摘 "要：本文從現(xiàn)代管道企業(yè)辦公室在新時(shí)期，新形勢(shì)下的工作特點(diǎn)出發(fā)，以“四化”在創(chuàng)新管理中的應(yīng)用為論點(diǎn)，詳細(xì)闡述了信息化、科學(xué)化、精細(xì)化、量分化在辦公室常態(tài)化管理系統(tǒng)中的具體應(yīng)用及其優(yōu)勢(shì)，其中還特別提出了可操作性的與時(shí)俱進(jìn)，更新理念的積極措施，可以說，“四化”模式的應(yīng)用，是現(xiàn)代管道企業(yè)辦公室適應(yīng)性，針對(duì)性，高效性管理改革和發(fā)展的高地和必然趨勢(shì)，更是管道企業(yè)辦公室在創(chuàng)新管理中的重中之重。

關(guān)鍵詞：四化模式;信息化;科學(xué)化;精細(xì)化;量分化;應(yīng)用;

文章編號(hào)：1674-3520（2015）-11-00-02

隨著中國石油經(jīng)濟(jì)的崛起和不斷突破，管道企業(yè)在現(xiàn)代企業(yè)制度改革的大勢(shì)下得到了飛速的發(fā)展，所承擔(dān)的“三大”責(zé)任越來越透明，所經(jīng)營管理的市場越來越現(xiàn)代，所有的企業(yè)員工也越來越來活躍，因此辦公室伴隨著管道企業(yè)自身的發(fā)展壯大，已成為現(xiàn)代管道企業(yè)新型的綜合性的管理服務(wù)部門，擔(dān)負(fù)著為企業(yè)發(fā)展謀劃決策以及監(jiān)察決策順利實(shí)施而服務(wù)的重要職責(zé)。作為現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理的中樞，辦公室在現(xiàn)代管道企業(yè)發(fā)展中具有連接上下、協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通四方的特殊地位和作用。因此，辦公室要想充分發(fā)揮好其特殊地位和作用，還有許多有待創(chuàng)新和不斷完善的地方，本文針對(duì)現(xiàn)代管道企業(yè)辦公室管理工作特點(diǎn)，結(jié)合本人長期的辦公室管理工作的實(shí)踐，對(duì)做好現(xiàn)代管道企業(yè)辦公室全面管理工作進(jìn)行了一些探索，并提煉出了自己的“四化”管理模式成果。

一、辦公室管理信息化

辦公信息處理業(yè)務(wù)可分為三個(gè)方面：一是信息傳輸集成化;二是文檔信息無紙化;三是輔助信息自動(dòng)化;四是流程信息規(guī)范化;五是共享信息網(wǎng)絡(luò)化。

（一）信息管理集成化

現(xiàn)代化的辦公室管理系統(tǒng)由軟硬件及網(wǎng)絡(luò)組成，人對(duì)系統(tǒng)的合理使用，單一辦公系統(tǒng)同社會(huì)公眾信息系統(tǒng)的有機(jī)聯(lián)系，從而集成了現(xiàn)代化的開放式的辦公室管理系統(tǒng)，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得最新和完整的信息，提高領(lǐng)導(dǎo)層整體的反應(yīng)速度和決策能力。

（二）文檔信息無紙化

現(xiàn)代化的辦公室管理從傳統(tǒng)的各種紙質(zhì)文檔完全實(shí)現(xiàn)了無紙化，可使各類電子文檔（包括各種文件、資料、信息）能夠通過計(jì)算機(jī)文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔分門別類的保管，減少文件丟失的可能性，提高辦公室的可用空間，同時(shí)還能設(shè)定各部門按權(quán)限進(jìn)行文檔的檢索查閱和共享使用。

（三）輔助信息自動(dòng)化

辦公室是一個(gè)綜合職能部門，工作內(nèi)容多種多樣，涉及各項(xiàng)程序紛繁復(fù)雜，它牽涉的管理內(nèi)容比較多，如會(huì)議管理、車輛管理、物品管理、檔案管理等等，現(xiàn)代化的辦公室管理即是實(shí)現(xiàn)了這些日常事務(wù)性辦公工作的自動(dòng)化。

