潘小玲

（甘肅省水利廳水利管理局，甘肅 蘭州730000）

淺談水利管理檔案工作中的幾點做法和體會

潘小玲

（甘肅省水利廳水利管理局，甘肅 蘭州730000）

水利管理檔案是水利管理工作環(huán)節(jié)中不可缺少的一部分，為灌溉工程管理、水庫河道管理，計劃經(jīng)營管理等工作提供了文字和數(shù)據(jù)資料，筆者通過自己在水利管理檔案工作中二十幾年的工作經(jīng)驗，淺談了自己的工作體會。

檔案管理；水利

水利管理檔案產(chǎn)生于整個水利工程基本建設(shè)和運行管理全過程，貫穿著工程項目前期工作、項目建設(shè)管理和項目建后管理等環(huán)節(jié)，包括資金下達(dá)、方案審查、招標(biāo)投標(biāo)、勘測設(shè)計、工程施工、建設(shè)監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督等，是水利工程建設(shè)全過程的真實反映與記錄，是在項目工程建設(shè)過程中形成的對水利工程管理單位有保存價值的文字、圖紙、聲像等各種載體的文件資料，是項目工程建設(shè)過程中和竣工驗收時必要的條件，是水利工程建設(shè)、生產(chǎn)運行、檢修擴建等各個階段的計劃決策的重要依據(jù)。因此水利工程檔案管理的質(zhì)量成為影響水利工程質(zhì)量的重要因素，在水利工程建設(shè)和工程運行管理中占據(jù)非常重要的地位。

1　現(xiàn)存檔案情況

甘肅省水利廳水利管理局是具有行政職能的縣級事業(yè)單位，檔案專職人員1名，檔案庫房40m2。截至2013年，共歸檔各類案卷1548卷，9959件，底圖75張，非紙質(zhì)載體檔案361盤。其中，文書檔案812卷，9959件，非紙質(zhì)載體檔案305盤；科技檔案540卷，底圖75張，非紙質(zhì)載體檔案56盤；會計檔案194卷。永久保存檔案1100卷，6936件。

2　檔案管理工作中的主要做法

2.1健全制度

認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》和《檔案法實施辦法》以及《甘肅省檔案工作規(guī)范化管理實施辦法》等法律、法規(guī)，建立健全各種規(guī)章制度，制定了《檔案保管制度》《檔案保密制度》、《檔案借閱制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案工作人員職責(zé)》等，從規(guī)章制度上加強了對檔案的管理。同時還制定了《文書檔案管理辦法》、《科技檔案管理辦法》、《電子文件管理辦法》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《文件材料歸檔范圍保管期限》等，確保了檔案管理工作的規(guī)范和整理工作的有章可循。同時，“建立了內(nèi)部管理激勵機制，把檔案管理工作目標(biāo)分解細(xì)化，層層加以落實，列入年度崗位目標(biāo)責(zé)任制中”［1］。

2.2分工明確

為了檔案管理工作順利有序開展，落到實處，形成了分管領(lǐng)導(dǎo)全面負(fù)責(zé)、辦公室主任親自抓、檔案管理人員具體管、科室指定專人具體負(fù)責(zé)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。明確了檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案專職人員、檔案兼職人員等職責(zé)，使檔案管理真正落到了實處。

2.3督促指導(dǎo)

檔案歸檔管理工作能否做全、做細(xì)、做準(zhǔn)，能否真正發(fā)揮它的作用，最重要的是歸檔的文件材料是否能收集齊全，這是做好檔案管理工作的前提，如果文件材料收集不全，業(yè)務(wù)水平再高的檔案人員也只能望文嘆息，只有收集齊全了，才能按檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、分類、編目、裝盒，上架。為了確保檔案的齊全、完整，做到不散、不亂、不丟、不壞，每年檔案管理人員都要多次深入科室，對科室收集的文件材料進(jìn)行督促、檢查、指導(dǎo)，使收集的文件材料盡可能齊全，確保文件材料歸檔的完整性。

2.4強化意識

檔案管理人員的責(zé)任意識是搞好檔案工作的關(guān)鍵，這就要加強檔案人員責(zé)任意識教育，要求檔案管理人員本著對歷史負(fù)責(zé)、對單位負(fù)責(zé)、對人民負(fù)責(zé)的精神，要有責(zé)任心、有耐心、更細(xì)心、而且還要有良心，自覺從思想上、行動上熱愛檔案工作，確保檔案安全，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，不斷增強檔案利用的安全意識，正確處理好安全保管和方便利用的關(guān)系，確保檔案不丟失、不損壞，檔案信息不失密、不泄密。

3　檔案管理中的幾點體會

3.1領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好檔案工作的關(guān)鍵

前些年，由于對檔案工作重要性認(rèn)識不夠，不太重視檔案工作，檔案室硬件投入不足，檔案室、閱覽室、檔案管理人員辦公室合署在一起，科室新調(diào)入暫時沒地方安排的工作人員、沒有崗位的工作人員都被安置在檔案室辦公，僅有的幾組檔案存放柜也柜鎖不全，銹跡斑斑，破爛不堪?？傊?，檔案室是一個人人都可以隨意進(jìn)出的公共場所，沒什么秘密可言，也沒必要保密。

近幾年，領(lǐng)導(dǎo)比較重視檔案工作，經(jīng)常強調(diào)檔案工作的重要性，特別在科級干部會議上時常詢問科室領(lǐng)導(dǎo)文件資料的收集整理情況，加大了對檔案設(shè)施的投入，按照檔案管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對檔案室進(jìn)行了整治，把檔案室與閱覽室、辦公室分開，并安裝了密集架和遮光窗簾，購置了防磁柜等等，使檔案室面貌煥然一新，成了名符其實的檔案室。同時，領(lǐng)導(dǎo)不定時詢問并解決檔案工作中存在的問題，督促科室分管領(lǐng)導(dǎo)及科室負(fù)責(zé)人每年按時收交各科室業(yè)務(wù)工作資料，以便檔案室統(tǒng)一歸檔。

