唐海英王體春

[摘要]筆者作為項目經(jīng)理參與的某公司研究生教育管理信息系統(tǒng)項目（GMIS）的全程管理工作。項目以某高校研究生主管部門為依托，面向管理人員、導(dǎo)師和學(xué)生，集招生管理、學(xué)工管理、培養(yǎng)管理、學(xué)位學(xué)科管理、畢業(yè)管理等各子系統(tǒng)于一體。本文結(jié)合筆者實踐，首先對項目的所有活動通過分解進(jìn)行定義，使用前導(dǎo)圖方法對項目活動進(jìn)行了排序，經(jīng)過對項目活動的資源估算、歷時估算并制訂了項目進(jìn)度計劃，形成了項目進(jìn)度甘特圖，在項目執(zhí)行過程中依據(jù)項目甘特圖，進(jìn)行項目績效測量，根據(jù)績效測量結(jié)果，通過項目進(jìn)度變更控制系統(tǒng)對項目進(jìn)度進(jìn)行了很好的控制。在確保項目質(zhì)量和成本基礎(chǔ)上，很好地按照項目進(jìn)度計劃順利完成了項目。最后總結(jié)了不足之處。

[關(guān)鍵詞]GMIS；項目進(jìn)度管理；活動歷時估算；進(jìn)度控制

[DOI]1013939/jcnkizgsc201608079

隨著研究生教育的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的教育管理費時費力且信息共享等弱點非常突出，對管理的信息化要求越來越高。以教育信息化帶動教育現(xiàn)代化，是我國教育事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇，根據(jù)國家《2006—2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》和教育部《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011—2020年）》[1]要求，系統(tǒng)以某高校研究生主管部門為依托，面向管理人員、導(dǎo)師、學(xué)生和考生，集招生管理、學(xué)工管理、培養(yǎng)管理、學(xué)位學(xué)科管理、畢業(yè)管理、就業(yè)管理、系統(tǒng)管理等各子系統(tǒng)于一體。在項目進(jìn)行中，因項目規(guī)模較大，干系人眾多且比較分散，管理結(jié)構(gòu)復(fù)雜，給項目順利推進(jìn)帶來了一定困難。該項目要求在2014年9月入學(xué)時能夠上線試運行，時間要求緊，項目的進(jìn)度管理對項目成功至關(guān)重要。在具體管理過程中，筆者根據(jù)項目實際情況，遵循時間管理的典型方法，對項目活動進(jìn)行了定義、排序，資源估算、歷時估算并制訂了項目進(jìn)度計劃，在項目掃行過程中，通過項目進(jìn)度變更控制系統(tǒng)對項目進(jìn)度進(jìn)行了很好控制，最終在既定的時間完成了所有項目工作。

1活動定義

活動定義[2]就是根據(jù)工作分解結(jié)構(gòu)（WBS），將項目工作分解為一系列更小、更易管理的活動。筆者利用公司以往類似項目經(jīng)驗和模板，根據(jù)項目范圍說明書和WBS，召開項目組成員專門會議，對WBS結(jié)構(gòu)自上而下，采用滾動式規(guī)劃的方法，對所有項目活動進(jìn)行了定義。我們將項目首先進(jìn)行了階段定義，包括項目的需求獲取、需求分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)測試、用戶測試、系統(tǒng)試點、系統(tǒng)正式上線等幾個階段。然后，筆者根據(jù)項目進(jìn)展的不同階段，采用滾動規(guī)劃方法，將項目涉及的所有活動逐步進(jìn)行了分解定義。對于近期要完成的工作在工作分解結(jié)構(gòu)最下層詳細(xì)規(guī)劃，遠(yuǎn)期需要完成的工作則表現(xiàn)在工作分解結(jié)構(gòu)相對高的層次上。通過滾動式規(guī)劃方式，隨著項目工作的開展，項目活動也逐步清晰，最后形成統(tǒng)一的活動清單，對各個階段確立形成里程碑清單。

2活動排序

根據(jù)活動定義結(jié)果，筆者將所有活動之間的關(guān)系進(jìn)行了分析，主要是分析其依賴關(guān)系，前采用前導(dǎo)圖方法，將所有活動之間的依賴關(guān)系繪制成項目網(wǎng)絡(luò)圖。例如，在系統(tǒng)測試階段，我們通過與用戶溝通，最終明確先進(jìn)行公司內(nèi)部的自測工作，再由用戶代表在公司實驗室環(huán)境下進(jìn)行用戶測試，最后選擇在用戶環(huán)境的兩二級院系和學(xué)校之間進(jìn)行現(xiàn)場測試；而對于公司內(nèi)部測試階段，我們將學(xué)校服務(wù)器端系統(tǒng)與二級院所等遠(yuǎn)程端進(jìn)行集中開放式測試。再如，對學(xué)科模塊的開發(fā)，放在招生模塊之前進(jìn)行，因為學(xué)科代碼的確定直接影響到招生的確定，而培養(yǎng)和學(xué)位學(xué)工等在之后進(jìn)行，同時考慮到招生有些代碼，在學(xué)生授位時不完全一致，如有些多個自設(shè)專業(yè)授位只有一個統(tǒng)一的學(xué)科代碼，所以在開發(fā)這些模塊之后還要進(jìn)行與學(xué)科招生代碼的視圖映射，并推送入主題數(shù)據(jù)庫、歷史數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫等作進(jìn)一步分析。

