王志超

[摘要]文章通過(guò)對(duì)分段管理方法的概念闡述以及對(duì)分段管理在石油行業(yè)物資供應(yīng)方面實(shí)踐應(yīng)用的分析，指出分段管理在實(shí)踐過(guò)程中遇到的問(wèn)題，提出通過(guò)加強(qiáng)流程關(guān)鍵點(diǎn)控制對(duì)分段管理進(jìn)行完善，對(duì)石油行業(yè)物資供應(yīng)與采購(gòu)的發(fā)展具有重要的意義。

[關(guān)鍵詞]石油行業(yè)；物資供應(yīng)；分段管理；流程關(guān)鍵點(diǎn)

石油行業(yè)的供應(yīng)物資與油田材料具有品種規(guī)格數(shù)量大、型號(hào)復(fù)雜，生產(chǎn)與使用單位點(diǎn)多、線長(zhǎng)、面廣的特點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)石油行業(yè)物資供應(yīng)的科學(xué)管理，對(duì)于降低石油公司的生產(chǎn)成本，提高石油公司運(yùn)作效益，促進(jìn)石油行業(yè)健康發(fā)展具有重要的意義。目前石油行業(yè)在物資供應(yīng)方面采取了分段管理的管理方法，能夠有效提高采購(gòu)效率，保證了物資供應(yīng)的順利運(yùn)行，但在供應(yīng)商的選擇與管理、合同審批等方面也存在一些問(wèn)題，阻礙了分段管理的有效實(shí)施，亟須進(jìn)一步研究解決。

1 物資供應(yīng)分段管理的概念

石油行業(yè)物資供應(yīng)的分段管理，就是按照石油公司對(duì)于物資采購(gòu)供應(yīng)業(yè)務(wù)流程的具體要求，將石油行業(yè)物資供應(yīng)部門中作用相互制約的崗位和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分離，使各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間形成相互監(jiān)督、制約、驗(yàn)證關(guān)系的物資供應(yīng)管理。

2 石油行業(yè)物資供應(yīng)管理的現(xiàn)狀

目前，石油公司的物資供應(yīng)部門已將業(yè)務(wù)流程和控制點(diǎn)進(jìn)行了分類，將相互有制約關(guān)系的、不相容的業(yè)務(wù)流程和職務(wù)、崗位等進(jìn)行了分離，實(shí)現(xiàn)了物資供應(yīng)五個(gè)環(huán)節(jié)的分段管理，形成了石油公司物資供應(yīng)崗位之間、部門之間的相互制約、相互驗(yàn)證、相互監(jiān)督的管理體系。具體表現(xiàn)在：制訂了《油田外部市場(chǎng)物資供應(yīng)管理辦法》《供應(yīng)商管理》《物資計(jì)劃管理》等相應(yīng)的管理制度，劃分了各業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系，形成了不相容的崗位或部門之間的制約關(guān)系，單一部門對(duì)任何一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)均沒(méi)有完全處置權(quán)，從而遏制了違紀(jì)行為的發(fā)生；建立了物資供應(yīng)例會(huì)制度和采購(gòu)資金分配制度，加強(qiáng)了各職能部門之間、業(yè)務(wù)部門之間、職能部門與業(yè)務(wù)部門之間的交流與協(xié)調(diào)，達(dá)到了物資供應(yīng)信息傳遞的高效性和準(zhǔn)確性；借助先進(jìn)的采購(gòu)信息管理系統(tǒng)，對(duì)物資供應(yīng)的各環(huán)節(jié)進(jìn)行管控，對(duì)人力、物力、財(cái)力等資源進(jìn)行了信息整合，實(shí)現(xiàn)了信息化管理。[1]

在分段管理的實(shí)踐過(guò)程中，不規(guī)范的采購(gòu)得到了有效的遏制，物資供應(yīng)的效率得到了提高。但是，在分段管理的實(shí)施過(guò)程中仍存在如下幾個(gè)方面的不足，亟待我們分析和解決。

2.1 計(jì)劃制定環(huán)節(jié)

由于設(shè)備物資更新速度較快，而物資采購(gòu)部門在制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)不能及時(shí)更新采購(gòu)內(nèi)容，或者對(duì)新購(gòu)置的設(shè)備配件的消耗規(guī)律了解不清楚，造成采購(gòu)的物資無(wú)法使用；部分項(xiàng)目對(duì)所需物資的需求數(shù)量、規(guī)格型號(hào)等采購(gòu)計(jì)劃不夠準(zhǔn)確、詳細(xì)，給采購(gòu)部門的采購(gòu)工作帶來(lái)困難。

