李江

摘 要：檔案，是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，是歷史的存照，也是生產(chǎn)建設(shè)活動(dòng)的豐富資料的來(lái)源，檔案按照內(nèi)容分有科技檔案和專門檔案等，各類檔案管理方法不盡相同，任何科技檔案的生產(chǎn)都有一定的邏輯程序，這種邏輯程序?qū)τ诳萍嘉募臍w檔及檔案管理有著重要的意義與作用，科技文件的歸檔時(shí)間與歸檔范圍的確定與選擇，同時(shí)也是建立科技文件的文卷、歸檔的質(zhì)量、收集工作、日后利用工作的依據(jù)。而最為重要的是，可以從科技工作程序中使科技檔案形成規(guī)律。

關(guān)鍵詞：檔案的形成；科技檔案管理；檔案的規(guī)律

我們知道，科技檔案是在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的科技文件。換言之，科技檔案就是伴隨著科技生產(chǎn)活動(dòng)的進(jìn)行而形成的直接記錄，它客觀反映出了科技生產(chǎn)工作的進(jìn)程。科技生產(chǎn)活動(dòng)是遵循一定的邏輯秩序的，這個(gè)邏輯秩序雖然都有一個(gè)發(fā)生、發(fā)展與結(jié)束的過(guò)程，但具體到不同科技項(xiàng)目（工程、產(chǎn)品和科研項(xiàng)目等）都有具體的程序上的差異，科技檔案作為一種具有依據(jù)和憑證作用的文件記錄，必然要再現(xiàn)記錄對(duì)象的工作程序，也即是還原出自身的形成秩序。

科技工作程序是科技檔案產(chǎn)生的母體和形成的基本線索，特定的程序產(chǎn)生特定的科技檔案，因此從科技檔案管理的角度看，科技工作程序會(huì)影響到科技檔案管理的全過(guò)程，只是這種影響的隱顯程度不同罷了，筆者經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的分析探討和調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)它對(duì)于科技檔案工作的影響主要體現(xiàn)在如下方面。

1 科技工作程序影響到科技文件歸檔時(shí)間的選擇

在實(shí)際工作中，有人認(rèn)為管理檔案是檔案員的事，這種說(shuō)法是錯(cuò)誤的，因?yàn)楫a(chǎn)生檔案的內(nèi)容并不是檔案員產(chǎn)生?？萍嘉募w檔不是為了管檔案，而是為了以后更好地利用檔案。所以選擇適當(dāng)?shù)臍w檔時(shí)間是非常重要的。如果過(guò)早地建立科技檔案，而科技文件正在實(shí)施中，必然會(huì)使相關(guān)業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)工作受到干擾，影響科技部門對(duì)科技文件的使用，使得歸檔工作既得不到業(yè)務(wù)部門的積極配合，又無(wú)法保證科技文件歸檔的完整性。歸檔過(guò)晚， 科技工作結(jié)束或告一段落，科技文件就會(huì)因?yàn)殚L(zhǎng)時(shí)間在業(yè)務(wù)部門存放，而發(fā)生文件丟失、損壞，甚至造成失密、泄密事件的事情發(fā)生，從而不利于單位和國(guó)家的利益。也會(huì)因時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而增加科技檔案部門接收在文件形成部門負(fù)擔(dān)。因此， 選擇適當(dāng)?shù)目萍嘉募w檔時(shí)間是非常重要的，它就要求業(yè)務(wù)部門和科技檔案管理部門在工作中總結(jié)積累一些更好管理經(jīng)驗(yàn)，制定出并落實(shí)科技文件的歸檔、保管、借用制度，保證科技文件歸檔資料齊全完整。

正確的科技文件的歸檔時(shí)間，對(duì)維護(hù)科技文件的完整和安全，確?？萍疾块T和科技檔案部門的正常工作都有一定的實(shí)際意義。綜合各種科技、生活和科技文件的形成的特點(diǎn)，其歸檔時(shí)間也有所不同，首先要考慮的是它是屬于那一類型的科技程序。不同的科技項(xiàng)目，它的工作程序也會(huì)有所不同，產(chǎn)生的科技文件歸檔時(shí)間也會(huì)不一樣。如基本建設(shè)工程檔案，通常情況下我們會(huì)依據(jù)其基本建設(shè)工作的程序，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)組織科技文件歸檔。但是，如果該項(xiàng)目的建設(shè)周期較長(zhǎng)、形成文件量大，我們依然按照在竣工驗(yàn)收時(shí)歸檔，那么就會(huì)造成工程前期或中期所產(chǎn)生的許多科技文件有散失、損壞和失密的危險(xiǎn)，因此必須在依據(jù)基本建設(shè)工作的程序，確定在建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作要與工程建設(shè)進(jìn)程同步進(jìn)行，從項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)開始至竣工驗(yàn)收的全過(guò)程，建設(shè)單位應(yīng)在職責(zé)范圍內(nèi)對(duì)工程建設(shè)中所形成的文件、圖紙、資料，隨時(shí)進(jìn)行積累、整理、立檔和保管，被采取必要措施，防止檔案資料的損毀和遺失。也可以是一期工程結(jié)束或二期工程結(jié)束按時(shí)間段予以歸檔。

