文/吉林省白城洮南市社會救助事業(yè)中心 王思南

探討新時期社會救助檔案的管理

文/吉林省白城洮南市社會救助事業(yè)中心 王思南

社會救助是最基本的社會保障，是“平衡器”“安全網(wǎng)”。社會救助能否起到應(yīng)有的作用，與救助對象的檔案管理有著密切的關(guān)系。本文作者根據(jù)社會救助檔案管理工作的實(shí)際情況，談?wù)勑聲r期社會救助檔案管理的有效措施，旨在促進(jìn)社會救助檔案管理工作順利、有序開展。

新時期；社會救助檔案；管理對策

社會救助能夠有力地推動社會保障事業(yè)的發(fā)展，幫助眾多的貧困公民，為他們提供生活方面的幫助。同時社會救助的內(nèi)容比較豐富，范圍比較廣泛，涉及到的部門較多，其目的就是更多、更好地服務(wù)于廣大民眾，為他們創(chuàng)造更加優(yōu)質(zhì)的生活環(huán)境。因此，加強(qiáng)社會救助檔案的管理，有助于有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查與審核，有利于救助物品與資金的及時發(fā)放。

一、完善和落實(shí)制度，規(guī)范管理社會救助檔案

在檔案管理過程中，規(guī)章制度是基礎(chǔ)，有了制度才能夠順利開展工作。因此，建立科學(xué)合理、可操作的社會救助檔案管理收集制度、歸檔制度、保存制度、查閱制度等各種規(guī)章制度，逐漸形成一個全方位、多層次的規(guī)章制度體系。詳細(xì)規(guī)定社會救助檔案管理工作內(nèi)容，統(tǒng)一各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，明確各項(xiàng)程序。在制定制度的基礎(chǔ)上，更應(yīng)該注重制度的執(zhí)行情況。根據(jù)規(guī)章制度的規(guī)定，定期檢查各社區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)對檔案制度的實(shí)施情況，要求各社區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)根據(jù)制度規(guī)定收集、管理檔案信息，確保社會救助檔案的收集、管理工作做到客觀、準(zhǔn)確地反映事實(shí)情況，促使社會救助檔案工作更加規(guī)范化、制度化。

二、加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)

檔案管理部門必須嚴(yán)格按照《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，進(jìn)一步健全檔案信息的安全管理體制，明確相關(guān)管理人員的安全責(zé)任，制定科學(xué)合理的信息安全管理對策。在實(shí)際工作過程中，重視培養(yǎng)系統(tǒng)管理人員、信息安全人員，從而保障檔案信息系統(tǒng)的安全性能。另外，分類采取必要的安全防范對策。加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫的管理，采取科學(xué)合理的管理措施，從而確保數(shù)據(jù)的安全；積極建立檔案管理的安全保障系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案部門計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的管理；檔案部門全部上網(wǎng)信息都必須嚴(yán)格遵照法律規(guī)定的程序進(jìn)行全面審查。

三、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升社會救助檔案管理的現(xiàn)代化水平

加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，需要從如下幾方面著手：一是加強(qiáng)庫房等硬件設(shè)施的建設(shè)。根據(jù)新時期檔案工作管理的需求，不斷優(yōu)化保管的條件和方法，善于利用各種保護(hù)技術(shù)。在日常工作中高度重視庫房的建設(shè)，根據(jù)防霉、防火、防潮、防震等要求，配齊有關(guān)的檔案架、檔案柜及消防滅火等檔案管理必要的設(shè)施，采取科學(xué)合理的檔案資源保護(hù)措施。二是進(jìn)一步配置現(xiàn)代化設(shè)備。應(yīng)該順應(yīng)新時期發(fā)展的需求，將先進(jìn)的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)運(yùn)用到社會救助檔案管理工作中，從而有效提高檔案管理工作的水平和效率，增加社會救助檔案的使用期限。應(yīng)該配置相對應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備，例如復(fù)印機(jī)、電腦、照相機(jī)、自動打眼機(jī)、掃描機(jī)及各種管理軟件等。積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)“重藏輕管”的管理模式，提高社會救助檔案的“利用性”，例如廣泛推廣使用社會救助檔案電子管理系統(tǒng)，構(gòu)建社會救助工作信息管理系統(tǒng)，促使社會救助檔案管理工作材料齊全，內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確，檢索快捷方便，數(shù)據(jù)管理同低保檔案管理同步更新，開拓創(chuàng)新，將現(xiàn)代化各種技術(shù)充分運(yùn)用到檔案管理工作中，從而提高社會救助檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平。

四、定期動態(tài)更新，實(shí)行嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的管理

慈善救助對象、城鄉(xiāng)低保對象普遍是采用以戶為單位，實(shí)施一戶一檔保管模式；五保供養(yǎng)、優(yōu)撫對象、醫(yī)療救助對象均采用以人為單位，實(shí)施一人一檔保管模式。在建立檔案信息時，要確保全部檔案中申請表、審批表、戶口本及身份證、收入證明及政策要求提交的其他證明材料等齊全、真實(shí)，同時根據(jù)規(guī)范粘貼整齊。歸檔整理時必須統(tǒng)一裝訂，采用規(guī)定的檔案盒裝，并進(jìn)行編號管理。定期重新整理社會救助檔案，更新冗余、陳舊的信息，更新社會救助對象的家庭住址、家庭收入、聯(lián)系方式、家庭成員等各種相關(guān)信息，準(zhǔn)確、及時掌握每一個救助對象的真實(shí)信息，一律按照戶主家庭實(shí)際情況，分三個管理類別，將一類管理對象標(biāo)記為綠色，一年內(nèi)入戶調(diào)查一次，真實(shí)了解家庭經(jīng)濟(jì)情況，按照具體情況進(jìn)行調(diào)整。二類對象檔案標(biāo)記為黃色，每半年入戶調(diào)查一次，根據(jù)規(guī)定填寫動態(tài)管理調(diào)查表，附上聯(lián)系方式，按照家庭實(shí)際生活情況進(jìn)行調(diào)整。三類對象標(biāo)記為紅色，按照家庭子女上學(xué)、成員身體情況、就業(yè)等情況，審查家庭整體收入。采取動態(tài)管理方式，根據(jù)每月救助對象的增減變化情況調(diào)整檔案，確保錄入信息同實(shí)際信息相一致，使得社會救助檔案管理工作更加有序、規(guī)范、真實(shí)。

綜上所述，隨著改革開放進(jìn)程的加快，人們思想理念漸漸同世界發(fā)達(dá)國家接軌，對社會救助工作的關(guān)注越來越廣泛。社會救助工作能夠發(fā)展經(jīng)濟(jì)、穩(wěn)定社會，是社會保障的最后屏障。因此，新時期首要任務(wù)，便是完善和落實(shí)檔案管理制度，規(guī)范管理社會救助檔案，加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)，提升社會救助檔案管理的現(xiàn)代化水平，定期動態(tài)更新，促使社會救助檔案朝著正規(guī)的方向不斷發(fā)展下去。

［1］于濤，孫玲.淺談民政社會救助檔案的管理體制與原則［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2013，01（19）：21～23.

［2］趙麗萍.社會救助保障檔案工作改善的建議［J］.科技資訊，2014，02（21）：320～321.