湯曉勇

中國石油集團(tuán)工程設(shè)計(jì)有限責(zé)任公司西南分公司,四川 成都 610041

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對工程公司協(xié)同辦公平臺的認(rèn)識與實(shí)踐

湯曉勇

中國石油集團(tuán)工程設(shè)計(jì)有限責(zé)任公司西南分公司,四川 成都 610041

協(xié)同辦公平臺是所有企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)條件下,提升辦公效率、提高信息傳遞質(zhì)量、保障信息傳遞安全、節(jié)約成本等的最重要應(yīng)用之一。分析了OA(Office Automation)與“協(xié)同辦公”的區(qū)別,介紹了一種對工程公司業(yè)態(tài)具有高度適應(yīng)性、平臺自身具有可擴(kuò)展性、可維護(hù)性的高效協(xié)同辦公平臺的規(guī)劃建設(shè)思路,并對貫穿整個(gè)建設(shè)過程的認(rèn)識論和方法論進(jìn)行了簡要描述。

工程公司;協(xié)同平臺;OA;數(shù)據(jù)平臺;自由流程;人力資源基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫

0 前言

OA系統(tǒng)(Office Automation System)[1]是企業(yè)員工及管理者使用頻率最高的應(yīng)用系統(tǒng)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展,該類系統(tǒng)在技術(shù)原理、IT實(shí)現(xiàn)方法、使用條件、甚至理論定義[2]等方面,都處于不斷更新和快速發(fā)展的狀態(tài)。

自1985年我國召開第一次辦公自動(dòng)化規(guī)劃會(huì)議以來,OA(Office Automation)經(jīng)歷了四個(gè)發(fā)展階段。以基于單機(jī)、以單項(xiàng)事務(wù)為中心、面向個(gè)人事務(wù)的處理[3]為起點(diǎn),基于單機(jī)、以關(guān)系型數(shù)據(jù)管理為中心、面向個(gè)人或團(tuán)隊(duì)的事務(wù)處理[4]為第二階段,基于局域網(wǎng)、以多事項(xiàng)的記錄反映為中心為第三階段,目前正處于第四階段,即向基于Internet或Intranet、關(guān)聯(lián)各管理要素、以工作流為中心、支持移動(dòng)辦公的協(xié)同辦公方向發(fā)展。

因此,無論從概念還是應(yīng)用上,OA在我國都有較長的發(fā)展歷程。狹義的OA指輔助行政辦公所需要的應(yīng)用軟件,主要包括:公文管理、通知、公告、工作日程、工作計(jì)劃總結(jié)、辦公資源共享管理[5]等等。廣義的OA除了上述內(nèi)容外,還將與辦公管理相關(guān)的軟硬件產(chǎn)品全部納入,如打字、復(fù)印用的OA硬件,以及字表編輯用的OA軟件等等。20世紀(jì)90年代中期前,財(cái)務(wù)、人事等軟件,因其解決財(cái)務(wù)、人事相關(guān)的辦公自動(dòng)化[6]方面的管理需求,也被劃入OA軟件的范疇。

協(xié)同軟件是指以團(tuán)隊(duì)協(xié)作為目標(biāo)的協(xié)同辦公軟件工具,主要包括群組協(xié)作管理軟件[7],(如工作流管理、項(xiàng)目管理軟件等)和各種通信軟件(如E-Mail、即時(shí)通信、VoIP等)。隨著網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)的發(fā)展和用戶全球化等新需求的提出,協(xié)同辦公軟件[8]概念也被賦予了新的含義,例如結(jié)合Internet、工作流、即時(shí)通訊和SOA等的多種技術(shù)和手段?；蛘呖梢哉J(rèn)為:協(xié)同辦公、協(xié)同政務(wù)、協(xié)同商務(wù)等協(xié)同應(yīng)用,以及工作流管理、項(xiàng)目管理、知識管理、信息門戶等協(xié)同平臺,電子郵件、即時(shí)通訊、遠(yuǎn)程視頻、流程編輯器等協(xié)同工具[9-10],共同組成現(xiàn)在所指的協(xié)同軟件。

雖然無論在現(xiàn)有資料的理論語境中,還是在軟件企業(yè)和用戶的建設(shè)實(shí)踐中,難以系統(tǒng)解構(gòu)出OA與協(xié)同辦公的相互關(guān)系和本質(zhì)界限[11],但比較能夠?yàn)楦鞣矫?包括軟件開發(fā)行業(yè)、用戶、其它IT技術(shù)廠商)所接受的一致觀點(diǎn)是:協(xié)同辦公是目前OA發(fā)展的最高階段。

