和慶云

摘 要：人事檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，是以個人為單位組合起來的，起著記錄和憑證的作用，它反應(yīng)的是個人歷史的成長，其內(nèi)容是經(jīng)過組織審查或認(rèn)可的。本文主要結(jié)合當(dāng)前形勢，對企業(yè)人事檔案目管理狀況進(jìn)行解讀，并提出建議。

關(guān)鍵詞：解讀；人事檔案管理

1 企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案材料存在部分失真現(xiàn)象

在人事檔案管理過程中，發(fā)現(xiàn)部分個人檔案中年齡、工齡、黨齡有出入，學(xué)歷材料也存在不全現(xiàn)象，這些使個人檔案喪失了真實性和權(quán)威性。因此，我們按照相關(guān)要求對每卷檔案進(jìn)行“三齡一歷”的審核，以確保其真實性。例如，員工王某，其檔案中出生年月有好幾個，按單位勞資上記錄今年已到退休年齡，本人數(shù)次反映其出生年月有誤，組織上派人查檔案，確定以第一張招工表填寫為準(zhǔn)，組織認(rèn)定退休年齡維持不變。

1.2 檔案材料歸檔不及時

某些單位改制致使原單位不存在，導(dǎo)致相關(guān)材料難以收集補充。長期以來，個人也不夠重視，取得學(xué)歷材料有些存放在個人手里或不知到哪里去了，這種現(xiàn)象在市場化用工和勞務(wù)合同工檔案中較多，這些破壞了人事檔案的完整性及整體性，給人事檔案的管理及更好的掌握員工動態(tài)帶來不利。

1.3 人事檔案分類類別復(fù)雜

由于本企業(yè)特殊地理位置，在管好、用好在職人員檔案的前提下，需確保其他檔案（退休、死亡、改制企業(yè)、流動等人員檔案）正常運轉(zhuǎn)。例如：死亡人員吐某，去逝前雙方為再婚家庭，且雙方均帶有子女，在吐某去逝多年后，男方家子女為房產(chǎn)繼承起糾紛，相關(guān)部門通過查閱吐某去逝前檔案中履歷表家屬一欄實際情況，依據(jù)法律規(guī)定確定其妻繼承權(quán)，避免了女方受到傷害，保障了婦女的合法權(quán)益。

1.4 整理人事檔案工序繁雜

按照干部人事檔案工作目標(biāo)管理的要求，對收集歸檔的材料在一個月內(nèi)歸入人事檔案內(nèi)，每兩年裝訂歸檔一次。按照檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)檔的材料要做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。由于每年都有新材料增加，檔案管理人員常年忙于散材料的收集、鑒別、入檔等繁雜而重復(fù)性的工作，沒有精力與時間對人事檔案進(jìn)行一些研究性、探討性的開發(fā)與利用。

1.5 人事檔案宣傳力度不夠

人事檔案工作是一項內(nèi)部性、保密性很強的工作，因此要強化人事檔案的宣傳，讓人們了解個人人事檔案的重要性，通過宣傳，使人們養(yǎng)成重視個人檔案的行為，養(yǎng)成自覺、主動關(guān)注自己個人檔案的去向。

2 人事檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用

2.1 由于檔案起著依據(jù)、憑證的作用，所以它有極強的法律效益

人事檔案不僅為單位用人、選人等工作服務(wù)，同時也為個人利益服務(wù)，對個人來說，就業(yè)、考研、出國政審、職稱評審、社會保險、入黨入團、退休手續(xù)辦理以及各項證明的出具都以檔案材料的審核為依據(jù)。如某單位退休職工薛某原是紅軍身份，在文革中被打成叛徒、歷史反革命分子，紅軍身份也被取消。1986年退管站領(lǐng)導(dǎo)聽說此事，深知文革中搞了很多冤假錯案，讓很多人蒙受了冤屈，決心把薛某的問題搞清楚。退管站領(lǐng)導(dǎo)通過各級組織、多方面查找資料，最后，在某辦事處的一大堆待處理的廢舊文字材料中，翻出了已經(jīng)紙張破損、發(fā)黃的原始檔案。退管站領(lǐng)導(dǎo)重新把薛某的檔案裝訂好并呈送×××黨委組織部審核?！痢痢咙h委組織部于×××年2月14日，以新黨組審字[×××]010號文批復(fù)，為薛某恢復(fù)紅軍身份。

2.2 人事檔案不僅為企業(yè)的選人、用人提供有價值的參考信息，對企業(yè)人力資源的合理配置也有促進(jìn)作用

人事檔案是人力資源管理的組成部分，利用檔案中員工的歷史和工作經(jīng)歷，根據(jù)個人能力和不同特點，預(yù)測其發(fā)展?jié)摿?，進(jìn)行科學(xué)管理和合理配置，把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人盡其才的作用。

2.3 人事檔案在組織人事部門考察任用干部中有著重要作用

由于人事檔案中詳細(xì)地記錄了個人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷以及業(yè)績表現(xiàn)、專長愛好等情況，考察任用干部時有著重要的參考價值，并直接關(guān)系到組織人事部門對干部選拔、任用的準(zhǔn)確性。

3 對企業(yè)人事檔案管理工作的幾點建議

3.1 領(lǐng)導(dǎo)對檔案的關(guān)心與支持，是做好人事檔案管理工作重要保障

每個人對待檔案的視角不同，領(lǐng)導(dǎo)從企業(yè)的全局出發(fā)來權(quán)衡工作，人事檔案管理人員則多從自己的專業(yè)角度來思考問題。而檔案管理工作歸根到底是要為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的，檔案管理人員應(yīng)與其形成材料的部門人員建立良好的互動關(guān)系，讓自己更好的開展工作。

3.2 人事檔案管理人員對接收的各類材料，要進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地鑒別

有些人對人事檔案內(nèi)容不了解，對不符合歸檔要求的材料也交由檔案室保管，比如入學(xué)通知書、獨生子女證、結(jié)婚證等材料，檔案人員要根據(jù)人事檔案歸檔范圍及時進(jìn)行鑒別處理，以保證人事檔案管理的準(zhǔn)確性及嚴(yán)肅性。

3.3 提高人事檔案管理人員的整體素質(zhì)及管理水平

隨著現(xiàn)代化技術(shù)的不斷加強，人事檔案工作管理人員除了要掌握檔案管理的各項基礎(chǔ)知識、理論知識外，更要掌握和加強現(xiàn)代化管理手段，利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)，管理好本單位的人事檔案，提高工作效率和延長人事檔案壽命，更好的為企業(yè)建設(shè)服務(wù)，用檔案信息化推動檔案管理工作的現(xiàn)代化。

3.4 加大人事檔案的宣傳力度

通過借助企業(yè)宣傳媒體，營造良好的外部環(huán)境，宣傳人事檔案與個人關(guān)系、人事檔案與企業(yè)的關(guān)系等內(nèi)容，從而激發(fā)人們從思

想上、行動上形成自覺、主動地向組織人事部門移交具有保存價

值的個人檔案材料的積極性，從而保證人事檔案的完整性及延續(xù)性。

人事檔案管理工作是一項平凡而又機密性極強的工作，在當(dāng)前形勢下，企業(yè)及檔案管理人員要以全新的思維、全新的視角、全新的理念、全新的舉措主動適應(yīng)檔案工作新常態(tài)，充分認(rèn)識到人事檔案管理的科學(xué)化、高效化、現(xiàn)代化對企業(yè)在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面提供準(zhǔn)確完整的第一手資料的重要性，從而更好地為企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。