文／山東鋼鐵股份有限公司萊蕪分公司銷售中心　李欣

淺析如何提升辦公室綜合事務(wù)管理水平

文／山東鋼鐵股份有限公司萊蕪分公司銷售中心李欣

無論是政府部門，還是企事業(yè)單位，辦公室都是非常重要的部門，作為一個綜合事務(wù)管理的部門，其主要職能是將上級的指令下傳至員工，并將下級的意見反饋至上級，同時要在上下級之間進行有效地溝通和協(xié)調(diào)，如果有效提升辦公室綜合事務(wù)管理水平，就能更好地保證企事業(yè)單位各項管理工作的正常運行，因此，辦公室綜合事務(wù)管理思想是否現(xiàn)代化，管理手段是否科學(xué)化，管理組織是否合理化會關(guān)系到單位的管理效能，也會對單位的形象產(chǎn)生不同的影響。

辦公室；綜合事務(wù)；管理水平

無論什么企業(yè)，辦公室都是作為其中的核心部分，在企業(yè)運轉(zhuǎn)中起到承上啟下的作用，并在此過程中起到綜合協(xié)調(diào)和服務(wù)保障的作用，同時，辦公室的工作特點是突發(fā)性和隨機性很強，有很多工作都是臨時決定或突然發(fā)生，隨著情況的進展而要采用不同的方法。在當前的企業(yè)部門職能中，辦公室工作仍還有較大的空間需要提升，以及很多工作細節(jié)部分需要完善。另外，辦公室員工要嚴格要求自己，擺正心態(tài)，努力提高自身的政治素養(yǎng)和服務(wù)意識，做好充分的心理準備，以為單位更好的發(fā)展提供后備保障。

一、綜合事務(wù)管理思想現(xiàn)代化

個人認為單位辦公室員工的思想觀念要適應(yīng)時代的發(fā)展要求，在具體問題處理上要樹立全局意識、效率意識和創(chuàng)新意識。在公司整體的運行中辦公室要起到引領(lǐng)作用，其實際工作要對各個部門產(chǎn)生積極地正面影響：

（一）樹立全局意識。辦公室員工要懂得謀大勢、思大局，在處理比較復(fù)雜問題時能夠駕馭全局，考慮和解決問題時以大局出發(fā)，服從單位整體部署，日常工作中，要樹立全局“一盤棋”的思想，確保單位內(nèi)部各領(lǐng)導(dǎo)之間、各職能部門之間協(xié)調(diào)工作，從而形成團結(jié)一致干大事的強大合力和信念，大局意識的建立是辦公室員工的基本素質(zhì)，也是辦公室員工處事的重要原則。

（二）樹立效率意識。辦公室優(yōu)質(zhì)服務(wù)的前提是提高效率，辦公室員工必須時刻牢記效率是企業(yè)生命力中不可或缺的因子，企業(yè)只有在高效的工作狀態(tài)中才能得以快速發(fā)展，所以各項工作都要以不斷提高效率為己任，實現(xiàn)效率和效益的有機統(tǒng)一。

（三）樹立創(chuàng)新意識。辦公室工作要堅持發(fā)揚傳統(tǒng)和開拓創(chuàng)新的統(tǒng)一，辦公室員工要善于繼承優(yōu)良傳統(tǒng)，同時也要適應(yīng)形勢的變化和任務(wù)的需要，敢于探索，勇于創(chuàng)新，要善于運用創(chuàng)造性思維，謀劃具有單位特色的工作。

