祝曉青

摘 要：在社會信息化的背景下，檔案管理工作必將趨向于現(xiàn)代化的方向發(fā)展。檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展革新了傳統(tǒng)檔案管理的思想、方位以及方式，有效提升了檔案管理工作的實(shí)效性。另外，過程性是檔案管理現(xiàn)代化的主要特征，只有對現(xiàn)代化檔案管理的多方面內(nèi)容加以不斷強(qiáng)化，才能保障檔案管理現(xiàn)代化的穩(wěn)定、長足發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；發(fā)展

隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，檔案管理已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化的管理過程，主要體現(xiàn)在檔案管理技術(shù)、檔案資源以及管理手段的信息化與現(xiàn)代化，同時，從檔案內(nèi)部管理角度出發(fā)，檔案管理也實(shí)現(xiàn)了進(jìn)一步的創(chuàng)新與發(fā)展。為此，筆者深入的總結(jié)了促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的主要路徑，希望能夠?yàn)槿藗兲峁┯行А⒕珳?zhǔn)的檔案管理服務(wù)做出一定的貢獻(xiàn)。

一、檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必然性

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，人們信息化交流也隨之得到了快速的發(fā)展。在這種背景下，現(xiàn)代檔案具備了形式性的新特點(diǎn)，該特點(diǎn)決定了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的勢在必行。隨著學(xué)術(shù)門類以及人們實(shí)踐活動的拓展以及增加，使得社會檔案門類呈現(xiàn)出了多樣性的特點(diǎn)，特別是一些社會性檔案以及生活性檔案，檔案基數(shù)以及種類的漲幅都很大，這就在一定程度上豐富了信息化的檔案。為此，檔案管理需要有現(xiàn)代化的管理手段和技術(shù)為其提供強(qiáng)有力的支撐。

隨著科技的不斷技術(shù)，檔案記載形成發(fā)生了日新月異的變化，改變了傳統(tǒng)的紙張記載形式，利用磁性、光盤以及虛擬檔案館等多種記載載體取而代之。而在應(yīng)用這些現(xiàn)代化的管理技術(shù)過程中，勢必需要相關(guān)管理設(shè)備以及技術(shù)人員的支持。另一方面，在轉(zhuǎn)換非紙張記載形式的知識性過程中，絕大多數(shù)載體記載的信息與數(shù)據(jù)一般都要轉(zhuǎn)換為紙張形式方能被使用，為此，企業(yè)一定要對檔案的知識性管理水平以及管理的技術(shù)科學(xué)轉(zhuǎn)化能力進(jìn)行提升。目前，現(xiàn)代檔案記載形式仍然存在一系列問題，例如，光盤記載以及磁性記載的使用時間往往受到了限制，再加之信息相對不夠穩(wěn)定等。為此改善這一現(xiàn)狀，在現(xiàn)代化檔案管理中，要科學(xué)的調(diào)整相應(yīng)的管理方式和技術(shù)手段。由此可見，檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展勢在必行。

二、推動檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的有效途徑

（一）對檔案管理基礎(chǔ)性建設(shè)加以不斷的完善

檔案管理單位要建立一個科學(xué)而又完善的決策機(jī)制。檔案管理的現(xiàn)代化具有一定的規(guī)模性以及系統(tǒng)性，為此在管理發(fā)展過程中，一定要依托于一個全面性、整體性的決策。該決策基于實(shí)際部門與行業(yè)的整體情況，使決策能夠滿足檔案管理的需求。另外，檔案管理單位的主要工作目標(biāo)在于實(shí)現(xiàn)檔案管理的整體性效益，在各部門性與環(huán)節(jié)性責(zé)任的落實(shí)與責(zé)任的制定下，不僅能夠促進(jìn)效益的優(yōu)化，還能有效推動檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

相關(guān)部門要制定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度，通過規(guī)范管理工作的技術(shù)、業(yè)務(wù)，使收集、檢索、傳遞以及存儲檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)得以統(tǒng)一。與此同時，檔案管理單位可以遵循國家的《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等相關(guān)性規(guī)定，對檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理而有效的落實(shí)。

（二）對檔案管理信息資源建設(shè)進(jìn)行不斷的強(qiáng)化

檔案管理單位要進(jìn)一步保障管理中信息資源的建設(shè)，具體途徑如下。其一，對信息化的收集進(jìn)行不斷強(qiáng)化，使檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)得到不斷完善，同時，企業(yè)要做好接收和采集館藏檔案的信息化、數(shù)據(jù)化電子文件工作，只有這樣才能夠?qū)n案基數(shù)與涉及范圍進(jìn)行科學(xué)的拓展，并為提供基礎(chǔ)性的檔案資源服務(wù)加以科學(xué)的保障；其二，企業(yè)可以通過對現(xiàn)代化手段的利用，科學(xué)的整理和處理多種資源。例如，磁性記載、感光型記載、虛擬檔案館的資料以及數(shù)據(jù)通常是利用解碼和數(shù)字的形式進(jìn)行檔案記載的，在分析這些載體形式記載的資料和數(shù)據(jù)時，要通過技術(shù)化的處理，將其轉(zhuǎn)化為紙張性質(zhì)，繼而分析和整理處理后的檔案，使檔案得到科學(xué)的保管。同時，通過對網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，完成整合、編輯信息的過程，使信息的實(shí)用性得到有效提升。其三，檔案部門要對歸檔工作水平進(jìn)行不斷的強(qiáng)化，待檔案接收完畢，對文件處理部門提出相應(yīng)的要求，最后根據(jù)要求，進(jìn)行檔案歸檔工作。

（三）進(jìn)一步提升檔案管理技術(shù)

企業(yè)要對檔案管理設(shè)備進(jìn)行不斷的改進(jìn)，并使管理技術(shù)得到提升，通過對檔案管理現(xiàn)代化硬軟件條件進(jìn)行不斷的健全，以促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。檔案工作的現(xiàn)代化有賴于基礎(chǔ)性的硬件設(shè)施保障，并保障使掃描儀、計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)以及刻錄機(jī)等得到及時的配置，選擇最佳時間對其進(jìn)行維護(hù)和查看，使檔案管理的硬件設(shè)備能夠保持正常的工作狀態(tài)。

另一方面，企業(yè)要對檔案管理操作系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行不斷的完善，并對感光技術(shù)以及微縮技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行靈活的運(yùn)用，在科學(xué)的研制軟件過程中，保障檔案管理現(xiàn)代化的設(shè)備以及技術(shù)，繼而實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的目的。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理是作為我國企業(yè)和社會發(fā)展的基礎(chǔ)存在的，它是推動社會主義建設(shè)的關(guān)鍵。在信息化的時代背景下，檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展是向信息化、技術(shù)性管理集信息、設(shè)備、資源以及人力為一體的系統(tǒng)化管理方向發(fā)展。在現(xiàn)代化的檔案管理發(fā)展過程中，檔案管理單位要以基礎(chǔ)性的現(xiàn)代化管理設(shè)備和技術(shù)作為載體，并提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而使檔案管理走向現(xiàn)代化的可持續(xù)發(fā)展之路。

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