鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層人社城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險（以下簡稱“城鄉(xiāng)居保”）檔案既是歷史地、全面地了解轄區(qū)廣大城鄉(xiāng)居民辦理城鄉(xiāng)居保參保登記并按國家政策享受法定基本養(yǎng)老保險金，真正保障城鄉(xiāng)居民老有所養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)“記錄一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的前提條件，也是實(shí)現(xiàn)全民參保登記工作的必備條件，更是城鄉(xiāng)居保檔案管理部門履行部門職能、提高工作質(zhì)量以及體現(xiàn)工作效能的必要條件。為進(jìn)一步加強(qiáng)城鄉(xiāng)居保檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)，推進(jìn)城鄉(xiāng)居保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，不斷提高檔案管理的科學(xué)水平，全面提升檔案管理工作的整體效能。筆者現(xiàn)就遠(yuǎn)安縣自2011年7月1日全面啟動并實(shí)施城鄉(xiāng)居保工作（遠(yuǎn)安縣為國家城鄉(xiāng)居保第三批試點(diǎn)縣）以來所從事所經(jīng)歷過的茅坪場、鳴鳳兩個人社服務(wù)中心，側(cè)重就遠(yuǎn)安縣人社局鳴鳳服務(wù)中心城鄉(xiāng)居保檔案工作進(jìn)行了細(xì)致的研究與思考。

1 城鄉(xiāng)居保檔案工作建設(shè)的現(xiàn)狀

遠(yuǎn)安縣人社局鳴鳳服務(wù)中心城鄉(xiāng)居保綜合檔案室是2012年4月經(jīng)過縣局整體改造、完工并交付使用，中心將縣局統(tǒng)一調(diào)配的三組鐵質(zhì)檔案柜分別置放于大廳和大廳右側(cè)一室內(nèi)，前期所有檔案基本就是隨便放在包裝盒里或擱置在檔案柜里等等。2013年2月縣局調(diào)整負(fù)責(zé)人后，中心針對這一情況果斷采取有效措施，迅速組織人員集中時間、集中精力加大對歷年城鄉(xiāng)居保檔案的收集、分類、審核、整理并于同年4月底高質(zhì)量按縣局要求完成歸檔工作，極大地提升了我鎮(zhèn)城鄉(xiāng)居保檔案工作水平，也為我縣城鄉(xiāng)居保經(jīng)辦管理規(guī)范化示范點(diǎn)建設(shè)順利迎接省、市現(xiàn)場檢查考核驗(yàn)收以及最終命名獲得殊榮奠定了堅實(shí)的基礎(chǔ)。

我鎮(zhèn)居保檔案管理工作整體情況是：2012年10月，縣人社局根據(jù)整體辦公用房和檔案庫房實(shí)際，特規(guī)定：將全縣2011年7月1日前達(dá)到法定退休年齡即年滿60周歲及以上符合條件人員全部納入直接享受城鄉(xiāng)居?；A(chǔ)養(yǎng)老金對象；將2011年7月1日后陸續(xù)年滿60周歲，同時辦理居保參保登記、繳納居保保險費(fèi)的人員并按規(guī)定辦理正常退休手續(xù)享受養(yǎng)老金人員以及死亡人員的檔案資料全部由中心初審上報縣局審批集中歸檔，其余檔案由所在人社服務(wù)中心負(fù)責(zé)整理并完成年度歸檔工作。中心現(xiàn)有獨(dú)立綜合檔案室一間，面積為18.9平方米。截止2015年12月底，庫房累計庫存城鄉(xiāng)居保參保檔案250卷（盒），其中參保人員登記表144卷（盒），參（續(xù)）保人員繳費(fèi)票據(jù)26卷（盒）。鳴鳳鎮(zhèn)城鄉(xiāng)居保經(jīng)辦管理規(guī)范化示范點(diǎn)建設(shè)檔案80卷（盒），居保行政管理類（文書）檔案5卷。累計移交縣居保局歸檔城鄉(xiāng)居保檔案2462卷，其中符合條件直接享受養(yǎng)老金人員檔案1948卷。配備具有大學(xué)文化、事業(yè)編制專職檔案管理干部1名、兼職人員3名，檔案干部隊伍思想素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)明顯增強(qiáng)，健全了檔案工作人員崗位職責(zé)、檔案利用職責(zé)及檔案保管職責(zé)等，基本形成了抓細(xì)節(jié)、抓過程、抓環(huán)節(jié)“三抓”的常抓不懈治理體制。2013年主動配合縣居保局完成省二級檔案達(dá)標(biāo)整理歸檔工作，并經(jīng)市、縣兩級檔案管理部門考核驗(yàn)收達(dá)到了省二級檔案治理工作制度化、規(guī)范化的要求。

