周勇生

很多用戶在使用“查找和替換”功能時，只能進行一些簡單的替換，不少靈活多變的特殊替換，他們就知之甚少了。為了幫助大家通曉Word 2007文檔字符替換奧妙，本文現(xiàn)在就從實戰(zhàn)角度出發(fā)，總結一些這方面的使用技巧，希望能達到拋磚引玉的目的！

在局域網(wǎng)工作環(huán)境中，各種各樣的不速用戶在編輯Word 2007文檔時，采用的操作方法，與傳統(tǒng)版本W(wǎng)ord文檔并沒有明顯區(qū)別，用戶可以巧妙使用Word程序自帶的“查找和替換”功能，來提高操作效率。只是，很多用戶在使用“查找和替換”功能時，只能進行一些簡單的替換，不少靈活多變的特殊替換，他們就知之甚少了。為了幫助大家通曉Word 2007文檔字符替換奧妙，本文現(xiàn)在就從實戰(zhàn)角度出發(fā)，總結一些這方面的使用技巧，希望能達到拋磚引玉的目的！

常規(guī)替換操作

與Word 2003程序相比，Word 2007程序的“查找和替換”功能在位置上已經(jīng)發(fā)生變化，初次使用該程序的用戶可能會感覺很不習慣。其實，它們的操作方法還是相同的，具體步驟為：

首先開啟Word 2007程序，打開需要編輯處理的Word文檔，切換到“開始”功能區(qū)域，按下“編輯”分組中的“替換”按鈕，彈出“查找和替換”設置框，點擊“替換”標簽，展開如圖1所示的標簽設置頁面。

其次在“查找內容”位置處，輸入待替換的關鍵字，在“替換為”位置處輸入替換后的內容。要想進行依次替換時，只要按下“替換”按鈕，要想將當前編輯界面中的所有關鍵字全部替換掉時，只要按下“全部替換”按鈕即可。結束替換任務后，按下“關閉”按鈕退出查找和替換設置框。如果想進行復雜的替換操作，可以單擊查找和替換設置框中的“更多”按鈕，在其后界面中就能進行自定義替換操作了。由于無論進行特殊替換還是普通替換，操作路徑基本上都是相同的，大家盡量可以使用Ctrl+H功能鍵，來快速進入查找和替換設置框，以提高工作效率。

進行格式替換

對于文字替換操作，相信很多人都已經(jīng)非常熟悉了。而一些篇幅較長的Word文檔，往往包含有豐富的版面格式，如果想對這些特殊的格式進行查找、替換或刪除時，也可以使用“查找和替換”功能，以提升排版工作效率。比方說，要將當前文檔編輯界面中的所有黑體文字，全部設置為紅色字體時，不妨進行下面的替換操作：

首先使用Ctrl+F功能鍵，展開查找和替換設置對話框，刪除“查找內容”文本框中的已有內容，點擊“更多”按鈕，彈出搜索選項設置區(qū)域，按下“查找”位置處的“格式”按鈕，從彈出的下拉菜單中點擊“字體”命令，打開如圖2所示的查找字體對話框，在這里將需要查找的字體選擇為“黑體”，確認后返回。

其次在搜索選項設置區(qū)域，點擊“閱讀突出顯示”按鈕，以確保將所有滿足查詢要求的內容都突出顯示出來。之后點擊“在以下項中查找”按鈕，選擇下拉菜單中的“主文檔”選項，這樣Word 2007程序僅會查找主文檔中的所有內容，并將與關鍵字保持匹配的內容查找并突出顯示出來。

接著點擊查找替換對話框中的“替換”標簽，在該標簽頁面的“搜索選項”設置區(qū)域，點擊“替換”位置處的“格式”按鈕，選擇下拉菜單中的“字體”命令，切換到字體設置對話框，將字體顏色設置為“紅色”，點擊“確定”按鈕返回，再按下“全部替換”按鈕，所有符合查找條件的文字內容都會被自動替換成紅色字體。

設置結束后，用鼠標點擊文檔編輯界面中的空白區(qū)域，取消文字內容的突出顯示效果。同樣地，我們可以在查找替換格式設置框中，同時設置多項格式選項，以實現(xiàn)更為復雜的版面格式替換操作。比方說，可以將某種類型字體的段落內容批量設置為斜體顯示，可以將特定顏色的文字內容批量修改為另外一種字體等等。

