中電科投資開(kāi)發(fā)有限公司 駱健明

物資采購(gòu)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的核心之一，直接影響生產(chǎn)進(jìn)度、生產(chǎn)成本、產(chǎn)品質(zhì)量和流動(dòng)資金占用。更重要的是采購(gòu)的效率直接影響企業(yè)的運(yùn)行效率，是庫(kù)存管理和流動(dòng)資金管理的核心指標(biāo)。大型企業(yè)為降低采購(gòu)成本，保證物資質(zhì)量穩(wěn)定都會(huì)采用集中采購(gòu)模式，以確保產(chǎn)品的成本和質(zhì)量，同時(shí)簡(jiǎn)化采購(gòu)操作，降低企業(yè)總體的采購(gòu)管理費(fèi)用，并通過(guò)集中采購(gòu)有效控制庫(kù)存水平和財(cái)務(wù)成本，可以說(shuō)集中采購(gòu)是現(xiàn)代化企業(yè)的基本特征。

一、信息化是推行物資集中采購(gòu)的必由之路

在集中采購(gòu)的模式下，一個(gè)采購(gòu)中心會(huì)服務(wù)多個(gè)不同地點(diǎn)的內(nèi)部用戶，每個(gè)內(nèi)部用戶又是基于自身的銷售計(jì)劃制定的生產(chǎn)計(jì)劃，對(duì)物資的需求時(shí)點(diǎn)和數(shù)量上各不相同，多個(gè)需求時(shí)點(diǎn)和數(shù)量需要匯總到采購(gòu)中心，采購(gòu)中心將匯總的年需求包括時(shí)點(diǎn)和數(shù)量發(fā)給合格供應(yīng)商，供應(yīng)商按照要求的時(shí)間、地點(diǎn)和質(zhì)量、數(shù)量完成交貨。這是一種理論狀態(tài)。在現(xiàn)實(shí)情況下，集中采購(gòu)?fù)鎸?duì)時(shí)效性壓力。

時(shí)效性是指從采購(gòu)需求產(chǎn)生時(shí)點(diǎn)到產(chǎn)品按要求到達(dá)內(nèi)部用戶指定地點(diǎn)的時(shí)點(diǎn)，其中包含兩個(gè)概念:采購(gòu)周期和準(zhǔn)確性。一般來(lái)說(shuō)，采購(gòu)周期越短越好；同時(shí)物資要在數(shù)量、質(zhì)量和規(guī)格上百分之百符合內(nèi)部用戶的要求。具體來(lái)講，采購(gòu)周期就是指從內(nèi)部用戶，比如某個(gè)工廠或子公司的生產(chǎn)計(jì)劃產(chǎn)生的時(shí)點(diǎn)為起點(diǎn)，到所需求的物資到達(dá)指定地點(diǎn)的時(shí)點(diǎn)，例如到達(dá)內(nèi)部用戶的倉(cāng)庫(kù)或工廠的時(shí)點(diǎn)。采購(gòu)周期可以分為兩個(gè)部分，內(nèi)部周期：即從生產(chǎn)計(jì)劃產(chǎn)生到采購(gòu)訂單發(fā)出；外部周期：即從采購(gòu)訂單發(fā)出到物資到達(dá)訂單指定地點(diǎn)。

采購(gòu)時(shí)效性在集中采購(gòu)的過(guò)程中之所以成為問(wèn)題是因?yàn)榧胁少?gòu)運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的大量動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)要在內(nèi)部用戶和采購(gòu)中心之間多次、高質(zhì)量的交流，因?yàn)樾畔⒍啻谓涣鲗?dǎo)致信息質(zhì)量大幅度衰減，進(jìn)而造成采購(gòu)決定無(wú)法準(zhǔn)時(shí)做出或決定錯(cuò)誤，使采購(gòu)周期變長(zhǎng)，準(zhǔn)確性變差。要達(dá)到采購(gòu)時(shí)效性要求，集中采購(gòu)比一般采購(gòu)難度要大得多，在實(shí)施集中采購(gòu)的過(guò)程中，內(nèi)部用戶，也就是實(shí)際需要使用物資的部門比如生產(chǎn)工廠，和采購(gòu)中心，即執(zhí)行集中采購(gòu)的部門，之間的信息交流過(guò)程是間接的、不連續(xù)的，信息流動(dòng)因?yàn)轶w系和體制的原因交流不暢和滯后。而且，從組織結(jié)構(gòu)上講，內(nèi)部用戶和采購(gòu)中心一般分屬兩個(gè)獨(dú)立內(nèi)部機(jī)構(gòu)，在一般采購(gòu)過(guò)程運(yùn)行的一個(gè)決策中心的直接指令在集中采購(gòu)過(guò)程中是兩個(gè)決策中心在參與，指令變成間接信息。信息交流的效率和準(zhǔn)確性大幅度降低，非常容易使采購(gòu)時(shí)效性無(wú)法達(dá)到內(nèi)部用戶的要求，造成采購(gòu)失敗。更重要的是，頻繁的采購(gòu)失敗，致使生產(chǎn)拖延和庫(kù)存水平上升，最終會(huì)影響到銷售額、流動(dòng)資金成本等企業(yè)運(yùn)行的核心指標(biāo)。這是絕大多數(shù)推行集中采購(gòu)失敗的根本原因。

