胡小蘭 胡立勇 簡洪權(quán)

醫(yī)院物資管理系統(tǒng)在設備配件庫中的應用*

胡小蘭①胡立勇①簡洪權(quán)①

目的：正確應用物資管理系統(tǒng)，促進物資規(guī)范化管理，為全成本核算和軍隊醫(yī)院經(jīng)濟管理信息平臺提供準確的設備配件基礎數(shù)據(jù)。方法：采用醫(yī)院物資管理系統(tǒng)嚴格規(guī)范物資請領流程，科學、合理使用物資管理系統(tǒng)，在積累經(jīng)驗的基礎上查找問題原因所在，確保設備配件數(shù)據(jù)準確。通過全成本核算和軍隊醫(yī)院經(jīng)濟管理信息平臺提取物資出、入庫信息，分類匯總各類所需數(shù)據(jù)。結(jié)果：物資管理系統(tǒng)的應用有效地監(jiān)控各類物資的流動，實現(xiàn)物資的精細化管理，提高工作效率，為全成本核算和軍隊醫(yī)院經(jīng)濟管理信息平臺提供準確數(shù)據(jù)。結(jié)論：正確應用醫(yī)院物資管理系統(tǒng)，能夠在為物資使用部門和管理部門提供方便的同時也為醫(yī)院財經(jīng)部門工作提拱有力的支持。

物資管理；庫存管理；庫存糾錯

DOI∶ 10.3969/J.ISSN.1672-8270.2015.08.011

[First-author’s address] Information Department, The 175thHospital of PLA(Affiliated Dongnan Hospital of Xiamen University), Zhangzhou Fujian 363000, China.

隨著醫(yī)院建設的發(fā)展，醫(yī)療工作基本條件的物資支撐越來越發(fā)揮著不可缺少和不可替代的作用[1]。醫(yī)療設備及辦公設備的日益增多，所需的配件及消耗品相應急劇增長，因此規(guī)范物資管理流程已經(jīng)成為現(xiàn)代醫(yī)院內(nèi)部管理工作中不容忽視的關鍵[2]。在傳統(tǒng)的物資管理中，物資的采購、入庫、領用、出庫及盤存等環(huán)節(jié)嚴重滯后，而采用純手工操作還存在下述問題：①由于缺乏完善的信息系統(tǒng)，無法為全成本核算實時提供完整、準確的物資成本數(shù)據(jù)，科室對物資消耗情況無法查看[3]；②紙質(zhì)記錄方式易出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，產(chǎn)生糾紛時無據(jù)可查[4]；③由于手工記帳的不規(guī)范和隨意性導致出現(xiàn)出、入庫手續(xù)不齊，各種登記不及時或漏登，造成帳物不符的現(xiàn)象，核對庫存困難[5]。為此，本研究通過正確應用物資管理系統(tǒng)，為全成本核算和軍隊醫(yī)院經(jīng)濟管理信息平臺提供準確的基礎數(shù)據(jù)。

1 醫(yī)院物資管理系統(tǒng)的應用

1.1 系統(tǒng)應用

2007年總后勤部統(tǒng)一下發(fā)物資管理系統(tǒng)，并正式應用于臨床科及各庫房物資管理部門，根據(jù)醫(yī)院工作需要建立消耗品庫、通用物資庫、供應室?guī)?、設備配件庫及高值耗材庫的庫存單元。嚴格規(guī)范物資請領流程，科學、合理使用物資管理系統(tǒng)。

1.1.1 物資管理

在醫(yī)院的物資管理中物資、耗材的種類與供貨商的管理是一項復雜而繁重的工作，因此使用物資管理系統(tǒng)前期須對各類基礎數(shù)據(jù)進行設置，其中包括庫存單元、物資基本信息、物資價表、供應商名稱、入庫及出庫方式等，提取物資出、入庫信息，分類匯總各類所需數(shù)據(jù)[6]。