進行模糊替換

有的時候，需要查找替換的內容并不明確，這樣我們就無法在“查找內容”文本框中設置固定關鍵字，此時要是靈活使用通配符，進行模糊查詢替換，往往能夠收獲奇效。比方說，如果希望將當前編輯界面中書名號里的內容，批量替換為某種類型的格式時，只能將查找關鍵字設置為模糊的表達式，而不能使用具體的內容，因為當前編輯界面中包含書名號的位置不止一處，而且書名號里面的內容也不相同，我們只能使用“*”這個通配符，表示書名號里面的不同內容。

常用的通配符“？”代表任意單個字符，涵蓋任意字母，比方說，使用“s？t”關鍵字能搜索到“sit”、“set”、“sat”等內容。“*”通配符代表任意多個字符，比方說，使用“1*3”關鍵字能搜索到所有以“1”開始、“3”結束的字符串內容。“[]”通配符表示指定其中一個字符，比方說，使用“s[ie]t”關鍵字能搜索到“sit”和“set”內容?！癧-]”通配符代表特定范圍內任意單個字符，其中特定范圍需要按照升序來指定，比方說使用“[b-h]at”關鍵字能搜索到cat、fat、eat等內容，使用“[0-9]”關鍵字能搜索到所有數(shù)字內容，使用“[a-z]”或“[A-Z]”關鍵字能搜索到所有字母內容。除此而外，還有很多通配符可以利用，例如“{n}” 表示n個重復的前一字符或表達式，“>”表示以指定單詞結尾，“@”表示一個以上的前一字符或表達式，“{n，}”表示至少 n個前一字符或表達式等等。

假設，某一篇Word文檔中包含多個書名內容，排版時需要將書名內容都設置為黑體、紅字效果，由于文檔中包含多個不同的書名，所以查找關鍵字只能使用“*”通配符。在進行具體查找替換時，可以先通過Ctrl+H功能鍵展開替換標簽設置頁面，在“查找內容”文本框中輸入“《*》”關鍵字，如圖3所示。

之后將鼠標移動到“替換為”文本框中，將其中已有內容刪除掉，并在搜索選項區(qū)域處選中“使用通配符”選項，再點擊“格式”按鈕，選擇下拉菜單中的“字體”命令，進入字體設置對話框，在這里將字體選擇為“黑體”，將文字顏色選擇為“紅色”，確認后按下“全部替換”按鈕，就能實現(xiàn)快速替換操作。

進行圖像替換

現(xiàn)在，編輯、排版Word文檔材料時，不少人都會追求圖文并茂效果。如果希望在Word文檔材料中插入大量相同的圖標時，按照常規(guī)方法插入，效率肯定不高，而巧妙利用Word 2007程序的“查找和替換”功能，可以獲得意想不到的效果。

在進行圖像替換操作時，可以先在需要插入圖像的位置輸入某個標記符號，該符號可以是不常用的字母或數(shù)字，也可以是￥之類的特殊符號，但必須確保該符號在當前文檔界面中沒有出現(xiàn)過，假設，我們這里插入“&”符號。等到Word文檔內容全部輸入結束后，依次點擊“插入”、“圖片”命令，彈出文件選擇對話框，導入目標圖片文件，之后選中導入的圖片，并用鼠標右鍵單擊之，執(zhí)行快捷菜單中的“復制”命令，如圖4所示。

接著使用Ctrl+H功能鍵，展開查找和替換設置對話框，在“查找內容”文本框中輸入關鍵字“&”，在“替換為”文本框中輸入“^c”（這里的c一定是小寫格式），按下“全部替換”按鈕，就能將之前插入的圖片批量插入到Word文檔編輯界面中了。

進行標記替換

在平時編輯、排版文件時，總會遇到換頁標記、跳格制表符、硬回車標記、軟回車標記、分頁符標記、分節(jié)符標記等一些特殊的標記，如果需要對這些特殊標記符號進行修改或合并時，不妨通過“查找和替換”功能，對目標標記符號進行快速替換操作。在“查找內容”或“替換為”文本框中，使用“^p”關鍵字可以查找指定段落標記，使用“^n”關鍵字可以查找指定分欄符標記，使用“^t”關鍵字可以查找指定制表符標記，使用“^m”關鍵字可以查找指定手動分頁符標記。值得注意的是，選中“使用通配符”復選框后，Word 2007程序不識別在“查找內容”文本框中輸入的用于尾注和腳注標記或空白區(qū)域的代碼，如果想查找這些項目時，不妨在“查找內容”文本框中輸入下列替換代碼：輸入“^2”關鍵字，可以查找腳注或尾注標記，輸入“^12”關鍵字，可以查找分節(jié)符標記，輸入關鍵字“空格{1，}”，可以查找文檔編輯界面中的空白區(qū)域等。

