洪蕾

湖南洞庭藥業(yè)股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱“洞庭藥業(yè)”）創(chuàng)建于1958年，經(jīng)過四十余年艱苦創(chuàng)業(yè)，由一個(gè)僅能生產(chǎn)酊水糖漿的小型企業(yè)，發(fā)展壯大成為產(chǎn)品結(jié)構(gòu)獨(dú)特、治理結(jié)構(gòu)規(guī)范、管理特色突出、經(jīng)濟(jì)效益穩(wěn)健、集科工貿(mào)于一體的綜合性藥業(yè)實(shí)體。公司總資產(chǎn)1.3億元，占地10萬平方米，現(xiàn)有員工800余人，專業(yè)技術(shù)人員280人，年產(chǎn)值、銷售額雙過億，利稅上千萬元?；仡欉^去，1996年，洞庭藥業(yè)被列入全國(guó)醫(yī)藥系統(tǒng)37家和湖南省55家首批建立現(xiàn)代企業(yè)制度試點(diǎn)單位之一，邁開了企業(yè)改制的步伐。從此，洞庭藥業(yè)的發(fā)展進(jìn)入了快車道，如今其產(chǎn)品遠(yuǎn)銷全球20多個(gè)國(guó)家和地區(qū)。洞庭藥業(yè)的信息化之路正始于彼時(shí)。

信息化求索之路

和許許多多中國(guó)企業(yè)一樣，洞庭藥業(yè)的信息化之路在不斷探索中前進(jìn)。作為洞庭藥業(yè)“計(jì)算機(jī)使用第一人”，公司財(cái)務(wù)總監(jiān)兼信息化負(fù)責(zé)人龍玲是洞庭藥業(yè)信息化發(fā)展的見證人、推動(dòng)者和規(guī)劃師。他告訴記者，洞庭藥業(yè)最初只是使用單一的財(cái)務(wù)軟件來做簡(jiǎn)單的報(bào)表和憑證，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)方面則嘗試自主開發(fā)。隨著企業(yè)的發(fā)展，單一的財(cái)務(wù)軟件和分散的業(yè)務(wù)系統(tǒng)越來越跟不上企業(yè)的管理需求，龍玲開始考慮將主要的信息系統(tǒng)納入到統(tǒng)一的管理平臺(tái)。

2002年，洞庭藥業(yè)選擇了用友U8系統(tǒng)，其最先上線完善了財(cái)務(wù)模塊。2006年，洞庭藥業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)平臺(tái)的統(tǒng)一成為迫在眉睫的問題，這一年，洞庭藥業(yè)的客戶已經(jīng)達(dá)到兩千多個(gè)，其在全國(guó)各省市均委派了區(qū)域經(jīng)理，但財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)平臺(tái)的不統(tǒng)一造成了應(yīng)收賬款管理困難?！爱?dāng)時(shí)，我們的財(cái)務(wù)用的是U8，業(yè)務(wù)用的是自己編寫的系統(tǒng)，因?yàn)槭莾蓚€(gè)不同的系統(tǒng)，所以會(huì)出現(xiàn)應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)不一致的情況。比如，兩個(gè)客戶可能只有一字之差，如果經(jīng)辦人不注意，就會(huì)混淆了客戶，等到賬目核對(duì)時(shí)，分不清是財(cái)務(wù)的數(shù)據(jù)對(duì)還是業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)對(duì)”。因此，龍玲決定上線早已購(gòu)買的U8供應(yīng)鏈管理，至此，洞庭藥業(yè)主要的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了平臺(tái)統(tǒng)一。2008年，洞庭藥業(yè)增加了管理外貿(mào)出口銷售的費(fèi)用管理系統(tǒng)，同時(shí)升級(jí)了U8系統(tǒng)，其整個(gè)企業(yè)的ERP管理基本完善。

平臺(tái)統(tǒng)一之后，數(shù)據(jù)如何能夠得到更好的分析利用？此時(shí)，洞庭藥業(yè)對(duì)BI的需求浮出水面。龍玲有意選擇用友華表的BI系統(tǒng)——用友BQ，原因之一是這款軟件靈活易用能夠滿足洞庭藥業(yè)的需求；其二是按照他的規(guī)劃，洞庭藥業(yè)的信息化系統(tǒng)最終將統(tǒng)一在用友平臺(tái)之上。但由于考慮到當(dāng)時(shí)洞庭藥業(yè)在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的完整性上仍有欠缺，龍玲認(rèn)為當(dāng)時(shí)并不是上線BI系統(tǒng)的最好時(shí)機(jī)。

BI力量釋放

系統(tǒng)的上線雖然被擱置，但準(zhǔn)備工作一直在進(jìn)行，經(jīng)過近四年的努力，洞庭藥業(yè)完善了企業(yè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，迎來了上線BI系統(tǒng)的最佳時(shí)機(jī)。

2012年3月，洞庭藥業(yè)正式開始實(shí)施用友BQ商業(yè)分析平臺(tái)，目前，BI系統(tǒng)一期項(xiàng)目已經(jīng)完成，并已正式運(yùn)行。