二、辦公室綜合事務(wù)管理手段科學(xué)化

辦公室作為正常工作處理事務(wù)的場所，為領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通與部門之間的溝通提供了紐帶橋梁的作用?，F(xiàn)代管理理論告訴我們，無論任何事情，都需要按照事情的各個環(huán)節(jié)對責(zé)任和基本標準進行明確管理，在辦公室的日常工作中要考慮到工作中各個流程是否健全，并且能夠依據(jù)不同的職能來劃分相應(yīng)的學(xué)科。辦公室的重要職能體現(xiàn)在輔助決策上，也就是要通過決策的方式來對導(dǎo)向和評估等流程進行完善，同時要抓住決策前的調(diào)查研究，決策中的對策建議，和決策后的宣傳和反饋等設(shè)計流程。要根據(jù)辦公室的職能，來分別建立信息調(diào)研和會議管理等各方面工作的流程，目的是能夠使各項工作都能順利完成。

三、改變綜合事務(wù)管理模式，完善自身管理

任何企業(yè)或單位想實現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展，辦公室綜合管理水平能體現(xiàn)出企業(yè)或單位發(fā)展情況，就要提高辦公室的綜合管理水平較高，其管理模式必然會科學(xué)化，管理方式和手段才能夠科學(xué)化。完善辦公室綜合管理的管理結(jié)構(gòu)會將辦公室的管理內(nèi)容梳理清楚，在具體工作時會依據(jù)梳理的內(nèi)容進行操作。同時，在挑選辦公室主任人選時要仔細甄選適合崗位要求的人才，擬聘任人選最好是專業(yè)素養(yǎng)較高，能實現(xiàn)辦公室職能的科學(xué)管理。

四、定崗定責(zé)，建立健全崗位責(zé)任體系

構(gòu)建完善的崗位責(zé)任體系，依據(jù)定崗、定責(zé)、定標準的要求來安排。完全按照辦公室的工作職責(zé)和流程，對工作崗位進行科學(xué)設(shè)置。定責(zé)是指明確崗位的責(zé)任，確定工作銜接的節(jié)點和程序，做到分工明確、各盡其職、協(xié)同配合。定標準是指按照局部功能最優(yōu)化、整體功能最人性化的要求，將各項管理標準細化到崗位的每一點上，制定具體的工作規(guī)范和崗位細則。

五、建設(shè)辦公室綜合事務(wù)管理文化、更新人才結(jié)構(gòu)

對于企業(yè)來說，辦公室綜合事務(wù)管理是企業(yè)是否發(fā)展良好的一個縮影，也是企業(yè)對外展示實力和發(fā)展目標及方向的風(fēng)向標，綜合事務(wù)管理包含的工作內(nèi)容較多，這其中有涉及企業(yè)核心機密的事件，有涉及企業(yè)經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略的內(nèi)容，也有企業(yè)日常展業(yè)所接觸的目標人群，因此，一個單位想按照正規(guī)化發(fā)展，辦公室綜合管理工作者一定要對單位經(jīng)濟目標、文化目標等進行綜合考慮，這就要求企業(yè)在選聘辦公室工作人員時相對嚴格，無論是專業(yè)素質(zhì)，還是政治素質(zhì)都要有所要求，就目前企業(yè)辦公室綜合管理人才情況來看，仍需要我們進一步引進高素質(zhì)、有能力、政治覺悟高的人才，提升隊伍的整體素質(zhì)，同時，對在職的員工，安排定期的培訓(xùn)計劃，提升辦公室綜合管理人員的素質(zhì)。

六、結(jié)語

總之，無論是政府部門，還是企事業(yè)單位，辦公室的工作都至關(guān)重要，辦公室綜合事務(wù)管理水平的高低關(guān)系著企業(yè)的長期發(fā)展，所以，企業(yè)需進一步提升辦公室綜合事務(wù)管理水平，促進企業(yè)辦公室綜合事務(wù)管理思想現(xiàn)代化，管理手段科學(xué)化，管理組織合理化，在不斷完善自身管理和管理制度上加大力度，不斷創(chuàng)新工作模式，幫助企業(yè)更快更好的向前發(fā)展。

[1]鄒蓓,石紅文,方超.關(guān)于提升辦公室綜合管理水平的研究[J].管理觀察,2013(10).

[2]莊垂銜.探索當前辦公室管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(15).