吳杰

廣西水利電力勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院

摘要：傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，尤其是在當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，電子檔案已經(jīng)逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，且在諸多水利勘測(cè)設(shè)計(jì)中得到了廣泛的應(yīng)用。因而本文正是基于這一背景，首先從水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)中電子檔案的特點(diǎn)入手，分析電子檔案管理的內(nèi)容；其次分析了水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)電子檔案管理和利用的現(xiàn)狀；再次提出了關(guān)于如何加強(qiáng)水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)中電子檔案的管理與利用的淺見(jiàn)；最后對(duì)全文進(jìn)行了簡(jiǎn)單的總結(jié)。旨在與同行強(qiáng)化業(yè)務(wù)之間的交流，不斷的提高水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)成效。

關(guān)鍵詞：水利工程；勘測(cè)設(shè)計(jì)；電子檔案；管理；利用

在水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)中，電子文檔的作用主要是記錄設(shè)計(jì)成果，且并為整個(gè)設(shè)計(jì)工作的開(kāi)展提供思路，所以為了更好地強(qiáng)化對(duì)其的管理和利用，我們必須結(jié)合其特點(diǎn)強(qiáng)化對(duì)其的管理，尤其是應(yīng)結(jié)合其管理內(nèi)容和現(xiàn)狀，強(qiáng)化對(duì)其的管理和利用，從而更好地促進(jìn)水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)的成效。

1.水利勘測(cè)設(shè)計(jì)電子檔案特點(diǎn)及其內(nèi)容分析

在水利勘測(cè)設(shè)計(jì)中，其電子檔案主要是對(duì)形成的文字表格和圖形圖像進(jìn)行記錄，從而更好地利用計(jì)算機(jī)對(duì)其識(shí)別和處理，再將其存在存儲(chǔ)介質(zhì)之上，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行傳輸，所以其與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在一定的特點(diǎn)，所也在管理內(nèi)容上也會(huì)發(fā)生變化。以下就其特點(diǎn)和管理內(nèi)容進(jìn)行分析。

1.1特點(diǎn)分析

一是電子檔案為多部分組成，具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性和完整性，尤其是其所包含的文本表格和圖形圖形，均是整個(gè)檔案的組成部分。二是階段性特點(diǎn)，由于水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)包含了勘測(cè)和規(guī)劃以及初步設(shè)計(jì)、施工研究以及竣工驗(yàn)收等階段，而這些均需要在電子檔案中體現(xiàn)出來(lái)，所以其具有的階段性特點(diǎn)成為整理和分類的要點(diǎn)。三是專業(yè)性特點(diǎn)，水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)是具有較強(qiáng)的專業(yè)性，需要不同專業(yè)的技術(shù)人員參與和相互配合而完成，所以其專業(yè)設(shè)計(jì)文件所涉及的專業(yè)性較強(qiáng)。四是動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，由于水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)主要服務(wù)于水利施工，而在施工中難免出現(xiàn)這樣或那樣的變更，所以必須動(dòng)態(tài)性的對(duì)其進(jìn)行設(shè)計(jì)，才能確保設(shè)計(jì)的精準(zhǔn)性和適時(shí)性。五是便于復(fù)制、修改、增刪以及易于保管、查詢和維護(hù)，能有效的促進(jìn)檔案的管理效率。

1.2管理內(nèi)容

水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)中，電子檔案管理的內(nèi)容主要是對(duì)其進(jìn)行整理和歸檔。在整理過(guò)程中，主要是結(jié)合年度和組織機(jī)構(gòu)以及保管期限實(shí)施組卷，并按照時(shí)間與機(jī)構(gòu)對(duì)其實(shí)施分盤保管，從而為保存和查找提供便利，對(duì)相同時(shí)間內(nèi)歸檔部門文件集中在某一介質(zhì)上存儲(chǔ)，便于對(duì)其的利用，且在同一接收歸檔文件之后進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，從而為計(jì)算機(jī)內(nèi)部的查詢提供便利。而在歸檔過(guò)程中，由于電子檔案具有諸多類型，所以應(yīng)對(duì)其實(shí)施分類歸檔管理，有科技類、基建類、設(shè)備類、科研類等檔案，并對(duì)其實(shí)施分類管理[1]。

2.分析水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)電子檔案管理和利用的現(xiàn)狀

通過(guò)上述分析，我們對(duì)水利勘測(cè)設(shè)計(jì)電子檔案特點(diǎn)及其內(nèi)容有了一定的認(rèn)識(shí)，但是就當(dāng)前管理和利用的現(xiàn)狀來(lái)看，目前仍存在這樣或那樣的問(wèn)題，具體表現(xiàn)如下。

一是在管理模式上缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性。當(dāng)前，我國(guó)主管水利檔案的行政部門尚未制定與該行業(yè)相符的電子文檔歸檔和管理方面的規(guī)定，即便在現(xiàn)代水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)中借鑒了其他行業(yè)強(qiáng)化電子檔案的管理，但是其被利用的情況則少之又少，導(dǎo)致其優(yōu)越性難以得到有效的發(fā)揮，所以現(xiàn)在很多水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)的電子文檔由于缺乏統(tǒng)一制定的規(guī)劃，而更多的是在勘察設(shè)計(jì)人員手中散落，導(dǎo)致其被損壞、失散和失效甚至泄密等問(wèn)題頻現(xiàn)。

