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計算機辦公自動化技術應用與研究

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計算機技術；辦公自動化；應用與研究

在計算機技術沒有引進辦公室之前，傳統的數據處理工作不僅信息量大、結構模糊和技術處理上的難度導致工作量的增加和錯誤率增加。隨著計算機技術的日益進步，借助其對數據信息的智能化處理被引進辦公室引用，辦公自動化就是基于計算機對數據信息強有力的處理和分析能力。將計算機技術應用到辦公自動化中主要目的就是在于全面利用信息資源來達到提升工作效率、保證工作質量。

1.計算機辦公自動化技術應用的現狀及發(fā)展趨勢

計算機辦公自動化技術在我國的應用已經逐漸步入成熟階段。下面本文就從其定義、功能層次、新技術三方面來簡要分析其目前的應用現狀以及今后的發(fā)展趨勢。

1.1 計算機辦公自動化的定義

目前國際上比較認同定義即：辦公自動化就是將計算機技術、通信技術、系統科學與行為科學應用于傳統的數據處理技術難以處理、且量很大而且結構又模糊的一些業(yè)務上的一項綜合性技術。定義中提到的一些量大、結構模糊的業(yè)務實際上就是指辦公室內的一些任務活動，根據不同的性質和辦公活動對辦公自動化有不同的理解和定義。辦公自動化技術在我國的不斷應用使其定義內容不斷發(fā)展并加入中國元素。

1.2 辦公自動化的功能層次

計算機辦公自動化系統根據其應用的功能不同總共分為三個層次即：事物級OA系統、信息管理級OA系統和決策支持級OA系統。三個功能系統之間相互聯系形成一個同一的OA系統。事物級的OA系統處于最基本的功能層次，主要處理一些小型的局域網上處理、電子表格、數據庫等的工具應用；信息級OA系統則建立在事物級OA系統之上，其主要功能在于對信息的處理能力，作為現代的機關單位必須在內部建立一個資源共享的數據庫以便優(yōu)化日常工作，提高辦公效率。決策級OA系統是最后一個層次，也是三個系統中級別最高的一個，建立在信息級層次之上對數據庫中提供的信息作出決策性課題，結合計算機內外部條件，作出相應的決策反應。

1.3 辦公自動化的新技術

新的科技發(fā)現為辦公自動化發(fā)展提供支持的同時也提供了新技術如云計算、物聯網、智慧辦公等方面。云計算就是將網絡連接在一起對各種軟件的資源、數據信息進行統一的管理。物聯網的出現主要作用就是可以在家辦公提高了辦公的效率和靈活性。最后的智慧辦公的重點在于辦公自動化系統與信息技術的鏈接。通過這些技術使得部門之間的聯系更加通暢。

2.計算機辦公自動化技術應用的優(yōu)勢

2.1 提高工作的有效性

計算機辦公自動化技術的應用可以利用計算機技術在機關內部建立共享數據庫，方便領導隨時查閱文件資料，及時發(fā)現問題并作出解決方案。另外通過先進技術對文件檔案進行排列編號，保持上傳下達的通暢性，提高工作的有效性。借助網絡技術將一些負責工作簡單化，避免了人員的重復勞動，進一步規(guī)范了公文處理行為。

2.2 借助計算機技術，實現資源共享

通過借助計算機技術，在機關內部建立內部網絡。經過有關部門相關人員的許可將方便人員查閱的相關文件資料放入共同的網絡中實現資源共享。辦公室內部資源共享提供了極大的便利，為機關內部實現人力、物力、財力的優(yōu)化配置起到重要作用。

2.3 借助計算機技術，實現信息檢索的便捷性

如今的社會已經步入了信息化時代，信息量及其大的今天領導只有在掌握了最及時、最準確的信息才能作出最佳的決策。大量的信息借助網絡平臺發(fā)散，借助網絡技術就可以隨時隨地的了解到想要知道的信息。機關單位通過建立內部網絡將單位中的一些文件資料等信息進行信息化、系統化、規(guī)范化管理并借助一些外部的網絡信息檢索方式進行專題內容的查詢，為領導的決策提供參考依據。

3.計算機辦公自動化技術應用的問題及解決措施

計算機辦公自動化技術的應用在為單位帶來便捷的同時也面臨著問題，找出這些問題所在并有針對性的解決問題至關重要。

3.1 計算機辦公自動化技術應用的問題

計算機辦公自動化技術在應用過程中遇到各種各樣的問題，大致上有操作系統問題、應用系統問題、網絡安全問題和管理不善的問題。

辦公自動化技術都是通過計算機實現，計算機在操作中一般是用Windows系統，該系統本身就存在很多問題，作為一種商業(yè)軟件其核心技術是對用戶保密的，同時在網絡協議的設計上也存在著脆弱性。應用系統的開發(fā)都是借助人力進行的因此不可能做到至善至美，因此會有漏洞的出現。網絡安全問題也是使用者最為頭疼也最普遍的問題，目前出現了黑客這一代名詞，借助各種計算機手段可以攻克他人電腦竊取內部資料信息。另外就是管理問題，對于任何組織和技術而言管理無疑至關重要，管理意識不強或者方式不對都會導致使用中的破壞或者后期維護不當。

3.2 辦公自動化問題的應對策略

針對上文提到例如系統問題、應用問題、安全問題以及管理問題可以采用相對應的措施改善。針對操作系統問題由于其屬于商業(yè)軟件核心技術用戶不了解，因次可采用自主開發(fā)，可以根據自身實際的需求進行定制性的開發(fā)。對于應用軟件問題的解決可分為兩類：一是對軟件設計上將問題盡量終止在設計階段，二是在軟件應用運行中及時進行反饋和維修。對于網絡安全主要來自兩個方面即黑客和病毒，這并不是不能夠提前預防的，有病毒的產生就會有殺毒軟件去解決，定期要人員對計算機進行殺毒和防火墻防護計算機網絡的安全。管理的強化在于管理者的管理意識，維護工作的落實以及不斷更新的新技術使用。

4.總結

在信息化時代中各單位借助先進技術提高辦公效率已成為趨勢，隨著社會的進步，計算機辦公自動化技術的應用只會越來越廣泛和普遍，因此在應用過程中要不斷發(fā)現問題解決問題，讓該技術真正的成為提高工作效率優(yōu)化資源配置的科技手段。

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［2］ 李源.計算機辦公軟件在辦公室的應用［J］.電子制作.2015（12）

［3］ 張海平.辦公室計算機辦公軟件的應用探討［J］.黑龍江科技信息.2015（32）

［4］ 陳玉霞.探討如何利用計算機辦公軟件提高審計的效率［J］.電子制作.2014（14）

隨著信息時代的到來，科學技術的進步，計算機應用已經深入到生活、工作、學習方方面面。辦公環(huán)境隨著計算機技術的應用越來越智能化、自動化和信息化。計算機技術在辦公室中的應用在對信息傳輸、處理以及管理方面帶來便利以外也伴隨著相應的問題產生，本文就計算機技術在辦公室中的應用進行分析研究，探索計算機辦公自動化技術應用的優(yōu)劣勢以及應對措施。