文/羅德尼·特納（Rodney Turner）

譯/張簫簫 胡晶晶

通過(guò)調(diào)研，我發(fā)現(xiàn)中型企業(yè)的項(xiàng)目管理實(shí)踐是專人專責(zé)的，可以稱之為“低正式”項(xiàng)目管理。微型和小型企業(yè)的項(xiàng)目管理實(shí)踐需要為跨職能的工作而服務(wù)，我將這稱為 “微正式”的項(xiàng)目管理，敏捷或迭代是微型和小型企業(yè)常用的方法。本期文章將根據(jù)調(diào)研結(jié)果，闡述展現(xiàn)中小企業(yè)項(xiàng)目管理實(shí)踐特點(diǎn)的不同載體和所需元素，幫助中小企業(yè)根據(jù)需求適度裁剪。

多種載體凸顯中小企業(yè)項(xiàng)目管理實(shí)踐特點(diǎn)

一般中小企業(yè)項(xiàng)目管理實(shí)踐的特點(diǎn)通過(guò)下述幾種載體展示出來(lái)。

臨時(shí)性的工具

臨時(shí)性的工具用于管理項(xiàng)目中的各種瑣碎的組件。企業(yè)有管理范圍、成本、時(shí)間和質(zhì)量的各種方法，但是，它們未經(jīng)任何形式的整合。這種情況在從成熟度等級(jí)1向成熟度等級(jí)2進(jìn)階的公司中非常突出。企業(yè)識(shí)別了項(xiàng)目中需要依賴工具來(lái)管理的各種組件，但是，未對(duì)它們進(jìn)行結(jié)構(gòu)化管理。這對(duì)經(jīng)營(yíng)時(shí)間在2～3年以內(nèi)的公司來(lái)說(shuō)非常普遍。其中，成熟度等級(jí)的定義是基于能力成熟度集成模型（CMMI）的方法提出的，想詳細(xì)了解成熟度等級(jí)的相關(guān)信息可以查閱伊比斯和雷吉納托先生于2002年出版的《量化項(xiàng)目管理價(jià)值》（Quantifying the Value of Project Management）一書(shū)。

模板

隨著發(fā)展，企業(yè)將各種臨時(shí)性的工具整合成一系列項(xiàng)目上必須填寫(xiě)的模板。這些模板組成了一套管理項(xiàng)目組件的綜合工具。通常，企業(yè)開(kāi)發(fā)一套項(xiàng)目成員必須填寫(xiě)的格式為Word或Excel的文檔。這種情況在從成熟度等級(jí)2向成熟度等級(jí)3進(jìn)階的公司中非常突出，并且是眾多小型和微型企業(yè)中的典型狀態(tài)。在我所研究的很多公司當(dāng)中，使用模板是它們所需要項(xiàng)目管理成熟度等級(jí)的表現(xiàn)。成熟和卓越之間是有差別的:成熟是滿足定義好的運(yùn)營(yíng)等級(jí)，所有的公司對(duì)于等級(jí)的定義都是相同的；卓越是針對(duì)你所在的公司采取正確的做法。對(duì)于從事小型項(xiàng)目的小公司而言，更高等級(jí)的成熟度將會(huì)帶來(lái)額外的專制性。成熟度等級(jí)2～3是低成熟度，但對(duì)于從事小微項(xiàng)目的企業(yè)而言是高度卓越的。

方法論

公司將各種模板整合成一套定義好的項(xiàng)目管理方法論。方法論要求項(xiàng)目人員填寫(xiě)模板，同時(shí)，對(duì)于應(yīng)用流程提供更多指導(dǎo)。方法論采用的是手冊(cè)的形式。這種情況在成熟度等級(jí)3的公司中非常突出，并且是從小型向中型公司邁進(jìn)時(shí)的典型狀態(tài)。伴隨協(xié)調(diào)各專屬職能的需要，方法論所依賴的流程也更加標(biāo)準(zhǔn)。它更加專制，因此不適合同樣的人員在多個(gè)職能團(tuán)隊(duì)中工作，而需要對(duì)各個(gè)專職人員的工作進(jìn)行協(xié)調(diào)。在上期文章中，我表達(dá)了公司在從小型向中型發(fā)展的過(guò)程中所面臨的危機(jī)。對(duì)于開(kāi)發(fā)正式方法論的需要是在小型企業(yè)中工作的人們所抗拒的多個(gè)元素之一。

往期回顧

在上期連載文章《中小企業(yè)項(xiàng)目管理的影響因素》（載于《項(xiàng)目管理評(píng)論》2016年9-10月刊）中，特納教授的調(diào)研結(jié)果顯示：①微型企業(yè)只有一個(gè)業(yè)務(wù)單元。企業(yè)只有一個(gè)管理層級(jí)，那便是籌建這個(gè)企業(yè)的企業(yè)家。而小型和中型企業(yè)有多個(gè)業(yè)務(wù)單元和至少2個(gè)管理層級(jí)。②微型和小型企業(yè)的團(tuán)隊(duì)是多職能的，因此，人員是多任務(wù)的，并且項(xiàng)目經(jīng)理通常不是專業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理。中型企業(yè)的人員是專職人員，中型企業(yè)的項(xiàng)目管理實(shí)踐需要協(xié)調(diào)各種專職人員的工作?；诖?，特納教授提出，與大型組織所從事的大型項(xiàng)目不同，中小企業(yè)適用的項(xiàng)目管理實(shí)踐更加非正式、民主和以人為本，這樣做有如下幾點(diǎn)原因：①普遍來(lái)說(shuō)，與大企業(yè)相比，小企業(yè)從事的項(xiàng)目規(guī)模更小。②不同規(guī)模的企業(yè)采用不同的組織和團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)。③要開(kāi)發(fā)更加成熟的實(shí)踐需要花費(fèi)時(shí)間和金錢(qián)。

