張黎偉， 王洋洋， 黃 凱， 周勇義

（北京大學實驗室與設(shè)備管理部，北京 100871）

0 引 言

儀器設(shè)備是高校國有資產(chǎn)的重要組成部分［1］．設(shè)備管理信息系統(tǒng)的搭建是維護國有資產(chǎn)管理嚴肅性的重要手段，是儀器設(shè)備規(guī)范化和先進性管理的重要支撐，也是設(shè)備管理先進理念的直接體現(xiàn)．北京大學實驗室與設(shè)備管理部始終堅持以信息化為手段，充分發(fā)揮信息化手段對于儀器設(shè)備管理的重要支撐作用．1996年，北京大學搭建了校級和院系級二級儀器設(shè)備管理信息系統(tǒng)，率先在全國高校中實現(xiàn)校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的儀器設(shè)備管理［2］，被教育部認定為“當前高校中校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運行的同類系統(tǒng)中功能最強的系統(tǒng)”．

隨著近幾年國家對教育事業(yè)投入的持續(xù)增大，北京大學的儀器設(shè)備總保有量和當年設(shè)備新增量亦呈現(xiàn)出大幅上漲的態(tài)勢（如圖1和圖2所示）．截至2013年底，北京大學共有儀器設(shè)備總值達46億元，其中2013年北京大學校本部新增800元以上的儀器設(shè)備26 000余臺，與2012年相比增長近40%；2013年新增設(shè)備總價值約5．48億元，相當于2009和2010年兩年的設(shè)備新增量之和．因此，隨著近年來設(shè)備總量和當年新購設(shè)備量的急速攀升，儀器設(shè)備采購和管理人員的工作量也迅速增大，對儀器設(shè)備管理人員也提出了更高的挑戰(zhàn)和要求．為此，北京大學重新梳理了設(shè)備管理工作思路，對儀器設(shè)備管理模式進行了優(yōu)化，尤其是對新購設(shè)備的固定資產(chǎn)登記建賬流程做出較大調(diào)整，并利用信息化手段，在原有設(shè)備管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，重新設(shè)計開發(fā)出新的實驗室與設(shè)備管理信息系統(tǒng)［3］，以適應(yīng)新形勢下儀器設(shè)備管理的要求．

圖1 2008—2013年北京大學儀器設(shè)備總量

圖2 2008—2013年北京大學儀器設(shè)備當年增量

1 技術(shù)方案

實驗室與設(shè)備管理系統(tǒng)是北京大學電子校務(wù)的主干應(yīng)用系統(tǒng)之一，設(shè)計開發(fā)時需兼顧先進性、實用性、可靠性、安全性、可擴展性和開放性等目標原則［3］．在web2．0的實現(xiàn)方法中，Ajax（Asynchronous JavaScript and XML）技術(shù)占有重要地位．應(yīng)用Ajax技術(shù)的框架模式具有技術(shù)成熟標準，開發(fā)者上手容易，服務(wù)器負載不高，數(shù)據(jù)傳輸迅速，擴展性和兼容性強，展示界面豐富，交互體驗獨特等諸多優(yōu)勢，已在北京大學電子校務(wù)的學生管理、人事管理等綜合信息管理系統(tǒng)中得到了較好的應(yīng)用［4－5］．基于上述框架的成功經(jīng)驗和與學校電子校務(wù)整體框架協(xié)同一致的要求，實驗室與設(shè)備管理信息系統(tǒng)的設(shè)計和開發(fā)也在該框架下具體展開．

2 儀器設(shè)備登記建賬模式的優(yōu)化

2．1 原有儀器設(shè)備登記建賬模式及特點

北京大學儀器設(shè)備管理為校級、院系級和用戶級三級管理模式，分別負責全校、本單位和個人名下的儀器設(shè)備固定資產(chǎn)管理．原有設(shè)備管理系統(tǒng)為校系二級協(xié)同模式，即僅對校級和院系級采用統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)進行固定資產(chǎn)的信息登記和日常維護，而用戶級未涵蓋．在原有設(shè)備管理系統(tǒng)模式下，新購設(shè)備的固定資產(chǎn)信息登記及發(fā)票報銷流程如圖3所示，即：儀器負責人或領(lǐng)用人采用離線的方式，手工填寫紙質(zhì)卡片登記儀器設(shè)備信息；儀器負責人在卡片上簽字確認；再由院系管理員核對填寫在紙質(zhì)卡片上的信息后，將信息錄入系級設(shè)備管理系統(tǒng)，并提交至校級審核；儀器負責人或院系管理員攜帶設(shè)備發(fā)票經(jīng)校級現(xiàn)場審核并在發(fā)票背面加蓋審核公章后，再到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)．

