楊暉

隨著我國(guó)改革開放的深入發(fā)展和中外交流的不斷加深，越來越多的企業(yè)和公民走出國(guó)門，出國(guó)探親訪友、居住、學(xué)習(xí)、旅游、經(jīng)商的人數(shù)驟增，辦理出國(guó)使用的相關(guān)文書的領(lǐng)事認(rèn)證也隨之深入人心，國(guó)內(nèi)領(lǐng)事認(rèn)證量與日俱增。2005年秦皇島市出國(guó)人員簽證取得了外交部授予的領(lǐng)事認(rèn)證代辦權(quán)，成為河北省唯一一家市級(jí)領(lǐng)事認(rèn)證代辦機(jī)構(gòu)。簽證處秉承做好領(lǐng)事認(rèn)證工作，要有國(guó)家榮譽(yù)感，要有強(qiáng)烈的責(zé)任心和為企業(yè)公民服務(wù)的意識(shí)，熟練掌握業(yè)務(wù)技能，細(xì)心審核把關(guān)，以人為本，外交為民，在促進(jìn)我市對(duì)外經(jīng)濟(jì)發(fā)展，擴(kuò)大對(duì)外經(jīng)貿(mào)合作，維護(hù)我市公民和法人的合法權(quán)益等方面發(fā)揮了積極而獨(dú)特的作用。

一、領(lǐng)事認(rèn)證的概念與分類

（一）概念

領(lǐng)事認(rèn)證就是指一國(guó)外交、領(lǐng)事機(jī)構(gòu)及其授權(quán)機(jī)構(gòu)在公證文書或其他證明文書上，確認(rèn)公證機(jī)構(gòu)、相應(yīng)機(jī)關(guān)或者認(rèn)證機(jī)關(guān)的最后一個(gè)簽字（簽章）或印章屬實(shí)的活動(dòng)。也就是說，我國(guó)內(nèi)地出具的有關(guān)涉外公證書或其他相關(guān)證明文書等在送往外國(guó)使用前，按照國(guó)際慣例和我國(guó)領(lǐng)事實(shí)踐，一般情況下，需要辦理外交部領(lǐng)事司或其授權(quán)的地方人民政府外事辦公室（以下簡(jiǎn)稱地方外辦）和外國(guó)駐華使領(lǐng)館的領(lǐng)事認(rèn)證。領(lǐng)事認(rèn)證是保證文書跨國(guó)流動(dòng)的重要手段。反之，外國(guó)出具的有關(guān)文書擬送往我國(guó)使用前，一般情況，需在當(dāng)?shù)剞k理有關(guān)公證及認(rèn)證后，再到我國(guó)駐該國(guó)使領(lǐng)館辦理領(lǐng)事認(rèn)證。當(dāng)文書在國(guó)與國(guó)之間傳遞時(shí)，為了能夠使一國(guó)出具的文書能夠被另一國(guó)所接受，具有有效性，使館的領(lǐng)事公證認(rèn)證應(yīng)運(yùn)而生，領(lǐng)事認(rèn)證被形象地比喻為發(fā)給涉外文書的“簽證”。

領(lǐng)事認(rèn)證是世界各國(guó)為了相互便利文書往來而在外交領(lǐng)事實(shí)踐中逐漸形成的國(guó)際慣例。領(lǐng)事認(rèn)證制度通過一環(huán)扣一環(huán)的連鎖認(rèn)證方式，由一國(guó)駐外外交或領(lǐng)事機(jī)構(gòu)確認(rèn)最后環(huán)節(jié)的印章和簽字屬實(shí)，使相關(guān)文書能為該國(guó)國(guó)內(nèi)有關(guān)部門和機(jī)構(gòu)接受，不致因有關(guān)機(jī)構(gòu)懷疑文書本身的真實(shí)性而影響其在當(dāng)?shù)氐氖褂茫瑥亩嫱馕臅軌蛟诟鲊?guó)間順利流轉(zhuǎn)和使用。目前領(lǐng)事認(rèn)證已形成以外交部領(lǐng)事司為中心的國(guó)內(nèi)外多層次認(rèn)證體系，符合我國(guó)國(guó)情，總體與國(guó)際接軌。

（二）分類

受認(rèn)證渠道：分為單認(rèn)證和雙認(rèn)證兩種。涉外公證書或商業(yè)文書經(jīng)中國(guó)外交部領(lǐng)事機(jī)關(guān)認(rèn)證的稱為單認(rèn)證;需要外交部領(lǐng)事機(jī)關(guān)認(rèn)證及外國(guó)使、領(lǐng)館的認(rèn)證，成為雙認(rèn)證。

