設的步驟與內容，闡述了城市規(guī)劃檔案管理信息化建設的措施，并從不同角度進行的敘述和分析，從而對城市規(guī)劃檔案管理信息化建設的分析與探究提供參考。

引言

隨著信息技術的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，有效的推動了不同行業(yè)朝著信息化方向發(fā)展，城市規(guī)劃檔案管理也不例外，有效的應用了信息技術，實現(xiàn)了檔案管理的信息化建設，從而更好的服務城市發(fā)展和城市規(guī)劃工作，對此，要加強相關的建設管理力度，推動城市規(guī)劃檔案管理工作的有效實施。

1.城市規(guī)劃檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀與意義

1.1 城市規(guī)劃檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀

城市規(guī)劃檔案管理信息化是為智慧城市建設提供基礎信息服務的一部分，完成這項工作將對提高政府機構辦事效能、政務公開、加強城市規(guī)劃檔案現(xiàn)代化管理、方便保存查詢利用、處置城市應急事件、工程搶險、處理建設項目糾紛、智慧城市建設等等有著重要的積極作用。桂林市也在積極的開展城市規(guī)劃檔案管理的信息化建設，例如桂林市工信委組織積極召開城市規(guī)劃檔案信息化的驗收工作，有效解決和完善在檔案管理信息化過程中存在的問題，在2016年，市工信委、財政局以市工信安排城市建設檔案館信息化專項資金120萬元。專門成立了信息化辦公室，在人員緊張條件下，調整充實了人員配置，加強城建檔案數(shù)字化掃描工作各環(huán)節(jié)的管理，在2016完成了第一期數(shù)字化掃描工作的基礎上，又保質保量完成了第二期數(shù)字化掃描工作，兩期工程共完成檔案資料掃描845.1萬頁，約12多萬卷宗。

1.2 城市規(guī)劃檔案管理信息化建設的意義

當今的社會已經(jīng)進入信息化時代，隨著信息技術、網(wǎng)絡技術以及計算機技術的廣泛應用，城市規(guī)劃檔案已經(jīng)充分的應用電子檔案，在城市建設和城市規(guī)劃過程中，城建是主要的實施部門，因此要對相關的建設和規(guī)劃檔案進行有效的記錄，其中涉及了城市管理、建設以及規(guī)劃等相關部門，所以，城市規(guī)劃檔案管理的信息化建設對城市發(fā)展有重要意義。在實施城市規(guī)劃檔案管理過程中主要應用了照片、圖表、圖紙、文字、錄像、錄音等方式，其中主要以錄像、錄音以及圖片為主要管理形式，由于這些管理方式容易受到外界環(huán)境的影響，例如溫度、濕度等，對此，應有效應用計算機技術將規(guī)劃檔案資料轉化為電子版，從推進城市規(guī)劃檔案管理的信息化建設，延長檔案的保存時間。因此，要有效的應用現(xiàn)代化科學技術，提升城市規(guī)劃檔案的管理水平，促進規(guī)劃檔案信息的傳輸效率和質量，提升檔案的開發(fā)利用效率。

2.城市規(guī)劃檔案管理信息化建設的步驟與內容分析

2.1 城市規(guī)劃檔案管理信息化建設的步驟

第一，落實信息技術的配置工作，首先要依照當下的實際需求和技術水平對檔案管理的信息設備進行更新和升級，并依照實際的建設情況配備相應的服務器、電腦桌椅以及電子計算機等。第二，要促進檔案管理信息化的規(guī)范化和正規(guī)化，否則難以保障檔案管理信息化建設的落實。第三，對當前的檔案信息進行整合和完善，與先進的信息技術和通信技術進行結合，將檢索和處理功能融入到信息數(shù)字化過程中，一旦出現(xiàn)信息安全問題，能夠及時的進行排查和維護，從而將網(wǎng)絡技術和檔案信息查詢權限以及范圍進行限制，保障信息的安全性。

