張瀟名　袁先勇

摘 要：基層單位辦公室工作從事的大多是比較具體的事務(wù)，筆者先后在兩家大公司的基層單位從事辦公室工作，針對辦公室存在工作范圍界定不夠清晰，工作內(nèi)容比較模糊，分工不夠明確，責(zé)任督查落實不到位，員工責(zé)任意識不夠，服務(wù)意識不強等現(xiàn)象，提出了提高基層單位辦公室工作質(zhì)量措施和提升辦公室工作員工素質(zhì)思路。

關(guān)鍵詞：辦公室；分工；責(zé)任；監(jiān)督

辦公室工作的職責(zé)范圍比較寬泛，貫通上下，聯(lián)系左右，協(xié)調(diào)內(nèi)外，工作特點是標準高、要求嚴、責(zé)任大、時限強。社會上有句順口溜說辦公室是“流汗水、掉淚水、沒油水”的部門。筆者先后在兩家大公司的基層單位從事辦公室工作，結(jié)合自己遇到的一些情況，談?wù)劥譁\的認識。

一、基層單位辦公室工作存在的問題

（一）工作范圍界定不夠清晰，工作內(nèi)容比較模糊

基層單位的辦公室是個筐，什么工作都往里裝。筆者經(jīng)歷過的幾個基層單位辦公室，都是非常綜合的部門，基本上是包含了除了能明確界定的生產(chǎn)部室工作之外的所有工作，既有傳統(tǒng)的文書文印、辦會、接待、后勤工作等，也包括黨群、宣傳、工會、團委、計生、薪資、車輛管理等工作，領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時性任務(wù)也是一個不小的工作量。特別是有些原則上應(yīng)該由特定身份或者委員會完成的任務(wù)，有些領(lǐng)導(dǎo)也直接指定給辦公室辦理，比如工會工作由非工會成員身份的辦公室員工辦理、黨支部會議由非黨員身份員工記錄，這類工作的開展就不符合相關(guān)規(guī)定，對于辦事員來說，實施過程會遇到一些困難，結(jié)果也就達不到期望的效果。

（二）分工不夠明確，責(zé)任督查落實不到位

第一，分工不夠明確，“累死拉磨的驢，閑死打鳴的雞”。有些單位有明確的分工，進行了文件明確，但也有些單位僅是口頭分工，沒有用行文方式把職責(zé)落實人頭，員工就不清楚自己該在哪些業(yè)務(wù)上主動加強學(xué)習(xí)。在日常管理中，有些領(lǐng)導(dǎo)喜歡用聽話的、能干的、不計較的員工辦事，甚至把不少本來不屬于崗位職責(zé)范圍內(nèi)的工作安排給某個員工來做，對于領(lǐng)導(dǎo)不喜歡或者辦事推諉的員工，就少安排工作，這樣既忽視了被安排員工的心理感受，也違背了管理工作的基本原則，形成“鞭打快?！钡木置妗５诙?，責(zé)任督查落實不夠，結(jié)果公平無法體現(xiàn)。對于已經(jīng)明確的分工，年底考核都應(yīng)該按照職責(zé)對照進行檢查，有些工作不是職責(zé)范圍內(nèi)員工完成的，在結(jié)果上也沒有進行認真對照督查，該考核的考核不到位，一定程度上樹立了“干不干活干多干少都一樣的”不良導(dǎo)向。

（三）有些員工責(zé)任意識不夠，服務(wù)意識不強

有些人認為辦公室的工作零零碎碎，僅僅就是跑跑腿打打雜，沒有什么技術(shù)含量，不像搞主業(yè)生產(chǎn)的，做了也沒什么成就感，工作上只是被動地完成領(lǐng)導(dǎo)交給的事務(wù)，積極性不高，有“不求有功但求無過”的心態(tài)，只求過得去，不求過得硬。甚至有些人工作拖拉甚至不作為，認為“多做多錯、少做少錯、不做無錯”。

二、提高基層單位辦公室工作質(zhì)量措施

（一）清晰界定辦公室工作范圍和工作內(nèi)容，建好主要陣地

明確辦公室具體要行使的職責(zé)，不能把辦公室當成“萬金油”部門，辦公室首先把文書文印、辦會、接待、后勤工作等做好，確需要辦公室落實的黨群宣傳和車輛管理等工作，也要用行文界定下來。對于需要由特定身份或者委員會完成的任務(wù)，根據(jù)相關(guān)政策要求，明確組成人員，界定出辦公室協(xié)助做的工作內(nèi)容。

