朱 珊 珊

(皖西學(xué)院建筑與土木工程學(xué)院，安徽 六安 237000)

六安市城市建設(shè)項(xiàng)目信息化管理研究★

朱 珊 珊

(皖西學(xué)院建筑與土木工程學(xué)院，安徽 六安 237000)

結(jié)合六安市城建檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，從完善規(guī)范制度、加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、強(qiáng)化城建檔案工作職能等方面，闡述了加強(qiáng)城市建設(shè)項(xiàng)目信息化管理的對(duì)策，對(duì)實(shí)現(xiàn)六安市經(jīng)濟(jì)社會(huì)的持續(xù)發(fā)展有一定的意義。

城建檔案，信息化，中小城市

1 概述

城市規(guī)劃管理信息系統(tǒng)是城市建設(shè)和發(fā)展的記錄，是現(xiàn)代化城市的組成部分，在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中發(fā)揮著重要作用。隨著城市的發(fā)展，對(duì)城市信息化建設(shè)和電子政務(wù)的不斷推進(jìn)，以手工處理為主的管理方式越來(lái)越多的出現(xiàn)工作效率低下、信息共享困難、差錯(cuò)率高、缺乏透明度等諸多問(wèn)題，傳統(tǒng)的管理模式和技術(shù)已不能滿足社會(huì)需求，必須向現(xiàn)代化的管理模式和技術(shù)轉(zhuǎn)變，城建檔案信息化建設(shè)是城建檔案館工作未來(lái)發(fā)展方向的必由之路。

根據(jù)《國(guó)家國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十二個(gè)五年規(guī)劃綱要》的總體要求，我國(guó)的城市建設(shè)項(xiàng)目的信息化管理運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù),建立各種檔案信息資源庫(kù)，如城市規(guī)劃管理信息系統(tǒng)，房產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，空間基礎(chǔ)信息系統(tǒng)和其他的綜合或?qū)I(yè)管網(wǎng)管理系統(tǒng)，初步實(shí)現(xiàn)檔案管理各環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、管理方式的網(wǎng)絡(luò)化、館藏內(nèi)容的數(shù)字化及決策的智能化。目前，我國(guó)大部分一二線城市城建檔案信息化建設(shè)已經(jīng)基本完善，但更多的中小城市城建檔案信息化的建設(shè)與管理工作才剛剛開(kāi)始。照搬大城市城建檔案建設(shè)模式、管理軟件及工作模式并不能適應(yīng)中小城市城建檔案館信息化建設(shè)，我們應(yīng)當(dāng)針對(duì)中小城市城建檔案管理的具體情況，探索出一條中小城市適應(yīng)城市建設(shè)信息化發(fā)展的道路。

2 中小城市城建檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和問(wèn)題

1)城建檔案管理工作薄弱，重建設(shè)、輕檔案。長(zhǎng)期以來(lái)，中小城市都將城市建設(shè)放在首要位置，而對(duì)城建檔案管理的投入?yún)s少之又少。

2)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)模小，數(shù)據(jù)量少，信息化水平不高，電子檔案發(fā)展空間較小。中小城市由于城市規(guī)模較小，硬件設(shè)施的建設(shè)投入與大城市相比有很大差距，電子檔案的起步較晚，信息化水平不高，同樣是中小城市地域差距也非常明顯。城建檔案數(shù)據(jù)量比大城市小很多，大部分為工程檔案，檔案載體單一，大多為紙質(zhì)，數(shù)字化程度低，電子檔案的應(yīng)用和發(fā)展空間受到一定制約和阻礙。

3)信息資源共享不暢，部門之間在管理上聯(lián)系不緊密。許多中小城市的城建檔案部門與行政管理部門之間的溝通和聯(lián)系不夠，檔案管理工作多在工程驗(yàn)收階段才參與，前期建設(shè)階段參與力度不夠。在管理工作上也缺乏資源共享觀念，許多重要檔案如地下管線檔案，公用設(shè)施檔案資源都沒(méi)有參與到前期設(shè)計(jì)與建設(shè)階段。

4)現(xiàn)代化信息管理人員不足。中小城市在城建檔案管理中缺乏高級(jí)檔案專業(yè)人才，管理人員的現(xiàn)代化、信息化管理業(yè)務(wù)能力跟不上，管理效率低，與大城市相比存在很大差距。

這些因素決定了中小城市在城建檔案信息化建設(shè)中與大城市之間的差別，盲目照搬大城市的建設(shè)模式，不但可能無(wú)法滿足和適應(yīng)中小城市在城建檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的需求和發(fā)展，還可能造成不必要的資金浪費(fèi)。因此，建立滿足不同中小城市自身發(fā)展特點(diǎn)的城建檔案信息化建設(shè)模式是城市建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急。

