劉小青
【摘要】經濟與科技的快速發(fā)展,使得社會管理模式也發(fā)生了翻天覆地的變化,在企業(yè)單位的檔案內容管理模式的變革中,傳統(tǒng)的物質式的檔案管理逐漸轉變?yōu)槿缃褫^為方便快捷的數字化檔案內容管理,通過電子信息技術在檔案內容管理中的廣泛應用,極大的減輕了檔案管理人員的工作強度,全面提高了檔案內容的管理水平。本論文正是基于此,對檔案內容進行數字化管理的優(yōu)勢進行研究分析,從企業(yè)檔案管理成本、檔案人員工作效率以及檔案信息開發(fā)等幾個方面展開研究,希望能為他人對檔案內容的數字化管理的了解提供一個參考。
【關鍵詞】檔案內容;管理;優(yōu)勢
中圖分類號:G25文獻標識碼A文章編號1006-0278(2015)11-059-01
計算機技術的發(fā)展為人類的工作與生產模式的改變是顛覆性的,而信息技術與互聯(lián)網知識的不斷深入與迅速普及,則讓企業(yè)單位的檔案管理模式步入了數字化的新時代,文字或圖像的信息處理技術促進了辦公自動化的進程。
一、檔案內容數字化管理的基本概述
(一)檔案內容數字化
檔案是企業(yè)單位開展業(yè)務活動的重要工具和憑證性信息記錄,以及一些技術性圖紙或文件,同時也包括合同文書,聲像信息等,是企業(yè)的核心信息資源與重要資產。而檔案內容數字化則是隨著計算機技術、OCR技術、掃描技術、數字攝影技術(錄音、錄像、照片)、多媒體技術、數據庫技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案內容存儲形態(tài),它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息,以數字化的形式存儲,網絡化的形式互相連接,利用計算機系統(tǒng)進行管理,形成一個有序結構的檔案信息庫,及時提供利用,實現資源共享。
(二)檔案數字管理的內容
對檔案內容進行數字化管理分為兩個過程,一是進行檔案內容數字化采取,把固化在紙質載體中的檔案信息開發(fā)匯集成三次文獻信息,并以數字化方式輸入計算機上網,利用數字照相、掃描等技術將檔案原件進行數字化處理,或直接在辦公自動化過程中形成規(guī)范的電子文件信息。二是檔案內容數字化查閱,采用瀏覽器或服務器為查詢載體,實現本地及遠程查檔、閱檔功能,可按日期、時間或長期有效等多種方式,完成閱檔授權,在檔案內容查閱過程進行詳細的日志記錄,同時也有信息加密傳輸等多種方式。
二、檔案內容數字化管理的優(yōu)勢
(一)縮減檔案內容管理的成本
在過去的傳統(tǒng)檔案內容管理模式中,一直使用粗放型模式使得檔案管理需要大量的人力及辦公資源,致使管理成本大幅較高,不利于企業(yè)科學管理的方針實施。而數字化檔案內容管理則使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案,摒棄了過去需要把檔案資料分類存放和建立大量的檢索工具的模式。
(二)優(yōu)化檔案內容管理的工作效率
檔案內容管理的工作在過去的傳統(tǒng)模式中,需要大量的人力物力,相對繁瑣,且極具細致,不能有半點差錯。而數字化管理則極大的減輕了人力的使用,首先在檔案內容的收集過程中,傳統(tǒng)的檔案管理模式使得管理人員在進行檔案信息收集時,受各種因素的影響,并不能快速、有效、全面的將檔案信息收集起來,這對檔案管理、利用造成很大的影響。實現檔案數字化管理后,檔案管理人員能在足不出戶的情況下,快速、高效、全面的完成檔案信息收集,這極大的提高了檔案信息收集效率。
其次,由于檔案內容數字化管理對工作時間和地點的要求降低,檔案文件能通過解碼、編碼的手段變成數字檔案,存儲在一個小小的硬盤里面,所有的電子檔案信息都能夠進行復制、或者整理,可以在不同的地方與時間里對想了解的內容進行查閱,管理人員通過網絡系統(tǒng)進行檔案立卷、編目、原文掛接,并且能打印出全引目錄、卷內目錄、原文內容,整個過程十分簡單,極大的提高管理人員的工作效率。而檔案內容的查閱過程也變得非常便捷,通過網絡進行對資料關鍵詞的檢索、模糊搜索,查閱相關目錄,直接調閱原文,原文直接打印。極大的優(yōu)化了檔案內容管理的工作效率。
(三)加大了檔案內容的信息開發(fā)
在傳統(tǒng)的檔案內容管理中,管理人員需要對檔案進行分類整理,并且只有保證檔案的完整性,才能為檔案信息的查詢使用提供方便,實現檔案內容數字化管理后,管理人員可以將各種檔案內容存儲在計算機硬盤中,電子檔案經過立卷后,使用者在利用檔案信息時,只需要將關鍵詞輸入檢索工具中,就能將所有信息顯示出來,不僅能供使用者利用,還能幫助使用者對某些問題進行深層次探索,這就極大的提高了檔案信息的開發(fā)度。
三、總結
檔案內容數字化是數字檔案建設最基礎的工作,它極大的簡化了傳統(tǒng)檔案內容管理的繁瑣與成本付出,也優(yōu)化了檔案管理工作的辦公效率,既減輕了檔案人員在檔案收集、整理、歸檔等過程中的工作強度,也極大的開發(fā)了檔案信息存在的可能性,工作效率的提升能為企業(yè)減輕運轉成本,同時也較為完整地保存了實物檔案的價值。當在這些優(yōu)勢為檔案內容管理帶來方便的同時,也需要注意數字化管理過程中計算機系統(tǒng)的良性運轉,以及數字檔案資料的備份,以及重要檔案的加密管理。希望本論文的研究能為企業(yè)檔案內容數字化管理通過借鑒參考。
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