林子禎/中核核電運(yùn)行管理有限公司

核電工程合同檔案是指核電工程在建設(shè)、調(diào)試、采購、生產(chǎn)技術(shù)服務(wù)和對外經(jīng)營等工作過程中形成的具有重要保存價值的、能作為查考依據(jù)的合同材料，以及真實記錄合同簽訂過程和準(zhǔn)確反映合同執(zhí)行情況的相關(guān)材料。本文以方家山工程合同檔案管理為例，談?wù)勛龊煤穗姽こ虣n案管理的一些思考。

1 檔案管理現(xiàn)狀

秦山核電廠擴(kuò)建項目（方家山核電工程）是由中國核工業(yè)集團(tuán)公司出資營建的，中核集團(tuán)秦山核電有限公司作為項目公司，負(fù)責(zé)秦山核電廠擴(kuò)建項目建設(shè)和運(yùn)營；中國核電工程有限公司作為總承包商，承擔(dān)核電工程的具體項目管理責(zé)任，并完成工程總承包工作。

方家山工程合同檔案主要分為總包合同檔案和自行管理合同檔案，前者包括業(yè)主負(fù)責(zé)監(jiān)督管理的、工程公司負(fù)責(zé)簽訂的有關(guān)方家山核電工程在建設(shè)、調(diào)試、采購、技術(shù)服務(wù)等過程中形成的合同及反映合同簽訂過程和合同執(zhí)行情況的材料；后者指由業(yè)主或中核運(yùn)行管理有限公司與承包商簽訂的有關(guān)方家山核電工程采購、技術(shù)服務(wù)等方面的合同，以及記錄合同簽訂過程和合同執(zhí)行情況的材料。

根據(jù)工程規(guī)定，總承包商負(fù)責(zé)對合同檔案材料進(jìn)行收集與整理，最后向業(yè)主移交。在工作中，業(yè)主文檔部門往往被動地坐等總承包商移交檔案，缺乏必要的工作指導(dǎo)與監(jiān)管，合同檔案整理不規(guī)范、總承包商檔案移交缺乏規(guī)劃性的情況時有發(fā)生，且業(yè)主文檔部門難以掌控檔案工作進(jìn)度。筆者建議，業(yè)主文檔部門應(yīng)一改“被動坐收”的工作現(xiàn)狀，主動參與到工作之中；主動與其他參建單位開展密切協(xié)作，共同做好檔案工作。

2 改進(jìn)工作的幾點(diǎn)思考

2.1 制定并完善工作規(guī)章制度

必須制定并完善工作規(guī)章制度，確保合同檔案工作有章可循、有人負(fù)責(zé)、有人檢查、有據(jù)可查。項目公司根據(jù)合同檔案的自身特性，并結(jié)合核電工程的相關(guān)要求，制定《文檔管理大綱》《文件收發(fā)控制程序》《合同文件整理及歸檔程序》等，并在工作實踐中不斷補(bǔ)充完善。如，《合同文件整理及歸檔程序》對總承包商開展合同檔案整理及歸檔提出了明確要求，并規(guī)定由業(yè)主文檔部門對總承包商移交合同檔案的編碼、格式、有效性等進(jìn)行審核，若發(fā)現(xiàn)存在問題，通過E-DOC系統(tǒng)發(fā)起技術(shù)審查流程，提交業(yè)主合同部門進(jìn)行審查，總承包商按照審查意見進(jìn)行整改。

2.2 建立文檔協(xié)調(diào)機(jī)制

構(gòu)建工作協(xié)調(diào)機(jī)制是確保合同檔案管理有序開展、依照計劃進(jìn)行的重要保證。在工作中，可由各參建單位（業(yè)主、總包、分包、監(jiān)理）主管領(lǐng)導(dǎo)、項目負(fù)責(zé)人等組成的項目文檔管理協(xié)調(diào)組，對合同檔案管理整個過程進(jìn)行組織協(xié)調(diào)與溝通，幫助解決工作中遇到的難題。具體來說，在遇到困難時，協(xié)調(diào)組可在工程月（季）度例會、工作研討會、同行評估會等場合提出并進(jìn)行共同討論，使問題及時得到反饋并得以解決。

2.3 建立統(tǒng)一的編碼體系

合同檔案編碼體系的作用在于，它體現(xiàn)了合同檔案與系統(tǒng)和設(shè)備之間的關(guān)系，體現(xiàn)了合同檔案相互之間的聯(lián)系，并區(qū)分了不同類別合同檔案的特點(diǎn)。業(yè)主文檔部門根據(jù)《文件編碼體系手冊》和《設(shè)備采購文件編碼方法》編制了一套編碼體系，這套編碼體系中的識別代碼由阿拉伯?dāng)?shù)字和英文字母組成，共19個；編碼共有7組，表示7個類別，如，土建、設(shè)計、采購、調(diào)試等。在工作中，業(yè)主文檔部門要求總承包商嚴(yán)格按照編碼體系編制合同檔案。

2.4 加強(qiáng)對合同檔案收集工作的監(jiān)管

目前，業(yè)主文檔部門往往不能及時掌握總承包商開展合同檔案收集工作的信息，無法對合同檔案收集工作實施有效監(jiān)管。業(yè)主文檔部門應(yīng)加強(qiáng)對合同檔案收集工作的監(jiān)管，依據(jù)總承包合同和相應(yīng)的管理制度規(guī)定，主動監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)總承包商合同檔案收集工作，要求總承包商按總承包合同規(guī)定的歸檔范圍進(jìn)行收集和整理，并根據(jù)工程進(jìn)度制定合同檔案移交計劃，要求總承包商按計劃提交合同檔案。業(yè)主文檔部門還應(yīng)對照總承包商簽訂的合同清單，檢查已歸檔的合同檔案類別和數(shù)量是否能與合同清單一一對應(yīng)。

2.5 嚴(yán)把合同檔案質(zhì)量關(guān)

業(yè)主文檔部門要嚴(yán)格把控合同檔案的質(zhì)量，把控的總體要求是，合同檔案具有完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、原始性，檔案載體與書寫材料應(yīng)滿足檔案長期保存的要求；具體要求是，檔案編碼是否符合編碼體系要求；英文標(biāo)題、目錄是否翻譯成中文，且是否是中文在前、英文在后；頁碼是否連續(xù)，有無缺頁和頁碼重復(fù)現(xiàn)象；頁面文字是否清晰可讀；紙質(zhì)文件和電子文件內(nèi)容是否一一對應(yīng)，等等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，業(yè)主文檔部門要填寫《文件檢查意見單》并反饋給總承包商，由總承包商進(jìn)行整改，整改完畢后重新提交。