韓汐嶼 魏巍

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，關(guān)于文秘和檔案管理工作也要面臨著全面的改革，原本文秘和檔案的分塊管理在很大程度上不利于檔案工作的整體進(jìn)行，而科技的不斷發(fā)展，辦公設(shè)備的不斷更新，也為文秘和檔案管理的一體化提供了嶄新的物質(zhì)條件和創(chuàng)新基礎(chǔ)，本文就當(dāng)前檔案工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)的解決措施，旨在能夠在檔案工作中得到更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：文書；檔案工作；檔案管理

近年來(lái)，尤其是黨的十八大以來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)入了新的階段，改革發(fā)展的任務(wù)更加繁重，尤其是信息技術(shù)的飛速發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)的普及對(duì)生產(chǎn)生活方式產(chǎn)生了巨大變革，這些新的形勢(shì)和任務(wù)給文書工作和檔案管理工作都提出了新的要求和挑戰(zhàn)。要適應(yīng)新形勢(shì)的需要，我們的工作模式、思維理念、方式方法都要有相應(yīng)的新轉(zhuǎn)變，對(duì)文書檔案工作領(lǐng)域進(jìn)一步進(jìn)行改進(jìn)和改良，不僅局限于技術(shù)手段的革新，管理方式也應(yīng)該進(jìn)一步完善。

目前，文書工作在每個(gè)單位和部門的日常工作運(yùn)轉(zhuǎn)中都發(fā)揮著重要作用，各種決策、情況、事項(xiàng)的上傳下達(dá)，乃至正常業(yè)務(wù)工作的推進(jìn)都離不開(kāi)文書工作。同時(shí)，公文也是檔案工作的重要內(nèi)容，自身質(zhì)量本身就是整體檔案質(zhì)量的一個(gè)部分。所以說(shuō)，公文質(zhì)量的提升也意味著文書檔案質(zhì)量的提升。面對(duì)當(dāng)前的新形勢(shì)，有效借助信息化的手段，推進(jìn)文書與檔案工作的進(jìn)一步銜接，從而實(shí)現(xiàn)一體化管理，可以使文書檔案管理工作的整體質(zhì)量和水平大幅度的提升，是現(xiàn)階段值得我們進(jìn)一步探索和實(shí)際的重要內(nèi)容。

1 當(dāng)前文書檔案管理工作的主要問(wèn)題

要適應(yīng)新形勢(shì)、擴(kuò)展新思路、采取新方法，首先我們必須強(qiáng)化問(wèn)題導(dǎo)向，了解推進(jìn)文書與檔案的一體化管理過(guò)程中存在的障礙和不足，從問(wèn)題癥結(jié)入手，有針對(duì)性地對(duì)癥下藥，不斷提升工作的質(zhì)量和水平。結(jié)合自身檔案管理工作實(shí)際，認(rèn)為主要存在以下兩方面問(wèn)題。

一方面，思想觀念上的障礙。目前，文書檔案管理一體化服務(wù)并沒(méi)有取得理想的效果，辦公過(guò)程中引入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，必然會(huì)對(duì)現(xiàn)行的體制產(chǎn)生影響，尤其是現(xiàn)行的手工文件處理方式已經(jīng)運(yùn)行多年了，也有一套完善制度和行之有效的方法，機(jī)關(guān)工作人員也習(xí)慣了這種公文處理模式，要改變?cè)械墓ぷ鞣绞胶土?xí)慣，應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行公文處理，對(duì)某些領(lǐng)導(dǎo)干部和工作人員之間產(chǎn)生疑問(wèn)和抵觸情緒，妨礙辦公管理系統(tǒng)的應(yīng)用，因此做好宣傳工作，轉(zhuǎn)變觀念統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，是推行辦公自動(dòng)化的必要條件，而有的單位雖然投入計(jì)算機(jī)不少，但對(duì)于辦公自動(dòng)化概念的宣傳和理解產(chǎn)生了誤區(qū)，過(guò)于片面強(qiáng)調(diào)辦公過(guò)程的自動(dòng)化。

另一方面，管理體制的障礙。目前，許多單位的文秘工作與檔案工作還實(shí)行的是分快管理制。這種體制從某種程度上卻有意無(wú)意的拉大了文秘工作與檔案工作的距離。文秘工作人員的檔案意識(shí)淡薄，只考慮當(dāng)前的工作，檔案工作人員墨守成規(guī)也很少考慮文秘工作，導(dǎo)致二者在銜接過(guò)程中出現(xiàn)許多脫節(jié)之處，出現(xiàn)諸多不規(guī)范的現(xiàn)象，這直接影響了單位文書檔案的建檔質(zhì)量。

