何聯(lián)妮

摘 要：論文從建設(shè)項目檔案管理存在的主要問題及如何做好建設(shè)項目檔案管理兩個方面，對建設(shè)項目檔案管理進行了論述，希望通過幾項措施提高建設(shè)項目檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項目；檔案管理

建設(shè)項目是一個技術(shù)、知識密集、專業(yè)性強的工程。建設(shè)項目檔案是指整個建設(shè)項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件，包括建設(shè)項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、勘察、設(shè)計、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準備、竣工、試生產(chǎn)等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。建設(shè)項目檔案是工程建設(shè)全過程的真實記錄和客觀反映，同時又是項目轉(zhuǎn)入生產(chǎn)后，管理、運行、檢修、改建和擴建的重要依據(jù)。近年來，我國建設(shè)項目規(guī)模不斷增加，建設(shè)項目檔案管理也出現(xiàn)了越來越多的問題。如何做好建設(shè)項目檔案管理，更好地服務(wù)于建設(shè)項目和生產(chǎn)運行，是當(dāng)前檔案管理工作者面臨的一項重要工作。

1 建設(shè)項目檔案管理存在的主要問題

1、建設(shè)項目檔案管理工作滯后，收集、整理、組卷、移交不及時。

由于建設(shè)項目施工工期長，參建單位多，參建單位檔案管理水平參差不齊，經(jīng)常會出現(xiàn)不同程度的“重項目建設(shè)，輕項目檔案管理”的現(xiàn)象，導(dǎo)致部分項目文件缺失，尤其是項目可研、評估、決策、勘察設(shè)計、招投標(biāo)文件、設(shè)備資料等。另外，工程建設(shè)與項目檔案管理工作不能同步進行，單位工程建設(shè)完成后，項目檔案未按時收集、整理、組卷，不能做到按時移交，以至于工程建成后突擊整理、組卷資料，甚至補充缺項的資料。

2、建設(shè)項目檔案案卷質(zhì)量不高，內(nèi)容不完整、準確、系統(tǒng)。

建設(shè)項目檔案的內(nèi)容是要真實的反映工程建設(shè)全過程，檔案數(shù)據(jù)必須完整、準確、系統(tǒng)。然而在項目工程建設(shè)中往往會出現(xiàn)一些與實際工程不符的現(xiàn)象，如：竣工圖、施工記錄、驗評資料等相關(guān)項目文件中的數(shù)據(jù)填寫不真實，不全面，甚至漏填；施工過程中發(fā)生了工程變更，而對應(yīng)的竣工圖未進行標(biāo)注、修改，造成竣工圖紙所反映的施工內(nèi)容與工程建設(shè)的實際情況不相符，為建設(shè)項目日后的設(shè)備檢修和生產(chǎn)運行埋下了安全隱患。

3、建設(shè)項目檔案保管條件差，檔案保管設(shè)施達不到檔案“八防”的要求。

工程項目在建設(shè)階段，現(xiàn)場辦公條件都比較簡陋，檔案保管設(shè)施、場所都比較差，檔案材料的保管根本達不到檔案庫房“八防”的要求，致使項目文件保管和檔案信息的安全保存存在隱患，甚至造成部分原始檔案的損毀、丟失，重要檔案信息的泄露等。

如何做好建設(shè)項目檔案管理工作的措施。

設(shè)立檔案管理機構(gòu)，建立項目檔案管理體系，確保項目檔案管理工作。

項目參建單位和建設(shè)單位要建立檔案、資料管理機構(gòu)，要有專業(yè)的專職檔案資料管理人員，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門要有兼職的資料員。項目檔案管理要實行分級、專兼職檔案管理人員相結(jié)合的項目檔案管理模式。

建立健全項目檔案管理制度，落實項目檔案管理責(zé)任，明確各參建單位職責(zé)，確保項目檔案管理工作有章可循。

建設(shè)項目文件內(nèi)容多、形成時間長，因此必須制定適合本項目管理的檔案管理制度，將項目文件的形成、收集、整理、組卷、歸檔要求和歸檔范圍納入各參建單位和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的管理責(zé)任和工作職責(zé)，使項目檔案管理實現(xiàn)全過程責(zé)任管理。