圖3 原儀器設(shè)備登記建賬流程圖

原建賬模式存在以下弊端：

1）用戶級別的設(shè)備管理未能實現(xiàn)系統(tǒng)協(xié)同管理．負責人填寫完設(shè)備卡片后交予了本單位設(shè)備管理員保存并錄入設(shè)備信息，負責人無法實時掌握本人名下固定資產(chǎn)的電子檔案．當需要進行統(tǒng)計核查時，需要本單位設(shè)備管理員協(xié)助在系級設(shè)備系統(tǒng)中進行數(shù)據(jù)檢索和導(dǎo)出．

2）設(shè)備信息完整性和規(guī)范性受限．受紙質(zhì)卡片面積限制，儀器性能指標、功能特色等信息無法進行詳盡的描述，導(dǎo)致數(shù)據(jù)采集不完整，信息填寫不規(guī)范．

3）儀器負責人填寫卡片之后，設(shè)備管理員再將卡片信息轉(zhuǎn)錄入系統(tǒng)，對于數(shù)據(jù)采集階段而言，屬于重復(fù)勞動．此外，院系設(shè)備管理員在進行信息錄入的時候，難免因?qū)x器設(shè)備不了解，導(dǎo)致關(guān)鍵信息輸入錯誤的情況出現(xiàn)．

4）手續(xù)繁瑣，行政成本較高．要完成一個設(shè)備的建賬和報銷，領(lǐng)用人、儀器負責人、院系管理員之間需要發(fā)生多次接觸，包括領(lǐng)取紙質(zhì)卡片，簽字確認，交還卡片，交還發(fā)票等諸多環(huán)節(jié)．如其中一個環(huán)節(jié)雙方無法及時對接上，則將會影響整個建賬流程的順利進行．

5）院系設(shè)備管理員錄入信息量激增．隨著近幾年設(shè)備量的快速增長，院系設(shè)備管理員的信息錄入工作量也成倍增長，尤其是對于設(shè)備較多的大院系，限于時間和精力，管理員往往忙于完成大量的信息錄入工作，而無暇顧全數(shù)據(jù)規(guī)范性檢查、設(shè)備實物核查和其他相關(guān)業(yè)務(wù)管理等．

2．2 新儀器設(shè)備登記模式及特點

針對上述弊端，為了更好地改善新形勢下儀器設(shè)備管理現(xiàn)狀，本著降低行政成本，簡化辦事流程的原則，北京大學對儀器設(shè)備管理理念進行了革新，對新購設(shè)備建賬報銷流程進行了較大調(diào)整，并利用技術(shù)手段設(shè)計開發(fā)了新的設(shè)備管理信息系統(tǒng)．新購設(shè)備建賬流程如圖4所示．新模式中取消了紙質(zhì)卡片，先由設(shè)備領(lǐng)用人或負責人直接登錄系統(tǒng)填寫新購設(shè)備的詳細信息，再由儀器負責人在系統(tǒng)中進行實名確認，經(jīng)本單位和校級管理員兩級審核通過之后，最后由填卡人或負責人在系統(tǒng)中打印出報銷憑證，并攜帶發(fā)票和其他相關(guān)材料赴財務(wù)部門辦理報賬手續(xù)．

圖4 新儀器設(shè)備建賬登記流程圖

通過兩種建賬流程的對比可以看出，新的建賬模式具有以下幾個特點：

1）涉及范圍由“小眾”到“大眾”：新系統(tǒng)將原有的校系二級協(xié)同工作模式擴展至校級、系級和用戶級三級管理模式［6］．利用校園網(wǎng)人事數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一身份認證，將系統(tǒng)用戶群由之前的百余名院系設(shè)備管理員擴大到全校萬余名在職教職工和在校學生；改變了過去建賬建卡由各單位儀器設(shè)備管理員一人完成的方式，改由儀器負責人（或由儀器負責人委托他人）自主登陸系統(tǒng)完成，作為數(shù)據(jù)提供者的最終用戶可直接提供數(shù)字化的設(shè)備信息，包括設(shè)備品牌型號、單價、性能指標、功能特色、管理人員信息、發(fā)票照片、設(shè)備實景照片和驗收報告等，提升了數(shù)據(jù)采集的實效性、可靠性和完整性，也強化了全校師生維護固定資產(chǎn)管理嚴肅性的意識．

2）流程環(huán)節(jié)由“多站?？俊钡健耙徽局边_”：由于設(shè)備信息采集、負責人簽字確認和校系兩級審核環(huán)節(jié)均為網(wǎng)絡(luò)化實現(xiàn)，因此，填卡人無需與儀器負責人、院系管理員和校級管理員發(fā)生面對面的直接接觸，在設(shè)備信息填寫無誤的情況下，等待審核通過后即可自助打印報銷憑證后直接辦理報銷手續(xù)．新模式極大地簡化了新購設(shè)備建賬流程，縮減了部分不必要的行政環(huán)節(jié)，提高了辦事效率，節(jié)省了辦事時間．