（四）流程信息規(guī)范化

在辦公系統(tǒng)都存在著大量流程化的工作，例如公文的簽發(fā)、合同的審核簽訂、各種申請(qǐng)書或假條的審批、請(qǐng)示、匯報(bào)、事務(wù)管理的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤等，都是一些流程化的工作，通過現(xiàn)代化的管理就可實(shí)現(xiàn)流程過程的自動(dòng)記錄和實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)跟蹤等，也保證各個(gè)環(huán)節(jié)中工作流程的規(guī)范化，可有效提高各部門人員及所在的單位辦公的工作效率。

（五）共享信息網(wǎng)絡(luò)化

通過運(yùn)用電子數(shù)據(jù)交換和網(wǎng)內(nèi)資源共享，在計(jì)算機(jī)間進(jìn)行交換和自動(dòng)化處理。例如電子公告、電子論壇、電子刊物，郵件系統(tǒng)，使內(nèi)部的規(guī)章制度、企業(yè)新聞簡報(bào)、技術(shù)交流、項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度、通知公告等能夠在企業(yè)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠及時(shí)了解企業(yè)最新的發(fā)展動(dòng)態(tài)和目前需要解決的問題，不僅使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢，而且也促進(jìn)了分布式辦公有效管理和遠(yuǎn)程辦公的可操作性實(shí)施。

二、辦公室管理科學(xué)化

（一）發(fā)揮好參謀助手作用，增強(qiáng)工作的科學(xué)性

發(fā)揮好辦公室的參謀助手作用，是實(shí)現(xiàn)決策民主化、科學(xué)化的重要環(huán)節(jié)和前提。主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：一是為各級(jí)部門及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地提供信息;二是圍繞企業(yè)的中心工作組織調(diào)查研究;三是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖做好重要文稿的起草工作;四是就重大的處理問題提出對(duì)策性建議。通過積極地做好以上三個(gè)方面的工作，從而發(fā)揮辦公室承上啟下的重要作用，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供科學(xué)的依據(jù)。

（二）發(fā)揮好督促檢查作用，注重落實(shí)的科學(xué)性

督促檢查是推動(dòng)決策落實(shí)的重要手段，也是辦公室工作的一項(xiàng)重要職能。辦公室的督促檢查作用，主要體現(xiàn)在協(xié)助各級(jí)各部門確保企業(yè)決策的貫徹執(zhí)行。主要任務(wù)有三項(xiàng)，即圍繞企業(yè)的重大決策、重要工作部署重點(diǎn)查辦;對(duì)領(lǐng)導(dǎo)同志批示和交辦事項(xiàng)專項(xiàng)查辦;抓住各單位和各部門反映較多和群眾反映強(qiáng)烈的問題主動(dòng)查辦。

1是要緊扣中心，突出重點(diǎn)。

督查工作的范圍很廣，大到重要決策，小到領(lǐng)導(dǎo)的具體批示，都可以作為督查工作的內(nèi)容，任務(wù)十分繁重。在這種情況下，辦公室如果不講科學(xué)面面俱到，就不會(huì)收到效果。因此督查工作一定要圍繞中心工作來開展，把主要力量放在促進(jìn)重大決策和領(lǐng)導(dǎo)重要批示的貫徹落實(shí)上。在實(shí)際工作中，要把事關(guān)改革發(fā)展穩(wěn)定的重大問題和職工群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問題作為督查的重點(diǎn)，通過對(duì)這些問題的督促檢查，突破障礙、消除梗阻，促進(jìn)問題的及時(shí)解決，推動(dòng)決策的順利實(shí)施。

