任杰

?

檔案管理的現(xiàn)代化分析

任杰

隨著社會的飛速發(fā)展，計算機技術(shù)改變著人們的生活和工作方式。在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的工作方式已經(jīng)跟不上時代，必須將現(xiàn)代化技術(shù)運用到檔案管理中，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

一、檔案管理現(xiàn)代化的特點

檔案管理現(xiàn)代化是以現(xiàn)代管理科學為指導，運用現(xiàn)代管理方法和手段，采用先進的管理技術(shù)與設(shè)備，充分發(fā)揮檔案管理人員的創(chuàng)造性，對檔案管理的傳統(tǒng)方式進行改革，實現(xiàn)其系統(tǒng)化、信息化、智能化管理。檔案管理現(xiàn)代化具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、檢索速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，極大提高了工作效率。電子文件作為新型的信息載體將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體。計算機管理已經(jīng)成為檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑和手段，具有速度快、系統(tǒng)性強、保存時間長、便于檢索和利用等優(yōu)越性。

二、當前檔案管理工作存在的問題

1.檔案歸檔工作的業(yè)務(wù)部門聯(lián)系不緊密

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理部門和其他部門之間沒有建立緊密的聯(lián)系，缺乏相互交流，造成檔案歸檔工作不規(guī)范、信息傳遞不及時，阻礙檔案管理工作的進度和效率，使各個部門的檔案資源無法在第一時間達到共享，難以形成完整的業(yè)務(wù)鏈，直接影響檔案管理工作的發(fā)展。

2.檔案的標準化程度不完善

我國雖推廣了檔案的標準化準則，形成了簡單的標準化體系，但總體還不夠完善。管理的標準化程度較低，且分散性強，無法達到現(xiàn)代化水平。尤其我國的檔案管理工作沒有齊全的設(shè)備，軟件研發(fā)未達到國際標準，檔案管理的投入浪費了財力物力，存在較大盲目性。

3.專業(yè)管理人員缺乏

我國高級檔案管理專業(yè)人員嚴重缺乏。所謂高級檔案管理專業(yè)人員指具有較高的政治理論能力和政策水平，具備較高的文化素質(zhì)和掌握現(xiàn)代化管理檔案的專業(yè)技術(shù)，能夠為檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展出謀劃策。目前我國的檔案管理人員普遍存在文化水平低、缺乏專業(yè)管理知識和專業(yè)水平，不能熟練掌握現(xiàn)代化技術(shù)等問題，不同程度影響了檔案管理工作的現(xiàn)代化進展。

三、提高檔案管理現(xiàn)代化水平的建議

1.加強檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建立檔案歸檔工作的業(yè)務(wù)機構(gòu)。使檔案的歸檔工作業(yè)務(wù)延伸，完善與外界聯(lián)系的網(wǎng)絡(luò)，便于及時歸檔，以免因歸檔不及時而引起不必要的麻煩。通過建立完善檔案歸檔業(yè)務(wù)機構(gòu)，提高檔案管理工作的質(zhì)量，促進檔案管理走向現(xiàn)代化。

2.增強檔案管理的現(xiàn)代化意識。檔案管理工作要與時俱進?，F(xiàn)階段，實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化是最主要的任務(wù)之一，必須高度重視。在檔案管理工作中，工作人員要利用好先進的計算機技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和智能化，并針對當前的情況采取相應的措施，使檔案管理早日實現(xiàn)現(xiàn)代化。

3.加強管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓。制約檔案管理現(xiàn)代化的原因主要是管理人員的專業(yè)素質(zhì)不強，大多數(shù)檔案管理者是由其他崗位人員兼任或是聘用的。應加強對檔案管理人員的培訓，補充新的知識和技術(shù)，提高綜合素質(zhì)，使其具有較強的實踐能力和執(zhí)行能力，能夠勝任檔案管理的工作。

（作者單位：山東省濱州市招生考試委員會辦公室）

責任編輯：李冬葉