3）工作方式由“小筆頭”到“大網(wǎng)絡(luò)”：新模式取消了紙質(zhì)卡片，實現(xiàn)無紙化、低碳辦公和海量信息管理．用戶直接在系統(tǒng)中錄入設(shè)備信息，即保證了信息的準確、完整和詳實，又避免了二次錄入的重復(fù)勞動，提高了信息采集的效率．此外，負責人簽字確認環(huán)節(jié)也由手工簽字改為網(wǎng)絡(luò)實名確認．負責人通過“統(tǒng)一身份認證”系統(tǒng)實名登錄后對自身名下設(shè)備進行電子簽名確認，既可有效避免偽造手工簽字帶來的管理疏漏，也是國有資產(chǎn)購置使用全過程管理責任到人的直接體現(xiàn)．而且網(wǎng)絡(luò)化實名確認的方式消除了時間和空間的限制，負責人可以自行選擇時間和地點，完成負責人“簽字確認”工作，而無需被動等待紙質(zhì)卡片．

4）審核批準由“面對面”到“背對背”：新模式采取網(wǎng)絡(luò)在線審批，取代了之前的上門送審，各審核環(huán)節(jié)互相貫通，在線完成．根據(jù)圖4，設(shè)備所處的狀態(tài)共包括7種，即未提交至儀器負責人，待儀器負責人確認，待本單位審核，待校級審核，退回填表人，未通過院系級審核和未通過校級審核．根據(jù)審核各環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)，設(shè)備處理狀態(tài)均自動切換并實時動態(tài)顯示，且院系和校級“退回原因”可查．因此，用戶、院系和校級間不發(fā)生直接接觸，便均可通過“建賬設(shè)備進程”，實時了解設(shè)備建賬的工作動態(tài)和進展，并可根據(jù)審核意見進行有針對性的修改后重新提交審核．

3 新管理模式的其他特點

除了對新購設(shè)備固定資產(chǎn)登記模式進行了較大調(diào)整和優(yōu)化以外，新設(shè)備管理系統(tǒng)還在以下幾個方面做出了改進．

（1）由“各自為政”到“互聯(lián)互通”：設(shè)備管理系統(tǒng)是北京大學以學生、人事、財務(wù)、科研、資產(chǎn)、辦公為主線的綜合信息系統(tǒng)的重要組成部分．新系統(tǒng)改變了以往系統(tǒng)間相對割裂的狀況，與相關(guān)系統(tǒng)實現(xiàn)了互聯(lián)互通．例如，通過共享人事系統(tǒng)中教職工的人員基本信息和學生綜合信息管理服務(wù)系統(tǒng)中學生基本信息，實現(xiàn)了校系用戶三級管理模式［6］；與綜合信息門戶和開放測試基金管理系統(tǒng)［7］聯(lián)動，保證了開放共享設(shè)備的性能參數(shù)、技術(shù)指標、負責人聯(lián)系方式、設(shè)備實景圖片、收費標準等信息的實時更新和開放；通過與經(jīng)費管理與設(shè)備采購系統(tǒng)［8－9］的對接，實現(xiàn)了進口設(shè)備的關(guān)鍵信息抓取，如設(shè)備名稱、單價、品牌、型號、供貨商、合同號等，避免了重復(fù)錄入，確保了設(shè)備信息的準確和規(guī)范，并真正實現(xiàn)了進口設(shè)備的項目審批、經(jīng)費管理、購置論證、合同簽訂、海關(guān)免稅、到貨驗收、登記建賬、開放共享、效益評價和報廢處置的全過程和全生命周期管理．

（2）由“offline”（離線管理）到“online”（在線管理）：新系統(tǒng)通過技術(shù)手段，將之前線下的業(yè)務(wù)流程整合為在線操作模式，院系級管理員直接在系統(tǒng)中提交申請至校級審核，節(jié)省了業(yè)務(wù)流程的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，提高了數(shù)據(jù)填寫的準確性和規(guī)范性，減輕了校級統(tǒng)計匯總的壓力．例如，通用設(shè)備采購方式的在線審核，儀器設(shè)備變動（報廢、丟失、調(diào)撥）的在線申請和處置，儀器開放收費、大型儀器使用情況信息、大型儀器匯編信息等的在線填報和審核等．