3活動的資源估算

根據(jù)活動清單，還有公司類似項目經(jīng)驗，結(jié)合現(xiàn)在物價水平等環(huán)境因素，考慮到項目的依賴關(guān)系，我們在專門的項目計劃會議上，采用自下而上的估算方法估計了項目所需要的相關(guān)資源，并繪制了資源分解結(jié)構(gòu)（RBS）。例如在測試階段，我們針對所需要測試的系統(tǒng)數(shù)量有15個，每個系統(tǒng)的測試人員設(shè)為公司測試員1名，用戶代表1名共2人，以及試點數(shù)量，估算了所需要測試計算機及其軟研件配屬，在測試之前準(zhǔn)備好相應(yīng)測試環(huán)境，并要求用戶準(zhǔn)備好WEB和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器各一臺，并裝有服務(wù)器版操作系統(tǒng)，還有客戶端等一系列資源。

4活動的歷時估算

根據(jù)前面工作的結(jié)果，我們在項目計劃會上，根據(jù)前面的活動定義清單、項目范圍說明書、活動清單、活動資源需求等，采用了活動歷時的三點估算法，由于開發(fā)過程中業(yè)務(wù)方面的算法歷時估算比較復(fù)雜，受多種不確定因素影響，為此，我們分別估算了最樂觀、最悲觀以及最可能的開發(fā)時間，使用三點估算公式計算機出項目所需要的一個時間段，同時考慮到不確定因素的影響，再加上該時間段的5%作為預(yù)留時間作為項目工期。例如，對于培養(yǎng)工作中的成績管理，英語是由聽力、口語、寫作、精讀等幾科課程成績加上學(xué)位英語合成一科出成績，且碩士和博士分科不一樣，非學(xué)歷生與學(xué)歷生又不一樣，校內(nèi)課程班和校外課程班的業(yè)務(wù)要求又不一樣，且實施中時間有一定的不確定因素，因此我們讓開發(fā)人員估計了最樂觀時間2周，最悲觀時間6周，最可能時間4周，加權(quán)算出該項目模塊的需要的一個時間4周，再加上5%的預(yù)留時間1天作為其估算歷時。

5制訂進(jìn)度計劃

制訂進(jìn)度計劃就是決定項目的開始和完成時間。我們在計劃會議上，對項目范圍、進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖進(jìn)行分析，考慮到一定的提前和滯后和資源平衡，采用project，定義了每一項工作的最早和最遲開始和結(jié)束時間，持續(xù)時間，計劃甘特圖并印制成冊，下發(fā)給項目各方，制定項目進(jìn)度計劃，并用甘特圖表示出來，公布在張貼出來，以讓項目組成員明確進(jìn)度按排情況。排序約束如新生進(jìn)行課表顯示，必須要滿足新生名單從招生子系統(tǒng)錄取確定導(dǎo)入，并且要制定好該年級各專業(yè)的培養(yǎng)方案，然后再進(jìn)行排課，提交培養(yǎng)計劃后才能選課，選課確定后才能最終生成其相應(yīng)的課表。

6進(jìn)度控制

根據(jù)項目進(jìn)度計劃，我們以進(jìn)度計劃、績效報告、進(jìn)度基準(zhǔn)以及已批準(zhǔn)的變更需求為依據(jù)，結(jié)合績效、信息、采用變更控制系統(tǒng)、偏差分析方法進(jìn)行項目變更管理，并規(guī)定變更由變更控制辦公室批準(zhǔn)執(zhí)行，而對重大變更，還要經(jīng)過監(jiān)理主持的監(jiān)理協(xié)調(diào)會通過。我將變更分為需求變更、技術(shù)變更、人員變更等幾類，要求變更申請以書面形式提出批準(zhǔn)后，并跟蹤確認(rèn)效果。對項目實際進(jìn)度進(jìn)行密切監(jiān)控，及時定期繪成甘特圖，與計劃甘特圖進(jìn)行比較，出現(xiàn)偏差，采取相應(yīng)措施糾偏。我設(shè)計定義了明確的里程碑，在每個里程碑中，都采用評審會的形式對階段工作進(jìn)行確認(rèn)。如在導(dǎo)師遴選模塊開發(fā)時，本來計劃為10個工作日開發(fā)時間，但由于甲方對導(dǎo)師遴選的條件和步驟有變更，到了10天開發(fā)還沒有完成，經(jīng)過審批和確認(rèn)，重新估算歷時，還需要多用15個工作日才能完成，而當(dāng)時預(yù)留時間只有半天，在網(wǎng)絡(luò)分析中其該節(jié)點時差也只有1天，且在關(guān)鍵路徑上，因此我們采用加班，并與甲方很好溝通配合，通過進(jìn)度壓縮，在11個工作日內(nèi)完成該模塊開發(fā)。

由于我們在項目管理中采用進(jìn)行了嚴(yán)格的活動分解，充分分析各活動的依賴關(guān)系，對活動進(jìn)行了詳細(xì)具體的資源和歷時估算，并制定了科學(xué)合理的進(jìn)度計劃，而在項目實施中對項目進(jìn)度又進(jìn)行了嚴(yán)密監(jiān)控，對可能影響項目進(jìn)度的因素進(jìn)行管理和影響，對在實際中出現(xiàn)的偏差進(jìn)行了及時的糾正和應(yīng)對，項目最終在9月1日在某高校部署后一次性上線成功，目前運行情況良好。

參考文獻(xiàn)：

[1]顧明遠(yuǎn)學(xué)習(xí)和解讀《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020）》[J].高等教育研究，2010，V31（7）：1-6

[2]柳純錄，劉明亮，高章舜信息系統(tǒng)項目管理師教程[M].2版北京：清華大學(xué)出版社，2008