金華市檔案局

2016年，為深入了解金華市臨時(shí)機(jī)構(gòu)文件管理和檔案工作狀況，市檔案局選取市委、市政府建立的多湖中央商務(wù)區(qū)建設(shè)指揮部等臨時(shí)機(jī)構(gòu)，深入開(kāi)展走訪調(diào)研，實(shí)地查看這些機(jī)構(gòu)的文件材料形成、收集歸檔和檔案管理等情況。這些臨時(shí)機(jī)構(gòu)承擔(dān)著建設(shè)、拆遷、改造、協(xié)調(diào)等重要職能，工作期間形成的各種檔案資料是見(jiàn)證金華發(fā)展歷程的珍貴記錄，也是日后相關(guān)工作查考利用的重要憑證，具有十分重要的保存價(jià)值。我們?cè)谡{(diào)研中發(fā)現(xiàn)，全市臨時(shí)機(jī)構(gòu)的檔案工作基礎(chǔ)普遍薄弱，存在的問(wèn)題十分明顯，亟待改進(jìn)。

一、臨時(shí)機(jī)構(gòu)的特殊性

此次調(diào)研主要圍繞市委發(fā)﹝2012﹞104號(hào)、金委發(fā)﹝2015﹞10號(hào)文件設(shè)立的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，并延伸走訪了14個(gè)臨時(shí)機(jī)構(gòu)。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，這些臨時(shí)機(jī)構(gòu)普遍具有以下特點(diǎn)：

一是機(jī)構(gòu)設(shè)置特殊。臨時(shí)機(jī)構(gòu)屬于常設(shè)機(jī)構(gòu)之外的暫時(shí)性機(jī)構(gòu)，與常設(shè)機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)上相互聯(lián)系、工作中密不可分，甚至在一定情況下具有超越常規(guī)機(jī)構(gòu)之上的權(quán)力。二是主管機(jī)關(guān)特殊。臨時(shí)機(jī)構(gòu)一般由一個(gè)或多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)成立，有的沒(méi)有直接的業(yè)務(wù)上級(jí)。三是工作人員特殊。臨時(shí)機(jī)構(gòu)一般沒(méi)有正式編制和固定辦公地址，其負(fù)責(zé)人和工作人員都是從各部門抽調(diào)來(lái)的，他們的來(lái)源單位分散、流動(dòng)性大，政治素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)也參差不齊。四是工作任務(wù)特殊。臨時(shí)機(jī)構(gòu)的工作任務(wù)有很強(qiáng)的突擊性與階段性，不像常設(shè)機(jī)構(gòu)的工作那樣規(guī)范有序、有章可循。五是材料形成特殊。臨時(shí)機(jī)構(gòu)多處理事務(wù)性、專業(yè)性工作，所形成的文件材料只有極少部分是機(jī)關(guān)發(fā)文，其余多為“賬外文件”。六是生存狀態(tài)特殊。臨時(shí)機(jī)構(gòu)因任務(wù)而建，也隨任務(wù)結(jié)束而解散，其組建和解散通常不向檔案部門報(bào)備。

二、臨時(shí)機(jī)構(gòu)檔案工作現(xiàn)狀及問(wèn)題

由于臨時(shí)機(jī)構(gòu)的特殊性，其檔案工作處于十分特殊的境地?？偟膩?lái)說(shuō)，臨時(shí)機(jī)構(gòu)檔案工作無(wú)意識(shí)、無(wú)人員、無(wú)經(jīng)費(fèi)、無(wú)場(chǎng)所、無(wú)實(shí)體、無(wú)計(jì)劃的狀態(tài)是比較普遍的。分析存在問(wèn)題的主要原因，可以歸納為以下方面：

一是檔案意識(shí)淡薄。有些臨時(shí)機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為常規(guī)工作才是必須完成的硬指標(biāo)，而檔案工作則是可有可無(wú)的。完成工作任務(wù)與開(kāi)展檔案工作區(qū)別對(duì)待，只抓工作進(jìn)度，忽略檔案工作；一些臨時(shí)機(jī)構(gòu)無(wú)分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，也沒(méi)有專（兼）職人員，機(jī)構(gòu)檔案材料的收集與管理無(wú)人過(guò)問(wèn)，檔案丟失、受損或淪為“私有財(cái)產(chǎn)”的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；一些臨時(shí)機(jī)構(gòu)撤銷后人員回歸原單位，文件材料或隨意堆放，或被當(dāng)作廢紙?zhí)幚?，隨著時(shí)間推移，臨時(shí)機(jī)構(gòu)工作狀況也無(wú)從查考了。

二是人員專業(yè)素質(zhì)不高。一些臨時(shí)機(jī)構(gòu)的工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，又缺乏開(kāi)展檔案工作的專業(yè)知識(shí)，開(kāi)展工作時(shí)不知從何下手，文件材料不登記、不整理、隨意放置，材料的完整性和準(zhǔn)確性無(wú)法得到保證，重要文件時(shí)常缺失。比如，調(diào)研發(fā)現(xiàn)，有2個(gè)機(jī)構(gòu)已撤銷，但當(dāng)時(shí)的機(jī)構(gòu)工作人員或者找不到所形成的檔案，或者不了解檔案工作的具體情況。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后，市檔案局雖全力追查，但還是沒(méi)有找到相關(guān)檔案。