解決這個(gè)問(wèn)題的根本方法是信息自動(dòng)化，在信息的采集、分類、匯總、分配以及反饋都做到自動(dòng)化。也只有在信息處理自動(dòng)化的條件下，才可能做到內(nèi)部用戶和集中采購(gòu)中心的信息交流及時(shí)準(zhǔn)確，這樣才可能達(dá)到內(nèi)部用戶對(duì)采購(gòu)時(shí)效性的要求。信息自動(dòng)化的采購(gòu)平臺(tái)也是突破兩個(gè)決策中心參與集中采購(gòu)過(guò)程所造成各種弊端的有效手段。

二、集中采購(gòu)信息化建設(shè)中應(yīng)注意的管理問(wèn)題

信息化處理已經(jīng)有多種基于數(shù)據(jù)庫(kù)的商業(yè)軟件可供選擇，這里不做討論，重點(diǎn)討論應(yīng)用這些軟件時(shí)幾個(gè)主要的管理問(wèn)題。

(一)信息格式統(tǒng)一，避免隱性信息

集中采購(gòu)的物資必須有統(tǒng)一的定義，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格要求、內(nèi)部檢測(cè)方法、合格供應(yīng)商名錄以及產(chǎn)品的包裝形式，并以信息化的格式加以規(guī)范。可以用信息化格式加以統(tǒng)一的信息稱為顯性信息。在實(shí)際運(yùn)行中，只要有不一致的因素，就必須產(chǎn)生一個(gè)單獨(dú)的產(chǎn)品代碼，而產(chǎn)品代碼增加會(huì)導(dǎo)致信息量成倍增加，會(huì)使信息交流的時(shí)間變長(zhǎng)甚至失控，增加采購(gòu)難度。這些信息格式的統(tǒng)一，需要生產(chǎn)、技術(shù)和質(zhì)量管理部門協(xié)調(diào)制定，是推行集中采購(gòu)的基礎(chǔ)工作。

除了顯性信息，每種物資還可能包含大量的隱形信息，這些隱形信息以約定俗成的、沒(méi)有文字或數(shù)字或代碼描述的狀態(tài)存在，或存在于內(nèi)部用戶的某些個(gè)體的頭腦里，是某個(gè)內(nèi)部用戶特有的。隱性信息的存在會(huì)導(dǎo)致集中采購(gòu)過(guò)程中信息準(zhǔn)確性大幅度降低。在一般采購(gòu)模式下，信息可以做到直接交流。這時(shí)的內(nèi)部用戶和采購(gòu)部門往往處于同一辦公地點(diǎn)同一個(gè)組織體系內(nèi)，可以面對(duì)面直接交流。在面對(duì)面直接交流的情況下，除了顯性信息之外，隱形信息也可以進(jìn)行交流，信息交流相對(duì)準(zhǔn)確。而且內(nèi)部用戶和采購(gòu)部門這時(shí)處于同一個(gè)組織機(jī)構(gòu)內(nèi)，可以通過(guò)上層的直接指令確保信息交流的時(shí)效和準(zhǔn)確。而在集中采購(gòu)模式下，交流的主體處于不同的空間，又隸屬于不同的組織結(jié)構(gòu)，致使隱性信息是無(wú)法交流，使信息交流的準(zhǔn)確性大打折扣。