受認(rèn)證種類：分為民事類文書和經(jīng)濟(jì)類文書。民事類文書包括出生公證、未受刑事處分公證、婚姻狀況公證、親屬關(guān)系公證、學(xué)歷公證或職業(yè)資格公證等;經(jīng)濟(jì)類文書包括合同、協(xié)議類公證、公司事務(wù)公證、招投標(biāo)類公證、原產(chǎn)地證明、動(dòng)植物檢驗(yàn)檢疫證書、商業(yè)發(fā)票、裝箱單等。

二、傳統(tǒng)領(lǐng)事認(rèn)證檔案存儲(chǔ)模式與存在的不足

（一）傳統(tǒng)領(lǐng)事認(rèn)證檔案存儲(chǔ)模式：

分為政策性文件、培訓(xùn)資料、文本賬本及電子檔案存儲(chǔ)：

1. 外交部領(lǐng)事司編寫出版《中國(guó)領(lǐng)事認(rèn)證指南（國(guó)內(nèi)篇）》、《中國(guó)領(lǐng)事認(rèn)證指南（企業(yè)篇）》和《萬國(guó)駐華使館領(lǐng)事認(rèn)證大觀》。這套宣傳冊(cè)免費(fèi)向公眾發(fā)放，內(nèi)含領(lǐng)事認(rèn)證規(guī)定、常見問題、外交部委托的地方外辦及授權(quán)的代辦單位名單、認(rèn)證收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)各國(guó)領(lǐng)事認(rèn)證式樣等內(nèi)容。這類檔案涵蓋信息量非常大，檔案參考價(jià)值也非常高，因此簽證處在存儲(chǔ)這類檔案時(shí)非常重視它們的時(shí)效性，及時(shí)跟進(jìn)外交部領(lǐng)事司的最新訊息，發(fā)放最新的宣傳冊(cè)給公眾。

2.《地方外辦領(lǐng)事認(rèn)證業(yè)務(wù)培訓(xùn)手冊(cè)》是外交部領(lǐng)事司每年通過定期舉行的領(lǐng)事認(rèn)證代辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)培訓(xùn)班所發(fā)放的業(yè)務(wù)手冊(cè)。這類文本檔案主要是便于各地方外辦與代辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人及專辦員掌握和了解最新認(rèn)證政策與動(dòng)態(tài)、認(rèn)證工作要求，供檔案利用內(nèi)部使用。

3. 客戶認(rèn)證資料文檔存儲(chǔ)。這類檔案非常繁瑣，以認(rèn)證專辦員的手工錄入和文本打印輸出并編訂存檔兩種方式共同保存，按月整理按年存儲(chǔ)。由于使用要求，很多客戶會(huì)每年都重復(fù)做公證和認(rèn)證，因此客戶資料檔案的查詢利用率非常高，其中查詢和更新客戶的最新聯(lián)系方式是非常普遍的。

4. 臨時(shí)類文件通知與受理單的存儲(chǔ)。舉例說明：秦皇島市每年都有大批學(xué)生留學(xué)意大利，需要做馬克波羅計(jì)劃的領(lǐng)事認(rèn)證需求非常多。由于意大利駐華大使館認(rèn)證規(guī)定經(jīng)常更新，認(rèn)證在受理過程中，會(huì)產(chǎn)生一些外交部認(rèn)證處傳遞給我市簽證處認(rèn)證部的特殊通知與業(yè)務(wù)受理單非常多。看似常規(guī)簡(jiǎn)單的臨時(shí)檔案，存儲(chǔ)與管理變得日益重要。檔案的細(xì)心管理與存放，大大避免了很多與客戶之間的不便糾紛，提高的信譽(yù)與辦事效率。