2是盡職盡責(zé)，有查有果。

辦公室的督查工作是根據(jù)組織授權(quán)進(jìn)行的，必須盡職盡責(zé)抓落實(shí)，做到有查有果，有果必報(bào)。辦公室要圍繞中心和不同時(shí)期的重大決策和重要部署，開展督促檢查工作，通過階段性重點(diǎn)工作的落實(shí)，保證中心任務(wù)的完成，推動(dòng)全局工作的發(fā)展。要充分發(fā)揮自身的督查工作職能，建立跟蹤督查抓落實(shí)的科學(xué)機(jī)制，保證事事有回音，件件有著落，真正做到“議而決，決而行”。辦公室處在溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐位置，工作千頭萬緒，涉及方方面面。因此搞好督查，對(duì)于辦公室職能的有效發(fā)揮起著非常重要的作用。其中重中之重的是要充分發(fā)揮牽頭作用。辦公室發(fā)揮牽頭作用的一個(gè)重要體現(xiàn)，就是既要當(dāng)好“調(diào)度員”，又要當(dāng)好“服務(wù)員”。因此，辦公室在協(xié)調(diào)工作中必須顧大局、講政治，對(duì)于一些其他部門不便協(xié)調(diào)的事，要勇于承擔(dān)責(zé)任，既要敢于牽頭，當(dāng)好主角，又要善于協(xié)作，當(dāng)好配角，注意兼顧好方方面面的關(guān)系，善于調(diào)動(dòng)各方面的積極性，努力形成共謀事業(yè)、同圖發(fā)展的良好局面。

（三）合理配置內(nèi)部機(jī)構(gòu)，注重人合的科學(xué)性

辦公室管理系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)即辦公機(jī)構(gòu)是指對(duì)于工作任務(wù)如何分工，分組和協(xié)調(diào)合作。辦公室組織結(jié)構(gòu)的類型通常是按辦公室職能劃分的。辦公室管理系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)原則必須遵循下列原則：即，明確性、動(dòng)態(tài)性、適當(dāng)性。進(jìn)行組織設(shè)計(jì)時(shí)要考慮的四個(gè)因素為：一是工作專門化。是用于描述組織中完成某項(xiàng)工作任務(wù)需采取的若干步驟的細(xì)化程度。二是部門化。主要優(yōu)點(diǎn)在于提高工作績效的穩(wěn)定性。三是命令鏈。是一種不間斷的權(quán)力路線，從組織最高層延展到最基層，明確誰向誰匯報(bào)工作一類的問題。四是控制跨度。決定著組織要設(shè)置多少個(gè)層次，配備多少名管理人員，在其客觀存在條件相同時(shí)，控制跨度越寬，在成本組織方面的效率越高。

辦公室處于現(xiàn)代企業(yè)管理的中樞地位，它不僅是協(xié)調(diào)上下和內(nèi)外的綜合辦事部門，而且是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的輔助幫手，具有后勤保障、咨詢服務(wù)、信息收發(fā)等基本職能，工作任務(wù)十分瑣碎繁重。如果辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)不健全，人員配備不合理或素質(zhì)不合格，必將影響辦公室管理功能的正常發(fā)揮。因此，為了實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的辦公室管理，必須合理地設(shè)置辦公室的內(nèi)部機(jī)構(gòu)和配備齊全合格的工作人員，使辦公室由一支掌握較高理論水平、熟悉各項(xiàng)政策法規(guī)、較好的文字寫作能力和靈活協(xié)調(diào)公關(guān)能力的精干隊(duì)伍組成，以確保辦公室各項(xiàng)工作能順利開展。

三、辦公室管理精細(xì)化

（一）強(qiáng)化精細(xì)化管理規(guī)章制度

推行辦公室精細(xì)化管理，就要求辦公室工作必須走專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化之路。從強(qiáng)化精細(xì)化管理規(guī)章制度入手，依靠精細(xì)管理規(guī)章制度提升工作能力，把在工作中形成的管理經(jīng)驗(yàn)形成為工作制度，要按照精確、細(xì)致、深入的要求，明確崗位職責(zé)，優(yōu)化工作流程，完善責(zé)任體系，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。在狠抓管理規(guī)章制度落實(shí)的同時(shí)，還要抓住辦公室管理的薄弱環(huán)節(jié)建立健全并認(rèn)真執(zhí)行辦公室的各項(xiàng)管理規(guī)章制度和工作流程，堅(jiān)持按制度辦事，規(guī)范辦公室管理和服務(wù)行為，還要減少和避免人為因素的介入和工作部署的隨意性。通過完善和強(qiáng)化辦公室管理規(guī)章制度建設(shè)，努力營造高效有序的工作氛圍。