2.2 城市規(guī)劃檔案管理信息化的內容

城市規(guī)劃檔案管理信息化建設是當前城市化建設的重要保障之一，積極應用現(xiàn)代化信息技術能夠有效完善檔案的管理途徑和手段。檔案信息化建設主要涉及以下幾方面內容，首先是搭建信息管理、儲存、輸入、輸出的一體化檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)，其次，應用成熟完善的城市規(guī)劃管理系統(tǒng)軟件，促進檔案管理信息的數(shù)字化和自動化。最后是要對城市檔案管理信息的權限和職能需求進行精細化劃分，促進檔案管理系統(tǒng)、城市規(guī)劃以及城市建設內資源的共享和交流，同時，整個管理方式需要以網(wǎng)絡為基礎，從而全方位的實施檔案管理的信息化建設。

3.城市規(guī)劃檔案管理信息化建設的實施

3.1 城市規(guī)劃檔案的接收與歸檔分析

首先要有效實施城市規(guī)劃檔案的征集、收集以及接收工作，對檔案的存儲結構、儲藏門類進行優(yōu)化，尤其是城市規(guī)劃業(yè)務技術檔案、規(guī)劃系統(tǒng)管理部門業(yè)務檔案、城市地下管線工程檔案、城市基礎設施檔案以及重點工程檔案，加大照片、音像檔案和數(shù)字檔案的建設比重。其次，對城市規(guī)劃檔案館藏的基礎配套設施進行完善，有效的擴大檔案管理的辦公面積。最后要加大硬件設施的投入力度，積極的利用防盜、防火、空調等現(xiàn)代化設備，保障信息化管理電子設備的安全穩(wěn)定運行。

3.2 城市規(guī)劃檔案管理信息的數(shù)字化

首先要以現(xiàn)代化信息技術為基礎，通過數(shù)字化的方式來處理檔案信息資源，從而實施檔案新的管理和收集工作，利用和連接高速寬帶通信網(wǎng)絡設施，從而建設大規(guī)模的分布式數(shù)字信息檔案管理系統(tǒng)，保障整個信息資源的開放性和空間的有序性，其中涉及了公共信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、計算機輔助管理和設計系統(tǒng)以及辦公自動化系統(tǒng)，從而實現(xiàn)檔案信息的跨地區(qū)和跨機構的傳輸和交流。其次，實施檔案管理信息化建設要與城市的信息化總體規(guī)劃相融合，從而構建一個面向內部的管理平臺和面向外部的統(tǒng)一門戶平臺，第一，內部管理平臺要對聲響檔案系統(tǒng)進行優(yōu)化，積極開發(fā)檔案應用的子系統(tǒng)，從而完善檔案管理的進一步信息化建設，積極應用GIS技術，利用疊加串聯(lián)的方式來管理檔案。第二，檔案信息的統(tǒng)一門戶建設過程中要搭建、檔案征集、利用、驗收、報送等服務板塊，強化城市規(guī)劃信息的對外服務功能，從而利用檔案分權的方式來進行管理。

3.3 科學化實施城市規(guī)劃檔案管理信息化建設

第一，將不同形式下的規(guī)劃檔案統(tǒng)一納入到管理范圍當中，保障檔案信息的安全性和完整性，促進城市規(guī)劃未來的工作效率，從而為城市規(guī)劃檔案的深度開發(fā)提供便捷。同時要做好檔案的安全工作，尤其是重要的檔案資料要及時的進行微縮、掃描、復印，并整理成電子版，做好檔案的備份工作，降低原件的損耗度。第二，利用目標管理法來實施管理，將定性目標管理逐漸轉化為定量的目標管理，從而將管理目標層層分解，逐步的去落實和實現(xiàn)。第三，標準化的實施檔案信息化管理，制定嚴格的管理標準，對每個步驟、工序進行規(guī)范化，積極應用現(xiàn)代化管理技術，提升管理的技術水平。第四，加強城市規(guī)劃檔案管理信息化建設的制度化，構建有效的制度，促進檔案管理工作的效率，并依照嚴格的制度標準來保障各項管理工作的安全穩(wěn)定實施，提升檔案管理工作者的責任感。

4.結束語

綜上所述，信息化建設已經(jīng)成為城市規(guī)劃檔案管理工作的主要發(fā)展方向，有效的應用現(xiàn)代化管理方式，促進檔案信息的高效、全面、科學化的建設，提升檔案的應用效率，并結合當下的實際需求積極應用新的信息化技術，滿足城市規(guī)劃檔案管理的需求，為城市發(fā)展規(guī)劃提供有效的信息服務。