●邵莉娟（浙江建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館，杭州　311231）

基于Scrum的高職圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)項(xiàng)目管理研究

●邵莉娟（浙江建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館，杭州311231）

［關(guān)鍵詞］Scrum；高職圖書館；文獻(xiàn)資源建設(shè)；項(xiàng)目管理

［摘要］在對2012～2013年浙江省高職圖書館資源建設(shè)和利用現(xiàn)狀分析中發(fā)現(xiàn)，高職圖書館普遍存在高成本與低產(chǎn)能現(xiàn)象。為構(gòu)建文獻(xiàn)資源建設(shè)的有效途徑，引進(jìn)Scrum方法。通過敏捷方法在浙江建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)中的運(yùn)用實(shí)例，介紹Scrum的概念、角色、原理、方法、流程等。

文獻(xiàn)資源建設(shè)與管理是學(xué)校教學(xué)和科研水平的標(biāo)志之一，也是高職圖書館發(fā)展的基本使命。［1］從“教育部高校圖書館事實(shí)數(shù)據(jù)庫”中篩選出連續(xù)兩年提交完整的圖書館建設(shè)狀態(tài)數(shù)據(jù)，且代表浙江省高職高專院校各發(fā)展類型的13所高職圖書館年度投入經(jīng)費(fèi)（包括購紙質(zhì)資源經(jīng)費(fèi)、購電子資源經(jīng)費(fèi)）、資源使用情況（包含生均借閱量、生均下載量）進(jìn)行分析，54%的學(xué)校對圖書館的文獻(xiàn)資源建設(shè)經(jīng)費(fèi)呈現(xiàn)逐年增長的趨勢。然而，圖書館資源使用呈現(xiàn)遞增趨勢的只有38%。分析2012～2013年生均年度投入經(jīng)費(fèi)與生均資源使用情況有效數(shù)據(jù)關(guān)系（如圖1、圖2所示），可以看出投入與產(chǎn)出在多數(shù)圖書館并不成正比，而且樣本數(shù)據(jù)中，38%的高職圖書館在資源建設(shè)過程中存在高成本、低產(chǎn)能現(xiàn)象。注重文獻(xiàn)資源的建設(shè)、提高文獻(xiàn)資源服務(wù)質(zhì)量和用戶滿意度、提升資源建設(shè)經(jīng)費(fèi)的使用績效、尋求有效的文獻(xiàn)資源建設(shè)路徑，已成為高職圖書館科學(xué)發(fā)展面臨的主要課題。［2］因此，浙江職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館在文獻(xiàn)資源建設(shè)實(shí)踐探索中，引進(jìn)Scrum方法，在學(xué)校投入經(jīng)費(fèi)穩(wěn)步增長的同時(shí)，以保證各類型資源使用率的穩(wěn)步提升，從而切實(shí)實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)績效。

圖1　2012～2013年浙江省13所高職圖書館生均投入建設(shè)經(jīng)費(fèi)

圖2　2012～2013年浙江省13所高職圖書館生均資源使用情況

1　Scrum簡介

Scrum這個(gè)詞來自于橄欖球比賽，意思是橄欖球里的爭球。Scrum是建立在多個(gè)小型團(tuán)隊(duì)緊密合作基礎(chǔ)上的迭代式增量軟件開發(fā)模型。美國人Jeff Sutherland和Ken Schwaber在一個(gè)IBM項(xiàng)目合作中，對Scrum作了詳盡的研究，并于1995年在OOPSLA大會上第一次向世人介紹了Scrum。進(jìn)入21世紀(jì)，互聯(lián)網(wǎng)帶來的巨變使敏捷方法受到了更多開發(fā)團(tuán)隊(duì)的青睞，而Scrum以其擴(kuò)展性、門檻低、名字和術(shù)語更容易被項(xiàng)目經(jīng)理接受等因素，［3］逐漸成為軟件開發(fā)領(lǐng)域最新鮮、最熱門的詞。Scrum雖然是一種純粹的敏捷方法，在多數(shù)情況下，只被應(yīng)用于軟件開發(fā)領(lǐng)域，但到了今天，Scrum的影響已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出軟件開發(fā)，成為部門戰(zhàn)略、項(xiàng)目管理等方面完成各種任務(wù)的創(chuàng)新方法，正在改變著世界。文獻(xiàn)資源建設(shè)作為圖書館一項(xiàng)長期、系統(tǒng)的建設(shè)項(xiàng)目，與軟件開發(fā)相同，其目標(biāo)的確定取決于用戶需求的性質(zhì)及滿意度。因此，在圖書館實(shí)踐管理中，可以嘗試將Scrum引入文獻(xiàn)資源建設(shè)項(xiàng)目。