二是在知識(shí)結(jié)構(gòu)上缺乏先進(jìn)性和創(chuàng)新性。由于電子檔案和紙質(zhì)檔案的管理方式不同，所以電子檔案的管理理念、形式以及方法均面臨著新的挑戰(zhàn)，所以傳統(tǒng)的檔案管理人員在知識(shí)結(jié)構(gòu)上已經(jīng)難以滿足電子檔案管理的需要，錯(cuò)誤的認(rèn)為電子文件要轉(zhuǎn)換成電子檔案的難度較大，而且紙質(zhì)檔案和電子檔案需要同時(shí)一起保存，因而其工作量不僅沒(méi)有降低，而且增加工作負(fù)擔(dān)，加上有效的檔案管理人員自身的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)較差，極大的影響了水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)電子檔案管理水平的提升。

三是電子檔案的完整性和系統(tǒng)性有待進(jìn)一步完善。由于水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)包含了勘察規(guī)劃和可行性研究以及初步設(shè)計(jì)和施工圖圖竣工圖的設(shè)計(jì)，所以其設(shè)計(jì)跨度時(shí)間較長(zhǎng)，檔案的整理往往需要在項(xiàng)目竣工后進(jìn)行，隨著電子文件的增加，而計(jì)算機(jī)自身的儲(chǔ)存有限，所以很多新生成的電子文件就會(huì)覆蓋之前的電子文件，偶計(jì)算機(jī)發(fā)生故障，還會(huì)導(dǎo)致其保存不完善，甚至導(dǎo)致電子文檔被非法竊取和丟失的風(fēng)險(xiǎn)[2]。

3.關(guān)于如何加強(qiáng)水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)中電子檔案的管理與利用的淺見(jiàn)

一是強(qiáng)化電子檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，不斷的提高其責(zé)任意識(shí)，尤其是應(yīng)盡可能地促進(jìn)其專業(yè)技能的提升，切實(shí)掌握水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)中電子文檔的特點(diǎn)，并通過(guò)教育和培訓(xùn)不斷提高自身的專業(yè)技術(shù)水平，切實(shí)強(qiáng)化專業(yè)技術(shù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，為電子檔案管理水平和利用效率的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二是切實(shí)做好保管和轉(zhuǎn)換工作。就水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)的電子文檔而言，我們必須將需要?dú)w檔的電子文件進(jìn)行集中并備份，所以主要是一式三份的方式對(duì)其進(jìn)行保存，分別用于封存保管、借閱和異地保存，而且為了確保電子檔案管理成效，還應(yīng)對(duì)電子文件實(shí)施“一檔存”，這樣既能確保其原始性的保存，還能確保其完整性的使用。由于利用光盤對(duì)其保存會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，所以我們應(yīng)利用U盤、移動(dòng)硬盤等新型存儲(chǔ)介質(zhì)加強(qiáng)對(duì)其的保管，同時(shí)將其存入云盤之中，才能確保萬(wàn)無(wú)一失。這樣既能為查閱和管理帶來(lái)便利，還能利用電子文檔管理系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行建檔保存，同時(shí)為了便于查閱，還應(yīng)將其格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，并以多種格式存在，盡可能地滿足查閱的需要，常見(jiàn)的格式主要有doc文件和xls文件，應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成pdf和caj等格式。

三是切實(shí)強(qiáng)化對(duì)其的利用。電子檔案的出現(xiàn)為其利用帶來(lái)了巨大的便利，從而在水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)中，以最短的時(shí)間檢索所需的信息，從而確保其利用的效率得到了提升，調(diào)查的準(zhǔn)確率也大幅度的提高。所以我們?cè)诶盟こ炭睖y(cè)設(shè)計(jì)的電子文檔時(shí)，由于其將傳統(tǒng)的管理偶是改變，并能在諸多終端中將檔案顯示出來(lái)，所以我們應(yīng)結(jié)合工程建設(shè)的需要，切實(shí)強(qiáng)化對(duì)其的利用，及時(shí)的保存有關(guān)數(shù)據(jù)資料，同時(shí)也應(yīng)強(qiáng)化對(duì)其的利用，盡可能地實(shí)現(xiàn)檔案的無(wú)紙化，才能為促進(jìn)水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)成效的提升彰顯實(shí)力，促進(jìn)整個(gè)水利工程順利高效的開(kāi)展[3]。

4.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在現(xiàn)代水利工程中，勘測(cè)設(shè)計(jì)是一項(xiàng)十分系統(tǒng)而又復(fù)雜的工作，而在勘測(cè)設(shè)計(jì)中勢(shì)必會(huì)涉及檔案方面的問(wèn)題，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅繪制難度大，而且在保管和維護(hù)以及利用上存在諸多弊端，例如不易保管，維護(hù)工作繁瑣，查找利用難度大等。所以在現(xiàn)代水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)中，電子檔案已成為主要是檔案保存方式，所以我們應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，切實(shí)強(qiáng)化對(duì)其的管理和應(yīng)用，才能更好地促進(jìn)其利用率的提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]毛云霞.試論水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)中電子檔案的管理與利用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，19：76+82.

[2]丁紅娟，王平，黃水清.加強(qiáng)水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)科技檔案管理的思考[J].水利規(guī)劃與設(shè)計(jì)，2011，01：48-50+78.

[3]茆榮珍.水利勘測(cè)設(shè)計(jì)電子文件歸檔與電子檔案管理面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J].治淮，2002，11：29-30.