申明麗

(貴州省都勻公路工程處，貴州 都勻　558000)

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公路工程內(nèi)業(yè)資料和竣工資料整編及歸檔

申明麗

(貴州省都勻公路工程處，貴州 都勻558000)

摘要：如今我國(guó)交通事業(yè)不斷發(fā)展，對(duì)于公路建設(shè)項(xiàng)目的管理更加規(guī)范，在這樣一個(gè)大的時(shí)代背景下，公路工程的內(nèi)業(yè)資料和竣工資料的整編和歸檔要求也就越來(lái)越嚴(yán)格。簡(jiǎn)要的對(duì)整編和歸檔公路工程的內(nèi)業(yè)及竣工資料進(jìn)行了探討，并提出相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：公路工程；內(nèi)業(yè)資料；竣工資料；整編歸檔

1公路工程內(nèi)業(yè)資料和竣工資料內(nèi)容

通常來(lái)說(shuō)公路工程內(nèi)業(yè)資料包含施工合同協(xié)議書(shū)，投標(biāo)書(shū)、招標(biāo)文件、施工招標(biāo)以及施工合同等有關(guān)資料，可按照六種方式將內(nèi)業(yè)資料進(jìn)行分類(lèi)：第一，按質(zhì)量控制分類(lèi)，包含質(zhì)量檢驗(yàn)和質(zhì)量試驗(yàn)等有關(guān)質(zhì)量文件；第二，按施工計(jì)劃進(jìn)行分類(lèi)，包含工程整體的進(jìn)度計(jì)劃、月計(jì)劃等有關(guān)的計(jì)劃文件；第三，按工程的費(fèi)用控制分類(lèi)，包含對(duì)公路工程的量的統(tǒng)計(jì)、核定、計(jì)量以及支付等相關(guān)的費(fèi)用控制文件；第四，按合同管理資料進(jìn)行分類(lèi)，包含公路工程的分包、變更、索賠、延期等往來(lái)文件；第五，按照工程項(xiàng)目部?jī)?nèi)部管理資料進(jìn)行分類(lèi)，包含規(guī)章制度、工程費(fèi)用、工作考核、獎(jiǎng)懲等廉政建設(shè)資料；第六，按照安全生產(chǎn)資料進(jìn)行分類(lèi)，包含安全生產(chǎn)的活動(dòng)實(shí)施的記錄以及機(jī)械設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)記錄。

2內(nèi)業(yè)資料編制的基本要求

2.1保證資料足夠真實(shí)

內(nèi)業(yè)資料是工程建設(shè)質(zhì)量的重要憑證和依據(jù)，是今后工程養(yǎng)護(hù)、運(yùn)營(yíng)管理、改建工程等的重要參考資料，文件資料必須真實(shí)、可信。要堅(jiān)持實(shí)事求是和求真務(wù)實(shí)的科學(xué)態(tài)度，嚴(yán)禁偽造，閉門(mén)造車(chē)等捏造數(shù)據(jù)來(lái)滿足試驗(yàn)和檢測(cè)頻率要求，以保證數(shù)據(jù)真實(shí)、可靠。

2.2保證系統(tǒng)、全面

在工程建設(shè)過(guò)程中形成的文字、音像文件，工程設(shè)計(jì)和竣工圖表等較多，涉及范圍廣泛。為便于以后的查閱，竣工檔案的整理、編排應(yīng)具有系統(tǒng)性、規(guī)范性和科學(xué)性，要求除熟悉工程建設(shè)程序、技術(shù)規(guī)范等外，還應(yīng)具有檔案管理知識(shí)，熟悉檔案管理規(guī)定。

2.3保證原始、未被改動(dòng)

現(xiàn)場(chǎng)填寫(xiě)的表格資料要求直接在現(xiàn)場(chǎng)手寫(xiě)，自動(dòng)檢測(cè)儀器直接打印資料、采用計(jì)算機(jī)軟件輸出的試驗(yàn)報(bào)告、分項(xiàng)工程評(píng)定資料等必須逐頁(yè)手寫(xiě)簽名，不得采用個(gè)人印章替代，需要加蓋單位或機(jī)構(gòu)印章的應(yīng)直接加蓋在頁(yè)面上。

2.4保證符合規(guī)范

試驗(yàn)、檢測(cè)所用表格應(yīng)與工程項(xiàng)目相符，填寫(xiě)正確、記錄齊全、數(shù)據(jù)的處理計(jì)算方法符合規(guī)范、規(guī)程要求，施工自檢意見(jiàn)、監(jiān)理意見(jiàn)應(yīng)明確表達(dá)對(duì)試驗(yàn)、檢測(cè)結(jié)果所反應(yīng)的工程質(zhì)量滿足標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求的相關(guān)評(píng)價(jià)及工作要求。有關(guān)人員的簽名、日期等齊全，裝訂格式符合檔案管理的要求。