在實(shí)際工作中，對(duì)于基本建設(shè)和設(shè)備安裝，工程檔案資料是唯一的依據(jù)。工程資料是圍繞基本建設(shè)程序產(chǎn)生的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等形式載體。是要按照“適量充分、質(zhì)量?jī)?yōu)先、成分充實(shí)、機(jī)構(gòu)合理”的標(biāo)準(zhǔn)，做好基本建設(shè)工程檔案工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。

工程檔案資料的收集和整理工作，要與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步，項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，即應(yīng)開始進(jìn)行文件資料的積累和整理工作，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，完成文件材料的歸檔和驗(yàn)收工作。對(duì)于設(shè)備儀器科技文件，我們選擇在設(shè)備開箱時(shí)，檔案管理人員就要在場(chǎng)。箱內(nèi)資料由檔案管理人員收集、整理、復(fù)印、保管、復(fù)印件供借閱使用。對(duì)于在施工中，對(duì)設(shè)計(jì)圖做小的變更，可以附上設(shè)計(jì)修改單位的“設(shè)計(jì)修改通知單”并在元施工圖加以修改、補(bǔ)充、即可。如有設(shè)計(jì)有重大改變，不宜再在元施工圖上修改、補(bǔ)充者、應(yīng)重新繪制改變后的竣工圖。要及時(shí)補(bǔ)齊、修改，保證工程竣工圖的完整。這些歸檔時(shí)間類型的確定都是業(yè)務(wù)部門和科技檔案工作者依據(jù)科技工作程序共同在實(shí)踐中摸索和總結(jié)出來(lái)的，實(shí)踐證明這種選擇是正確、科學(xué)的。因此，無(wú)論以后我們面對(duì)怎樣的復(fù)雜檔案，只要選擇和明確科技文件歸檔的時(shí)間，就應(yīng)該按照其工作程序進(jìn)行。

2 科技工作程序是科技文件組卷的依據(jù)

相關(guān)業(yè)務(wù)部門在一項(xiàng)科技項(xiàng)目結(jié)束或告一段落以后文件在之后，需要進(jìn)行對(duì)科技文件進(jìn)行篩選和系統(tǒng)整理，并向檔案部門移交?？萍紮n案人員在整理進(jìn)行組卷的時(shí)候是要遵循檔案項(xiàng)目文件的形成規(guī)和成套性的特點(diǎn)來(lái)組卷，文件組卷檔案不是一種隨意的文件組合，而是一組存在一定內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系、價(jià)值基本相同或相近的項(xiàng)目文件進(jìn)行組合，也可以說(shuō)一個(gè)案卷的成立它里面的文件必須保持項(xiàng)目文件內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系，就是進(jìn)行文件組卷前，需要將沒(méi)有聯(lián)系或者內(nèi)容毫不相干的文件從將要成卷的文件中取出，從而保證組卷中文件的內(nèi)在聯(lián)系。。

科技工程項(xiàng)目形成在一些具體的環(huán)節(jié)中往往按照專業(yè)和結(jié)構(gòu)劃分為許多更小的程序或環(huán)節(jié)、組織多頭進(jìn)行，因此，在進(jìn)行科技檔案項(xiàng)目文件組卷時(shí)，就是將在相關(guān)的科技工作子程序（表現(xiàn)為專業(yè)或結(jié)構(gòu)）形成的科技文件組成為一個(gè)或多個(gè)案卷，可以根據(jù)其專業(yè)、工作內(nèi)容對(duì)不同程序的文件進(jìn)行科學(xué)合理的組卷，所以說(shuō)，按照專業(yè)、結(jié)構(gòu)組卷從某種意義上說(shuō)也是無(wú)論采取那種組卷形式，都應(yīng)該將需要組卷的文件合理地歸入對(duì)應(yīng)的主題里或者是類別的案卷中，而案卷及案卷內(nèi)的文件不能重份。

3 科技檔案項(xiàng)目質(zhì)量要求

科技文件的質(zhì)量狀況在很大程度影響和制約著科技檔案工作的水平的高低，科技文件能否收集齊全、完整，保證其準(zhǔn)確性，并能夠得到妥善的保管，對(duì)于今后的項(xiàng)目產(chǎn)生、運(yùn)行有著舉足輕重的影響，科技檔案的完整性、準(zhǔn)確性與系統(tǒng)性是從歸檔科技文件那里直接繼承而來(lái)的。檔案不齊全，檔案員管得再好，也是廢的。因此，科技檔案部門必須對(duì)對(duì)上交的歸檔科技文件的質(zhì)量狀況進(jìn)行檢查，確保其完整、準(zhǔn)確，而檢查的主要依據(jù)就是科技工作程序。