例如，某文檔材料中的內容是從網(wǎng)上粘貼過來的，包含了若干個多余的空行符號，采用手工方法將其刪除，既繁瑣又累人，現(xiàn)在使用標記替換方法，可以很輕松地將位于不同位置處的多余空行輕松刪除掉。在進行這項操作時，先用Ctrl+H功能鍵，彈出查找和替換設置對話框，在“查找內容”文本框中輸入關鍵字“^p^p”（如圖5所示），這里的“p”符號一定要小寫，在“替換為”文本框中不輸入任何內容，或者輸入“^p”關鍵字，按下“全部替換”按鈕后，所有多余的空行全部從Word文檔材料中消失不見了。同樣地，如果要刪除當前編輯界面中的所有分節(jié)符標記時，只要在“查找內容”文本框中輸入關鍵字“^b”，“替換為”文本框保持空白，再執(zhí)行“全部替換”命令即可。

進行段落替換

在一些長篇幅的文檔材料中，可能同時存在多級標題或多個段落，每級標題或每個段落采用的字體、字號可能都不相同。倘若現(xiàn)在想調整當前編輯界面中主體內容的字體，要是使用“全選”命令處理，顯然會影響所有標題或段落的字體字號，要是采用格式刷，長篇幅的文檔處理起來，簡直就是費心費力。其實，使用Word 2007程序提供的“查找和替換”功能，可以很輕松地避免這種煩惱。

在進行段落替換時，首先使用Ctrl+H功能鍵，調出查找和替換設置對話框，刪除“查找內容”文本框中已有內容，如果沒有內容直接將其保留為空白。接著展開搜索選項設置區(qū)域，點擊“查找”位置處的“格式”按鈕，從彈出的如圖6所示下拉菜單中，選擇“段落”命令，切換到段落設置對話框，對需要查找的段落進行合適設置。之后，在“替換為”文本框中也不要輸入任何內容，同時點擊“替換”位置處的“格式”按鈕，選擇下拉菜單中的“字體”或“段落”命令，在其后界面中設置好替換成的字體、字號或段落設置，最后按下“全部替換”按鈕，完成段落替換操作任務。要是擔心在替換過程中發(fā)生錯誤時，可以單擊“查找下一處”按鈕，進行依次替換操作。

進行單詞替換

在處理一篇英文文檔材料時，可能會涉及到不同時間點、不同比較級別、不同數(shù)量的英語單詞替換問題，如果需要替換的英語單詞數(shù)量很多，采用手工方法操作，顯然是一件十分可怕的事情。這時，使用Word 2007程序提供的“查找和替換”功能，進行英語單詞批量替換，可以大大提升編輯處理效率。

比方說，某篇英語試卷文件中，老師希望將試卷中的dog替換為cat的同時，還想將文檔編輯界面中的“dogs”同步替換為“cats”。要完成這種類型的替換任務，可以先使用Ctrl+H功能鍵，調出查找和替換設置對話框，要是無法找到“查找單詞的所有形式”選項時，不妨按下“更多”按鈕，展開搜索選項設置區(qū)域，選中對應區(qū)域下面的“查找單詞的所有形式”選項。

之后在“查找內容”文本框中，輸入要搜索的關鍵字，這里應該輸入“dog、dogs”。下面在“替換為”文本框中，輸入要替換成的內容，這里應該輸入“cat、cats”（如圖7所示），再按下“查找下一處”或“全部替換”按鈕，對目標文檔內容進行依次替換或全部替換操作，這樣就能提高修改速度了。

當然，要提醒大家注意的是，在進行英語單詞替換操作時，盡量點擊“替換”按鈕，而不要輕易執(zhí)行“全部替換”命令，這樣能確保每一處替換都正確。在查找和替換文本時，應該盡量使用同樣的時態(tài)和詞性，比方說可以查找“observe”，并將其替換成“see”，這兩個關鍵字使用的都是相同時態(tài)。