2　Scrum在高職圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)中的應(yīng)用

2.1角色

Scrum可根據(jù)具體的情況和數(shù)據(jù)作出快速?zèng)Q策，這就需要一支受過良好和專業(yè)訓(xùn)練的團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)角色都能夠?qū)崿F(xiàn)自我管理和溝通，為共同目標(biāo)專注于團(tuán)隊(duì)工作。敏捷方法重在簡潔，因此，在設(shè)計(jì)高職圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)項(xiàng)目管理角色時(shí)，只需強(qiáng)調(diào)基本的原理而不必有嚴(yán)格規(guī)定。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中必須每人都有相應(yīng)的技能和知識承擔(dān)對應(yīng)的職責(zé)，圖3顯示了高職圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)項(xiàng)目敏捷管理角色定義。

圖3　高職圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)項(xiàng)目敏捷管理角色定義

Scrum主管，圖書館館長作為一個(gè)“服務(wù)型領(lǐng)導(dǎo)”協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)，讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)作為一個(gè)整體參與所有決策。主要負(fù)責(zé)制定、實(shí)施和持續(xù)改進(jìn)資源建設(shè)流程；負(fù)責(zé)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度；負(fù)責(zé)管理團(tuán)隊(duì)成員，包括分配任務(wù)、獲得承諾及需要時(shí)作出專業(yè)方面的決定；負(fù)責(zé)管理風(fēng)險(xiǎn)等。

圖書館辦公室作為項(xiàng)目管理辦公室并不直接參與文獻(xiàn)資源建設(shè)的管理控制，而是負(fù)責(zé)整合角色，在需要時(shí)提供咨詢和支持服務(wù)。

項(xiàng)目的產(chǎn)品經(jīng)理角色由圖書館資源采購工作人員承擔(dān)。在大多數(shù)情況下，敏捷項(xiàng)目中產(chǎn)品經(jīng)理則取代了原來分析師的部分職責(zé)，提供總體項(xiàng)目需求。因此，圖書館資源采購員應(yīng)該代表所有讀者的利益，以滿足各類型讀者需求為目的，為資源建設(shè)項(xiàng)目提供總體發(fā)展方向。他的角色職責(zé)是負(fù)責(zé)持續(xù)管理項(xiàng)目任務(wù)，參與風(fēng)險(xiǎn)管理決策，并根據(jù)讀者需求變化不斷更新資源配置。

代表所有讀者需求的專職產(chǎn)品經(jīng)理（學(xué)生社團(tuán)讀者聯(lián)誼會、系資料室管理員和職教集團(tuán)辦公室）負(fù)責(zé)收集讀者需求，并將其及時(shí)反饋給產(chǎn)品經(jīng)理（采購員）。通過職能部門經(jīng)理（書庫館員、專業(yè)館員、企業(yè)館員）對讀者資源使用進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)。

隨著讀者需求的復(fù)雜度增加及圖書館業(yè)務(wù)系統(tǒng)流程的交織，在文獻(xiàn)資源建設(shè)過程中引入敏捷項(xiàng)目管理，可以使整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)時(shí)刻保持與讀者在一起。并且在整個(gè)設(shè)計(jì)過程中定義具體的角色，可以實(shí)現(xiàn)館員與讀者的直接溝通，以敏捷方法來探尋、分析和滿足讀者對資源的需求。