（二）領(lǐng)事認(rèn)證檔案工作存在的不足

近年來，我國(guó)各地外辦領(lǐng)事認(rèn)證量繼續(xù)保持增長(zhǎng)勢(shì)頭，日益增長(zhǎng)的工作量與人員及辦公資源不足的矛盾越來越突出，對(duì)領(lǐng)事認(rèn)證的發(fā)展行程制約，現(xiàn)行工作機(jī)制與檔案管理模式的弊端愈發(fā)凸顯。領(lǐng)事認(rèn)證信息化建設(shè)情況總體落后也參差不齊，很多人在使用手工蓋賬本，Excel表格等方式記錄頒證情況，用Word模板打印認(rèn)證貼紙。傳統(tǒng)的檔案資料一般采用紙介質(zhì)方式進(jìn)行存儲(chǔ)，雖然近年來也采取了輔助性電子錄入的雙保險(xiǎn)存檔方式，但紙質(zhì)檔案保質(zhì)期限一般較短，一般是只有一份沒有備份的，如遇腐蝕、蟲咬等破壞便不可恢復(fù)，影響了工作效率和發(fā)展空間。全國(guó)領(lǐng)事認(rèn)證數(shù)據(jù)在2014年之前，尚未實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，出現(xiàn)數(shù)字鴻溝和信息孤島，帶來管理漏洞、效率低下等問題。

三、領(lǐng)事認(rèn)證檔案檔案存儲(chǔ)模式的革新與未來規(guī)劃

（一）領(lǐng)事認(rèn)證檔案檔案存儲(chǔ)模式的革新

為優(yōu)化管理、提高效率，破解國(guó)內(nèi)領(lǐng)事認(rèn)證工作與檔案管理難題，2015年5月份外交部領(lǐng)事司正式啟動(dòng)“領(lǐng)事認(rèn)證綜合管理系統(tǒng)”建設(shè)。認(rèn)證處理和檔案管理工作，廣泛實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)處理和存儲(chǔ)模式。通過網(wǎng)上填表和預(yù)約子系統(tǒng)、領(lǐng)事認(rèn)證業(yè)務(wù)子系統(tǒng)、電子簽署加密子系統(tǒng)、電子語音咨詢子系統(tǒng)、中心數(shù)據(jù)庫(kù)子系統(tǒng)等功能模塊的實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)全國(guó)領(lǐng)事認(rèn)證系統(tǒng)工作聯(lián)網(wǎng)與檔案存儲(chǔ)聯(lián)網(wǎng)，截止目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)全國(guó)聯(lián)網(wǎng)。

聯(lián)網(wǎng)后的領(lǐng)事認(rèn)證數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)了各地外辦與領(lǐng)事司數(shù)據(jù)直接上傳、下載的實(shí)時(shí)交換，減少了接案錄入、數(shù)據(jù)回填等重復(fù)瑣碎工作。在新的領(lǐng)事認(rèn)證系統(tǒng)中，原有的領(lǐng)事認(rèn)證申請(qǐng)函、認(rèn)證檔案登記表、辦理涉外領(lǐng)事認(rèn)證審批流程表等手動(dòng)接案錄入文件全面實(shí)現(xiàn)了固定格式、自動(dòng)生成與存儲(chǔ)，也就是說每份認(rèn)證接案記錄結(jié)束后便會(huì)自動(dòng)生成一整套電子及紙質(zhì)文本檔案。既便于地方外辦的查詢與存儲(chǔ)，也便于外交部領(lǐng)事司的總體管理與存儲(chǔ)。

另外，認(rèn)證檔案資料還實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化。數(shù)字化掃描后的檔案資料，將傳統(tǒng)載體存儲(chǔ)資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字模式，不怕潮濕、強(qiáng)光、高溫和蟲害，壽命長(zhǎng)，而且復(fù)制備份也非常容易，能夠輕松應(yīng)對(duì)各種自然災(zāi)害，有效地延長(zhǎng)了都能干的使用壽命。

（二）領(lǐng)事認(rèn)證檔案管理的未來規(guī)劃

根據(jù)《地方外辦領(lǐng)事認(rèn)證工作規(guī)范》中關(guān)于認(rèn)證檔案管理的相關(guān)規(guī)定，還要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資料的借閱管理。嚴(yán)格要求借閱檔案者愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)也嚴(yán)格要求檔案人員增強(qiáng)責(zé)任感，及時(shí)整理、收回與保存檔案資料，確保檔案資料的完整性。

2014年7月份認(rèn)證系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)以來運(yùn)行良好，通過及時(shí)跟蹤單份認(rèn)證受理情況，能夠做到及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)，大大提高了工作效率，提升了科學(xué)管理水平，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)共享。檔案信息化建設(shè)已成為提高工作效率和工作規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)和必由之路。聯(lián)網(wǎng)下產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)，集中、科學(xué)、規(guī)范，更加便于存儲(chǔ)與利用。認(rèn)證服務(wù)面向普通民眾，窗口操作程序的規(guī)范，將大大提高便民服務(wù)功能。

（作者單位：秦皇島市出國(guó)人員簽證處）