黃麗瓊重慶市墊江縣杠家鎮(zhèn)人民政府

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下檔案管理的探析

黃麗瓊
重慶市墊江縣杠家鎮(zhèn)人民政府

隨著社會(huì)的進(jìn)步與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，也將帶動(dòng)檔案信息服務(wù)內(nèi)容與方式的變化。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息服務(wù)體現(xiàn)為通過(guò)檔案利用活動(dòng)，達(dá)到開發(fā)檔案信息資源、傳播檔案信息內(nèi)容、最大限度地滿足社會(huì)公眾檔案信息需求的目的。本文針對(duì)如何在網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代背景下更好地進(jìn)行檔案工作，提高檔案管理水平進(jìn)行了詳細(xì)的研究并提出了對(duì)策。

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代；檔案管理

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響下機(jī)關(guān)檔案管理存在的問(wèn)題探究

（一）收集難

1、國(guó)內(nèi)辦公軟件無(wú)固定標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前我國(guó)在自動(dòng)化軟件辦公設(shè)備方面無(wú)固定標(biāo)準(zhǔn)，機(jī)關(guān)單位在選擇辦公軟件的類型上也存在著很多差異，在一些電子文檔形成與傳遞的過(guò)程中文件檔案記錄的結(jié)果有可能發(fā)生改變。因此，在對(duì)這些諸多文件進(jìn)行收集期間存在著相當(dāng)大的阻力。

2、整理電子檔案的意識(shí)薄弱。由于傳統(tǒng)的整理檔案模式已經(jīng)在人們腦海中定格，其思想觀念在短時(shí)間內(nèi)得不到有效扭轉(zhuǎn)。在以往的機(jī)關(guān)單位檔案管理中以紙質(zhì)檔案為主，而隨著電子檔案不斷地出現(xiàn)，并在檔案管理方面趨于一種主流形式，機(jī)關(guān)工作人員對(duì)此不能迅速適應(yīng)，在整理電子檔案的時(shí)候往往會(huì)因?yàn)橐庾R(shí)上的薄弱發(fā)生遺漏。

3、檔案管理者技術(shù)水平不足。機(jī)關(guān)工作人員的計(jì)算機(jī)操作水平有限，在起草、制定以及修改電子檔案的各環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)錯(cuò)誤。電子檔案時(shí)常會(huì)因其操作中存在的種種問(wèn)題而被忽視。對(duì)計(jì)算機(jī)的熟練程度直接影響到了電子檔案是否能夠順利收集。

（二）歸整難

1、檔案管理人員身兼數(shù)職。在機(jī)關(guān)單位中，并未配備專門負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員。對(duì)檔案進(jìn)行管理的機(jī)關(guān)工作人員常身兼數(shù)職，由于工作重心的不斷變化，現(xiàn)代化新設(shè)備以及檔案管理方法就受到了限制，諸如多種因素都導(dǎo)致了檔案規(guī)整工作的順利進(jìn)行。

2、多元化的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境?，F(xiàn)代機(jī)關(guān)辦公的環(huán)境受到多元化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響程度較深，無(wú)論是檔案的形成、檔案的載體以及檔案的內(nèi)容等都具有著多元化的選擇取向。傳統(tǒng)以紙張為主的檔案被電子檔案所替代，而且會(huì)在檔案形成中增加多個(gè)傳真件與修改稿，這就使原本的檔案規(guī)整方法收到了一定程度的限制。

（三）保存難

1、電子檔案保存技術(shù)存在缺陷。眾所周知，當(dāng)今科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，各類軟件與硬件的更新?lián)Q代相當(dāng)快。并且很多機(jī)關(guān)檔案觀并不具備檔案保存的條件。一些行政機(jī)關(guān)在將有效檔案存留于檔案館之中期間，這些檔案并未得到妥善的保存。

2、檔案保存不具備實(shí)效性?，F(xiàn)階段很多機(jī)關(guān)檔案都是打印件和復(fù)印件，其文件壽命與紙張質(zhì)量、復(fù)印質(zhì)量有著密切的關(guān)聯(lián)。另外，行政機(jī)關(guān)單位所使用的打印材料也成為檔案保存是否可以具備時(shí)效性的重要參照標(biāo)準(zhǔn)。

二、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理的具體措施

（一）培養(yǎng)高層次的檔案管理人才

為了迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)并為此做好充分的準(zhǔn)備，應(yīng)盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識(shí)也懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的專才和高層次的管理型人才。要加強(qiáng)檔案主題意識(shí)和獲取意識(shí)教育，提升檔案工作者的檔案信息保密意識(shí)，更新轉(zhuǎn)換意識(shí)和傳播意識(shí)。利用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備的提升，使檔案信息技術(shù)和檔案信息網(wǎng)絡(luò)得到武裝，持續(xù)地提升檔案信息的效益。