1 對工程公司協(xié)同辦公平臺的認(rèn)識

工程公司尤其是具有全球化業(yè)務(wù)的工程公司,其業(yè)務(wù)特征決定了OA建設(shè)的核心訴求:突破時(shí)空限制,快速、準(zhǔn)確、安全地傳遞信息,實(shí)現(xiàn)“網(wǎng)絡(luò)可達(dá)、管理可達(dá)”的目標(biāo)。

盡管協(xié)同辦公與OA有著深厚的淵源和密切的關(guān)系,但筆者認(rèn)為若簡單地按照“OA發(fā)展四階段論”,直接將協(xié)同辦公看作OA的第四階段,難免牽強(qiáng)。即便廣義的OA可以包含與辦公有關(guān)的方方面面,但協(xié)同軟件與OA的應(yīng)用范圍、理論基礎(chǔ)不盡一致。OA強(qiáng)調(diào)的是以計(jì)算機(jī)為手段,“自動(dòng)化”地完成各項(xiàng)工作資料的記錄與反映,而協(xié)同關(guān)注的是群組、團(tuán)隊(duì)的協(xié)作與溝通。

因此,應(yīng)從協(xié)同的精神實(shí)質(zhì)來認(rèn)識協(xié)同辦公,進(jìn)而構(gòu)建滿足工程公司國際化業(yè)務(wù)和業(yè)態(tài)的協(xié)同辦公平臺。堅(jiān)持這一點(diǎn),在合理確定協(xié)同辦公平臺的技術(shù)架構(gòu)、部署方式、用戶接入方式以及系統(tǒng)的可擴(kuò)展性等關(guān)鍵要素方面,將起到至關(guān)重要的作用。

2 一種新型的協(xié)同辦公平臺

根據(jù)調(diào)研,一般企業(yè)通常會(huì)選擇“商用軟件+二次開發(fā)”來規(guī)劃和部署[12]自身的OA系統(tǒng)或者協(xié)同辦公系統(tǒng)。這類商用軟件由軟件供應(yīng)商根據(jù)其特長與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),在軟件的IT架構(gòu)部分,已經(jīng)集成了企業(yè)較為核心的業(yè)務(wù)流程模塊。從一定程度上,這些模塊的功能適應(yīng)性已經(jīng)成為企業(yè)做出采購選擇的決定性因素;另一方面,企業(yè)要么沒有技術(shù)條件，要么甚少考慮該類商用系統(tǒng)的落地部署方式、用戶接入方式、新舊業(yè)務(wù)流程的增減等因素對未來系統(tǒng)的運(yùn)維可持續(xù)性,最終將不得不長期依賴軟件開發(fā)商,難以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的自擴(kuò)展與自維護(hù)。

基于對“協(xié)同”的精神實(shí)質(zhì)的理解,在協(xié)同平臺的建設(shè)過程中,進(jìn)行了新的探索與實(shí)踐。這種新型的協(xié)同辦公平臺在技術(shù)架構(gòu)和功能上最顯著的特點(diǎn)是:

1)把協(xié)同辦公平臺作為一個(gè)模塊,部署于本企業(yè)面向國際化業(yè)務(wù)的信息化應(yīng)用軟件云平臺上,兩者之間為松耦合關(guān)系。

2)將協(xié)同辦公平臺的建設(shè)與業(yè)務(wù)流程梳理作為兩個(gè)不同的作業(yè)面加以規(guī)劃,先設(shè)計(jì)建造協(xié)同辦公平臺,后組織業(yè)務(wù)流程梳理,即將模塊化的業(yè)務(wù)流程與協(xié)同辦公平臺之間以松耦合關(guān)系進(jìn)行搭載或裝配。

3)協(xié)同辦公平臺的功能本質(zhì)僅滿足“門到門”，即流程的上序部門與下序部門的數(shù)據(jù)傳遞需求,而將“門內(nèi)”的業(yè)務(wù)留給平臺模塊或部門內(nèi)的其它軟件來實(shí)現(xiàn),確保協(xié)同辦公平臺的本質(zhì)是一個(gè)數(shù)據(jù)和信息的跨軟件、跨部門、跨模塊的實(shí)時(shí)傳遞系統(tǒng),對用戶而言僅僅扮演了一個(gè)快遞員的角色。