2 存在的主要問題及原因分析

在城鄉(xiāng)居保檔案管理信息化建設(shè)、中心經(jīng)辦管理規(guī)范化示范點(diǎn)建設(shè)以及日常運(yùn)行過程中，還存在一些不容忽視的問題。

一是對城鄉(xiāng)居保檔案管理的重要性認(rèn)識不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人包括部分干部尤其部分中層干部對城鄉(xiāng)居保檔案工作的認(rèn)識都普遍存在一些誤區(qū)，認(rèn)為城鄉(xiāng)居保檔案工作就是按照要求收一收、找個盒子（柜子）放一放，或簡短整理、象征性保管下的事務(wù)性工作，或不管信息是否準(zhǔn)確就做個電子檔放這兒撐門面、我不搞自會有人搞等等，總認(rèn)為不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付、能查檔就行了。長此以往必將導(dǎo)致城鄉(xiāng)居保檔案工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為廣大城鄉(xiāng)居民和全民參保登記工作服務(wù)、服到務(wù)、服好務(wù)。

二是管理力量薄弱，水平不高，手段落后。我縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心是根據(jù)2010年2月10日省編委《關(guān)于加強(qiáng)和完善全省新農(nóng)保試點(diǎn)縣（市、區(qū)）勞動保障服務(wù)平臺建設(shè)有關(guān)問題的建議》（鄂編發(fā)【2010】3號）、2010年9月10日縣編委《中共遠(yuǎn)安縣委機(jī)構(gòu)編制委員會關(guān)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)人力資源和社會保障服務(wù)中心有關(guān)問題的通知》（遠(yuǎn)編【2010】6號）文件精神批準(zhǔn)并于2010年10月掛牌成立的。人員編制根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)規(guī)模核定事業(yè)編制2名，同時“以錢養(yǎng)事”設(shè)立公益性崗位2名。由于大多數(shù)新進(jìn)新招人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管理要求、檔案資料的收集、整理、歸檔以及裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識相當(dāng)?shù)?。且部分檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常業(yè)務(wù)往往只是將資料放入檔案盒或文件夾，而并未及時整理歸檔。同時因鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心是新成立的，所有設(shè)施與設(shè)備均由局集中采購統(tǒng)一配置專門用于中心日常業(yè)務(wù)開展。加之2011年7月我縣正式實(shí)施城鄉(xiāng)居保參保工作，人員少時間緊任務(wù)重，忙于抓參保登記、保費(fèi)收繳等，而忽略參保人員資料的及時收集，致使參保人員檔案收集整理歸檔不能得以及時完成。

三是城鄉(xiāng)居保檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高?，F(xiàn)代化、科學(xué)化的檔案建設(shè)水平有待進(jìn)一步提高，中心場地有限等導(dǎo)致檔案管理硬件設(shè)施和現(xiàn)代化管理設(shè)備比較欠缺。中心計算機(jī)技術(shù)還未在城鄉(xiāng)居保檔案管理中廣泛應(yīng)用，無紙化閱檔基本沒有設(shè)施，高標(biāo)準(zhǔn)配備必要設(shè)施如復(fù)印機(jī)、計算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備也未落實(shí)到位，這既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

四是城鄉(xiāng)居保檔案利用工作水平較低。就目前中心而言，城鄉(xiāng)居保檔案還存在重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案開發(fā)服務(wù)意識差。即使利用，范圍也有限，但凡前來中心咨詢、查閱的內(nèi)容大部分也只是參保人員丟失社?？ɑ蛑邦I(lǐng)取拿回家隨意丟放忘記了說沒領(lǐng)取或參保人員丟失某個年度繳費(fèi)票據(jù)而前來中心復(fù)印繳費(fèi)票據(jù)辦理退休手續(xù)等，且利用形式過于單一，往往只有需要找上門來才提供利用，工作處于被動服務(wù)的狀態(tài)。在主動深入轄區(qū)村（居）及居民戶中服務(wù)等方面處于欠缺狀態(tài)，導(dǎo)致檔案管理和有效利用相脫節(jié)，致使城鄉(xiāng)居保檔案的利用價值低，功能日益弱化。

3 對策及建議

一是提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)增強(qiáng)檔案建設(shè)的緊迫感和責(zé)任感。作為負(fù)責(zé)管理一方事務(wù)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心主任應(yīng)高度重視所屬轄區(qū)城鄉(xiāng)居保檔案管理工作，尤其主管部門特別是城鄉(xiāng)居保業(yè)務(wù)經(jīng)辦服務(wù)主管部門要將其放在單位干部隊伍建設(shè)的重要位置并納入議事日程。既要建立相應(yīng)的城鄉(xiāng)居保檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)行嚴(yán)格的分工負(fù)責(zé)制，切實(shí)做到名副其實(shí)，絕不走過場、不流于形式的定期或不定期對鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督辦，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，也要建立必要的城鄉(xiāng)居保檔案管理達(dá)標(biāo)升級考核機(jī)制，也要對城鄉(xiāng)居保檔案管理工作實(shí)行定性定量納入目標(biāo)責(zé)任制嚴(yán)格考核兌現(xiàn)，更要實(shí)行分級分類指導(dǎo)，等級升降動態(tài)管理，進(jìn)一步推進(jìn)城鄉(xiāng)居保檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

