田煜

摘 要：準確性是項目檔案質量的靈魂，對項目日后的維護、管理、改建、擴建等工作具有決定性影響。文章結合中國聯(lián)通河南省分公司通信光纜建設項目檔案管理及驗收工作實踐，對項目檔案準確性的衡量標準、判別方法、保障措施進行分析探討，以豐富項目檔案管理經(jīng)驗，進而提升管理效率和效果。

關鍵詞：項目檔案；準確性；標準；方法；措施

由于通信光纜線路多屬于隱蔽工程，受不可抗力、人為因素破壞后，搶修工作對通信光纜建設項目檔案（以下簡稱“項目檔案”）的依賴性很大，項目檔案的準確性對其搶修效果往往具有決定性影響。項目檔案準確性有無衡量標準？如何判別項目檔案準確性？怎樣在項目檔案形成時保障其準確性？筆者結合項目檔案管理及驗收工作實踐，進行分析探討。

1 衡量標準

1.1 依據(jù)性。依據(jù)性是項目檔案準確性的前提，項目建設的醞釀、決策、立項、可研等過程都不是隨心所欲的，而是一個有理有據(jù)、環(huán)環(huán)相扣、嚴謹細致的過程，每一個建設階段或專業(yè)都應有相應的批復文件、會議紀要、合同、協(xié)議等作為建設依據(jù)，以確保建設過程的合法性、合理性。因此，項目檔案也必須真實反映這一客觀過程，準確體現(xiàn)事物的來龍去脈，以避免項目成為無源之水、無本之木。

1.2 完整性。完整性是項目檔案準確性的保障，不完整的項目檔案準確性便無從談起。只有從立項到竣工投產各階段，從線路、設備、工藝各專業(yè)都形成完整的項目檔案，并滿足以下三個條件方能稱得上完整：一是歸檔文件應辦理完畢，各項內容填寫完整，不缺項漏項；二是載體形態(tài)完整，在確保紙質檔案完整的基礎上，查看照片、錄音帶、錄像帶、光盤等各種載體形態(tài)的檔案資料，與紙質檔案對應的電子文檔，以及與項目有關的實物檔案等是否完整；三是法定手續(xù)完備，項目檔案的完整性不能忽視其印章、簽字等法律手續(xù)，責任人的全稱或通用簡稱、簽字日期及簽署意見不能隨意省略，應清楚、規(guī)范、完整。

1.3 一致性。一致性是項目檔案準確性的核心，只有整套項目檔案反映的內容與線路、配套設備、建筑物、構筑物、隱蔽工程等竣工時的實際概貌一致，并隨改、擴建活動及時準確地進行相應變更和補充，與實物保持持續(xù)一致性，方能體現(xiàn)項目檔案的準確性。具體來講，項目檔案的一致性體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.3.1 設計文件與建設目標的一致性。建設目標反映項目建設單位的業(yè)務需求、投資額度、建設規(guī)模、預期效益等，設計文件應與建設目標保持一致，在設計說明、概預算、施工圖等方面不應與建設目標出現(xiàn)較大偏差，除非建設目標發(fā)生變化，也不宜進行過多設計變更。

1.3.2 招標文件與建設合同的一致性。投標單位只有對招標文件的全部內容進行點對點應答，并符合招標文件的要求，否則就不可能中標。因此，招標文件作為簽訂建設合同的重要依據(jù)，其內容應與建設合同的內容保持一致，除非根據(jù)《合同法》第七十七條雙方協(xié)商一致可以變更合同外，不能出現(xiàn)背離招標文件實質性內容的合同。

1.3.3 竣工文件與工程概貌的一致性。只有竣工文件與工程概貌保持完全一致，才能作為工程管理、維護、改擴建的依據(jù)，否則“如果圖物不一，建筑物管理和維修就會瞎子摸魚、到處碰壁、處處開挖，造成極大浪費，甚至造成斷水、斷電、斷氣和安全事故，造成重大損失”。[1]這種一致性體現(xiàn)在：①光纜、通信設備等的數(shù)量與設計文件標注的數(shù)量相一致；②設備的規(guī)格、型號、供應商、產地、批次與實際相符；③光纜、設備等的布放位置，相互間的方位關系與實際一致，做到圖物相符；④各種主材、輔材的品種、質量、理化性能與效用同竣工文件一致，否則會造成實際使用壽命與設計壽命不符。