3.2吃苦敬業(yè)是搞好檔案工作的根本保證

檔案工作看似簡單，實為繁瑣，檔案管理人員如果沒有很強的敬業(yè)精神和耐心細(xì)致的負(fù)責(zé)態(tài)度，檔案工作也很難搞好。以前檔案人員對形成的需要歸檔的文件資料，只按文件的大致內(nèi)容和文件作者分類、組卷，沒有明確的保管期限，查找起來極不方便，且有不少文件由個人和科室保管，使文件未能轉(zhuǎn)化為檔案，這些文件沒有專用檔案柜，到處堆放，污損、丟失嚴(yán)重，使一些該歸檔的文件材料沒有歸檔，造成檔案的利用率低下。

為了從根本上解決檔案不齊全、不完整、不統(tǒng)一的問題，使職工明白文件資料屬于單位不屬于科室和個人，在領(lǐng)導(dǎo)的支持下，檔案人員決定對單位成立以來所有歸檔的和未歸檔的文件資料進(jìn)行一次大的清理整頓，再不能“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”了，以從根本上解決檔案不全、難查、利用率低下等問題。針對問題，一是檔案管理人員提出了具體的整改方案；二是單位從業(yè)務(wù)科室抽調(diào)了兩名檔案兼職人員協(xié)助檔案室工作；三是單位幾次下文督促。分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員多次深入科室，要求科室及個人把歷年的文件（包括文書材料、科技材料、聲像材料、會議材料等）進(jìn)行全面清理，該存的存，該交的交。檔案室將收集的文件資料按照省檔案局統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，對歷年來不符合要求的案卷重新拆卷、添補、整理、裝訂、換封等，使長期分散于科室和個人手中的材料得以妥善保管，從而加強了對文書檔案、會計檔案、基建檔案、聲像檔案、實物檔案等各類檔案的歸檔立卷工作，以保證檔案的齊全、完整與安全。

這項工作前后用了兩年多時間，整理了單位成立以來30多年的文件資料，整理中我們采取了按年度從后往前推的辦法，遇到不懂的問題，及時請教廳檔案管理人員和檔案局有關(guān)人員，還邀請了檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處的兩位同志到單位具體指導(dǎo)，避免多走彎路，確保了各門類檔案的集中統(tǒng)一管理和有效利用，使檔案保管條件符合國家規(guī)范要求，保證了檔案的安全，使不同時期的檔案都能排列有序，標(biāo)識清楚，便于查閱、開發(fā)和利用，基本實現(xiàn)了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化、

3.3理論與實踐相結(jié)合是搞好檔案工作的基礎(chǔ)

“現(xiàn)代檔案工作者一定要有豐富、廣博的知識，政治、經(jīng)濟、科學(xué)、文化方面的知識都要掌握一點，還要學(xué)習(xí)一點外語，這樣才能不斷適應(yīng)新時期、新形勢對檔案工作的要求”［2］。所以檔案工作者不能整天只坐在室內(nèi)，與案卷照面，與資料為伴，還必須加強檔案管理人員的思想政治覺悟、檔案意識和敬業(yè)精神。多學(xué)習(xí)、多關(guān)心、多留意檔案工作方面的新政策、新標(biāo)準(zhǔn)、新要求，積極參加省檔案局組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)掌握國家和我省現(xiàn)行最新的檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。與此同時，積極參加省廳組織的每年一次，為期十天的檔案實務(wù)操作培訓(xùn)班，通過這個培訓(xùn)班，把學(xué)到的理論知識與實踐經(jīng)驗緊密的結(jié)合起來，解決了檔案整理過程中許多不懂、是是而非的問題，對一些有爭議的問題，廳檔案管理人員出面請教省檔案局有關(guān)人員，并將最終結(jié)果反饋于每一位參加培訓(xùn)的人員，避免類似錯誤的發(fā)生。廳檔案管理人員還抽出時間帶領(lǐng)學(xué)員們參觀檔案工作搞得好的兄弟單位，學(xué)習(xí)借鑒他們好的方法。

通過這種很直觀的檔案培訓(xùn)，檔案工作人員面對自己單位成堆成捆的文件不再頭痛害怕、盲目惆悵，而是胸有成竹，得心應(yīng)手。一份文件拿到手，很輕松地判斷出應(yīng)歸到哪一類，多長保管期限，歸檔的文件資料更是標(biāo)識清楚，整齊美觀，賞心悅目，查找起來不再如“沙里淘金”，“大海撈針”，而是一索即得，如囊中探物，十分方便。以“件”代“卷”的歸檔原則，使得每一份文件都有了自己的身份，歸檔章的蓋入猶如身份證號碼，一件一號，借閱者用的是不是歸檔資料一目了然，不再與其他文件材料混淆。

4　結(jié)語

天道酬勤，一份耕耘一份收獲，現(xiàn)在文件資料的收集、整理、歸檔工作已形成制度，科室會及時將要歸檔的文件資料按時上交，根本不再需要檔案人員催促，從而確保了歸檔工作有序進(jìn)行。所有歸檔目錄計算機的輸入，高效、快捷、靈活的檢索、編輯功能，更為歸檔文件的查閱利用提供了極大的方便。

［1］ 馬曉英，黃永明.流域檔案管理工作存在的問題及對策探討：甘肅水利［J］.2014（4）：57-58.

［2］ 王敏剛.試談現(xiàn)代社會檔案工作者素質(zhì)的提高.甘肅：2010年全省檔案工作者年會論文集，2010：291-294.

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