2.2原理

（1）波浪式計(jì)劃模式。高職圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)強(qiáng)調(diào)按需計(jì)劃，不應(yīng)在每年文獻(xiàn)資源建設(shè)經(jīng)費(fèi)到位后，采購開始前就制定完整而詳細(xì)的計(jì)劃，而應(yīng)基于各類型資源建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)和收益，由館長和采購員共同決定本年度資源采購經(jīng)費(fèi)分配方案，由所有團(tuán)隊(duì)人員參與制定將資源建設(shè)管理工作細(xì)化至迭代級別的方法，即將詳細(xì)的采購計(jì)劃盡量挪到為滿足各類型讀者資源需求的每個(gè)迭代中完成，確定需求的優(yōu)先級和當(dāng)年建設(shè)的重點(diǎn)，保證文獻(xiàn)資源建設(shè)的點(diǎn)面結(jié)合。

（2）讀者交互。在文獻(xiàn)資源建設(shè)的整個(gè)過程中應(yīng)強(qiáng)調(diào)同讀者的緊密合作，要求讀者在制定和管理文獻(xiàn)資源建設(shè)項(xiàng)目需求上更為主動(dòng)，讀者應(yīng)該同圖書館項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)一樣將資源建設(shè)的成功作為自己的責(zé)任。因此，在高職圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)項(xiàng)目方法中應(yīng)該盡可能多地引入讀者交互，采購計(jì)劃制定、需求滿足方法等應(yīng)當(dāng)同讀者交互的程度相匹配。如在學(xué)生讀者中建立實(shí)踐平臺，邀請學(xué)生參與圖書館的管理和決策，增強(qiáng)圖書館與讀者之間的交流與溝通，使圖書館資源滿意度得到不斷提高；在教師讀者中聘任專兼職專業(yè)館員，加強(qiáng)圖書館與系資料室的密切聯(lián)系和信息交流，

及時(shí)準(zhǔn)確獲得有效的文獻(xiàn)資源，更好地為教學(xué)科研提供文獻(xiàn)保障；針對企業(yè)讀者設(shè)計(jì)文獻(xiàn)資源服務(wù)網(wǎng)站，在向讀者開放各類型資源使用的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)積分下載制收集企業(yè)讀者灰色資源和特殊需求，不斷豐富特色資源，提高資源利用率；構(gòu)建信息共享空間，直接、集中展示各類資源，紙質(zhì)資源以有讀者外借為訂購依據(jù)，數(shù)字資源以讀者點(diǎn)擊率為購置參考，把讀者現(xiàn)實(shí)需求作為資源建設(shè)的第一選擇。

（3）集體負(fù)責(zé)制。在高職圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)項(xiàng)目中，敏捷方法強(qiáng)調(diào)授權(quán)、自我組織和集體負(fù)責(zé)制。館長、項(xiàng)目經(jīng)理的角色從權(quán)威的責(zé)任人角色轉(zhuǎn)變?yōu)閰f(xié)調(diào)為主的角色，在更大程度上將原來的職責(zé)授權(quán)給了團(tuán)隊(duì)，如在紙質(zhì)資源供貨商的選擇上，由原來館長的“一言堂”轉(zhuǎn)變成由館長協(xié)調(diào)召開文獻(xiàn)資源采購小組工作會議投票決定的模式。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)作為一個(gè)整體應(yīng)該集體負(fù)責(zé)提供解決方案，如在資源征訂過程中，通過堅(jiān)實(shí)的團(tuán)隊(duì)合作關(guān)系，邀請書庫一線工作人員、資料室管理人員和企業(yè)用戶對征訂目錄進(jìn)行甄選，全員參與，以提高資源建設(shè)的針對性。