（二）落實崗位職責(zé)，種好責(zé)任地

沒有明確的分工就不能落實崗位職責(zé)。首先崗位職責(zé)要明確，責(zé)任落實到人頭，把每個人的責(zé)任圈圈畫清楚。全面梳理辦公室要承擔(dān)的所有工作，工作內(nèi)容落實到崗位，工作目標到具體人頭，人人肩上有責(zé)任。落實責(zé)任還要特別注意不能只畫個人圈圈，還要畫出相互之間配合的圈圈，避免出現(xiàn)各自為政的情況。

（三）強化責(zé)任考核，當好督查員

基層工作要考完善的制度，更要靠落實和監(jiān)督。這里的責(zé)任考核從兩個方面來講，一是做好辦公室人員的責(zé)任考核督查。二是做好協(xié)助基層單位考核督查。兩者的共同點就是，都必須按照年初確定的各項工作任務(wù)目標，做好督查考核。通過廠務(wù)公開制度，把基層單位各個部門的指標完成進行公開，考核結(jié)果進行公開，把關(guān)系職工切實利益的事情公開，通過民主監(jiān)督，不僅促進責(zé)任考核公開透明，同時也促進廉政建設(shè)。

三、提升辦公室工作員工素質(zhì)思路

（一）領(lǐng)導(dǎo)要重視辦公室工作，給員工提供必要支持，明確職業(yè)發(fā)展方向

領(lǐng)導(dǎo)重視辦公室工作，首先要清楚任何一個機構(gòu)都只能完成有限的工作任務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)要對這個部門的職責(zé)心中有數(shù)。特別要注意每個員工都有自己的職業(yè)發(fā)展方向，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有意識的從“加長長板，補全短板”的思路，讓員工在工作中逐步成長。任務(wù)應(yīng)根據(jù)工作實際歸屬范圍而不是從“誰聽話誰辦”等這些角度安排。工作任務(wù)不能只發(fā)指令，要做比較詳細的說明和部署，確保辦公室員工理解指令的意圖，特別是需要單位內(nèi)部和外部多人共同完成的較為大型的工作、會議或者活動，要提供必要的工作支持。職業(yè)發(fā)展上堅持培訓(xùn)與培養(yǎng)、實踐與理論并重，引導(dǎo)辦公室員工勤學(xué)苦練，在實踐中學(xué)習(xí)、提高和成長。

（二）提高基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力，努力成為辦公室工作專家

一是找出工作規(guī)律，按計劃開展工作。辦公室工作要從沒有規(guī)律中找出主要規(guī)律，定期舉行的工作會、領(lǐng)導(dǎo)班子會、生產(chǎn)例會、單位集體活動等都是可以提前策劃的。二是行文辦會講規(guī)矩。以文書崗位為例，就是要收好來文、起好發(fā)文、管好印章。特別是印章管理，不能看熟人情面，也不能想當然或者照顧關(guān)系。三是涉及經(jīng)濟有關(guān)的事項要慎重。涉及到與經(jīng)濟相關(guān)的業(yè)務(wù)，比如辦公耗材的采購等工作，必須按照規(guī)定辦事，不去貪小便宜。

（三）不斷提升自身素質(zhì)，變成領(lǐng)導(dǎo)得力的助手

一是邁開腿，充分了解單位員工情況。想要做到上傳下達，就必須注意搜集信息和調(diào)查研究。邁開腿，既要經(jīng)常到領(lǐng)導(dǎo)辦公室請示，充分理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，又要和同事們打成一片，知道他們的一些想法和意見，才能起到辦事參謀作用。二是管好嘴，說該說的話。辦公室是距離領(lǐng)導(dǎo)比較近的一個部門，經(jīng)常參加領(lǐng)導(dǎo)的會議，知道的可能要多一點，但不能因為知道多就當“傳話筒”、“小喇叭”違反了崗位職責(zé)要求。關(guān)系比較好的同事有可能有些個人抱怨，不能不假思索都向領(lǐng)導(dǎo)匯報。該向下傳達的要言簡意賅傳達，該向上匯報的要深思熟慮原意匯報。三是勤動手，留下做事記錄。辦公室工作不容易出成果，但如果不記錄就可能出問題?！昂糜浶圆蝗鐮€筆頭”，正是因為事情多，更應(yīng)逐條記錄，分清主次和輕重緩急，做了的要有詳細可追溯的記錄，以備可查。

總之，做好基層單位辦公室工作，既要有制度上的保障，又要有管理者的英明領(lǐng)導(dǎo)，還要有高素質(zhì)的辦公室員工實施，更要有單位員工的相互支持和配合，這些都缺一不可。辦公室工作關(guān)鍵是要心平氣和，不急功近利，老老實實做人，踏踏實實工作，才能真正取得一些成績，得到領(lǐng)導(dǎo)和同事的認可。（作者單位：1.中國石化西南油氣分公司川西采氣廠；2.中石化西南石油局黨委組織部）

參考文獻：

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