3公路工程內(nèi)業(yè)資料和竣工資料整編、歸檔中存在的問(wèn)題

3.1對(duì)于公路工程施工管理的工作不夠規(guī)范

首先，在實(shí)際施工環(huán)節(jié)中，要限制好工程中下發(fā)的不同的文件原件數(shù)量，而且還會(huì)有收集不完整的情況出現(xiàn)，所以就導(dǎo)致許多業(yè)主收到的跟工程相關(guān)的資料都是復(fù)印件，而且復(fù)印件上還沒(méi)有將原件的存檔處標(biāo)注出來(lái)并蓋章明示。其次，有部分的施工單位只注重對(duì)竣工文件的外表的裝訂，對(duì)于文件資料的內(nèi)容和質(zhì)量不夠重視，對(duì)于文件還疏于管理，常常會(huì)出現(xiàn)丟失文件的現(xiàn)象，直到工程竣工后要對(duì)竣工資料進(jìn)行編制時(shí)才來(lái)補(bǔ)充相關(guān)的資料。最后，公路工程建設(shè)過(guò)程中，參與施工以及文件管理的人員是流動(dòng)的，會(huì)不斷對(duì)其進(jìn)行調(diào)整，這就很容易造成文件移交時(shí)積壓文件或者斷檔的現(xiàn)象，大大增加了工程竣工文件的編制的難度。

3.2對(duì)于公路工程資料管理工作不夠規(guī)范

(1)在對(duì)公路工程進(jìn)行施工時(shí)，有許多施工企業(yè)一味的追求施工的進(jìn)度，在對(duì)一些工程進(jìn)行驗(yàn)收后，未能夠立即對(duì)驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行簽字確認(rèn)，或者沒(méi)有遵循相關(guān)的驗(yàn)收規(guī)定進(jìn)行簽字，就會(huì)導(dǎo)致工程竣工驗(yàn)收的資料出現(xiàn)漏簽或者實(shí)際的施工情況跟驗(yàn)收的資料不一致，更有甚者還會(huì)有代簽的現(xiàn)象發(fā)生。(2)有些施工企業(yè)未能夠按照國(guó)家規(guī)定的竣工圖紙編制方法來(lái)編制竣工圖紙，僅僅是在原先設(shè)計(jì)好的圖紙上對(duì)標(biāo)高、尺寸以及工程的量進(jìn)行更改，或者是將舊的施工圖紙改制成工程竣工的圖紙，蒙混過(guò)關(guān)。還有一些單位缺乏相應(yīng)的繪圖人才，繪制的圖紙水平較為落后，修改圖紙時(shí)也未能夠按照相應(yīng)的規(guī)定以及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修改，使得工程竣工圖編制難以達(dá)標(biāo)，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)導(dǎo)致工程出現(xiàn)返工的問(wèn)題。(3)工程項(xiàng)目進(jìn)行施工時(shí)，對(duì)于存檔的工程檔案資料常常存在四個(gè)嚴(yán)重的問(wèn)題：①未能有個(gè)統(tǒng)一的格式；②填寫(xiě)資料時(shí)書(shū)寫(xiě)不夠規(guī)范；③書(shū)寫(xiě)的字跡潦草；④書(shū)寫(xiě)的筆墨顏色以及類(lèi)型不一。這些問(wèn)題對(duì)于工程的內(nèi)業(yè)資料以及工程竣工資料長(zhǎng)期保存工作造成了一定的影響，難以達(dá)到竣工資料編制以及歸檔的要求。

4整編以及歸檔資料工作中改進(jìn)措施

4.1建立并健全資料整編以及歸檔機(jī)制和機(jī)構(gòu)

