張亞鳳

摘 要：本文針對目前職業(yè)院校學(xué)籍管理存在的主要問題，探討了加強學(xué)籍檔案管理的具體措施和途徑。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校；學(xué)籍檔案；管理

中圖分類號：G712 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B 文章編號：1002-7661（2016）06-005-01

學(xué)籍如同學(xué)生的“身份證”，學(xué)籍檔案儲存著學(xué)生的個人信息。學(xué)籍管理的過程實際上就是建立、使用、開發(fā)學(xué)籍檔案的過程。怎樣做好職業(yè)院校的學(xué)籍檔案管理工作，使其走出困境，滿足教學(xué)、科研、就業(yè)及學(xué)生發(fā)展的要求，成為職業(yè)院校管理工作面對一個新問題。

一、學(xué)籍檔案管理的特點

學(xué)籍檔案是學(xué)生通過在校期間的學(xué)習(xí)實踐等活動中形成的，對個人、學(xué)校和社會具有證明、保存、使用價值的歷史記錄，是掌握學(xué)生情況、規(guī)范學(xué)生管理、培養(yǎng)合格人才的依據(jù)，也是檔案的重要組成部分。學(xué)籍檔案包括學(xué)生學(xué)習(xí)期間的成績、品行、獎懲、組織能力、活動能力、操作能力、身體狀況、畢業(yè)鑒定及專業(yè)特長、興趣愛好等各方面的內(nèi)容，是學(xué)生在校期間各種表現(xiàn)全面評價。學(xué)籍檔案與其他類型的檔案相比，具有原始性、周期性、分散性、保密性等特點。學(xué)籍檔案自身的特殊性，要求學(xué)籍檔案管理人員要認(rèn)真、負(fù)責(zé)，以高度的責(zé)任心做好平時的收集、整理、轉(zhuǎn)遞等工作。

二、學(xué)籍檔案管理存在的主要問題

1、文件收集整理、立卷、歸檔不規(guī)范

檔案管理方法隨意性大，材料雜亂。主要表現(xiàn)在：一是時間編排混亂、編目不清。有的學(xué)生按入學(xué)年度編排，有的學(xué)生按學(xué)習(xí)專業(yè)編排，有的學(xué)生按畢業(yè)年度編排。組卷沒有規(guī)定，沒有按學(xué)院、系、專業(yè)的層級關(guān)系組卷。二是歸檔、組卷、裝訂不夠規(guī)范。三是學(xué)院缺乏對各系部檔案管理工作的檢查考核和評比。加之一些學(xué)生對檔案的重要性認(rèn)識不夠，出現(xiàn)學(xué)籍檔案、畢業(yè)證書多年積壓、無人領(lǐng)取，甚至轉(zhuǎn)遞丟失的現(xiàn)象。造成以上問題的主要原因：一是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案管理出現(xiàn)空白；二是檔案管理制度不健全，檔案管理人員責(zé)任心不強，無制約措施；三是指導(dǎo)培訓(xùn)不到位，檔案管理盲目、無頭緒。

2、學(xué)籍檔案管理制度不夠完善

目前，職業(yè)院校學(xué)籍檔案管理存在制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊、人員構(gòu)成復(fù)雜、管理手段落后等問題。各院校還沿用各自的老辦法、老習(xí)慣、老傳統(tǒng)，造成歸檔整理、保管保密和信息利用等方面都不規(guī)范。如歸檔材料沒有統(tǒng)一的規(guī)格；收集過程中紙張大小不統(tǒng)一；檔案材料沒有進行規(guī)范整理，有的甚至沒有進行科學(xué)的分類和裝訂；現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。

3、缺少熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的工作人員

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展進步，各院校檔案管理也在逐步進入現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理，不再是簡單的材料堆積與羅列，不再是機械地保管。從這一點說，學(xué)籍管理人員應(yīng)該是學(xué)校決策管理的參謀和智囊。但當(dāng)前職業(yè)院校學(xué)籍檔案基本由兼職人員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段。多數(shù)檔案管理人員未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，沒有學(xué)過先進的計算機網(wǎng)絡(luò)管理知識，在一定程度上影響了學(xué)籍檔案管理水平提高。

三、加強學(xué)籍檔案管理的幾點措施

1、強化檔案意識，規(guī)范學(xué)籍檔案管理

學(xué)籍檔案文件材料未能及時清理歸檔的主要原因是檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不夠。因此，應(yīng)將強化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。因為就檔案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作，它有賴于各部門的配合與支持。各院校應(yīng)通過檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳，增強各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識，使之充分認(rèn)識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護檔案的完整與安全，從而使散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價值的文件材料及時歸檔。同時，要針對學(xué)籍檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時調(diào)研，確定科學(xué)的檔案管理方法，便于學(xué)籍檔案的及時歸檔、集中保管、查詢利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。

2、加強制度建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理的水平

職業(yè)院校要建立健全完整科學(xué)的檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化。學(xué)院應(yīng)建立完善學(xué)籍檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別、轉(zhuǎn)遞等制度。及時收集、補充、更新和完善學(xué)籍檔案材料， 對那些地點分散、成分復(fù)雜、時間跨度較大的學(xué)籍檔案，進行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，做到學(xué)籍檔案的收集和歸檔工作不丟失、不積壓。要制定嚴(yán)格的工作程序，細(xì)化工作流程，努力提高學(xué)籍檔案材料的歸檔率、準(zhǔn)確率，做到存放分類準(zhǔn)確，案卷排列有序、條目清楚、查找便捷。

3、合理配備檔案管理人員，推進學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，原來小型數(shù)據(jù)庫、半手工操作的學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新的形勢。因此，順應(yīng)時代的發(fā)展，配備結(jié)構(gòu)合理的檔案工作人員，增加資金投入，運用現(xiàn)代先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理信息化、規(guī)范化和科學(xué)化，已成為當(dāng)務(wù)之急。實踐證明，只有建立穩(wěn)定的學(xué)籍檔案工作網(wǎng)絡(luò)，采取科學(xué)的工作方法及相應(yīng)的激勵措施，才能調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，提高學(xué)籍檔案管理工作的水平。