張慧琴

摘 要：本文通過對紙質(zhì)檔案的形成、數(shù)字化加工、保護(hù)技術(shù)等方面產(chǎn)生的新問題進(jìn)行了分析，闡述了存在問題的原因和導(dǎo)致的后果，并提出了解決的對策。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；紙質(zhì)檔案；管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，尤其是辦公自動(dòng)化的日益普及，計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和輔助制造在科研、工業(yè)領(lǐng)域運(yùn)用的不斷成熟，電子文件數(shù)量的激增，研究電子檔案已成為當(dāng)前檔案研究領(lǐng)域最為熱門的課題，紙質(zhì)檔案管理工作也因此發(fā)生了巨大的變化，雖然已有一部分的人注意到這個(gè)問題，但卻沒有真正引起重視，新的管理對策沒有相應(yīng)產(chǎn)生，紙質(zhì)檔案的管理工作正逐漸走向片面化和消極化，在檔案數(shù)字化建設(shè)中怎樣解決紙質(zhì)檔案管理存在的問題是當(dāng)前急待開展的工作。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)中紙質(zhì)檔案管理出現(xiàn)的問題

（一）紙質(zhì)檔案具有的特征逐漸消失。唯一性不復(fù)存在。紙質(zhì)檔案由于其形成的特殊條件，具有了唯一性，它在形成后就不可能改變，是最有說服力的原始憑證。電子檔案產(chǎn)生后，許多紙質(zhì)檔案成為了電子檔案的雙套制，明顯帶著電子檔案的痕跡，辦理過程全部是數(shù)字化操作，紙介質(zhì)上記載的信息也是統(tǒng)一的字體、數(shù)字印章，只要有需要就可以輸出，而且與所歸檔的紙質(zhì)檔案一模一樣，很難辯別真?zhèn)?，由于工作流程中在紙介質(zhì)上留下的易于鑒別的原始記錄越來越少，紙質(zhì)檔案以前所具有的唯一性也就會慢慢的消失。真實(shí)性被打破。紙質(zhì)檔案的真實(shí)性體現(xiàn)在它很難偽造和改動(dòng)，它的真?zhèn)我子谂袆e，而且已經(jīng)形成了一套成熟的鑒定技術(shù)，加固了它在檔案載體中的重要地位。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化雖然帶來了檔案信息的共享，但由于網(wǎng)絡(luò)安全問題日益突出，數(shù)字化后的檔案信息容易被改動(dòng)，紙質(zhì)檔案記載的信息因?yàn)檩d體的改變而成為假信息產(chǎn)生的源泉。

（二）紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中存在著安全隱患。容易造成紙質(zhì)檔案的損毀。檔案的大量出庫加大了對紙質(zhì)檔案的管理難度，而且在掃描過程中因?yàn)槔谜叩睦眯枨?，勢必造成檔案的再次流動(dòng)，如果不注意安全難免會導(dǎo)致檔案實(shí)體的丟失。在數(shù)字化加工過程中對紙質(zhì)檔案的拆裝，破壞了檔案原來的整體性，造成紙質(zhì)檔案的損傷。檔案出庫使保管環(huán)境的發(fā)生變化（如溫濕度難以得到控制），掃描和拍照中受到光源的照射使紙張加速老化而縮短使用壽命。引起信息被非正常途徑傳播。目前許多檔案部門將紙質(zhì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目承包給非檔案專業(yè)人員操作，由于工作人員缺乏檔案工作相關(guān)的法律法規(guī)知識和沒有相關(guān)的培訓(xùn)，工作人員極有可能將檔案信息外泄，引起信息非正規(guī)渠道的傳播給社會造成不必要的麻煩。