2.2 質(zhì)量檢測(cè)環(huán)節(jié)

檢測(cè)手段還不夠豐富，檢測(cè)的標(biāo)準(zhǔn)劃分還不夠明確，內(nèi)部檢測(cè)和送權(quán)威機(jī)構(gòu)檢測(cè)的取舍不當(dāng)，整個(gè)質(zhì)量檢測(cè)環(huán)節(jié)尚未形成一套完整的體系。

2.3 價(jià)格審核環(huán)節(jié)

石油行業(yè)物資采購(gòu)大多依據(jù)主要物資的市場(chǎng)價(jià)格、公司總部的指導(dǎo)價(jià)格、供應(yīng)商的出廠價(jià)格進(jìn)行價(jià)格的談判和磋商。然而目前石油公司的物資供應(yīng)部門有關(guān)價(jià)格信息的收集整理與預(yù)測(cè)、ERP系統(tǒng)價(jià)格的維護(hù)等工作落實(shí)不到位，造成談判價(jià)格依據(jù)不完整、價(jià)格信息相對(duì)滯后，對(duì)價(jià)格審核環(huán)節(jié)造成了阻礙。

2.4 合同簽訂環(huán)節(jié)

目前的合同審批與簽訂周期較長(zhǎng)，合同審批步驟煩瑣，雖然在一定程度上起到了相應(yīng)的采購(gòu)行為規(guī)范化的作用，但是卻減慢了信息傳遞速度，造成物資供應(yīng)時(shí)間不充分，延誤生產(chǎn)與采購(gòu)。

2.5 支付環(huán)節(jié)

由于物資采購(gòu)中支付的滯后性，不能對(duì)供應(yīng)商的資金進(jìn)行及時(shí)結(jié)算，常常產(chǎn)生利息損失等費(fèi)用的爭(zhēng)議問(wèn)題。

石油行業(yè)物資供應(yīng)實(shí)施“分段”管理的過(guò)程中出現(xiàn)的這些問(wèn)題，一定程度上困擾了物資采購(gòu)工作的進(jìn)行。為了進(jìn)一步適應(yīng)當(dāng)前采購(gòu)形勢(shì)的發(fā)展，提高石油行業(yè)物資供應(yīng)的管理水平，應(yīng)當(dāng)通過(guò)加強(qiáng)流程關(guān)鍵點(diǎn)的控制，以填補(bǔ)分段管理的漏洞，完善石油行業(yè)物資供應(yīng)體系。

3 石油行業(yè)實(shí)施分段管理流程關(guān)鍵點(diǎn)控制的措施

通過(guò)對(duì)“分段”管理核心內(nèi)容的解讀、分析，對(duì)照管理流程中存在的問(wèn)題，我們的思路是：加強(qiáng)物資供應(yīng)市場(chǎng)的分析研究，準(zhǔn)確地把握市場(chǎng)脈搏，掌握工作主動(dòng)權(quán)；著力加強(qiáng)物資需求計(jì)劃管理，提高工作預(yù)見性；加快改革傳統(tǒng)落后的采購(gòu)管理理念，積極探索新型采購(gòu)模式和采購(gòu)方法；加強(qiáng)采購(gòu)價(jià)格監(jiān)管；加強(qiáng)合同管理，建立安全、快捷的審批程序；建立完善的質(zhì)量控制、檢測(cè)體系；建立貨款支付與采購(gòu)聯(lián)動(dòng)機(jī)制；加強(qiáng)信息化建設(shè)，全面推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化采購(gòu)；加強(qiáng)物資供應(yīng)隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)；清理整頓供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行資格預(yù)審和動(dòng)態(tài)管理。

通過(guò)對(duì)分段管理理論的解讀，以及對(duì)石油行業(yè)物資供應(yīng)“分段”管理實(shí)踐的現(xiàn)狀及問(wèn)題的分析，總結(jié)出實(shí)施分段管理流程關(guān)鍵點(diǎn)控制的措施。