數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一的過(guò)程就是將隱形信息轉(zhuǎn)變成顯性信息的過(guò)程，這個(gè)過(guò)程要統(tǒng)一已有顯性數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)格式，還要將影響采購(gòu)周期的隱形數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成可以通過(guò)信息自動(dòng)化平臺(tái)交流顯性數(shù)據(jù)。這個(gè)轉(zhuǎn)變過(guò)程是控制采購(gòu)內(nèi)部周期的有效手段。推行集中采購(gòu)?fù)鶑暮?jiǎn)單物資著手。簡(jiǎn)單物資是指企業(yè)需求量大、需求穩(wěn)定、質(zhì)量規(guī)格統(tǒng)一、供應(yīng)商質(zhì)量相對(duì)穩(wěn)定，不包含隱性信息的物資。這樣的簡(jiǎn)單物資因?yàn)椴话[形信息，交流過(guò)程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量小，信息準(zhǔn)確性較高。

(二)信息的實(shí)時(shí)更新是做出正確采購(gòu)決定的基礎(chǔ)

整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是個(gè)動(dòng)態(tài)的，各個(gè)運(yùn)行中心實(shí)時(shí)會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)都帶有時(shí)效性的特點(diǎn)，即定義這些數(shù)據(jù)的時(shí)候必須含有時(shí)間因素。例如說(shuō)價(jià)格，一定是某一時(shí)段內(nèi)的價(jià)格，某些價(jià)格變動(dòng)劇烈的大宗商品甚至是某一時(shí)點(diǎn)的價(jià)格，包含時(shí)間因素的價(jià)格才是有實(shí)際意義的。

這就要求那些涉及到集中采購(gòu)的、帶有時(shí)效性的數(shù)據(jù)必須能夠準(zhǔn)確地、實(shí)時(shí)地更新，實(shí)時(shí)地產(chǎn)生各種物資的庫(kù)存、在途、已訂以及預(yù)計(jì)需求等狀態(tài)的信息。只有在數(shù)據(jù)更新保持實(shí)時(shí)的狀態(tài)下，才能適時(shí)做出準(zhǔn)確的采購(gòu)決定。

對(duì)物資狀態(tài)的實(shí)時(shí)更新是搭建集中采購(gòu)體系的難點(diǎn)也是集中采購(gòu)能夠有效實(shí)施的必要條件。物資的狀態(tài)是指內(nèi)部用戶需求的物資是處于訂單待出、訂單已出、供應(yīng)商備貨、供應(yīng)商已出運(yùn)在途、到達(dá)待驗(yàn)、到達(dá)不合格、到達(dá)也合格、已領(lǐng)用等狀態(tài)以及相關(guān)的應(yīng)付賬款狀態(tài)。通過(guò)實(shí)施集中采購(gòu)對(duì)上述物資狀態(tài)進(jìn)行有效控制是達(dá)到各項(xiàng)財(cái)務(wù)指標(biāo)，如庫(kù)存水平、流動(dòng)資金占用和周轉(zhuǎn)率的必要手段，這也是實(shí)施集中采購(gòu)的核心意義。在實(shí)踐中，實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)更新是依據(jù)內(nèi)部用戶對(duì)物資需求的頻率而定的，有些需求頻率高的物資數(shù)據(jù)的需要每天更新，而有些低頻率需求的物資數(shù)據(jù)可以按周、旬、月、季度或年來(lái)更新。數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新過(guò)程中，要注意取得實(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)的成本。

這里舉例說(shuō)明庫(kù)存數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新對(duì)于集中采購(gòu)的重要性。倉(cāng)庫(kù)是企業(yè)運(yùn)行的核心之一，物資、半成品、成品不停地在倉(cāng)庫(kù)周轉(zhuǎn)，也是企業(yè)的價(jià)值鏈在運(yùn)動(dòng)平臺(tái)。各項(xiàng)庫(kù)存的狀態(tài)數(shù)據(jù)是做出采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售等決策的依據(jù)。在傳統(tǒng)的庫(kù)存數(shù)據(jù)管理中，出入庫(kù)記錄并不是實(shí)時(shí)更新到庫(kù)存數(shù)據(jù)中，這樣就會(huì)在某一時(shí)段或時(shí)點(diǎn)出現(xiàn)信息平臺(tái)的數(shù)據(jù)與實(shí)物數(shù)據(jù)不相符合的情況。在一般采購(gòu)中，可以通過(guò)面對(duì)面交流直接更新庫(kù)存狀況，確保采購(gòu)不失誤。而在集中采購(gòu)模式下，不存在直接交流的體系和機(jī)制，如果采購(gòu)人員依據(jù)這樣的數(shù)據(jù)做出采購(gòu)決策，一定會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)失誤，要么耽誤生產(chǎn)計(jì)劃，要么導(dǎo)致額外的庫(kù)存，增加流動(dòng)資金占用并影響流動(dòng)資金周轉(zhuǎn)率。在信息化的庫(kù)存管理中，就要求數(shù)據(jù)和實(shí)物應(yīng)該能實(shí)時(shí)對(duì)應(yīng)，這包括數(shù)量、狀態(tài)、到貨期等信息。