4)協(xié)同辦公平臺自身并不定義流程,也不在任何時(shí)候?qū)α鞒贪l(fā)起完善與修改。筆者相信,管理與辦公的流程同企業(yè)管理的制度與結(jié)構(gòu)相關(guān),可能存在政策性或制度性的隨時(shí)調(diào)整,而協(xié)同辦公平臺本身不需要具備這樣的功能。

5)協(xié)同辦公平臺應(yīng)具備對數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行自加密的功能,能夠?qū)ζ脚_的使用者及使用的終端設(shè)備進(jìn)行雙重合法性識別。

3 關(guān)鍵技術(shù)及IT實(shí)現(xiàn)方法

按照上述特點(diǎn),在規(guī)劃本企業(yè)的協(xié)同辦公平臺過程中,需要重點(diǎn)關(guān)注的關(guān)鍵技術(shù)以及IT實(shí)現(xiàn)方法[13],包括但不僅限于以下幾方面:

3.1 云架構(gòu)下的協(xié)同辦公平臺構(gòu)建模式

企業(yè)私有云的構(gòu)建模式,對協(xié)同辦公平臺的IT結(jié)構(gòu)提出了內(nèi)在的要求。換言之,協(xié)同辦公平臺的部署方式會(huì)決定該平臺的IT架構(gòu),這往往是決定平臺生命力、但又容易被企業(yè)用戶所忽視的技術(shù)重點(diǎn)。無論是否在企業(yè)私有云上進(jìn)行協(xié)同辦公平臺的部署,首先應(yīng)關(guān)注平臺未來的部署與接入方式。接入方式取決于企業(yè)的業(yè)態(tài),工程公司對協(xié)同辦公平臺的接入通常包括辦公室、家中、國內(nèi)出差、國外出差、酒店等在線環(huán)境。

3.2 協(xié)同辦公平臺與業(yè)務(wù)流程的邏輯關(guān)系

如前文所述,大多數(shù)協(xié)同軟件的供貨商會(huì)將企業(yè)的主要業(yè)務(wù)流程固化到平臺中,滿足企業(yè)用戶在平臺選擇過程中對流程功能的關(guān)注。而恰是這一點(diǎn),使平臺與業(yè)務(wù)兩個(gè)邏輯上原本完全獨(dú)立、僅僅存在數(shù)據(jù)關(guān)系的子系統(tǒng)成為了彼此深度影響的一個(gè)整體,對后期的流程功能擴(kuò)展、平臺的自維護(hù)性造成了不可挽回的影響。因此在平臺規(guī)劃初期,高度重視這一問題,強(qiáng)調(diào)協(xié)同辦公平臺與業(yè)務(wù)流程之間建立松耦合關(guān)系,是企業(yè)用戶需要堅(jiān)持的關(guān)鍵技術(shù)路線。實(shí)現(xiàn)方法就是將平臺與業(yè)務(wù)流程統(tǒng)一規(guī)劃、分層設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)鏈打通,不允許任何業(yè)務(wù)流程深度嵌入?yún)f(xié)同辦公平臺。

3.3 業(yè)務(wù)的固定流程與自由流程選擇

在業(yè)務(wù)流程梳理過程中,業(yè)務(wù)部門或管理部門最關(guān)注的是業(yè)務(wù)流程在使用過程中是否流暢順達(dá)。常見的作法是將業(yè)務(wù)流程固化[14],并伴隨著對企業(yè)員工在這一業(yè)務(wù)流程中的角色固化。

工程公司真正可以固化的是標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)表單,“人和事”是可能按照企業(yè)戰(zhàn)略、業(yè)態(tài)需求、企業(yè)組織架構(gòu)、部門職能等發(fā)生變化,因此不可以固化?；诖?在協(xié)同辦公平臺的架構(gòu)設(shè)計(jì)中,放棄“固定流程”的傳統(tǒng)做法,創(chuàng)造性地提出了“自由流程”的技術(shù)路線[15]。該技術(shù)路線的認(rèn)識論基點(diǎn)是:

1)協(xié)同辦公平臺并不幫助業(yè)務(wù)流程的發(fā)起者決定去做什么、找誰做,這是企業(yè)的管理制度應(yīng)該去定義的事情。

2)協(xié)同辦公平臺作為數(shù)據(jù)平臺,只提供規(guī)范化的表單或工具[16],供合法用戶去選擇,該辦什么事情由用戶自己決定,所使用的表單或工具由企業(yè)的業(yè)務(wù)管理部門梳理后上傳到平臺。

3)流程的發(fā)起者決定“找誰辦”。平臺與人力資源部的“企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫”[17]同步,自身并不對人力資源的“企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫”進(jìn)行改動(dòng)或完善,因此協(xié)同辦公平臺可確保流程中任何節(jié)點(diǎn)上的任何人,是此時(shí)此刻企業(yè)人力資源部所認(rèn)定的合法用戶。