1.1.2 規(guī)范流程

為了更好地使用物資管理系統(tǒng)，使臨床科室對物資請領情況更加明確，更具有可控性，信息科對物資的請領流程進行嚴格規(guī)定，對物資申購實行審批權(quán)限，即機關各部由部門主官審批，臨床科室由科室主任或護士長審批，在很大程度上堵塞了鋪張浪費、公物私領的現(xiàn)象，極大提高了物資管理效益[7]。請領物資時科室需提交有科室領導簽字的申領單；普通消耗品可由護工持此單據(jù)代為請領并簽字；特殊消耗品如移動硬盤等由科室指定人員親自請領并簽字；入庫時憑供貨商的送貨單入庫，出庫時則以科室請領人員簽字的單據(jù)出庫。實現(xiàn)物資管理全流程規(guī)范化。

1.2 應用效果

使用物資管理系統(tǒng)以來，取得了良好的效果。①各科室可以隨時查詢物資消耗情況，及時進行分析調(diào)整，杜絕物資浪費[8]；②便于相互監(jiān)督，極大地提高各科室的成本和節(jié)約意識[9]；③方便統(tǒng)計查詢，及時了解庫存情況，利于做到賬物相符，防止物資流失[10]；④應用物資管理系統(tǒng)進行醫(yī)院成本核算，將醫(yī)院業(yè)務活動所發(fā)生的各種物資消耗以科室為核算對象進行歸集和分配，使每個科室的成本核算準確無誤[11]。物資的相應數(shù)據(jù)采用一次錄入，減少手工多次錄入引起的數(shù)據(jù)誤差，有效提高工作效率，同時達到資源共享，為物資的使用分析提供參考依據(jù)[12]。

1.3 不足之處

由于醫(yī)院缺少監(jiān)管機制，物資管理者未能進行物資庫存定期盤點、不定期盤點或時間過長盤點，存在帳物不符現(xiàn)象，追溯原因時已無結(jié)果，如發(fā)現(xiàn)統(tǒng)計的庫存比實際庫存多時，只能補充出庫至已過的月份，該做法與科室成本核算不相符。醫(yī)院物資部門的管理與流程，在實際工作中還有待于日臻完善[13]。

2 醫(yī)院物資管理系統(tǒng)的改進

為了使物資管理系統(tǒng)與“軍隊醫(yī)院經(jīng)濟管理信息平臺”對接，并形成規(guī)范，在信息技術(shù)支持的前提下，醫(yī)院財經(jīng)管理中心對各庫房現(xiàn)有物資進行清查，以確保電子庫存與實際庫存相符，并規(guī)定自當月起每月月末盤點物資庫存，制作月報表交財經(jīng)中心，每筆入庫單通過“軍隊醫(yī)院經(jīng)濟管理信息平臺”記帳，財經(jīng)中心從物資管理系統(tǒng)提取各庫房入庫及出庫數(shù)據(jù)，與月報表中數(shù)據(jù)進行核對。該方法使各庫房定期盤點庫存及核對庫存金額，真正使物資管理系統(tǒng)發(fā)揮應有的作用，使物資去向明確，財經(jīng)數(shù)據(jù)準確。至此，整個物資管理系統(tǒng)使用流程如圖1所示。

3 醫(yī)院物資管理系統(tǒng)的問題及解決措施

每月的月報表已成為衡量物資管理系統(tǒng)的操作者是否正確操作的標準，一些不經(jīng)意的誤操作直接導致報表中的庫存金額與物資管理系統(tǒng)提取的庫存金額不一致。經(jīng)過實踐，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)應用中的問題并推出解決措施。

圖1 醫(yī)院物資系統(tǒng)使用管理流程圖

(1)對尚有庫存的不同批次的同種物資調(diào)價，且以調(diào)價后的價格出庫。統(tǒng)計當月物資月結(jié)，若“出入盈虧”欄有數(shù)據(jù)，表示入庫單價與出庫單價不一致。操作上應找出價格不一致的出庫單，逐一進行“退回入庫”并記帳，調(diào)回原價格，再逐一出庫，記帳，重新提取庫存金額。