（4）強(qiáng)調(diào)測試和評價(jià)。一般來說，高職圖書館在文獻(xiàn)資源建設(shè)管理上，只重視經(jīng)費(fèi)是否能在有效期內(nèi)完成使用，忽略了讀者需求滿足度的測試和資源建設(shè)質(zhì)量評價(jià)。如果在圖書館建設(shè)評估中發(fā)現(xiàn)文獻(xiàn)資源利用率低，資源根本無法滿足讀者的真實(shí)需求，這將是災(zāi)難性的。然而，采用迭代的方法來增量地建設(shè)文獻(xiàn)資源，就可以確保在較早時(shí)間獲得讀者的反饋和建議?？梢圆捎脝柧碚{(diào)查、座談會等方式，積極地用讀者交互和合作每學(xué)期測試文獻(xiàn)資源建設(shè)滿意度。也可以遵循科學(xué)性、通用可比性、可操作性和系統(tǒng)完整性原則，從評定文獻(xiàn)數(shù)量、文獻(xiàn)質(zhì)量、文獻(xiàn)資源建設(shè)水平、文獻(xiàn)利用情況和文獻(xiàn)利用成本等因素出發(fā)，構(gòu)建文獻(xiàn)資源建設(shè)績效評價(jià)指標(biāo)體系，進(jìn)行年度文獻(xiàn)資源建設(shè)質(zhì)量評價(jià)。

（5）持續(xù)改進(jìn)。圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)是一個(gè)不斷更新、發(fā)展的過程，因此，文獻(xiàn)資源建設(shè)項(xiàng)目的流程應(yīng)避免過于死板，需要為流程制定和改進(jìn)預(yù)留一定的空間。盡量將文獻(xiàn)資源建設(shè)項(xiàng)目分解為時(shí)間較短的迭代，這樣就可以更早地發(fā)現(xiàn)問題并采取糾正措施。高職圖書館應(yīng)創(chuàng)造學(xué)習(xí)環(huán)境，鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)提出問題，改進(jìn)建設(shè)流程，并為團(tuán)隊(duì)成員提供必須的培訓(xùn)，如定期對學(xué)生館員、專業(yè)館員和企業(yè)館員進(jìn)行圖書館業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不定期為讀者舉行資源使用講座，以使其有能力持續(xù)改進(jìn)流程，輔導(dǎo)和指導(dǎo)成員正確實(shí)施文獻(xiàn)資源建設(shè)方法。

2.3方法

（1）每月例會。在敏捷項(xiàng)目管理方法中，每日站式例會是一個(gè)常用的方法。這種例會的主要內(nèi)容是每個(gè)成員向團(tuán)隊(duì)匯報(bào)各自工作的進(jìn)度，通常時(shí)間較短。高職圖書館在文獻(xiàn)資源建設(shè)過程中，可以參照這種會議形式，在資源采購小組成員內(nèi)部召開每月例會，并將會議內(nèi)容限制在回答幾個(gè)關(guān)鍵問題上，如上月完成的資源建設(shè)內(nèi)容是什么？下月要完成的資源建設(shè)計(jì)劃是什么？有什么問題拖延了建設(shè)進(jìn)度？通過建立專注和高效的每月例會，保障代表所有讀者需求的團(tuán)隊(duì)成員對資源建設(shè)的參與度和統(tǒng)一性，有利于文獻(xiàn)資源建設(shè)項(xiàng)目順利推進(jìn)。

（2）建立共識。團(tuán)隊(duì)間的協(xié)調(diào)，遇到問題能建立共識，是實(shí)現(xiàn)敏捷方法的重要基礎(chǔ)。隨著文獻(xiàn)媒介的發(fā)展，資源類型日益豐富，項(xiàng)目組在制定、落實(shí)每年文獻(xiàn)資源建設(shè)方案時(shí)，如何在整合資源、滿足需求、順應(yīng)學(xué)校發(fā)展方面獲得共識，需要會議組織者（館長）運(yùn)用溝通技巧，組織討論然后要求大家發(fā)表意見，在不斷的爭論中達(dá)成共識。作為文獻(xiàn)資源建設(shè)項(xiàng)目中的文獻(xiàn)采購，代表不同讀者類型的需求，還沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范參照，因此，只有在團(tuán)隊(duì)的每個(gè)利益代表成員間建立確定的共同認(rèn)識，才能真正實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)采購的效率和效益，達(dá)到資源共建共享的目的。