3.4 協(xié)同辦公平臺的可擴(kuò)展性與自維護(hù)性

這一特性決定了協(xié)同辦公平臺在工程公司不斷擴(kuò)展的管理需求條件下的，可以不依賴任何外部技術(shù)進(jìn)行適時(shí)擴(kuò)展和自行維護(hù)的能力。從上述認(rèn)識論基點(diǎn)看,業(yè)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)了協(xié)同辦公平臺中的標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)流程模板的制訂，人力資源部負(fù)責(zé)了流程節(jié)點(diǎn)上“人”的合法性認(rèn)定，員工自身決定了辦什么事用什么表單和找誰去辦,與線下辦公的責(zé)任歸屬?zèng)]有區(qū)別,達(dá)到了責(zé)任歸屬與用戶習(xí)慣的相互統(tǒng)一,因此該平臺的需求架構(gòu)設(shè)計(jì)比較容易被用戶接受。

由此看出也需再強(qiáng)調(diào)的是,協(xié)同辦公平臺是信息交換、數(shù)據(jù)傳輸?shù)耐ǖ?也可以理解成一個(gè)數(shù)據(jù)平臺[18],它并不解決包裹里面裝什么的問題。至于信息和數(shù)據(jù)的格式統(tǒng)一問題,通過在平臺的IT架構(gòu)規(guī)劃中加以定義，并在具體業(yè)務(wù)流程上傳過程中嚴(yán)格實(shí)施就可以解決。

3.5 其他技術(shù)要點(diǎn)

移動(dòng)APP的適應(yīng)性需要滿足固定辦公場所以外其他所有在線場景下的辦公需求，協(xié)同辦公平臺的安全性需要整體規(guī)劃和實(shí)施。

4 應(yīng)用實(shí)踐

按照上述認(rèn)識論和方法論進(jìn)行規(guī)劃和設(shè)計(jì)的本企業(yè)協(xié)同辦公平臺,規(guī)劃與設(shè)計(jì)周期為5個(gè)月,建設(shè)實(shí)施2個(gè)月。

投運(yùn)后第1個(gè)月上傳和運(yùn)行的業(yè)務(wù)流程為2個(gè)。在沒有對業(yè)務(wù)管理部門做線上辦公的具體時(shí)間要求和強(qiáng)行遷移的情況下,平臺投運(yùn)13個(gè)月內(nèi),由業(yè)務(wù)管理部門自行提出、上傳到該平臺的業(yè)務(wù)流程快速達(dá)到49個(gè),支撐了本企業(yè)全球在線環(huán)境下大多數(shù)業(yè)務(wù)流程[19]的線上申辦。

該協(xié)同辦公平臺,使企業(yè)日常管理業(yè)務(wù)的申辦與審批突破了時(shí)間、空間的限制。對管理層而言,可利用碎片化的時(shí)間、在任何有網(wǎng)的條件下審批工作,并因加密的數(shù)據(jù)傳輸而獲得較好的安全體驗(yàn)。

上述效果,既是企業(yè)高層持續(xù)推進(jìn)“信息快速化、辦公無紙化[20]、管理全球化”的必然結(jié)果,也從側(cè)面反映出平臺的高度適應(yīng)性和較好的用戶滿意度[21-22]。

5 結(jié)論

工程公司協(xié)同辦公平臺的建設(shè)既不是直接引進(jìn)商用軟件,也不是照搬照用同行業(yè)的同款軟件,而需要從協(xié)同的精神實(shí)質(zhì)出發(fā),將企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)態(tài)特點(diǎn)與協(xié)同技術(shù)進(jìn)行高度融合,以協(xié)同辦公平臺作為企業(yè)開展國際化業(yè)務(wù)信息交換、數(shù)據(jù)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)平臺,把握住這一核心認(rèn)識,按照先規(guī)劃、后實(shí)施的建設(shè)步驟,關(guān)注必要的環(huán)節(jié),就可以獲得較好的建設(shè)效果。

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2016-05-08

中國石油集團(tuán)工程設(shè)計(jì)有限責(zé)任公司資助項(xiàng)目(JCF-2013-37)

湯曉勇(1970-),男,四川南充人,高級工程師,碩士,主要從事油氣田地面工程設(shè)計(jì),信息化建設(shè)規(guī)劃及管理工作。

10.3969/j.issn.1006-5539.2016.04.016