3 促進(jìn)中小城市城建檔案信息化建設(shè)的對(duì)策和建議

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，規(guī)劃先行，完善規(guī)范制度

檔案管理是一項(xiàng)綜合性的、復(fù)雜的系統(tǒng)化工作，首先應(yīng)從領(lǐng)導(dǎo)做起，只有領(lǐng)導(dǎo)重視和強(qiáng)調(diào)，才能引導(dǎo)下屬重視。其次，要制定信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，明確信息化的目的，內(nèi)容，程度和工作步驟。同時(shí)制定完善的規(guī)范和管理制度，確保城建檔案信息資源的真實(shí)、可靠和安全，使檔案管理工作形成規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和程序化，提高工作效率。

六安市十分注重對(duì)城鄉(xiāng)規(guī)劃信息化的建設(shè)，市城鄉(xiāng)規(guī)劃局對(duì)此進(jìn)行了專題部署研究，籌措專項(xiàng)資金，采購(gòu)專業(yè)設(shè)備，配套相關(guān)設(shè)施，引入專業(yè)人才，積極推進(jìn)城市建設(shè)項(xiàng)目信息化工作，于2011年4月設(shè)立了六安市規(guī)劃建設(shè)信息中心，與市城建檔案館為一個(gè)機(jī)構(gòu)、兩塊牌子，主要負(fù)責(zé)制定全市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案以及城鄉(xiāng)規(guī)劃信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與管理等有關(guān)工作，加快了六安市城建檔案信息化的建設(shè)。

3.2 加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是城建檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，包括硬件和軟件兩方面的建設(shè)。

硬件方面，應(yīng)注重對(duì)檔案信息資源建設(shè)，對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫(kù)的充實(shí)與完善。中小城市應(yīng)注重對(duì)現(xiàn)有檔案資料的數(shù)字化，通過(guò)掃描和其他加工處理手段，把紙質(zhì)檔案、照片、錄音、錄像等檔案資料實(shí)現(xiàn)數(shù)字化儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)檔案電子文件的歸檔和管理，同時(shí)把這些信息與現(xiàn)有檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)并網(wǎng)。同時(shí)，也應(yīng)考慮中小城市檔案設(shè)備有限、人員不足、數(shù)字化工程量大、時(shí)間長(zhǎng)等特點(diǎn)，有選擇性、有計(jì)劃性地分期分批逐步實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化。軟件方面，應(yīng)從人性化出發(fā)，開(kāi)發(fā)便于操作和維護(hù)的系統(tǒng)軟件，重點(diǎn)研究城建檔案電子文檔的存貯、歸檔管理等，計(jì)算機(jī)處理技術(shù)上應(yīng)多考慮便于工程圖紙的使用。

六安市城建檔案館在推進(jìn)城建檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，充分考察了兄弟市的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和做法。2013年8月，六安市“數(shù)字城建檔案館”建設(shè)正式實(shí)施，建立了基于互聯(lián)網(wǎng)的城建檔案管理工作平臺(tái)，對(duì)現(xiàn)有的管理軟件及管理流程進(jìn)行了升級(jí)改造，標(biāo)志著城市建設(shè)項(xiàng)目數(shù)字信息化平臺(tái)的建設(shè)完成。該平臺(tái)發(fā)揮自身聲像檔案技術(shù)優(yōu)勢(shì)，與淮南市合作開(kāi)發(fā)聲像信息工作查詢平臺(tái)。積極開(kāi)發(fā)建設(shè)數(shù)字化工作平臺(tái)，在平臺(tái)上集成聲像系統(tǒng)、城建檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，以適應(yīng)信息化發(fā)展需要；在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化過(guò)程中，參照了國(guó)家和地方現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)制定市級(jí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)制定了近期數(shù)字化工作的任務(wù)，首先開(kāi)展了城建檔案數(shù)字化掃描工作，對(duì)市城建檔案館館藏利用率較高的2萬(wàn)卷檔案先行掃描入庫(kù)，先對(duì)工程建設(shè)的前期和竣工驗(yàn)收檔案進(jìn)行數(shù)字化，在建設(shè)過(guò)程中的全程對(duì)建設(shè)資料的管理，即“工程進(jìn)度與工程資料形成同步”“在線指導(dǎo)與審批服務(wù)同步”“資料管理與檔案管理同步”“紙質(zhì)與電子檔案雙套同步”“檔案歸檔與檔案信息資源建設(shè)同步”，避免了竣工后再造資料的現(xiàn)象，保證資料的真實(shí)性與完整性，保證了城建檔案信息化、現(xiàn)代化工作的順利開(kāi)展。