二是加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)，提升城鄉(xiāng)居保檔案服務(wù)功能。城鄉(xiāng)居保檔案部門要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，做好檔案管理設(shè)施設(shè)備的添置與更新。一要加強(qiáng)頂層設(shè)計。建議縣局統(tǒng)一規(guī)劃全縣7個鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案室，切實(shí)

加大硬件和軟件設(shè)施的投入，既要按要求配備齊全的檔案管理設(shè)施與設(shè)備，也要根據(jù)情況必須及時配置先進(jìn)設(shè)備予以更新?lián)Q代。二要建立堅固防火、防潮的專用綜合檔案庫房。要以整齊劃一的鐵質(zhì)檔案柜淘汰破損高矮不一的檔案柜；庫房內(nèi)既要設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火器等設(shè)備；中心負(fù)責(zé)人和檔案管理工作人員也要及時加強(qiáng)對庫房防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施經(jīng)常檢查。三要加大資金投入。建議縣局及時配備計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，保證及時便捷高效使用檔案，確保為居民服好務(wù)。

三是加強(qiáng)城鄉(xiāng)居保檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。實(shí)現(xiàn)城鄉(xiāng)居保檔案管理現(xiàn)代化，既是人社部門服務(wù)于城鄉(xiāng)居保工作、服務(wù)于全民參保登記工作，真正實(shí)現(xiàn)“記錄一生、服務(wù)一生、保障一生”的目的，也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日益增強(qiáng)的客觀要求。這就要求檔案管理部門進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時地傳輸城鄉(xiāng)居保信息，提高居保信息管理的時效性。一要提高工作效率，對城鄉(xiāng)居保檔案實(shí)行計算機(jī)輔助管理，通過計算機(jī)、掃描儀等設(shè)備和技術(shù)，將文字、圖片、聲像等檔案資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料。實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)居保檔案與數(shù)據(jù)格式并存。二要加強(qiáng)居保檔案數(shù)據(jù)整理整合，建成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)“同人同城同庫”向“同人異城同庫”轉(zhuǎn)變。建成居保檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)平臺，橫向?qū)崿F(xiàn)與村（居）委會及協(xié)理員、檔案管理部門等的連接，縱向?qū)崿F(xiàn)與縣局檔案管理部門的連接，做到信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的互連互通，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。增強(qiáng)居保檔案信息網(wǎng)絡(luò)功能，提供網(wǎng)上信息查詢與業(yè)務(wù)辦理服務(wù)。

四是提高檔案利用服務(wù)水平，推動檔案工作創(chuàng)新發(fā)展。利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行居保檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，不屬于保密范圍的檔案信息向社會共享，主動提供服務(wù)，提升業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)檔案利用服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)居保檔案信息資源的有力共享。人社中心服務(wù)大廳、村（居）委會等服務(wù)窗口既方便廣大參保居民又提高了居保檔案工作的效率和質(zhì)量，更大大提高檔案的利用率。

五是加強(qiáng)居保檔案管理人員隊伍的自身建設(shè)，提高居保檔案管理人員素質(zhì)。居保檔案工作是一項政策性和業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，集服務(wù)性與保密性于一體，加強(qiáng)居保檔案工作隊伍建設(shè)，就必須選擇政治上堅定可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任性強(qiáng)的同志從事居保檔案管理工作，加強(qiáng)教育培養(yǎng)，關(guān)心其生活與工作。充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。并定期組織業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，讓其掌握新的知識和先進(jìn)的管理技術(shù)，更進(jìn)一步了解管理檔案的重要性，提升能力和素質(zhì)，提高檔案管理水平。

六是加強(qiáng)檔案調(diào)查研究，建立健全更加規(guī)范的管理制度。結(jié)合居保檔案管理工作的實(shí)際和社會現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實(shí)上下功夫。尤其要建立居保檔案計算機(jī)輔助管理制度，如《立卷歸檔制度》、《檔案查（借）閱制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案管理人員考核辦法》等，細(xì)化流程，精益求精，做好過程審核，嚴(yán)守檔案收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出環(huán)節(jié)，守住檔案安全關(guān)。熟練掌握調(diào)查研究方法，完善居保檔案案卷整理工作細(xì)則，對成熟做法能及時上升為本單位的管理制度，使居保檔案案卷的整理更加科學(xué)、全面、完整，為廣大城鄉(xiāng)居民和參保者以及上級主管部門科學(xué)決策提供真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用的個人信息。

作者簡介

王休宏，湖北省遠(yuǎn)安縣人社局鳴鳳服務(wù)中心，本科。