3.1 加強(qiáng)計(jì)劃管理，提高采購(gòu)工作的預(yù)見性

相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定日期提出物資需求計(jì)劃，為接下來(lái)的采購(gòu)工作預(yù)留出足夠時(shí)間；相應(yīng)的物資供應(yīng)人員應(yīng)當(dāng)積極與需求單位進(jìn)行溝通，掌握需求單位的工程進(jìn)度，以便及早獲取制訂計(jì)劃的材料。在制訂計(jì)劃時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)照材料申請(qǐng)單，清楚的說(shuō)明對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品的要求，包括：一是明確在物資的型號(hào)、等級(jí)、品種、規(guī)格方面的具體要求；二是明確適用的范圍和檢驗(yàn)規(guī)程；三是明確所采用的質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)；四是制定質(zhì)量糾紛方面的規(guī)定；五是明確到貨驗(yàn)收的方法。

3.2 把住質(zhì)量的關(guān)口

根據(jù)采購(gòu)物資的價(jià)值、制造工藝以及重要程度，將物資的質(zhì)量分為A、B、C三類進(jìn)行控制。對(duì)于A類物資，必須簽訂駐廠監(jiān)造的合同，并及時(shí)進(jìn)行復(fù)檢，要求監(jiān)造單位定期提供監(jiān)造報(bào)告；對(duì)于B類物資，應(yīng)當(dāng)委托具有相應(yīng)資質(zhì)的第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)對(duì)其進(jìn)行出廠檢驗(yàn)；對(duì)于C類物資，在到貨時(shí)組織驗(yàn)收，按照驗(yàn)收的相關(guān)規(guī)定填寫驗(yàn)收記錄。

3.3 促進(jìn)供應(yīng)商管理規(guī)范化

一方面，石油公司及其物資供應(yīng)部門結(jié)合本單位的實(shí)際，制定出供應(yīng)商選擇的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格的篩選。總體上說(shuō)，良好的供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)具備合格的質(zhì)量保證體系、較為低廉的物資生產(chǎn)供應(yīng)價(jià)格，能夠按期準(zhǔn)時(shí)交貨，具有良好的信譽(yù)，發(fā)展趨勢(shì)較好。石油公司的采購(gòu)部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合相應(yīng)的評(píng)價(jià)體系，對(duì)不同的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估后作出選擇。另一方面，對(duì)篩選出的供應(yīng)商建立質(zhì)量信息檔案，獲取其產(chǎn)品特點(diǎn)、技術(shù)水平、財(cái)務(wù)狀況等方面的資料，培育扶持出具有良好合作伙伴關(guān)系的戰(zhàn)略型、主力型供應(yīng)商，保證供應(yīng)商隊(duì)伍的穩(wěn)定，并在之后的訂貨方面給予適當(dāng)?shù)恼邇A斜。[2]

3.4 加強(qiáng)對(duì)物資供應(yīng)市場(chǎng)的分析

物資供應(yīng)采購(gòu)部門要及時(shí)掌握國(guó)家行業(yè)政策信息和宏觀經(jīng)濟(jì)的走勢(shì)，密切跟蹤市場(chǎng)形勢(shì)，把握市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)，及時(shí)開展市場(chǎng)形勢(shì)分析例會(huì)，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略。準(zhǔn)確把握市場(chǎng)的脈搏，保證物資供應(yīng)工作在市場(chǎng)上的主動(dòng)權(quán)。對(duì)于部分緊缺物資，應(yīng)當(dāng)及時(shí)規(guī)劃調(diào)整，優(yōu)先安排資金，鎖定貨源，防止物資供應(yīng)短板的出現(xiàn)。[3]

4 結(jié) 論

“分段”管理作為一種先進(jìn)的管理方法，需要在實(shí)踐中不斷探索和完善才能突出其強(qiáng)勁的生命力。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)石油行業(yè)物資供應(yīng)“分段”管理流程關(guān)鍵點(diǎn)的控制，才能更好地彌補(bǔ)短板和不足，實(shí)現(xiàn)物資供應(yīng)的科學(xué)有序進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]崔珊珊，劉爽，董園園.關(guān)于石油裝備行業(yè)中采購(gòu)管理的研究——以中國(guó)石化勝利油田有限公司物資供應(yīng)處為例[J].青春歲月，2012（13）.

[2]周薇，雷波，陳濤.管道儲(chǔ)運(yùn)分公司：全流程管控——分段制衡與智能協(xié)調(diào)的平衡術(shù)[J].石油石化物資采購(gòu)，2014（11）：17-19.

[3]蔣鵬.以信息化促石油物資管理模式創(chuàng)新[J].價(jià)值工程，2011，30（8）：19-20.