（3）由“個性化”到“統(tǒng)一化”：設(shè)備信息的填報是一個個性化極強的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，而對于類型相對固定的通用設(shè)備而言，個性化填報無疑弊大于利．例如對于同一款DELL筆記本電腦，用戶填寫的名稱可能出現(xiàn)“筆記本”、“筆記本電腦”、“便捷式電腦”、“便攜式筆記本”等，品牌則有可能為“戴爾”、“DELL”、“Dell”、“dell”等多種寫法．數(shù)據(jù)填寫的不規(guī)范將為后期的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和整理帶來較大困擾．因此，針對通用設(shè)備，我們對名稱、品牌和技術(shù)指標進行了統(tǒng)一規(guī)范，通過計算機技術(shù)設(shè)置信息字段的統(tǒng)一標準，將名稱固化為21類通用設(shè)備（如圖5所示），選擇了某種通用設(shè)備后，品牌處自動出現(xiàn)該類通用設(shè)備常見的品牌名稱供填卡人選擇（如圖6所示），并且在技術(shù)指標輸入框內(nèi)嵌入需要用戶補充填寫的內(nèi)容（如設(shè)備為筆記本電腦，則技術(shù)指標需要填寫“CPU（中央處理器）型號和主頻、內(nèi)存工作頻率和容量、硬盤容量、是否有光驅(qū)、顯示器屏幕尺寸”；如設(shè)備為投影機，則技術(shù)指標需要填寫“亮度、對比度、分辨率”，如圖7所示）．

圖5 通用設(shè)備建賬時儀器名稱的填寫方式

（4）由“一視同仁”到“私人定制”：高等學校的組織架構(gòu)通常由行政后勤單位和教學科研單位兩部分組成．根據(jù)單位屬性的不同，所管理的設(shè)備類型不盡相同．而且從實際業(yè)務(wù)流程和安全角度考慮，普通用戶，院系管理員和校級管理員的功能權(quán)限也應(yīng)差異性對待［10］．因此，新系統(tǒng)采取模塊化管理，根據(jù)登陸身份類型和所屬單位屬性進行賦權(quán)，有針對性地部分開放功能模塊，使不同單位的不同人員可操作的功能各不相同，改變了以往面向用戶無差異的狀況．此外，功能模塊可以根據(jù)具體工作開展的時間節(jié)點進行限期開閉，以更加靈活便利的方式適應(yīng)實際工作的需求，例如根據(jù)數(shù)據(jù)調(diào)查統(tǒng)計工作的需要，每年定期面向擁有大型儀器的教學科研單位開放“大型儀器使用情況調(diào)查”和“大型儀器匯編填報”的功能模塊等．

圖6 通用設(shè)備建賬時儀器品牌的填寫方式

圖7 通用設(shè)備建賬時技術(shù)指標的填寫方式

（5）由“培訓式”到“自主式”：由于新系統(tǒng)面向全校所有師生開放，用戶群龐大，系統(tǒng)操作培訓無法開展．因此，系統(tǒng)必須上手簡單、易學易用，保證用戶能夠自行完成全部業(yè)務(wù)流程．為此，系統(tǒng)在設(shè)計和開放過程中，采取了多種手段以增加可操作性和界面友好性，如：在業(yè)務(wù)流程設(shè)計上盡量優(yōu)化；業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵點（如結(jié)算貨款，固定資產(chǎn)建賬，負責人確認，審核退回，設(shè)備變動等）觸發(fā)電子郵件通知；建賬建卡進程實時更新并可查看；在容易造成混淆的地方增加說明性提示語句等．

4 總 結(jié)

2013年4月，新設(shè)備管理系統(tǒng)在全校正式上線．經(jīng)過近一年時間的實際使用，系統(tǒng)運行平穩(wěn)，得到了學校師生們的廣泛好評．用戶普遍反映系統(tǒng)操作簡便，界面友好，固定資產(chǎn)登記報銷業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)精簡，辦事流程順暢，極大地提高了辦事效率．在確保國有資產(chǎn)管理嚴肅性、嚴格保證帳物相符的工作宗旨下，為了適應(yīng)儀器設(shè)備管理的新情況、新特點，北京大學將繼續(xù)整合現(xiàn)有管理模式，優(yōu)化管理理念，并融合先進的信息化技術(shù)手段，不斷拓展并完善設(shè)備管理系統(tǒng)的各項功能，最大限度地發(fā)揮信息化手段的技術(shù)優(yōu)勢，確保以最先進的管理水平為全校師生提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)．

［1］ 孫世媛，胡寧．新形勢下對高校儀器設(shè)備資產(chǎn)管理工作的探討［J］．實驗室科學，2011，14（6）：197－199．

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［3］ 張黎偉．北京大學實驗室與設(shè)備信息管理服務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)［J］．武漢大學學報理學版，2012，58（S1）：224－228．

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