吳夢潔

摘 要：本文主要以機關單位文書檔案管理相關概述作為出發(fā)點，分析了我國機關單位文書檔案管理在實際工作中存在的問題，并針對問題提出了優(yōu)化機關單位文書檔案管理的途徑，以期為提高機關單位文書檔案管理工作效率和質(zhì)量提供一些參考和意見。

關鍵詞：文書檔案管理；問題；途徑

作為服務單位檔案管理體系重要組成部分之一的文書檔案管理，在提高單位服務管理水平、規(guī)范檔案管理體制方面占據(jù)重要地位。21世紀是一個市場經(jīng)濟時代，市場經(jīng)濟的競爭性和開放性特征促使企業(yè)之間不斷競爭與發(fā)展。作為單位管理體系的重要組成部分之一，加強文書檔案管理體制的有效性和針對性是時代發(fā)展的趨勢。

1 服務機關文書檔案管理概述

文書檔案管理不僅記載了一個企業(yè)或者單位的文化背景與理念，還記載了一個企業(yè)或者單位的歷史經(jīng)驗與教訓。因此這些文化理論與經(jīng)驗教訓為現(xiàn)在的領導在決策、經(jīng)營管理方面提供了堅實的理論基石，在促進單位經(jīng)濟發(fā)展方面具有積極的推動作用。不僅如此，對于單位基礎管理系統(tǒng)而言，文書檔案管理是其中的重要組成部分之一，其不僅能夠?qū)挝唤?jīng)濟的發(fā)展起到助推作用，還可以實現(xiàn)管理的可持續(xù)，使機關單位的文書檔案管理逐步實現(xiàn)科學化、制度化和標準化的發(fā)展建設。如今，信息化和全球化的趨勢不斷加劇，在信息技術和網(wǎng)絡技術的帶動下，機關單位的文書檔案管理工作不得不進行調(diào)整和優(yōu)化，如此才能適應社會發(fā)展的根本趨勢。從而有效提升機關單位在文書檔案管理工作中取得的成果，使得其能夠成為機關單位發(fā)展進步的基礎。

對于機關單位而言，文書檔案的管理工作能不能按照相關的工作計劃落實下去，其和領導的重視程度具有直接關系。不僅如此，是否有效將計算機技術運用到管理工作中也是影響其管理工作的重要因素。長久以來，對于機關單位的文書檔案管理，外界一直微詞頗多，不少人認為這項工作不僅沒有發(fā)揮任何實際的效用，還造成了各類資源的浪費。然而隨著社會的不斷發(fā)展以及現(xiàn)代信息化腳步的加快，創(chuàng)新單位文書檔案管理制度、更新文書檔案管理模式是現(xiàn)代信息化時代的發(fā)展趨勢。由此可見，文書檔案管理工作是否有效很大一部分因素取決于單位領導者的重視度以及工作人員的服務指數(shù)。

就文書檔案現(xiàn)代化管理而言，傳統(tǒng)的文書檔案管理主要以紙質(zhì)管理模式為主，文書檔案管理部門的工作人員不僅工作強度大，而且花費在文書記載方面的時間和精力較多。這種管理模式不僅大大降低文書檔案工作的效率，還會導致單位管理體系得不到有效發(fā)展。伴隨著信息技術和現(xiàn)代網(wǎng)絡技術的進一步發(fā)展，以計算機作為文書檔案管理的有效載體是當今單位促進管理工作發(fā)展的關鍵因素。

2 文書檔案管理存在的問題

2.1 文書模塊與檔案模塊得不到有效整合

就單位文書模塊與檔案模塊之間的關系而言，文書模塊與檔案模塊之間是具體與總結(jié)、促進與發(fā)展的關系。一方面，在機關單位的相關工作中，文書檔案能夠起到一定的參考作用，甚至為某些決策提供必要的支持，這在一定程度上能夠?qū)ο嚓P工作起到助推作用。同時在另一方面，管理工作實質(zhì)上是對文書管理工作進行的總結(jié)歸納，其能夠使計算機和文書管理之間形成有機銜接。一般情況下，文書管理工作與檔案管理工作是分開進行的，從而導致檔案管理工作人員在對文書信息進行歸納與總結(jié)時會忽視文秘工作人員，導致檔案管理人員與文秘工作人員之間的聯(lián)系與溝通逐漸減少，進一步增加兩者脫節(jié)的地方。比如公文格式不規(guī)劃、檔案整理不標準等。

