管先海+李興利

李興利（焦作市檔案局副研究館員）：據(jù)《四川工人日報》2014年10月9日報道，從7月起，珙縣總工會全面啟動困難職工調(diào)查走訪工作，截至目前，已完成4504戶困難職工入戶調(diào)查和建檔核查工作，其中特困職工1776戶，一般貧困職工1055戶，普通貧困職工1245戶，剔除不符合建檔條件和已脫貧的困難職工檔案428戶。（http：//scgrrb.newssc.org/html/2014-10/09/content_2126770.htm）近年來，在“經(jīng)濟社會發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里”的方針指引下，在各項事業(yè)發(fā)展中全國各地建立了許許多多這樣那樣的“檔案”。這些檔案平時如何管理，被“剔除”后又該如何管理，請大家發(fā)表看法。王茂躍（安徽師范大學(xué)文學(xué)院教授）：該報道是記者所寫，該記者應(yīng)該是非檔案人員。因此，對該記者所使用的“剔除”一詞，不宜按照我們檔案工作中的“剔除”去加以理解。文中所說的428戶，其實已經(jīng)說得很清楚，這些本來要么是不符合建檔條件的一些職工家庭戶但卻申報了困難家庭戶，要么曾經(jīng)是困難職工家庭戶但現(xiàn)在已脫貧了，不再符合困難職工家庭戶的條件了。該材料專題沙龍《如何管理被“剔除”的檔案》，很顯然，是指這兩種情況的職工家庭戶共428戶的檔案應(yīng)該怎么管理比較好。既然珙縣總工會已經(jīng)完成了建檔核查工作，這些檔案就是珙縣總工會進行這項工作活動所形成的記錄，無疑是珙縣總工會檔案的一部分，像小白菜所說“把不符合標(biāo)準的檔案退還給個人，作為家庭檔案的一部分進行保存”是不恰當(dāng)?shù)?，也是沒有依據(jù)的。這部分檔案尤其是已脫貧的職工家庭戶的檔案更有一定的參考價值，不宜銷毀，應(yīng)當(dāng)針對不同家庭的具體情況確定不同的保管期限予以保管。亓?xí)匀A（濮陽市檔案局館員）：我同意王茂躍老師的看法，該報道是記者所寫，該記者對于“檔案”一詞的理解可能還不是很清楚，調(diào)查后把檔案簡單地分成了困難職工和非困難職工兩類，認為對于不符合建檔條件和已脫貧的困難職工428戶的檔案應(yīng)該剔除。我認為，從檔案定義上看，我們所說的檔案是指機關(guān)、組織和個人在社會活動中形成的作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件。因此，對于這428戶非困難職工的材料，我認為應(yīng)該分為兩類：一類是不符合建檔條件的職工材料，我認為不屬于檔案，應(yīng)該退還給個人;另一類是已脫貧的困難職工家庭的材料，我認為不應(yīng)該銷毀，而應(yīng)該按年度對其分門別類進行保管，這部分材料一是屬于檔案的范圍，且已經(jīng)按照檔案的方法進行整理歸檔;二是真實地記錄了這些職工從貧困戶走向脫貧戶的過程，對今后制定困難職工的一些保障制度可起到查考作用。郭東升（臨清市檔案館研究館員）：我贊成王茂躍老師的觀點，不符合困難職工條件和已脫貧困難職工從困難職工名冊中除名，與把他們從已經(jīng)形成的檔案中剔除是不能同步的。這部分人不再是困難職工，但這部分人的困難職工檔案并不就意味著跟著剔除。其檔案的剔除與否要看其檔案是不是有保存價值。這些檔案雖失去了它們的證明與享受困難職工待遇的價值，但其他價值可能還是存在著。比如需要證明不夠條件的職工是如何成為困難職工的，脫貧職工脫貧前后的對比研究，等等。