1.3.4 財務決算與概預算的一致性。概預算是依據(jù)建設目標對投資額度的估算，在實際執(zhí)行過程中可能存在一定的偏差，但誤差率應控制在一定的范圍內，不能有計劃外支出、變相支出等不合理支出，投資額度調整應進行嚴格的審批，保持工程竣工決算與概預算基本一致。

2 判別方法

2.1 日期校驗法。日期校驗法是根據(jù)《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》的要求，通過查看項目檔案的成文日期，判斷項目檔案準確性的方法。其一是通過項目檔案的成文日期判斷建設過程是否違背正常建設流程，比如開工日期早于施工合同簽訂日期，試運行日期早于完工日期等，上述成文日期的相互矛盾，說明建設流程的相互顛倒和混亂，必將為項目檔案的準確性埋下隱患。其二是通過項目檔案的成文日期判斷項目建設與檔案編制工作是否同步進行，如果項目檔案形成日期晚于對應的建設進度，說明項目檔案的編制存在事后補缺的嫌疑，特別對于隱蔽工程來說，事后編制的項目檔案的準確性將令人難以信服。

2.2 按圖索驥法。按圖索驥法是指根據(jù)項目檔案記錄的某項內容判斷與之相關聯(lián)的其他內容是否完整、準確的方法。如根據(jù)設計變更通知單，去查看設計變更的依據(jù)及審批流程是否合理，施工文件是否做出了相應的修改，竣工文件是否與工程概貌一致等，根據(jù)線索判斷與之相關的一系列項目檔案的完整性、準確性是項目檔案驗收中常用的方法之一。

2.3 重點排查法。重點排查法是汲取同類建設項目在檔案準確性管理方面的經(jīng)驗教訓，對容易出現(xiàn)問題的地方進行重點排查，并進行補充完善的方法。重點有以下幾個方面：①隱蔽工程檔案的準確性；②進行設計變更、施工組織方案調整的竣工檔案的準確性；③有不良記錄的參建單位形成的項目檔案的準確性；④對涉及技術保密和專利內容的項目檔案，因擔心失密、泄密容易造成項目檔案不完整、不準確；[2]⑤竣工測試檔案的準確性，測試內容、方式、結果、人員、日期等應準確無誤，不能隨意簡稱或省略。

2.4 竣工測量法?？⒐y量法是對照建設項目竣工技術文件中的相關內容，由設計、施工、監(jiān)理及檔案部門共同參與，對工程全部或部分內容進行驗證的一種監(jiān)督手段。實施竣工測量既驗證了項目檔案的準確性，又倒逼相關參建單位在編制竣工文件時做到圖物相符，打消蒙混過關的念頭。同時，形成的竣工測量檔案又豐富了項目檔案內容，提高竣工檔案的內在質量，可謂一箭雙雕，有條件的建設單位不妨一試。[3]

3 保障措施

3.1 法律保障

3.1.1 標書事先約定。招標文件作為簽訂合同的重要依據(jù)，應設立專門條款對項目檔案的完整、準確等質量指標進行約定，以避免雙方簽訂合同時因額外增加項目檔案質量要求而推諉扯皮，為運用法律手段把好項目檔案質量關奠定基礎。

3.1.2 合同固化責任。項目檔案的準確性主要在項目檔案形成階段，取決于項目檔案形成者的檔案意識、責任和管控手段，因此，通過合同條款固化參建單位在檔案形成過程中的責任，并設置切實可行的管控手段，建立明確的責任追究機制，是實現(xiàn)項目檔案完整、準確的重要手段。