3、完善項目檔案管理體系，做好檔案人員專業(yè)培訓(xùn)工作。提高項目檔案管理水平。

建設(shè)項目工程量大、工期長，參建單位多，項目建設(shè)單位檔案部門必須建立有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，對參建單位進行分門別類地檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督，保證項目文件的收集齊全、完整、準確、系統(tǒng)。建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)就是按照建設(shè)項目的布局和檔案管理工作自身的特點建點、配人，并明確專職檔案管理人員工作職責(zé)、歸檔時間、歸檔范圍等。各參建單位項目文件要做到集中統(tǒng)一保管，即使工程技術(shù)人員、施工人員調(diào)離變動，也可以做到檔案資料的固定保留。項目參建單位檔案管理意識和對檔案管理工作的重視程度存在差異，造成項目檔案管理水平良莠不齊。所以，認真做好檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)工作，使他們增強檔案管理意識、掌握檔案專業(yè)管理技能，明確各參建單位檔案管理人員在項目檔案的收集、整理、移交等工作上的責(zé)任是十分必要的。

4、加強項目檔案過程控制措施，確保項目檔案收集、整理、組卷、移交及時、規(guī)范。

合同是用來約束和規(guī)范各參建單位和設(shè)備、材料供貨商強有力的法律依據(jù)，在進行工程、設(shè)備、材料招標(biāo)及簽訂各項合同、協(xié)議時設(shè)立工程竣工檔案的內(nèi)容、編制質(zhì)量、移交時間、套數(shù)、歸檔及違約責(zé)任；設(shè)備、材料到貨時需提交的文件份數(shù)和內(nèi)容等。同時，也要將項目檔案管理工作納入項目工程結(jié)算、付款控制，用經(jīng)濟手段來約束雙方履行合同、協(xié)議。明確乙方按照合同約定保證質(zhì)量按期移交項目檔案和設(shè)備、材料文件，再經(jīng)甲方檔案管理人員和專業(yè)技術(shù)人員簽字確認后，再予以工程款結(jié)算和設(shè)備、材料付款。如果檔案材料和設(shè)備文件移交不符合要求，將按照合同、協(xié)議約定扣除工程款和設(shè)備、材料款。實現(xiàn)工程檔案管理的前端控制和過程管理，利用工程結(jié)算和設(shè)備、材料付款把關(guān)，是做好建設(shè)項目檔案管理的有效控制手段。

5、做好項目檔案的監(jiān)督、檢查和驗收工作，確保項目檔案內(nèi)容完整、準確、系統(tǒng)。

對各參建單位的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)、協(xié)調(diào)，將各職能部門的檔案工作統(tǒng)一管理，實行項目檔案與項目建設(shè)同步管理。建設(shè)單位檔案管理人員應(yīng)該按國家和行業(yè)相關(guān)的規(guī)定、規(guī)范，組織檔案管理人員和工程技術(shù)管理人員對工程檔案進行專項檢查，檢查歸檔的文件是否齊全、完整、準確、系統(tǒng)，歸檔文件是否是原件，合同、協(xié)議、竣工報告、竣工文件、竣工圖等是否履行雙方簽字、蓋章手續(xù)，案卷質(zhì)量是否符合國家歸檔要求。對檢查出的問題提出整改意見并督促整改、檢查和驗收。確保歸檔文件做到分類科學(xué)、組卷合理、系統(tǒng)，方便檔案的利用和保管。組織監(jiān)理單位、參建單位對設(shè)計更改執(zhí)行情況進行匯總、審核并提交設(shè)計單位編制竣工圖紙，監(jiān)理單位對設(shè)計單位編制的竣工圖進行審核簽字。對列入省級或國家重大建設(shè)項目的，根據(jù)《國家重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》的要求，及時對項目進行檔案專項驗收。

6、建立規(guī)范的檔案庫房，確保項目檔案保管條件。

為了確保項目檔案安全，最大限度延長檔案壽命，項目建設(shè)單位應(yīng)建立規(guī)范的檔案保管庫房。檔案庫房要設(shè)專人負責(zé)管理，定期對檔案庫房各種載體的檔案進行檢查、核對，做到帳、物、卡相符。庫房應(yīng)做到整齊、清潔，檔案柜架和案卷排列科學(xué)，便于查找。檔案柜內(nèi)要投放有效的防蟲、防霉藥物并定期檢查。做好庫房防火、防盜、防光、防紫外線、防潮、防干燥、防高溫、防塵、防止有害生物和污染等安全管理工作。

項目建設(shè)檔案是真實反映項目建設(shè)規(guī)范程度的一項重要依據(jù)，也是規(guī)范項目建設(shè)的一個手段，對于項目的建設(shè)及日后的生產(chǎn)、運行發(fā)揮著極其重要的作用。所以，重工程建設(shè)的同時也一定要高度重視項目檔案管理，不段提升項目檔案管理水平，確保項目檔案管理工作更好地服務(wù)于工程建設(shè)項目。

參考文獻

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