我看不符合困難職工條件和已脫貧困難職工還是不要從困難職工名冊中剔除，至少還是當(dāng)做定期檔案管理為妥。當(dāng)然，這部分檔案需要長久保存的，也可以重新編號進館。白樺（濮陽市檔案局館員）：對于珙縣總工會剔除的428戶不符合貧困職工條件的檔案，我認為不應(yīng)銷毀，也不應(yīng)歸還當(dāng)事人使其自己保管，而應(yīng)以其他類別形式進行保存，如按照脫貧職工類別進行保存等。這樣既真實地記錄了這些職工從貧困戶走向脫貧戶全過程，使其檔案具有統(tǒng)一性、完整性;又為珙縣總工會或其他單位開展宣傳教育活動、舉辦專題資料展覽、進行工作經(jīng)驗交流等提供了充實的第一手素材。另外，此類檔案管理的對象是困難職工，其本身就是一個動態(tài)過程，有出有入，新困難戶需要列入管理范圍，脫貧戶也存在返貧可能，這個變化和更新的過程，也為黨委政府決策、制定相關(guān)政策提供原始憑證和第一手材料。因此，脫貧困難戶檔案不應(yīng)被銷毀，應(yīng)該科學(xué)有效地利用檔案信息資料，因地制宜，靈活建立管理體制，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分散管理，充分發(fā)揮其積極作用，為維護困難職工權(quán)益服務(wù)，為珙縣總工會有效發(fā)揮相關(guān)職能提供有力保障。李正平（四川省榮縣檔案局）：關(guān)于報道中的“剔除不符合建檔條件和已脫貧的困難職工檔案428戶”，我是這樣理解的：其一，“剔除不符合建檔條件”應(yīng)是指不符合困難職工條件但在審批時因各種原因作為困難職工給予了相應(yīng)政策扶持或待遇的，現(xiàn)在取消其待遇。其二，“剔除已脫貧的困難職工”，應(yīng)是指取消脫貧后職工享受的相應(yīng)待遇。其待遇取消了，但其審批類檔案及日常管理類檔案是實施對困難職工給予相應(yīng)扶持或資助這惠民政策事務(wù)過程中形成的歷史記錄，其形成、保管、利用與處置應(yīng)按檔案的要求處理。關(guān)于困難職工檔案名冊，應(yīng)按年度歸檔，哪年形成的就歸哪年;也不存在把以前形成的名冊中的名字“剔除”的問題。何超（清豐縣檔案局局長）：這個沙龍實際上是在討論動態(tài)檔案的管理問題，動態(tài)檔案在實際工作中很多，大都是專業(yè)檔案，就其管理范圍而言常有變動。文中提到的困難職工檔案就是其一。文中“剔除不符合建檔條件和已脫貧的困難職工檔案”的說法，證明不管是困難職工，還是不符合建檔條件和已脫貧的困難職工，經(jīng)調(diào)查走訪都已經(jīng)建立了檔案，否則就不存在“剔除檔案”的問題，檔案既已建立就應(yīng)加強管理，不是“剔除”，而是分類管理為上，所以，從加強檔案管理的角度來說，不管是困難職工檔案，還是不符合建檔條件和已脫貧的困難職工的檔案都應(yīng)加強管理，只是為便于利用與管理起見，應(yīng)將其分類管理保存，即分為困難職工檔案、不符合困難職工建檔條件檔案和已脫貧困難職工檔案。王鳳珍（臺前縣檔案局館員）：近年來，在“經(jīng)濟社會發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里”的方針指引下，各地檔案館（室）收集整理了許許多多這樣那樣的“檔案”，館藏檔案的種類逐年增多，服務(wù)范圍不斷擴大，服務(wù)能力不斷增強，這些檔案在服務(wù)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟社會建設(shè)中起到了舉足輕重的作用，都應(yīng)該保存。