3.1.3 違約責任追究。為配合落實工程質量保證金制度，違約責任追究條款應具有可操作性，不能含混不清、模棱兩可。筆者所在單位在合同條款中這樣界定：“各參建單位形成的項目檔案應完整、準確反映項目建設過程和工程概貌，如經(jīng)甲方質監(jiān)部門或第三方鑒定機構認定項目檔案標注的內容存在一處與實際數(shù)量、規(guī)格、型號、理化性質等不符的情況，扣減其工程質量保證金的3%，發(fā)現(xiàn)三處以上的不予通過竣工驗收，并計入不良信用記錄。”

3.2 制度保障

3.2.1 “四同步”制度。為了趕工期和進度，很多施工單位在施工結束后為應付竣工驗收集中編制竣工檔案，特別是隱蔽工程在施工結束后再進行相關檔案資料的編制，這種亡羊補牢的做法難免造成項目檔案失真、失信，認真落實“四同步”制度是保證項目檔案的完整和準確的重要手段。

3.2.2 圖紙修改補充制度?？⒐D應完整、準確、清晰、規(guī)范、修改到位，如果按施工圖施工有變動的，符合杠改或劃改要求的一般在原圖修改，對于設計結構、工藝等重大變動或修改面積超過35%的應重新繪制竣工圖。在項目改建、擴建、維修等活動結束后，應及時對竣工圖紙進行補充、更新，有底圖的也應進行相應修改，確?？⒐D紙始終與工程概貌相一致。

3.2.3 竣工文件五級審核制度。在項目檔案管理中僅靠檔案人員的力量無法確保其完整、準確、系統(tǒng)、安全的質量要求，實行五級審核制度管控效果明顯。即竣工文件先由施工單位進行自審，然后提交監(jiān)理單位全面審核，再由質監(jiān)部門把關，之后提交專業(yè)技術人員審核，最后由檔案人員從檔案收集、整理角度審核后辦理檔案交接手續(xù)。落實竣工文件五級審核制度可以劃清職責界面、明確各自責任、發(fā)揮各自特長，確保項目檔案的完整、準確。

3.3 組織保障。《工程建設監(jiān)理規(guī)定》第九條規(guī)定：“工程建設監(jiān)理的主要內容是控制工程建設的投資、建設工期和工程質量；進行工程建設合同管理，協(xié)調有關單位間的工作關系?！庇纱丝梢姡椖繖n案質量作為工程質量的重要組成部分，監(jiān)理單位負有重要的監(jiān)管責任，充分發(fā)揮監(jiān)理單位在項目檔案形成過程中的把關、審核、監(jiān)督、指導作用，并協(xié)調各參建單位落實項目檔案管理制度，切實履行項目檔案準確性方面的合同條款，有利于提高項目檔案的完整率、準確率。強化監(jiān)理單位在項目檔案質量方面的監(jiān)管責任，是確保項目檔案完整、準確的重要組織保障。[4]

3.4 倒逼機制。以“黑名單”制為盾牌，通過提高檔案部門的話語權，把好建設項目檔案驗收關和檔案交接查驗關，并綜合運用法律、經(jīng)濟、行政手段倒逼各參建單位在項目檔案形成階段，把其準確性放在突出位置，是確保項目檔案準確性的重要途徑。

4 結語

項目檔案的準確性是評價項目檔案質量的核心要素，通過源頭治理、過程管控、后評價反饋機制，不斷提升項目檔案準確率，進而實現(xiàn)項目檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全的質量控制目標。

參考文獻：

[1] 詹愛民.城建檔案的成套性和準確性[J].城建檔案，2011（7）：39～42.

[2] 楊暉.淺談科技檔案的準確性[J].江蘇通信技術，1994（2）：55.

[3] 李省三，張建中.一項保證工程竣工檔案準確性的補充措施——淺析實施工程竣工測量的作用[J].上海檔案，1996（1）：48～49.

[4] 宋黎香，淺談建設工程監(jiān)理與建設工程檔案完整性、準確性的關系[J].云南檔案，2007（3）：25～26.

（作者單位：中國聯(lián)通河南省分公司檔案館 來稿日期：2015-10-20）