（二）強(qiáng)化技術(shù)運(yùn)用能力，構(gòu)建優(yōu)越基礎(chǔ)設(shè)施

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響之下的機(jī)關(guān)單位檔案管理工作面臨著一系列問(wèn)題，在加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案妥善保存事物種，機(jī)關(guān)單位可以采取以下方法來(lái)加強(qiáng)檔案保存工作能力。首先，強(qiáng)化檔案管理人員的技術(shù)運(yùn)用能力。面對(duì)新型檔案管理，要與傳統(tǒng)的檔案管理工作區(qū)別對(duì)待。較高的專業(yè)檔案管理知識(shí)和較高的檔案管理意識(shí)是實(shí)現(xiàn)有效檔案管理的重要途徑之一。其次，就是要努力構(gòu)建優(yōu)越的基礎(chǔ)設(shè)施，良好的基礎(chǔ)設(shè)施可以有效激發(fā)工作人員的積極性。新形勢(shì)下，在機(jī)關(guān)檔案管理工作中，優(yōu)越的基礎(chǔ)設(shè)施成為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行機(jī)關(guān)單位檔案管理的一種必要因素。

（三）加強(qiáng)機(jī)關(guān)制度建設(shè)，完善檔案管理方法

從目前機(jī)關(guān)檔案管理的狀態(tài)來(lái)看，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下的機(jī)關(guān)工作相當(dāng)艱難。想要實(shí)現(xiàn)對(duì)機(jī)關(guān)檔案的有效管理，要切實(shí)做到對(duì)檔案進(jìn)行充分收集，因此而需要一種完備的工作制度予以指導(dǎo)。由制度著手，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理者進(jìn)行有效的管理。無(wú)論其是否身兼數(shù)職，在制度的規(guī)范之下，負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員都應(yīng)受到一定的約束，其自身應(yīng)當(dāng)樹立起主人翁的意識(shí)，不管是機(jī)關(guān)單位中的紙質(zhì)檔案，還是形成文件的電子檔案，都應(yīng)當(dāng)引起相關(guān)負(fù)責(zé)人員的充分重視。另外，在檔案管理方法上，每一位機(jī)關(guān)檔案負(fù)責(zé)人員都應(yīng)具備一整套切實(shí)可行的方法。這種方法具體到每個(gè)人而言不會(huì)完全相同，但是，機(jī)關(guān)檔案管理人員具備的任何一種方法都是與現(xiàn)代管理模式與設(shè)備相適應(yīng)的，都能夠?qū)n案的新內(nèi)容、新形式以及新載體有著全新的見(jiàn)解，這樣才可以實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機(jī)關(guān)單位檔案進(jìn)行有效管理。

（四）利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資源共享

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化逐漸加深，研究數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)也在不斷深入，檔案信息網(wǎng)中數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛。利用數(shù)據(jù)庫(kù)可以把原來(lái)孤立、分散的數(shù)據(jù)資料加以整理，找出他們之間的聯(lián)系，以期達(dá)到數(shù)據(jù)的篩選、分類的目的。通過(guò)整合目錄，可以讓信息資源更加具有條理性，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)信息資源共享，充分發(fā)揮各部門的資源潛力，使檔案資料互補(bǔ)，提高文獻(xiàn)資源利用率，杜絕重復(fù)和浪費(fèi)，有效的緩解擁擠的儲(chǔ)存空間、緊張的資金和人員等矛盾，并且可以使檔案管理工作更加專業(yè)化、更加系統(tǒng)化，從而更好的為社會(huì)提供服務(wù)。

（五）拓寬服務(wù)領(lǐng)域，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

要想從輕利用重管理的傳統(tǒng)模式中得到解脫，就要增加自身面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)的主動(dòng)性，為知識(shí)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，做到知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸跟隨到哪里。另外，在提升黨政機(jī)關(guān)檔案管理水平的同時(shí)，要漸漸向科技和事業(yè)單位傾斜性。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，在網(wǎng)絡(luò)宏觀環(huán)境之下，全面做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的電子化、信息化發(fā)展就顯得尤為重要。因此必須提高檔案管理員的職業(yè)技能和服務(wù)水平，促使檔案管理工作更為便捷化、全面化和系統(tǒng)化，從而真正體現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值，更好地為機(jī)關(guān)工作和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

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