（二）培養(yǎng)精細(xì)化工作習(xí)慣。

精細(xì)化管理就是要求每位辦公室成員都要在日常工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，培養(yǎng)和養(yǎng)成細(xì)心做事、精細(xì)管理的意識(shí)和嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，把重視細(xì)節(jié)作為一種素質(zhì)、一種修養(yǎng)、一種工作態(tài)度。在辦公室工作中，要善于發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)，把注意力集中到關(guān)鍵點(diǎn)、銜接點(diǎn)、隱藏點(diǎn)和創(chuàng)新點(diǎn)上，從“細(xì)”上著眼，在“精”上下功夫，以“實(shí)”處做文章。培養(yǎng)精細(xì)化工作習(xí)慣最終是通過提升辦公室成員的整體素質(zhì)的方式實(shí)現(xiàn)，讓辦公室成員從中認(rèn)識(shí)并體會(huì)到精細(xì)化管理所帶來的良好效果。正如我們看到的：辦公室工作代表著企業(yè)的形象，辦公室人員的工作素質(zhì)都代表著辦公室內(nèi)在的管理素養(yǎng)，代表著整個(gè)企業(yè)的管理形象和作風(fēng)。

（三）堅(jiān)持精細(xì)化管理理念。

現(xiàn)代企業(yè)辦公室逐步努力將精細(xì)化管理上升為一種文化理念，營造“與時(shí)俱進(jìn)，力爭上游;互助奮進(jìn)，共同發(fā)展”的團(tuán)隊(duì)文化氛圍，高度重視精神和文化因素在辦公室工作中的獨(dú)特作用。通過加強(qiáng)隊(duì)伍政治素質(zhì)教育，積極營造出昂揚(yáng)向上的文化氛圍，形成每個(gè)辦公室成員都自覺認(rèn)同并努力為之奮斗的核心價(jià)值觀。本人認(rèn)為：制度僅能約束人表，文化卻能滲入人心，并激勵(lì)員工在工作中實(shí)現(xiàn)自我超越。辦公室人員要努力做到圍繞中心、服務(wù)大局，愛崗敬業(yè)、雷厲風(fēng)行、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，投身辦公室工作實(shí)踐，提高精細(xì)化管理理念，才能真正保持辦公室工作的持久活力，創(chuàng)造一流工作業(yè)績。

（四）辦公室管理量分化

辦公室量分化管理的一個(gè)明顯特點(diǎn)就是把握住人員、時(shí)間、效果三個(gè)環(huán)節(jié)。辦公室量分化管理，具體來說，就是對(duì)辦公室業(yè)務(wù)制定明確具體的定量標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定各個(gè)崗位應(yīng)該完成的工作量，包括時(shí)間和效果。

辦公室工作量化管理的主要方法是經(jīng)驗(yàn)估算法，是由有經(jīng)驗(yàn)的業(yè)務(wù)骨干和專家憑其實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)現(xiàn)行的工作內(nèi)容，技術(shù)要求和工作達(dá)標(biāo)條件等，與現(xiàn)有的有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析對(duì)比，估算出合理的定額。

工作抽樣法簡稱抽樣法、等距抽樣法或稱系統(tǒng)抽樣法。類型抽樣法也稱分層抽樣法模特計(jì)時(shí)法。工作定額打分法是針對(duì)辦公室管理業(yè)務(wù)中不確定因素較多的工作，采用的一種量化管理的方法，一般有兩種：按工作標(biāo)準(zhǔn)打分法和按工作構(gòu)成要素打分法。一般來說，辦公室業(yè)務(wù)工作消耗時(shí)間大體分為五種：