（三）忽視了紙質(zhì)檔案的保護(hù)技術(shù)。檔案數(shù)字化建設(shè)的不斷深入，紙質(zhì)檔案信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，使查閱者不通過實(shí)體檔案也能查閱到所需的檔案，對紙質(zhì)檔案的利用群體將逐漸減少，這樣就容易忽視對紙質(zhì)檔案實(shí)體的保管。年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案由于保管不善需要修復(fù)的越來越多，而紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的技術(shù)性決定了它必須要由人工操作及在實(shí)際操作過程中積累的經(jīng)驗(yàn)，這些很難用文字表述并把它記載下來，久而久之對紙質(zhì)檔案的保護(hù)技術(shù)在很多方面可能就會失傳，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的病檔得不到修復(fù)，紙質(zhì)檔案的老化程度不斷惡化 ，在不久的將來年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案的數(shù)目會不斷的減少，從而重蹈了傳統(tǒng)載體檔案的遭遇，給人類的文明史詩留下了遺憾的篇章。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)中紙質(zhì)檔案存在問題的原因

（一）認(rèn)為電子檔案最終會代替紙質(zhì)檔案。對兩者存在的現(xiàn)狀不了解。隨著電子檔案的普及，忽視了電子檔案的不安全性和不穩(wěn)定性，將電子檔案與紙質(zhì)檔案完全同化，認(rèn)為已有電子檔案無需再有紙質(zhì)檔案。然而電子檔案法律地位無法確定，許多法律案件不認(rèn)可電子檔案的憑證作用。各國電子檔案的頻繁丟失、無法讀出、無法恢復(fù)，如1999年6月美國國家檔案館43000件電子郵件因操作失誤不翼而飛，前東德共產(chǎn)黨政府的包括行政文件、農(nóng)業(yè)文件、勞工統(tǒng)計(jì)資料、監(jiān)獄登記冊和黨的官員的人事檔案等電子文件，由于軟硬件系統(tǒng)原因而無法使用①，這些事件的頻繁發(fā)生都從不同方面體現(xiàn)了電子檔案的弱點(diǎn)。如果沒有了紙質(zhì)檔案的信息記載，人類這一階段的歷史將有可能會出現(xiàn)空白，信息資源將進(jìn)入一片混亂的時(shí)代。

對電子檔案和紙質(zhì)檔案混淆不清。大多數(shù)人認(rèn)為兩者同是檔案沒有什么定義上的不同，從而誤視了兩者各自的特點(diǎn)和相互之間的關(guān)系。電子檔案形成后就永遠(yuǎn)離不開它的生成環(huán)境，只有技術(shù)和設(shè)備才能還原、輸出，識別內(nèi)容，它具有對系統(tǒng)的依賴性、與載體的不可分離性、不穩(wěn)定性、共享性等特點(diǎn)。紙質(zhì)檔案自它形成后就于載體無法分離，載體、結(jié)構(gòu)形式、原始信息成為檔案不可分割的重要組成部分，它具有原始性、真實(shí)性、安全性、穩(wěn)定性等特點(diǎn)。兩種檔案在形成過程上、載體上、閱讀方式、保管條件上都不相同。

（二）紙質(zhì)檔案保護(hù)工作環(huán)節(jié)薄弱。紙質(zhì)檔案保護(hù)工作經(jīng)費(fèi)緊張。據(jù)了解全國各地的檔案館中已存在眾多急需搶救的受害紙質(zhì)檔案，而且形勢十分嚴(yán)峻，很多“病檔”如果不及時(shí)開展搶救，將成為一堆廢紙而失去使用價(jià)值。雖然國家和省級每年都有專門搶救經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目，但審批手續(xù)繁雜，數(shù)目不大，而且大多數(shù)的地方財(cái)政沒有將保護(hù)經(jīng)費(fèi)列入部門預(yù)算，平時(shí)的保護(hù)工作很難開展。即使?fàn)幦〉搅藝摇⑹〖壍膿尵冉?jīng)費(fèi)由于檔案部門整個(gè)經(jīng)費(fèi)緊張也不能保證?？顚Ｓ?，給紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作帶來了困難。紙質(zhì)檔案保護(hù)技術(shù)人員缺乏。近幾年，檔案館人員的學(xué)歷、職稱都有明顯提高，但具有理論知識，又有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的檔案保護(hù)專業(yè)技術(shù)人員卻相當(dāng)匱乏。紙質(zhì)檔案保護(hù)技術(shù)是一門綜合性的應(yīng)用技術(shù)，檔案專業(yè)人員雖有一定的理論知識，實(shí)際操作技能卻很有限。像縣級檔案館，雖然有專門負(fù)責(zé)檔案技術(shù)保護(hù)的人員，但都沒有接受過這方面的正規(guī)培訓(xùn)，不熟悉檔案搶救業(yè)務(wù)，檔案保護(hù)技術(shù)水平低，檔案修復(fù)方法單一，對檔案破損嚴(yán)重及檔案搶救工作中遇到的其他問題往往缺乏經(jīng)驗(yàn)，難以應(yīng)付。

