胡海波

（北大荒日報社 黑龍江 哈爾濱 150090）

關于報社檔案管理信息化的思考

胡海波

（北大荒日報社 黑龍江 哈爾濱 150090）

當今信息化已成為社會的主流方向，在這種新形勢下，新聞事業(yè)更是取得了較快的發(fā)展，這也使報社內部新聞檔案的數(shù)量越來越龐大，傳統(tǒng)的手工管理模式已越來越無法適應當前報社內檔案的發(fā)展要求，所以需要加快檔案管理信息化建設。特別是在當前部分報社中，檔案管理工作還采用手工錄入的方式，這不僅影響了檔案工作效率，而且也給查閱帶來了較大的影響。所以在報社檔案管理工作中，需要加快信息化技術在檔案管理中的應用，從而更好的推動檔案工作的順利進行。

報社檔案；管理信息化；應用

一、檔案管理信息化的優(yōu)點

（一）提高辦公效率

報社的日常工作主要以采集、整理、搜索、采訪、審閱、修改、查閱、統(tǒng)計和分析為主，這是新聞工作中記者、編輯及管理人員需要相互銜接的工作流程。將檔案管理系統(tǒng)應用在報社中，系統(tǒng)由于具不各種輔助功能，所以可以根據(jù)報社中不同人員的不同活動來提供相應的輔助功能，如可以輔助記者對新聞的錄入和上報，還可以對當日新聞進行查閱，記者還可以對自己上傳的新聞根據(jù)自身的權限進行修改，可以通過服務器將所需要的材料進行打印，根據(jù)自身權限對檔案進行歸類和統(tǒng)計。檔案管理系統(tǒng)的應用有效的提高了報社工作的效率。

（二）有利于信息交流

當今我們處于信息社會，信息的交流和共享具有非常重要的意義。加快檔案信息化建設，可以更好將報社內部各個部門或是報社之間有效的利用網(wǎng)絡連接起來，從而實現(xiàn)信息的交換，可以橫向和縱向對以前的信息進行查詢，這不僅有利于檔案利用率的提高，而且對于檔案價值也能夠更好的體現(xiàn)出來。

（三）有助于檔案的長期保存

檔案管理信息化實現(xiàn)后，檔案信息就從紙張記載的資源轉變?yōu)殡娮淤Y源，具有長期保存性，利用電子資源來對檔案資料進行保存，并對其進行及時備份，這不僅有效的滿足了人們對檔案保存時間的要求，而且在保存過程檔案資源的安全性和穩(wěn)定性也得以大幅度的提升。

（四）實現(xiàn)了文件的安全性

信息化技術在檔案管理工作中進行應用，通用用戶權限管理和認證技術，有效的確保了檔案資料的保存和傳輸?shù)陌踩?，沒有相關權限的人員無法接觸到檔案資料，不僅確保了檔案的安全性，而且還有效的確保了檔案資料的保密性。

（五）實現(xiàn)資源共享

檔案管理信息化的實現(xiàn)，通過局域網(wǎng)將報社內各個部門或是報社之間有效的聯(lián)結起來，可以及時進行檔案資源的交流和傳輸，確保了檔案信息資源共享的實現(xiàn)，提高了檔案利用效率，為現(xiàn)代檔案管理工作的順利推進奠定了良好的基礎。特別是對于報社來講，檔案資源的共享就意味著報社信息的共享，通過對報社內各種信息進行整合和運用，這不僅有利于報社的健康發(fā)展，而且還能夠加強行業(yè)之間的交流和學習，有利于員工工作效率的提升。通過檔案資源共享，有效的發(fā)揮出了檔案自身的重要價值，新聞工作者能夠及時對自己所需要的信息進行查詢，不再受制于時間和空間的束縛。同時報社為了確保檔案管理信息化的順利實施，還需要加快培養(yǎng)一支專業(yè)化的檔案管理隊伍，采用多種形式加強其專業(yè)知識和專業(yè)技能的提升，提高其綜合化素質。

二、檔案信息化管理系統(tǒng)在報社檔案管理工作中的應用

（一）管理流程

一是記者在進行新聞采集時，憑用戶名和密碼登入系統(tǒng)，上傳其采編后的新聞。

二是記者可以實時對自己上傳的新聞進行修改、刪除等操作。

三是用戶能查閱所有新聞，但是不能對其進行操作。

四是主編能夠進行新聞的統(tǒng)計工作。

五是新用戶需要管理員分配用戶名和密碼。

（二）主要模塊

一是新聞采集模塊。模塊中可以實現(xiàn)上傳新聞、編輯新聞功能。記者在登入系統(tǒng)后，可以上傳自己的原創(chuàng)稿件并實時進行編輯、修改等操作。

二是新聞查詢模塊。用戶可以根據(jù)資料名稱進行模糊或者精確查詢。查詢結果包括資料錄入時間、錄入記者和具體內容。

三是統(tǒng)計分析模塊。進行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析?？梢圆樵儭⒔y(tǒng)計某一位記者所有已上傳的新聞和稿件。可以根據(jù)不同的要求對所有或者部分數(shù)據(jù)進行對比分析。

四是用戶管理模塊。在此模塊中用戶能夠修改自己的密碼，用戶的用戶名一經確定便不能更改。新進入系統(tǒng)的用戶，由管理員分配用戶名和密碼，并在數(shù)據(jù)庫中添加其信息，從而完成新用戶的創(chuàng)建工作。

三、報社檔案管理信息化工作中需要注意的問題

（一）網(wǎng)絡安全性

報社檔案管理信息化的實現(xiàn)，由于是在網(wǎng)絡環(huán)境下運行的，其具有較好的開放性和便捷性，同時也導致風險的增加。因此需要做好報社檔案管理系統(tǒng)的安全工作，加強網(wǎng)絡安全的防洪。不僅要確保做到信息傳輸過程中不會有外泄事件發(fā)生，同時還要執(zhí)行嚴格的身份認證制度，對于用戶名、密碼及相應的權限，管理員要謹慎進行分析，還要對用戶的活動隨時進行觀察。報社內的網(wǎng)絡系統(tǒng)還需要加強安全防范措施，配備防火墻、殺毒軟件及備份恢復系統(tǒng)等，確保系統(tǒng)的安全性。

（二）檔案管理人員的綜合素質

在采用信息化手段管理檔案之后，傳統(tǒng)的檔案管理人員已不能滿足檔案管理工作。在檔案管理信息化工作中，檔案管理人員不僅要具有檔案管理技能，檔案管理人員還應具備計算機網(wǎng)絡知識和一定的編程能力。

（三）實時進行維護

系統(tǒng)在運行過程中難免出現(xiàn)差錯，其中可能有外界因素，也可能由于編寫過程中不完善，如果發(fā)現(xiàn)運行中的錯誤，要及時找相應的技術人員或者開發(fā)人員進行故障的排查與修補。

四、結束語

報社作為當前媒體行業(yè)的重要組成部分，隨著其不斷發(fā)展和完善，對其檔案管理工作的要求不斷提升，在這種情況下，需要加快報社檔案管理信息化建設的進程，加快觀念的更新，充分的利用好新技術和新方法，從而更好的推動檔案管理工作的順利進行，確保推動報社健康、穩(wěn)定的發(fā)展。

[1]張靜.對當前報社檔案管理工作的思考[J].新西部（理論版)，2014-06-30.

[2]孫冬云.新時期檔案管理信息化的對策研究 [J]，信息技術，2011-12-25.

[3]呂文慶.息化時代檔案管理信息化建設 [J].辦公室業(yè)務，2014-10-05.