(三)重視銷售計(jì)劃對(duì)采購(gòu)的指導(dǎo)作用

相對(duì)準(zhǔn)確的銷售計(jì)劃是制定生產(chǎn)計(jì)劃的基礎(chǔ)，而生產(chǎn)計(jì)劃確定之后，依據(jù)物資庫(kù)存情況可以最終確定采購(gòu)需求。但是數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，在信息化系統(tǒng)完善運(yùn)行的條件下，完全依賴銷售計(jì)劃的準(zhǔn)確性。而銷售計(jì)劃又會(huì)隨著外部市場(chǎng)的情況經(jīng)常變動(dòng)，使銷售計(jì)劃有很大的不確定性，計(jì)劃期間越長(zhǎng)不確定性就越大。銷售計(jì)劃要按月或按季度滾動(dòng)更新，以便及時(shí)調(diào)整采購(gòu)需求。這個(gè)過(guò)程會(huì)有大量的、重復(fù)的甚至無(wú)效的數(shù)據(jù)產(chǎn)生，對(duì)這些數(shù)據(jù)的處理和篩選必須有清晰的原則和方法，這是企業(yè)管理層經(jīng)營(yíng)決策的主要工作之一。

計(jì)劃期較長(zhǎng)、相對(duì)準(zhǔn)確的銷售計(jì)劃可以產(chǎn)生高質(zhì)量的物資需求預(yù)測(cè)，通過(guò)集中采購(gòu)向供應(yīng)商下達(dá)長(zhǎng)期采購(gòu)計(jì)劃，這樣供應(yīng)商通過(guò)其生產(chǎn)計(jì)劃和安全庫(kù)存等手段可以有效縮短采購(gòu)的外部周期。

三、集中采購(gòu)信息化應(yīng)用中需要各部門的支持

實(shí)施集中采購(gòu)必須有來(lái)自企業(yè)其他部門有效及時(shí)的原始數(shù)據(jù)，如何保證這些數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和及時(shí)？這需要各個(gè)職能中心能利用信息自動(dòng)化的平臺(tái)做到準(zhǔn)確及時(shí)的更新，這樣才能使數(shù)據(jù)的使用部門適時(shí)準(zhǔn)確的做出預(yù)測(cè)和決策。

(一)對(duì)銷售的要求

計(jì)劃期較長(zhǎng)的、相對(duì)準(zhǔn)確的銷售計(jì)劃是整個(gè)企業(yè)高效運(yùn)行的基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上，生產(chǎn)部門可以制定相應(yīng)的生產(chǎn)計(jì)劃、財(cái)務(wù)部門可以得出流動(dòng)資金需求計(jì)劃。計(jì)劃期長(zhǎng)就能給予采購(gòu)部門充足的時(shí)間研究供應(yīng)市場(chǎng)、選擇有能力的供應(yīng)商，而且在關(guān)鍵的價(jià)格談判中利用時(shí)間因素取得主動(dòng)。一些大型跨國(guó)公司對(duì)某些穩(wěn)定采購(gòu)的物資能夠做到一次簽訂3~5 年的采購(gòu)合同，在這種情況下，這樣的合同對(duì)供應(yīng)商的吸引力十分巨大，也就愿意報(bào)出有競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)格和交貨條件。同時(shí)長(zhǎng)期合同使供應(yīng)商能夠盡早安排其生產(chǎn)計(jì)劃，制定安全庫(kù)存，能有效縮短了采購(gòu)?fù)獠恐芷冢箍傮w的采購(gòu)周期縮短。