手冊(cè)

將方法論記錄在周期性更新的手冊(cè)中。這種情況在成熟度等級(jí)超過(guò)3的公司中非常突出。它只應(yīng)用于中型企業(yè)。在調(diào)研中，一家我曾采訪的公司從中型縮小為小型，在中型公司的階段，它開(kāi)發(fā)了一套手冊(cè)，但在縮小到小型企業(yè)之后，這份手冊(cè)依然沿用。

專有軟件

我所采訪的一家建筑公司購(gòu)買(mǎi)了專門(mén)適用于建筑行業(yè)的專有軟件，該軟件提供管理項(xiàng)目所需要的模板并建議一套方法論。專有軟件和手冊(cè)發(fā)揮同樣作用，但是形式更加嚴(yán)謹(jǐn)。它應(yīng)用于從中型向大型邁進(jìn)的公司。這家受訪企業(yè)擁有500個(gè)專職員工。在歐洲的定義中，它符合大型企業(yè)的界定。而在美國(guó)的定義中，它只滿足中型企業(yè)的上限。但是，該企業(yè)還有1000名臨時(shí)工。這樣，1500名員工的規(guī)模使它無(wú)疑置身于大型企業(yè)行列。在過(guò)去的5年中，該公司擴(kuò)大為原來(lái)的4倍，并發(fā)現(xiàn)對(duì)于具有嚴(yán)謹(jǐn)形式的項(xiàng)目管理流程的需求日漸強(qiáng)烈。

我采訪的一家中等規(guī)模公司當(dāng)時(shí)正在為申請(qǐng)CMMI證書(shū)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目管理手冊(cè)。這是CMMI認(rèn)證中的一項(xiàng)內(nèi)容。曾經(jīng)負(fù)責(zé)執(zhí)行項(xiàng)目管理各項(xiàng)元素的人開(kāi)發(fā)了一套覆蓋PMI《PMBOK?指南》各個(gè)組件的手冊(cè)。在《PMBOK?指南》的開(kāi)篇就清晰表達(dá)了用戶需要因地制宜選擇將要使用的元素，他卻忽視了這段話并且撰寫(xiě)了一套覆蓋了所有元素的流程。接受我參訪的這位新上任的負(fù)責(zé)人說(shuō)她正在簡(jiǎn)化這套流程。前任負(fù)責(zé)人就《PMBOK?指南》中僅用3行表達(dá)的一個(gè)觀點(diǎn)演繹出3頁(yè)內(nèi)容，她認(rèn)為這對(duì)于所從事的工作而言完全沒(méi)有必要。我希望這個(gè)例子說(shuō)服你必須采取對(duì)于你所在公司正確的做法。

另外受訪的2家美國(guó)建筑公司分別承攬了重新開(kāi)發(fā)新奧爾良海港和巴拿馬運(yùn)河的項(xiàng)目。這兩家公司需要的是符合中型企業(yè)所需的流程，但同時(shí)他們創(chuàng)建的流程可以為這兩個(gè)大型項(xiàng)目提供必要的數(shù)據(jù)。這兩家公司不能簡(jiǎn)單照抄照搬大型項(xiàng)目的全部流程，過(guò)分的專制性將會(huì)害死它們。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，這兩家公司需要的是既滿足需要又相對(duì)簡(jiǎn)化，但同時(shí)還要能夠與大型項(xiàng)目的數(shù)據(jù)需求相對(duì)接的流程。

中小企業(yè)項(xiàng)目管理實(shí)踐必需的元素

中小企業(yè)傾向于使用相對(duì)較少的項(xiàng)目管理功能點(diǎn)，每家公司篩選滿足自身需要的知識(shí)體系指南中的元素。如同上面所說(shuō)的一樣，這是卓越的體現(xiàn)，而不是成熟度的體現(xiàn)。卓越是采取對(duì)企業(yè)有價(jià)值的做法。

在歐洲，項(xiàng)目管理應(yīng)用中的主要元素是需求管理。我們對(duì)此很有興趣，因?yàn)樵?008年年初我們開(kāi)始調(diào)研時(shí)，需求管理并未出現(xiàn)在《PMBOK?指南》當(dāng)中。這一元素在2008年版中才第一次出現(xiàn)。除此之外，中小企業(yè)應(yīng)用最多的元素是里程碑規(guī)劃、時(shí)間管理和風(fēng)險(xiǎn)管理，中等規(guī)模的公司對(duì)于成本管理的應(yīng)用也很常見(jiàn)。在美國(guó)，情況有所變化，常用的項(xiàng)目管理元素有項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目控制、范圍管理、時(shí)間管理和成本管理，需求管理和風(fēng)險(xiǎn)管理緊隨其后。