怎樣判定歸檔科技文件的完整性呢？我們?cè)趫?zhí)行中可以對(duì)照科技工作程序進(jìn)行檢查。科技文件總是伴隨著科技工作的進(jìn)行而形成的，某個(gè)項(xiàng)目的科技文件歸檔，首先按照工作程序的先后。遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，應(yīng)歸檔的文件要作到種類齊全，份數(shù)完整，每份文件不缺張少頁(yè)，依次排列后應(yīng)編定頁(yè)號(hào)或件號(hào)，逐件登錄在卷內(nèi)文件目錄上，逐個(gè)進(jìn)行檢查，每一個(gè)大的工作程序所產(chǎn)生的科技文件是否都齊全，若發(fā)現(xiàn)缺少某個(gè)工作程序生成的科技文件要及時(shí)補(bǔ)救；其次檢查每一個(gè)程序的內(nèi)容，根據(jù)每一個(gè)子程序、每一個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)每一項(xiàng)工作內(nèi)容的科技文件是否都齊全、完整。有了科技工作程序?yàn)橐罁?jù)，就可以保證每個(gè)項(xiàng)目歸檔科技文件的完整性。

保證歸檔科技文件的準(zhǔn)確性一定要保持“兩個(gè)一致”首先表現(xiàn)在相關(guān)科技檔案材料之間，相互對(duì)應(yīng)，彼此調(diào)諧，內(nèi)容一直，其次，還要能夠如實(shí)地記載和反映科技對(duì)象的變化，同科技自身同樣可以依據(jù)科技工作程序。根據(jù)科技工作程序?qū)嶋H展開情況，來(lái)鑒別歸檔科技文件是否是對(duì)每一工作內(nèi)容的真實(shí)寫照，是否真實(shí)反映出了科技工作進(jìn)行真實(shí)場(chǎng)景。如果文件記載的內(nèi)容與實(shí)際工作有出入，藉此可以明確其真實(shí)性有問(wèn)題，然后查找原因（歷代修改和定稿的情況與過(guò)程），并找到真實(shí)的記錄文件。從筆者多年的調(diào)研得知，依據(jù)科技工作程序來(lái)鑒別歸檔文件真實(shí)性是一種非常行之有效的方法。

系統(tǒng)性要求歸檔科技文件具有良好的邏輯結(jié)構(gòu)，能夠反映出文件之間的一種科學(xué)的邏輯聯(lián)系，這種邏輯聯(lián)系必須保證科技檔案證據(jù)作用的有效實(shí)現(xiàn)，其實(shí)質(zhì)就是文件之間的有序化。要保證歸檔科技文件的序化，同樣是依據(jù)科技工作程序，科技工作程序是科學(xué)邏輯的具體化，按照科技工作的程序來(lái)組織和序化歸檔科技文件是體現(xiàn)一種科學(xué)邏輯的必然，也是對(duì)科技工作原貌的最準(zhǔn)確再現(xiàn)，更加有利于依據(jù)憑證作用的發(fā)揮與實(shí)現(xiàn)。

4 科技檔案提供服務(wù)的依據(jù)

科技檔案是保存?zhèn)洳榈闹苯佑涗浐头从晨萍肌⑸a(chǎn)活動(dòng)的科技文件。的根本目的是實(shí)現(xiàn)科技檔案的唯一依據(jù)，為了搞好科技檔案的利用工作，基層科技檔案工作者在工作實(shí)踐中逐步總結(jié)出了主動(dòng)服務(wù)與現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的利用工作經(jīng)驗(yàn)，并確實(shí)起到了很好的利用效果，既充分發(fā)揮了科技檔案在科技生產(chǎn)與經(jīng)濟(jì)工作中的作用，又得到了第一線的科技工作者和科技管理人員的一致好評(píng)。

主動(dòng)服務(wù)和現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)不能是盲目的，必須講求科學(xué)性，否則不僅不能搞好科技檔案的利用工作，反而擾亂了科技工作，其結(jié)果可能是適得其反。那么主動(dòng)服務(wù)和現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的依據(jù)是什么呢？這就要求科技檔案管理人員熟悉和了解科技工作的進(jìn)程（即科技工作程序），明確每個(gè)項(xiàng)目的科技生產(chǎn)工作進(jìn)行到了哪一個(gè)程序或階段，這些階段需要什么性質(zhì)性質(zhì)內(nèi)容的科技檔案材料，才能使主動(dòng)服務(wù)和現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)更有針對(duì)性，更能提高利用工作的效率。實(shí)踐證明，主動(dòng)服務(wù)和現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)只能依據(jù)科技工作程序，才能達(dá)到和實(shí)現(xiàn)提高科技檔案利用效率的初衷！