(二)對(duì)財(cái)務(wù)的要求

集中采購(gòu)是否確實(shí)對(duì)整個(gè)企業(yè)的有利？需要通過(guò)財(cái)務(wù)指標(biāo)進(jìn)行評(píng)價(jià)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)該對(duì)集中采購(gòu)制定總體的評(píng)價(jià)體系，這其中采購(gòu)價(jià)格和采購(gòu)流動(dòng)資金占用和周轉(zhuǎn)率是核心的指標(biāo)。通過(guò)集中采購(gòu)對(duì)采購(gòu)價(jià)格的降低比較困難進(jìn)行評(píng)價(jià)，因?yàn)閮r(jià)格中包含的時(shí)間因素使不同時(shí)期的價(jià)格不具備可比性，可以嘗試比較同期的一般采購(gòu)總成本和集中采購(gòu)的總成本來(lái)評(píng)價(jià)的價(jià)格優(yōu)劣。更重要的是對(duì)比集中采購(gòu)的流動(dòng)資金占用是評(píng)價(jià)集中采購(gòu)的核心，也能為集中采購(gòu)不斷改進(jìn)提供指導(dǎo)意見(jiàn)。

(三)對(duì)生產(chǎn)的要求

從流程關(guān)系上講，生產(chǎn)是采購(gòu)的內(nèi)部用戶，實(shí)時(shí)更新對(duì)物資的需求能夠給集中采購(gòu)提供制定采購(gòu)策略和決策的依據(jù)。

(四)對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)的要求

物資的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)都會(huì)匯總在倉(cāng)庫(kù)，在傳統(tǒng)的倉(cāng)儲(chǔ)管理中，并不要求數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性。在一般采購(gòu)的模式下，雖然效率不高，但是不至于使采購(gòu)失敗，這是因?yàn)椴少?gòu)、生產(chǎn)和倉(cāng)庫(kù)可以通過(guò)面都面的直接交流解決信息交流的問(wèn)題，而在集中采購(gòu)模式下，這種交流方式失效，致使信息不是準(zhǔn)確的、實(shí)時(shí)的，集中采購(gòu)無(wú)法運(yùn)行。通過(guò)信息自動(dòng)化平臺(tái)，倉(cāng)庫(kù)能對(duì)所有的物資狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，這包括訂單待出、訂單已出、供應(yīng)商備貨、供應(yīng)商已出運(yùn)在途、到達(dá)待驗(yàn)、到達(dá)不合格、到達(dá)已合格、已領(lǐng)用等，就能為集中采購(gòu)提供決策依據(jù)。

(五)對(duì)技術(shù)質(zhì)量管理的要求

技術(shù)質(zhì)量部門對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量把關(guān)，物資質(zhì)量是個(gè)范圍涵蓋很廣的概念，其中包含大量的隱性信息。有必要在搭建集采購(gòu)平臺(tái)時(shí)就重新評(píng)價(jià)物資的質(zhì)量要求，最大限度地轉(zhuǎn)換隱性信息。

四、結(jié)束語(yǔ)

集中采購(gòu)信息化，需要各個(gè)部門的大力配合，其中的管理問(wèn)題涉及各個(gè)方面，矛盾沖突有明顯直觀的也有隱形，這都需要企業(yè)管理層見(jiàn)微知著，拆解各種問(wèn)題。通過(guò)格式化的數(shù)據(jù)避免隱性信息，使在集中采購(gòu)模式下的間接信息交換不會(huì)出現(xiàn)影響采購(gòu)周期的信息差錯(cuò)或缺失；通過(guò)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新保證集中采購(gòu)中心可以低成本的實(shí)時(shí)掌握采購(gòu)和庫(kù)存狀態(tài)，做出正確的采購(gòu)決定，縮短采購(gòu)內(nèi)部周期；通過(guò)相對(duì)準(zhǔn)確的銷售計(jì)劃得到高質(zhì)量的采購(gòu)需求預(yù)測(cè)，使供應(yīng)商能夠設(shè)立最大程度滿足我方需求的生產(chǎn)計(jì)劃和安全庫(kù)存，縮短采購(gòu)?fù)獠恐芷?。本文通過(guò)分析在推行集中采購(gòu)中幾個(gè)主要的管理問(wèn)題，為共同推進(jìn)集中采購(gòu)貢獻(xiàn)綿薄之力。

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