龍玲介紹，洞庭藥業(yè)BI系統(tǒng)一期項(xiàng)目主要實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)主題分析和人力資源主題分析。整個(gè)BI項(xiàng)目的建設(shè)原則是“準(zhǔn)確、高效、實(shí)用”。

在準(zhǔn)確性上，一方面要保證數(shù)據(jù)、公式的準(zhǔn)確，報(bào)表要體現(xiàn)各方面準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，另一方面還要做到各系統(tǒng)的錄入、審核都要準(zhǔn)確無誤。洞庭藥業(yè)把產(chǎn)品結(jié)構(gòu)分為原料、針劑、片劑，新開發(fā)的產(chǎn)品單獨(dú)做監(jiān)控。在產(chǎn)品發(fā)貨時(shí)就設(shè)定好規(guī)則，設(shè)立了開票人和審核人，通過制定規(guī)范，提高原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，便于以后提取數(shù)據(jù)。

在高效方面，則要求任意終端電腦訪問報(bào)表時(shí)數(shù)據(jù)刷新要具有高效性。洞庭藥業(yè)對(duì)銷售數(shù)據(jù)的分析有自己特殊的要求。其銷售數(shù)據(jù)涉及到三個(gè)維度，包括區(qū)域、人員、產(chǎn)品，三個(gè)維度要互相疊加，比一般的行業(yè)分析起來復(fù)雜。在滯留資金的管理方面，洞庭藥業(yè)也有特別的規(guī)則，比如給一個(gè)客戶開了5萬元的發(fā)票，它只回款了3萬元的話，龍玲會(huì)不允許銷售部門做核銷，但是不做核銷，在應(yīng)收賬款里欠款還是5萬元，實(shí)際上回款已經(jīng)有3萬元，這種情況下的不允許核銷為數(shù)據(jù)分析提供了復(fù)雜性。龍玲說，BI系統(tǒng)很好地解決了這一問題，對(duì)于不同維度的銷售數(shù)據(jù)分析以及分年度的滯留資金分析通過BI系統(tǒng)都能夠輕松實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了報(bào)表的隨時(shí)刷新，具有非常強(qiáng)的即時(shí)性，能夠快速拿到銷售分析資料。

在實(shí)用性上，從數(shù)據(jù)查詢到報(bào)表展現(xiàn)再到BI分析以及圖形界面都要做到實(shí)用，滿足不同層面瀏覽用戶能夠清晰明確的看到所需報(bào)表和分析圖表。作為財(cái)務(wù)部門的主管，龍玲最先體會(huì)到了BI系統(tǒng)帶來的便利，比如每月的財(cái)務(wù)分析報(bào)告，在系統(tǒng)實(shí)施的時(shí)候就已經(jīng)定義好，設(shè)定好財(cái)務(wù)指標(biāo)，系統(tǒng)能夠快速地呈現(xiàn)出來，縮短報(bào)表和分析報(bào)告周期，提高分析效率。在銷售分析方面，銷售人員通過實(shí)時(shí)跟蹤銷售數(shù)據(jù)分析結(jié)果，掌握了市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，并能夠進(jìn)一步地去分析銷售上升和下降的原因，此外，通過BI進(jìn)行人力資源主題分析，規(guī)范了人力資源管理，實(shí)現(xiàn)了資源共享。

龍玲認(rèn)為，BI系統(tǒng)幫助洞庭藥業(yè)初步實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)平臺(tái)一體化之后數(shù)據(jù)的能量釋放。

用數(shù)據(jù)改進(jìn)管理

談到對(duì)BI應(yīng)用的下一步計(jì)劃，龍玲直言對(duì)目前BI帶來的變化并不滿足，“我要通過這些數(shù)據(jù)進(jìn)一步改進(jìn)企業(yè)管理”。

實(shí)際上，信息化注定要在洞庭藥業(yè)大展拳腳。憑借產(chǎn)品上的高品質(zhì)優(yōu)勢(shì)，洞庭藥業(yè)生產(chǎn)的止血藥占據(jù)了全球60%的市場(chǎng)，其產(chǎn)品質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)遠(yuǎn)高于國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，產(chǎn)品利潤(rùn)率達(dá)到了20%以上。龍玲透露，洞庭藥業(yè)不久將啟用規(guī)模更大的新廠區(qū)，并準(zhǔn)備未來三到五年上市運(yùn)作。而信息化也將迎來又一輪建設(shè)高峰，逐步上線生產(chǎn)制造系統(tǒng)和成本管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公。

信息系統(tǒng)的進(jìn)一步完善將更加有利于發(fā)揮BI的優(yōu)勢(shì)。龍玲希望BI應(yīng)用能夠進(jìn)一步深入到管理層，通過把ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)重新整合起來，使管理層通過BI的數(shù)據(jù)查詢分析系統(tǒng)查詢到各個(gè)業(yè)務(wù)模塊的信息，同時(shí)對(duì)這些信息做進(jìn)一步的綜合分析處理，以儀表盤，圖表等直觀的形式展示出來，逐步把公司內(nèi)部的信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)都整合到BI系統(tǒng)中，為企業(yè)的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)支撐。