2.2 領導沒有將焦點問題放在檔案管理模塊

一直以來，由于社會各界對文書檔案管理存在一種偏見，認為文書檔案管理工作很簡單，因此不需要花費大量時間和精力在文書檔案管理模塊。另外單位管理工作人員沒有樹立科學合理的管理意識，以傳統(tǒng)紙質(zhì)的記載模式作為文書檔案管理模式，沒有將計算機作為文書檔案管理模塊的有效載體，從而進一步阻礙了文書檔案管理工作的效率。一般情況下，文書檔案管理工作包括整理文件、記載信息、寫作公文信函等。伴隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展和計算機網(wǎng)絡信息技術發(fā)展腳步的加快，文書檔案管理工作不只是簡單地整理文件或者寫作公文信函，而是運用計算機設置信息數(shù)據(jù)和模塊，從而加快檔案信息提取速度，進一步提高檔案目錄工作效率。

2.3 管理人員文化素質(zhì)不高

相較于國外發(fā)達國家而言，我國的文書檔案管理工作起步較晚，其管理體系和制度還處于發(fā)展的初級階段，還需要單位管理工作人員積極引進國外先進文書檔案管理理論和模式，為提高我國文書檔案效率和質(zhì)量提供堅實的基石。但是在實際管理過程中，文書檔案管理工作系統(tǒng)性不強、領導重視度不高、工作人員科學管理意識不夠、管理人員整體素質(zhì)不高等因素仍然是造成檔案工作效率低下的原因。這些因素進一步阻礙了我國文書檔案管理體系與制度向標準化和制度化方向發(fā)展。我國很多單位在招聘人員時沒有對工作人員進行崗前培訓或者專業(yè)技能培訓，從而進一步導致工作人員沒有堅實的理論基礎和專業(yè)技能知識。

3 文書檔案管理水平提升策略探討

3.1 改變落后的管理思維模式

改變落后的管理思維模式是當前單位考慮的焦點問題之一，也是提高文書檔案管理工作效率和質(zhì)量的有效措施。因此，在經(jīng)濟全球化和信息化時代，單位要創(chuàng)新管理模式和理論，從根源上解決大部分機關單位對文書檔案管理工作的片面認識。

3.2 制定合理科學的文書檔案管理體制

就管理體制而言，首先，創(chuàng)新文書檔案管理體制的前提條件是創(chuàng)新管理理論，并根據(jù)創(chuàng)新理論和單位實際情況制定科學合理的文書檔案管理制度。其次，單位工作人員要根據(jù)對應的管理制度認真落實工作每一步驟，切實執(zhí)行，為改革創(chuàng)新工作提供制度保障。

3.3 加大對文書當前管理工作的資金投入

針對我國文書檔案管理工作系統(tǒng)性不強、領導重視度不高、工作人員科學管理意識不夠、管理人員整體素質(zhì)不高等等情況而言，單位領導人要加強對文書檔案管理工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)和專業(yè)技能培養(yǎng)，為社會培養(yǎng)專業(yè)技能強、個人素質(zhì)高的管理性人才提供理論支撐。與此同時，隨著計算機技術在文書檔案管理模塊的普及與發(fā)展，單位應該注重培養(yǎng)工作人員的計算機技術知識，提高管理人員的計算機技能。

3.4 保證人員配備

目前，就我國機關單位文書管理人員素質(zhì)而言，招聘制度不夠健全、人員配置不合理是導致單位檔案管理模塊缺乏具有專業(yè)技能水平強、個人綜合素質(zhì)高的管理人才的重要因素。根據(jù)對機關單位文書檔案管理人員的年齡進行調(diào)查顯示，管理人員的年齡平均在四十歲左右，年齡較大，文化素質(zhì)偏低。因此單位要根據(jù)單位創(chuàng)辦理念有針對性地招聘具有創(chuàng)新意識的大學畢業(yè)生，為機關單位注入新鮮的血液，保證單位管理人員管理思想的時代性和創(chuàng)新性。

4 結(jié)語

總而言之，創(chuàng)新單位文書檔案管理工作、實施文書檔案管理的現(xiàn)代化管理是當今社會和單位探討的焦點問題之一。因此單位領導者需要樹立科學正確的檔案管理意識，改變管理思維模式，創(chuàng)新管理體制，從而為文書檔案管理工作的創(chuàng)新之路提供科學的理論基礎。如此才能不斷提升機關單位的文書檔案管理工作，同時促進相關工作不斷發(fā)展進步。

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