首先要對(duì)公路工程內(nèi)業(yè)資料以及工程竣工的資料整編和歸檔工作有個(gè)清楚的認(rèn)知，做到分工明確，責(zé)任到人，在思想上重視資料的編制以及歸檔工作，并以此為基礎(chǔ)建立更為全面的責(zé)任制，將管理工作落實(shí)到每一個(gè)人，使得每個(gè)人都能夠各司其職，也更具有責(zé)任意識(shí)，并在此基礎(chǔ)上建立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，并由參與施工單位內(nèi)部的人員共同參加管理，制定的管理計(jì)劃要求統(tǒng)一，責(zé)任明確。其次，在對(duì)公路工程的內(nèi)業(yè)資料以及竣工資料的整編和歸檔時(shí)，要做好施工單位的原始文件以及施工圖紙等相關(guān)工程資料的保留工作。所以在公路施工時(shí)，施工現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)管理人員要加強(qiáng)對(duì)工程資料的管理，務(wù)必不能夠丟失或者遺漏內(nèi)業(yè)資料以及竣工的文件，同時(shí)要保證內(nèi)業(yè)和竣工資料的質(zhì)量。最后，公路工程施工時(shí)，通常都是以總工程師為主要責(zé)任人，并且要對(duì)內(nèi)業(yè)資料以及竣工資料編制歸檔工作給予高度的重視，使得公路工程的內(nèi)業(yè)資料和竣工資料足夠穩(wěn)定、足夠連續(xù)且比較完整，同時(shí)還要對(duì)資料的整編、移交以及歸檔等工作予以足夠的重視，及時(shí)將這方面的知識(shí)進(jìn)行更新和普及，分階段的制定資料收集、編制計(jì)劃，使得最終的整編和歸檔工作更具有針對(duì)性。此外，還要對(duì)管理資料的人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，使其專(zhuān)業(yè)能力不斷提升，從而不斷提升工程內(nèi)業(yè)和竣工資料的整編和歸檔水平。

4.2資料管理要求更具規(guī)范性

(1)收集整理內(nèi)業(yè)和竣工資料時(shí)，要根據(jù)工程的進(jìn)度及時(shí)調(diào)整收集整理工作的進(jìn)度，并派專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員對(duì)資料收集整理工作進(jìn)行監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)采取相應(yīng)的措施解決，將工程內(nèi)業(yè)和竣工資料中補(bǔ)資料現(xiàn)象發(fā)生率降到最低。(2)內(nèi)業(yè)資料是對(duì)公路建設(shè)過(guò)程中項(xiàng)目管理、施工過(guò)程、工程質(zhì)量控制過(guò)程的反映。要求現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)檢原始資料應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)檢查現(xiàn)場(chǎng)填寫(xiě)，必須真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠，不得追記，不得復(fù)印。公路工程內(nèi)業(yè)資料和竣工資料的整編和歸檔工作較為復(fù)雜，因而要在日常工作中加強(qiáng)管理工作，保存好設(shè)計(jì)的圖紙，并做好文件變更的記錄工作。(3)竣工資料的驗(yàn)收公路工程質(zhì)量以及評(píng)價(jià)工程質(zhì)量的基礎(chǔ)，因而做好工程的驗(yàn)收工作，才能將工程竣工資料的作用最大限度的發(fā)揮出來(lái)。所以，要嚴(yán)格把關(guān)好驗(yàn)收工作，規(guī)范各項(xiàng)審查資料的簽訂、組卷、簽訂等工作。

4.3強(qiáng)化工程資料管理的監(jiān)督工作

(1)業(yè)主要在與施工企業(yè)、工程設(shè)計(jì)單位以及建立單位，共同制定好合同條款后，將整編和歸檔工程資料作為一項(xiàng)重要的內(nèi)容來(lái)進(jìn)行管理，使得分工更為明確，管理人員的責(zé)任更為明確。(2)在公路工程進(jìn)行施工之前，首先要制定好一套完備的管理計(jì)劃，對(duì)于工程相關(guān)資料的填寫(xiě)的格式和要求要明確規(guī)定，確保管理資料工作有章可循。(3)監(jiān)理單位應(yīng)對(duì)工程資料的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督管理，要注重對(duì)施工資料的整編和歸檔工作的指導(dǎo)，嚴(yán)格的對(duì)施工的質(zhì)量進(jìn)行把控。

參考文獻(xiàn)：

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[3]王麗,張宇.淺談公路工程竣工資料整編及歸檔[J].內(nèi)蒙古公路與運(yùn)輸,2012,(2):81-82.

Reorganizing and placing industry & completion data in highway engineering

SHEN Ming-li

(Guizhou Provincial Duyun Highway Engineering Department,Duyun,Guizhou 558000,China)

Abstract:Nowadays, with the development of transportation, project managements need to be more standardized for the highway construction. This paper discusses the above issues and puts forward the corresponding solutions.

Keywords:highway engineering; industry data; completion data;reorganizing and placing

中圖分類(lèi)號(hào)：U415.1

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：C

文章編號(hào)：1008-3383(2016)01-0053-02

作者簡(jiǎn)介：申明麗(1982-)，女，貴州荔波人，工程師，主要從事公路施工管理研究。

收稿日期：2015-09-25