（3）時(shí)間盒法。很多敏捷方法都宣揚(yáng)時(shí)間盒法（Timeboxing），時(shí)間盒法要求確定每個(gè)迭代的結(jié)束時(shí)間而不允許改變。［4］在文獻(xiàn)資源建設(shè)項(xiàng)目中采用時(shí)間盒法，首先要確定每個(gè)類型資源建設(shè)的時(shí)間長度，然后確定在這個(gè)時(shí)間內(nèi)每個(gè)成員需要完成的任務(wù)。一旦一個(gè)建設(shè)周期中資源建設(shè)目標(biāo)確定后，一般來說就不應(yīng)改變。如專業(yè)教學(xué)資源從采購到入庫需在一周內(nèi)完成，一旦制度制定后就必須嚴(yán)格遵照執(zhí)行，以提高讀者對資源需求的滿意度。時(shí)間盒法可以讓團(tuán)隊(duì)成員專注于項(xiàng)目建設(shè)的工作，完成更多的事情，最終從所做事情中獲得成就感和認(rèn)同感。

2.4流程

根據(jù)吉姆·海史密斯提出的敏捷項(xiàng)目管理模型，結(jié)合高職圖書館工作實(shí)際，以浙江建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，在文獻(xiàn)資源建設(shè)項(xiàng)目管理中可以分為以下五個(gè)流程：（1）建立愿景。根據(jù)各類型讀者對文獻(xiàn)資源的期望決定圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)的階段性愿景、目標(biāo)及制約因素、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及團(tuán)隊(duì)的工作模式。（2）推

演階段。廣泛地收集讀者需求，創(chuàng)建工作任務(wù)列表和迭代式的工作計(jì)劃，并在計(jì)劃中加入風(fēng)險(xiǎn)管理策略，制定必需的行政和財(cái)務(wù)管理模式。（3）探索階段。在一個(gè)較短時(shí)間的迭代（一個(gè)月）中，針對一類讀者群或一類資源建設(shè)狀況進(jìn)行滿意度的測試。（4）調(diào)整階段。每學(xué)期檢查執(zhí)行階段的結(jié)果（資源是否滿足讀者需求）、當(dāng)前的情況（資源利用效果及制約項(xiàng)目順利進(jìn)行的條件）、團(tuán)隊(duì)的績效（成員是否能完美履行職責(zé)）等以此為據(jù)做出必要的調(diào)整。（5）收尾階段?？偨Y(jié)項(xiàng)目，完成本年度的文獻(xiàn)資源建設(shè)質(zhì)量評價(jià)，討論所獲得的經(jīng)驗(yàn)并為下一年度文獻(xiàn)資源建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

在高職圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)項(xiàng)目中實(shí)現(xiàn)敏捷的管理方式，以需求定義實(shí)踐，采用更為靈活的方式建設(shè)資源，不僅能提高讀者滿意度和競爭優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)圖書館利用率的提升及建設(shè)成本的降低，而且向敏捷轉(zhuǎn)型，還可以打破圖書館與其他職能部門間、圖書館內(nèi)部各崗位間的隔閡，促使跨部門、跨崗位的深層次合作，實(shí)現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)高效能運(yùn)轉(zhuǎn)。

［參考文獻(xiàn)］

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［4］（美）科布.敏捷項(xiàng)目管理決策［M］.許萌等譯.北京：電子工業(yè)出版社，2012：107.

［收稿日期］2014－08－08 ［責(zé)任編輯］閻秋娟

［作者簡介］邵莉娟（1980－），女，碩士，浙江建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館副研究館員，已發(fā)表論文10余篇。

［基金項(xiàng)目］本文系2013年浙江省高等學(xué)校圖書情報(bào)工作委員會立項(xiàng)課題項(xiàng)目“用戶驅(qū)動(dòng)采購在高職圖書館中的實(shí)踐研究”（項(xiàng)目編號：2013TKT 09）研究成果之一。

［文章編號］1005－8214（2015）04－0019－03

［文獻(xiàn)標(biāo)志碼］A

［中圖分類號］G253.1；G258.6