1、作業(yè)時(shí)間。作業(yè)時(shí)間是指能夠量化的重要工作項(xiàng)目的社會(huì)必要?jiǎng)趧?dòng)消耗量。

2、例行時(shí)間。這里是指工作人員每天都要處理的公事，這種時(shí)間不容易量化是它的特點(diǎn)。

3、授權(quán)時(shí)間。這里是指單位主管人員經(jīng)授權(quán)規(guī)定的事項(xiàng)的時(shí)間。

4、辦公產(chǎn)品生產(chǎn)時(shí)間。辦分室管理寫作時(shí)間一般包括：準(zhǔn)備材料時(shí)間;寫文搞時(shí)間;文搞寫好時(shí)間;校對(duì)時(shí)間。

5、非定額時(shí)間不能作為定量或量化管理時(shí)間，它不能計(jì)算在工作定額之內(nèi)。

制定工作定額，是為了更科學(xué)地管理和發(fā)揮工作人員的業(yè)務(wù)能力，為了更準(zhǔn)確地評(píng)價(jià)每個(gè)管理人員和業(yè)務(wù)人員的工作績效，從而更有效地發(fā)揮激勵(lì)的作用，最終目的是提高生產(chǎn)或工作效率和效益。工作考核也是為此目的服務(wù)的，時(shí)間的經(jīng)驗(yàn)證明，考核或評(píng)價(jià)既能產(chǎn)生積極的激勵(lì)作用，也能產(chǎn)生消極的負(fù)面影響。工作定額的考核原則：

1、質(zhì)量結(jié)合原則;2、工作定額考核與目標(biāo)管理相結(jié)合原則;3、工作定額考核;4、考核要結(jié)合激勵(lì)原則。

工作定額考核常用的方法：

1、計(jì)分法;2、加權(quán)法;3、評(píng)語記述法;4、目標(biāo)管理評(píng)價(jià)法;5、績效要素比較法。

評(píng)語記述法簡稱記述法，績效評(píng)價(jià)比較適用，分為積分評(píng)語和期望評(píng)語目標(biāo)管理評(píng)價(jià)法，是以目標(biāo)管理為基準(zhǔn)的評(píng)價(jià)方法。工作定額的修改期限是一年修改一次，二三年可定型。

辦公室工作量分化管理的計(jì)劃與實(shí)行準(zhǔn)備工作調(diào)查研究：直接調(diào)研法，間接調(diào)研法。調(diào)查主要是收集需要的信息。分析是確保調(diào)查質(zhì)量的過程為做好調(diào)查研究，要把信息進(jìn)行篩選、分類、整理，并寫出必要的評(píng)語或建議，而后提供給指定的計(jì)劃或決策環(huán)節(jié)。系統(tǒng)分析：工作或職務(wù)名稱的分析，辦公室工作職務(wù)分析，工作職責(zé)分析，生產(chǎn)勞動(dòng)強(qiáng)度分析，崗位人員結(jié)構(gòu)分析，辦公室工作環(huán)境分析，工作人員身體素質(zhì)分析試行、考核、總結(jié)。

辦公室工作人員必須解放思想、 更新觀念，努力培養(yǎng)、 鍛煉自己用新的思維方式進(jìn)行工作，不斷推出新思路、創(chuàng)出新模式;要積極認(rèn)知新生事物，探索新規(guī)律，掌握現(xiàn)代知識(shí)理論，增強(qiáng)研究新情況、解決新問題的能力;要摒棄舊體制下的條條框框，努力克服“閉著眼睛看世界”的封閉型思維方式和“但保平安，唯求平穩(wěn)”的守舊型思維方式，突破封閉僵化的舊觀念;要善于總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，探索新規(guī)律，不斷創(chuàng)造出更加豐富多彩、靈活多樣且行之有效的管道企業(yè)辦公室管理模式。

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