3 檔案數(shù)字化建設(shè)中加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理對策

（一）對紙質(zhì)文件實(shí)行核對簽署制度。如果我們就單一的將紙質(zhì)檔案作為電子檔案的硬拷貝來保存，對檔案管理工作來說還行不通，我們只有繼續(xù)保持紙質(zhì)檔案的原始憑證作用，才能彌補(bǔ)電子檔案的缺點(diǎn)，不給這一階段的檔案工作劃下錯(cuò)誤的符號和成為后人拿來說教的材料。筆者認(rèn)為我們可以采取以下的措施：對辦公自動(dòng)化中形成的文件可以在公文辦理單的格式上增加一欄核對簽署欄，要求簽發(fā)人或者經(jīng)辦人對歸檔文件的內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)，并在簽署欄上寫上“經(jīng)核對無誤”等字樣，署上姓名和日期。這樣，形成的紙質(zhì)檔案的原始性和憑證性就與以前的紙質(zhì)檔案毫無區(qū)別，在法律效力上毫無異議。

（二）電子文件與紙質(zhì)文件實(shí)行同步對應(yīng)歸檔。電子檔案的不穩(wěn)定性和易改性，很難確保電子檔案在近段時(shí)間內(nèi)不被病毒破壞和被人篡改。我們只有及時(shí)對電子文件進(jìn)行歸檔，在電子文件歸檔后，同時(shí)也對紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔，就是目前檔案界所說的采取電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔的方法。這樣即使電子檔案遭受破壞，還有同步歸檔的紙質(zhì)檔案作為憑證，并可以對電子檔案進(jìn)行恢復(fù)，暫時(shí)彌補(bǔ)了電子檔案的不足。

（三）加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作。首先要加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的領(lǐng)導(dǎo)，對新領(lǐng)域的保護(hù)工作開展研究，解決專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，將搶救經(jīng)費(fèi)列入地方財(cái)政預(yù)算，開設(shè)培訓(xùn)課程提高檔案保護(hù)專業(yè)技術(shù)人員的紙質(zhì)檔案保護(hù)管理技術(shù)水平，提高保護(hù)技術(shù)工作人員的相關(guān)待遇。其次要對現(xiàn)有的“病檔”進(jìn)行全國性的調(diào)查統(tǒng)計(jì)，并制定出一套合理的搶救方案，解決相關(guān)的技術(shù)問題，分階段對“病檔”進(jìn)行搶救，確保紙質(zhì)檔案的安全完整，為后人留下寶貴的財(cái)富。

參考文獻(xiàn)

[1] 《電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案之比較研究》，湯衛(wèi)新，《浙江教育學(xué)院學(xué)報(bào)》 2007年1月第1期

[2]《新技術(shù)下檔案整理歷史原則的發(fā)展》，崔杰、王福亮，《浙江檔案》2008年 第5期

[3]《電子檔案與紙質(zhì)檔案》http：//blog.sina.com.cn/s/blog_74ddcb700100xigm.html2013年

[4] 《電子檔案與紙質(zhì)檔案的比較研究》，李孟女，《遼寧科技學(xué)院學(xué)報(bào)》2013年