3.3 加強(qiáng)與部門單位的聯(lián)系，強(qiáng)化城建檔案工作職能

許多中小城市將城建檔案工作片面化、邊緣化和被動(dòng)化，把城建檔案看作是一般的參考資料，忽視了城建檔案建設(shè)在城市建設(shè)發(fā)展中的職能。城建檔案建設(shè)是城市建設(shè)發(fā)展的全局性工作，貫穿了城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的全過(guò)程，涉及到城市建設(shè)的方方面面，因此城市建設(shè)職能的實(shí)現(xiàn)需要通過(guò)城建檔案工作來(lái)落實(shí)、檢查和監(jiān)督。城建檔案信息化建設(shè)應(yīng)注重與城市各建設(shè)部門的聯(lián)系，建立資源共享的信息查詢平臺(tái)，完善部門之間的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，強(qiáng)化城建檔案對(duì)城市建設(shè)過(guò)程中的監(jiān)督檢查職能。

六安市城建檔案館在城建檔案信息化建設(shè)中進(jìn)一步拓寬了信息渠道，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上信息資源共享。為進(jìn)一步提高城建檔案的利用率和檔案館的服務(wù)水平，進(jìn)一步調(diào)整充實(shí)了“六安市城建檔案館網(wǎng)站”；城建檔案的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、辦事流程、檔案查詢等發(fā)布在網(wǎng)上，便于群眾監(jiān)督，提高辦事透明度，同時(shí)加強(qiáng)與市城鄉(xiāng)規(guī)劃局網(wǎng)絡(luò)資源共享，使網(wǎng)站的互動(dòng)性更強(qiáng)，網(wǎng)上查詢檔案更方便，實(shí)現(xiàn)城建檔案資源共享。

3.4 加強(qiáng)管理專業(yè)人員的隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理質(zhì)量

培養(yǎng)一支對(duì)城建檔案信息加工管理、檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)維護(hù)、數(shù)字檔案館運(yùn)營(yíng)等方面的專業(yè)人才隊(duì)伍是城建檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，人才隊(duì)伍的建設(shè)直接決定了城建檔案信息化建設(shè)速度的快慢和管理質(zhì)量的高低。檔案部門必須重視對(duì)專業(yè)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，與此同時(shí)制定有針對(duì)性的培養(yǎng)計(jì)劃，支持和鼓勵(lì)員工學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)技術(shù)和知識(shí)，參加相關(guān)交流會(huì)議和學(xué)術(shù)探討,提高檔案工作者對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)掌握和運(yùn)用的能力，為城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理服務(wù)，提供更多開(kāi)放的信息和戰(zhàn)略資源。為城市規(guī)劃建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展提供更廣闊的空間，適應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展的需要。

六安市目前正處于城市規(guī)模迅速擴(kuò)張、城市化進(jìn)程加速發(fā)展的新時(shí)期，城建檔案信息化建設(shè)作為城市建設(shè)的重要基礎(chǔ)設(shè)施，在城市建設(shè)發(fā)展中的作用也越來(lái)越突出，受到了市政府和社會(huì)的重視。中小城市的城建檔案信息化建設(shè)，總而言之就是要結(jié)合自身特點(diǎn)，在管理模式和管理手段上突破傳統(tǒng)，更快的實(shí)現(xiàn)信息資源管理，同時(shí)提高工作效率和服務(wù)水平，為城市建設(shè)提供更好的服務(wù)。

[1] 沙坤友.探討城建檔案信息化建設(shè)的最佳管理模式[J].中國(guó)建設(shè)信息，2005(21)：97-100.

[2] 李 英.城建檔案館信息化建設(shè)工作探討[J].信息與電腦，2011(11)：19-20.

[3] 李敏秀.中小城市建設(shè)檔案信息化建設(shè)探索與實(shí)踐[J].城建檔案，2011(4)：121-123.

Abstract: Combining with the status of the urban construction archive informationized construction in Lu’an city, the paper illustrates the strategies to improve the urban construction informationized management from the improvement of the regulations, acceleration of infrastructure construction, and promotion of the urban construction archive responsibilities, so as to realize the sustainable development for the economy and society of the city.

Key words: urban construction archive, informatization, middle and small cities

On informationized management of urban construction programs in Lu’an city★

Zhu Shanshan

(CollegeofArchitectureandCivilEngineering,WanxiCollege,Lu’an237000,China)

1009-6825(2016)15-0224-02

2016-03-14★:六安市定向委托皖西學(xué)院市級(jí)研究項(xiàng)目(項(xiàng)目編號(hào)：2013LW010)

朱珊珊(1983- ),女,講師

TU712

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