2 關(guān)于推進(jìn)文書與檔案管理工作一體化銜接的建議

目前，文秘和檔案管理工作一體化還處于探索嘗試階段，有許多關(guān)鍵步驟和環(huán)節(jié)需要進(jìn)一步完善。結(jié)合自己在工作中的實(shí)踐和研究，提出以下五方面建議供參考。

（一）端正態(tài)度，牢固樹(shù)立文書和檔案工作銜接理想

在工作中，一定要潛移默化的讓文秘工作人員和文檔工作人員樹(shù)立起一體化的工作意識(shí)，杜絕“事不關(guān)己，高高掛起”的工作態(tài)度發(fā)生，在工作上互相考慮，互相幫助，把兩個(gè)程序真正的做到有機(jī)的融合。只有真正的做到“文檔一體化”，才能更好的實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，最大限度的提升檔案質(zhì)量，減少不必要的勞動(dòng)量和工作失誤的發(fā)生。同時(shí)，堅(jiān)持高度負(fù)責(zé)，一絲不茍的工作原則，明確檔案管理工作的重要意義，記錄最真實(shí)的歷史，保存最原始的底稿，讓每一個(gè)文件都成為記錄歷史的羊皮卷，讓文書檔案更好地發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值。

（二）合并組織機(jī)構(gòu)，明確部門職責(zé)

“文書檔案管理一體化”的實(shí)質(zhì)是把現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體程序真正交融在一起，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。文秘人員要按照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的要求，對(duì)辦理完畢的文件材料交由文秘人員集中統(tǒng)一保管，根據(jù)立卷的原則和方法及時(shí)編寫“案卷類目”，“及時(shí)整理（立卷）、歸檔”，使文件的立卷工作日?；Ｂ?lián)合辦理的公文，原件由主辦單位進(jìn)行分門別類的管理，要及時(shí)收集歸檔，協(xié)辦單位只保存復(fù)印件或副本，既方便平時(shí)查閱，又利于年終立卷。

（三）強(qiáng)化制度建設(shè)，保障一體化管理工作開(kāi)展

要按照文書檔案一體化管理的要求，建立有效的管理制度和工作程序，嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文，樹(shù)立質(zhì)量管理意識(shí)，這是“全過(guò)程管理”的前提。要堅(jiān)定不移的按照相關(guān)的法律規(guī)定，一絲不茍的進(jìn)行工作細(xì)節(jié)上的處理，無(wú)論是紙張的選用、公文的裝訂還是附件的格式，都要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行書寫，確保公文的嚴(yán)肅性。要將更加優(yōu)良的設(shè)備引進(jìn)到檔案管理的工作中來(lái)，配置“文檔一體化”計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，在設(shè)施配置、技術(shù)保障等方面提供堅(jiān)強(qiáng)支撐。

（四）強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，提高文書檔案工作質(zhì)量

要建立一支有較強(qiáng)的政治覺(jué)悟和專業(yè)技術(shù)水平的優(yōu)秀文檔工作者隊(duì)伍，保證工作人員本身的專業(yè)性，相關(guān)單位要積極選用認(rèn)真負(fù)責(zé)的專業(yè)型人才，杜絕濫竽充數(shù)的人員出現(xiàn)，拉低整個(gè)檔案隊(duì)伍的工作實(shí)力。要明確好各個(gè)工作環(huán)節(jié)中相應(yīng)工作人員的工作任務(wù)，確保每一名工作人員都能夠有著正確的工作目標(biāo)。要防止越級(jí)現(xiàn)象發(fā)生，嚴(yán)格按照規(guī)定的順序進(jìn)行公文的上報(bào)工作，確保不出現(xiàn)任何紕漏。

（五）運(yùn)用信息化手段，提高管理效率

用信息化實(shí)現(xiàn)文書檔案一體化，必須合理的利用科技社會(huì)帶給我們的優(yōu)勢(shì)，充分發(fā)揮OA與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)作用，提高工作效率。要將辦公系統(tǒng)中的文件內(nèi)容用OA系統(tǒng)直接導(dǎo)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，直接變成檔案，對(duì)不能導(dǎo)的個(gè)別文件采取掃描的辦法。用系統(tǒng)設(shè)置的可借閱和不可借閱、查詢范圍、歸還日期等功能來(lái)實(shí)現(xiàn)，通過(guò)信息這條“高速公路”實(shí)現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作一體化目標(biāo)，充分發(fā)揮文書檔案信息資源的作用。

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，關(guān)于文秘與檔案工作的要求也會(huì)不斷的變化，一體化管理也是一種必然趨勢(shì)。我們檔案管理戰(zhàn)線的每一名工作人員，一定要不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，緊跟時(shí)代發(fā)展形勢(shì)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，堅(jiān)持理論和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，更新知識(shí)體系，不斷提高自身素質(zhì)能力，將文秘和檔案工作做得更精、更細(xì)、更好，為全面建成小康社會(huì)提供更加堅(jiān)強(qiáng)有力的支撐和保障。

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