三是主管機(jī)關(guān)職責(zé)不明。一些臨時(shí)機(jī)構(gòu)雖明確了主管機(jī)關(guān)，但主管機(jī)關(guān)檔案部門對(duì)臨時(shí)機(jī)構(gòu)的檔案工作情況不甚了解，或者不知道自身職責(zé)所在以及該如何進(jìn)行監(jiān)管；一些直屬黨委、政府管理的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，由于主管機(jī)關(guān)檔案部門的工作不到位，市檔案局無(wú)法及時(shí)了解與掌握臨時(shí)機(jī)構(gòu)的檔案管理情況，相應(yīng)的工作監(jiān)管與業(yè)務(wù)指導(dǎo)也未能正常開(kāi)展。

四是后續(xù)管理中斷。一些臨時(shí)機(jī)構(gòu)完成工作任務(wù)后即行解散，后續(xù)檔案管理無(wú)人接手，機(jī)構(gòu)形成的檔案無(wú)統(tǒng)一接收單位，“賬隨人走，人走賬丟”的現(xiàn)象頻發(fā)。

三、加強(qiáng)臨時(shí)機(jī)構(gòu)檔案管理的建議

（一）明確責(zé)任，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

一要明確主體責(zé)任。各臨時(shí)機(jī)構(gòu)必須按照《檔案法》、國(guó)家檔案局8、9號(hào)令的要求，負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)文件材料的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案信息安全。二是明確監(jiān)管職責(zé)。按照職能分工，各主管部門應(yīng)將本部門建立以及下屬的臨時(shí)機(jī)構(gòu)檔案工作納入單位綜合檔案室的統(tǒng)一管理中，對(duì)委托本部門管理的臨時(shí)機(jī)構(gòu)的檔案工作也要切實(shí)加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)。黨委、政府主管的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，需要由檔案部門會(huì)同市委辦、市府辦履行檔案指導(dǎo)和監(jiān)管職責(zé)，市“兩辦”應(yīng)將此項(xiàng)工作納入工作計(jì)劃并統(tǒng)一部署，要將檔案管理情況納入對(duì)臨時(shí)機(jī)構(gòu)工作的檢查與考核之中，要求機(jī)構(gòu)撤銷前先對(duì)文件材料進(jìn)行整理，并由檔案部門對(duì)撤銷機(jī)構(gòu)檔案出具處置意見(jiàn)，列入檔案館進(jìn)館范圍的檔案由檔案館負(fù)責(zé)接收。三是建立監(jiān)管體系。現(xiàn)有各臨時(shí)機(jī)構(gòu)應(yīng)向檔案部門、主管部門上報(bào)檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)、專兼職檔案員姓名及聯(lián)系方式，人員更換時(shí)要及時(shí)更新相關(guān)信息，建立暢通的檔案工作指導(dǎo)和監(jiān)管渠道，確保臨時(shí)機(jī)構(gòu)檔案工作有人收、有人管、有的用。

（二）及時(shí)宣傳，增強(qiáng)意識(shí)

檔案部門及各臨時(shí)機(jī)構(gòu)的主管部門，應(yīng)及時(shí)向臨時(shí)機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員做好《檔案法》《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》等檔案法律法規(guī)的宣傳，大力普及檔案知識(shí)，對(duì)臨時(shí)機(jī)構(gòu)專兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和專業(yè)培訓(xùn)，提升全員檔案意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。各臨時(shí)機(jī)構(gòu)應(yīng)明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員，確保責(zé)任到人；要制定檔案管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案按時(shí)歸檔，并按規(guī)定向檔案部門進(jìn)行檔案登記和備份。

（三）建章立制，加強(qiáng)監(jiān)管

市檔案局根據(jù)檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，起草《金華市臨時(shí)機(jī)構(gòu)檔案管理辦法》，報(bào)市委辦、市府辦印發(fā)。要對(duì)臨時(shí)機(jī)構(gòu)的文件材料收集、整理、歸檔、保管、利用、撤銷后檔案處置方法以及全宗管理做出明確具體的規(guī)定，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范管理制度。市檔案局和臨時(shí)機(jī)構(gòu)的主管部門要加強(qiáng)檔案工作依法監(jiān)管的廣度和深度，定期組織檢查，督促各機(jī)構(gòu)完善檔案管理，保證文件材料齊全完整、管理規(guī)范，防止檔案丟失。

總之，臨時(shí)機(jī)構(gòu)雖然是臨時(shí)性的，但檔案收集保管絕不能“臨時(shí)”。臨時(shí)機(jī)構(gòu)的檔案工作成果與其他工作成果，對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要意義。臨時(shí)機(jī)構(gòu)從開(kāi)始建立到結(jié)束撤銷的過(guò)程中，形成了許多具有特色的重要檔案，這些檔案是記錄一個(gè)項(xiàng)目、一個(gè)民生工程、一個(gè)區(qū)塊建設(shè)的“孤本”，有著獨(dú)一無(wú)二的憑證作用。在新形勢(shì)下，按照國(guó)家法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定要求，切實(shí)加強(qiáng)臨時(shí)機(jī)構(gòu)檔案工作，管理和利用好臨時(shí)機(jī)構(gòu)檔案，是檔案部門履行存史資政職責(zé)的客觀需要，也是檔案部門圍繞中心、服務(wù)大局的責(zé)任擔(dān)當(dāng)。