至于《珙縣總工會三級調(diào)查，剔除已脫貧困難職工》那篇報道的內(nèi)容實質(zhì)也不是為了減輕館庫壓力而把那428戶已脫貧困難職工檔案“剔除”移出檔案館（室），而是為了進一步摸清全縣困難職工底數(shù)，為有效實施困難職工個性化幫扶，積極爭取省、市總工會幫扶工作項目落戶珙縣做好準備。“剔除”那些檔案，只是說明那428戶不在幫扶范圍了，即便當(dāng)時不再是扶貧幫扶的依據(jù)，但那也是當(dāng)?shù)亟?jīng)濟社會發(fā)展的歷史見證，是當(dāng)?shù)匦奘肪幹镜闹匾Y料，從“檔案”的角度來說，仍然要繼續(xù)保存，不應(yīng)輕易銷毀。田潤（濮陽市檔案局館員）：被剔除的428份困難職工檔案分為兩種情況：一種是不符合建檔條件的。也就是說有不符合困難職工條件的“困難職工檔案”。這種造假情況一經(jīng)查實，肯定會立即將其除名，為其所建立的紙質(zhì)檔案也就沒有保存的意義，我認為應(yīng)該查實后統(tǒng)一妥善銷毀。另一種是已經(jīng)脫貧的困難職工。據(jù)《四川省總工會困難職工檔案管理暫行辦法》第十二條“各建檔單位要對檔案實行動態(tài)管理，做到隨時發(fā)現(xiàn)隨時錄入，隨時變化隨時調(diào)整，隨時脫困隨時注銷。建檔2年以上的臨時救助檔案應(yīng)予以注銷。各級工會每年11月對檔案集中進行清理更新，并統(tǒng)一于當(dāng)年11月底向上級工會報告清理情況”之規(guī)定，脫貧后的困難職工的電子信息會及時被注銷，那么只留下曾申報為“困難職工”的紙質(zhì)檔案。它的去向是我們探討的核心。據(jù)《四川省總工會困難職工檔案管理暫行辦法》第十條規(guī)定，困難職工檔案包括：《困難職工檔案》紙質(zhì)原件，身份證、戶口本、相關(guān)困難證明復(fù)印件。我認為這4件檔案只有《困難職工檔案》紙質(zhì)原件有保存價值，它的價值也僅是證明某職工曾被工會認定為困難職工這一點，其他是毫無用處。最好的途徑應(yīng)是工會檔案室自己保存1至2年，確保曾經(jīng)的困難戶無異議后移交檔案館，保管期限應(yīng)該為定期10年。王富忠（濮陽縣檔案局副局長）：我就被“剔除”的困難職工檔案的管理問題談些個人認識：其一，困難職工檔案是一種動態(tài)管理的檔案，在沒有被“剔除”之前，管理部門的工作人員經(jīng)常使用是肯定的。此時的困難職工檔案無法作為辦理完畢的檔案被整理好后，而被存放起來備查，這與我們縣正在整理的低保檔案如出一轍。其二，被“剔除”的428份檔案，是困難職工檔案的一部分，是當(dāng)時困難職工的真實檔案記錄，隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展和時代的變遷，每年都會有一批新的因貧困而加入的困難職工檔案，也會有一批新的因脫貧和其他原因而被“剔除”的困難職工檔案，此時的被“剔除”的困難職工檔案才是真正的應(yīng)該被整理后保存起來的困難職工檔案。其三，關(guān)于困難職工檔案的存放地點。沒有被“剔除”那部分檔案資料，應(yīng)該存放在管理困難職工的職能股室，作為管理人員管理困難職工，發(fā)放扶貧資金的依據(jù)，被“剔除”那部分檔案資料，應(yīng)該整理好后，由職能股室移交到總工會檔案室或縣檔案館保存。其四，關(guān)于困難職工檔案的種類劃分、整理方法和保管期限的界定。困難職工檔案是一種專業(yè)檔案。整理方法視困難職工檔案資料的形成規(guī)律，可參考人事檔案的整理方法而整理。保管期限可定為30年或50年。??? （摘自《檔案界》網(wǎng)站）endprint