(2)入庫或出庫日期錄錯。由于實行每月月結(jié)，因此所有入、出庫操作的日期僅限當月，做報表時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)不符應考慮排查日期錯誤，排查方法為：提取所有入庫(出庫)明細，按單據(jù)號排序。因單據(jù)號是系統(tǒng)根據(jù)操作行為按流水號自動生成，當月操作即為最后單據(jù)的操作，從最后一條住前查，能快速找出日期錯誤的單據(jù)予以更正。

(3)新建物資目錄時物資屬性漏填，庫存未顯示。每月新建物資的品種并不多，可對照庫存表對新物資重點排查，找出后補填即可。

(4)出庫時對出庫條目多次增刪易導致出庫總金額與應收款不符，從而影響庫存金額。分別從“出庫單查詢”和“出庫明細查詢”提取相同日期段的總金額，2張表提取的數(shù)據(jù)來源于上圖中的2個紅框處的金額總和，若不一致則每單對比，找出如上圖所示的類似錯誤單據(jù)，予以更正。

(5)已入庫物資在“價格維護”中未找到定價，導致庫存未顯示。物資需定價后方可入庫，且價表不允許刪除，出現(xiàn)該問題的原因尚不明確。問題的發(fā)現(xiàn)在于月報表金額與系統(tǒng)提取金額不一致，倉管員在盤點庫存中發(fā)現(xiàn)該物資有實庫存，但系統(tǒng)庫存中無顯示。經(jīng)仔細查找發(fā)現(xiàn)“價格維護”中無此項價格，補入后庫存恢復正常。

4 結(jié)語

管理系統(tǒng)的核心在于信息平臺的建立以及科學的管理流程和標準的作業(yè)規(guī)范，以有效提高工作效率[14]。醫(yī)院物資管理系統(tǒng)加強了醫(yī)院物資管理的規(guī)范性和科學性，同時也標志著醫(yī)院整體管理水平的提高[15]。物資管理系統(tǒng)對全成本核算具有重要意義，在使用過程中應在管理上不斷規(guī)范，完善流程、總結(jié)經(jīng)驗，提高數(shù)據(jù)準確性，使物資管理系統(tǒng)為使用科室及醫(yī)院核算提供準確數(shù)據(jù)。

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Application of the hospital material management system in equipment accessories library

HU Xiao-lan, HU Li-yong, JIAN Hong-quan
China Medical Equipment,2015,12(8)∶34-36.

Objective∶ Correct application of material management system, promote the standardized management of material, and provide accurate data to the full cost accounting and military hospital economic management information system. Methods∶ Strictly regulate material process, scientific and reasonable use of material management system, pay attention to the accumulation of experience, good at finding problems, ensure the data accuracy; extracted materials information through the full cost accounting and the military hospital economic management information system, classification and summary of various kinds of data needed. Results∶ Effective monitoring of the flow of material, realize fine management of material, improve work efficiency, for the full cost accounting and the military hospital economic management information platform to provide accurate data. Conclusion∶ The correct application of material management system, for the material use and management departments to provide convenient and at the same time, also deliver a strong support for financial work.

Materials management; Inventory management; Inventory correction

1672-8270(2015)08-0034-03

R197.324

A

胡小蘭,女,(1980- ),大專，工程師。解放軍第175醫(yī)院(廈門大學附屬東南醫(yī)院)信息科，從事HIS系統(tǒng)維護與管理工作。

2014-12-22

南京軍區(qū)醫(yī)藥衛(wèi)生科研基金(10MB018)“基于HIS平臺下醫(yī)療設備動態(tài)管理的研究與應用”

①解放軍第175醫(yī)院(廈門大學附屬東南醫(yī)院)信息科 福建 漳州 363000