文/王艷平

信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用探討

文/王艷平

隨著我國(guó)科技的不斷延伸和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛與頻繁，同時(shí)也為我國(guó)的信息管理工作提供了更為便捷有力的技術(shù)基礎(chǔ)。其中事業(yè)單位的檔案管理更是在信息技術(shù)在的基礎(chǔ)上有了更高的管理水平和更強(qiáng)的管理經(jīng)驗(yàn)，信息技術(shù)給事業(yè)單位的檔案管理工作提供了便捷的環(huán)境，讓事業(yè)單位的檔案管理工作提升到了一個(gè)全新的發(fā)展水平，促進(jìn)了事業(yè)單位檔案管理的健康有序發(fā)展。

信息技術(shù)；事業(yè)單位檔案管理；應(yīng)用探討

1 信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用中存在的問(wèn)題

電子文件的存儲(chǔ)和歸檔沒(méi)有安全保障。電子文件都是直接被保存在個(gè)人計(jì)算機(jī)硬盤(pán)或者局域網(wǎng)的服務(wù)器硬盤(pán)中的，沒(méi)有把這些電子文檔下載到脫機(jī)保存的載體上，如果收到計(jì)算機(jī)病毒或者黑客的攻擊就會(huì)因感染造成數(shù)據(jù)檔案的丟失。事業(yè)單位管理部門(mén)缺乏專業(yè)人才進(jìn)行信息技術(shù)指導(dǎo)。目前事業(yè)單位在電子檔案的管理中沒(méi)有專業(yè)人員進(jìn)行操作和指導(dǎo)，導(dǎo)致多數(shù)檔案工作者的工作素質(zhì)不高，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的知識(shí)不完備，也對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作造成不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ骱蠊?/p>

信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中認(rèn)識(shí)性不高。事業(yè)單位的檔案管理工作其實(shí)是一個(gè)需要非常細(xì)致的工作過(guò)程和清楚的工作認(rèn)知，在日常工作中一些工作人員卻因?yàn)檫^(guò)于依賴信息技術(shù)的應(yīng)用，不能做到信息的及時(shí)打印保存，一旦計(jì)算機(jī)發(fā)生故障就會(huì)造成檔案文件的丟失，進(jìn)而造成檔案管理工作的不足。事業(yè)單位電子檔案管理缺乏規(guī)范的應(yīng)用操作?，F(xiàn)如今，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)都已經(jīng)在事業(yè)單位有了廣泛的應(yīng)用，但這就造成了在日常工作中積累了數(shù)量極大的電子文件，而且在事業(yè)單位之中的消息通信由互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行電子郵件的接收往來(lái)已經(jīng)成為趨勢(shì)，但電子檔案的管理仍然存在許多的問(wèn)題。最為嚴(yán)重的就是辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初就沒(méi)有檔案工作者對(duì)于其提供意見(jiàn)，無(wú)法完善其使用功能，如果網(wǎng)絡(luò)或者計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障電子文件就會(huì)丟失，造成無(wú)法修復(fù)的檔案損失。

2 信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用中的優(yōu)點(diǎn)

信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用的普及轉(zhuǎn)變了檔案管理工作的方式，實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的全面共享和同步處理，使事業(yè)單位的檔案管理工作更為快捷有力。電子郵件憑借其短時(shí)間的傳遞速度和簡(jiǎn)便的操作方式逐步的取代了紙質(zhì)的文件信息，電子視圖也其無(wú)法超越的優(yōu)勢(shì)逐漸取代了人工制作。信息技術(shù)給事業(yè)單位檔案的管理帶來(lái)了巨大的轉(zhuǎn)變。自從出現(xiàn)信息技術(shù)在檔案管理中進(jìn)行應(yīng)用，事業(yè)單位的檔案管理工作就實(shí)現(xiàn)了集中統(tǒng)一的管理方式，便于保存檔案間的有機(jī)聯(lián)系但又互相獨(dú)立，這樣的方式有利于整個(gè)事業(yè)單位檔案系統(tǒng)的管理和運(yùn)用，體現(xiàn)了信息技術(shù)在事業(yè)單位的檔案管理中的優(yōu)勢(shì)。

事業(yè)單位在關(guān)于檔案的分類工作也由傳統(tǒng)的文書(shū)、科技、基建、會(huì)計(jì)和人事檔案的方式被信息技術(shù)集成系統(tǒng)張對(duì)各個(gè)管理模塊和流程所取代。計(jì)算機(jī)根據(jù)不同事業(yè)單位的不同特點(diǎn)進(jìn)行分類，更能貼近各個(gè)事業(yè)單位的管理狀況，從而進(jìn)行更加科學(xué)有序檔案管理工作。事業(yè)單位的檔案管理人員可以在其信息管理系統(tǒng)上進(jìn)行操作流程或是模塊化定義規(guī)則，在事業(yè)單位檔案管理中進(jìn)行檔案的遠(yuǎn)程接收和保管時(shí)要進(jìn)行的操作通過(guò)信息技術(shù)，進(jìn)而確保最終歸檔的檔案具有真實(shí)性、可靠性、確定性、有效性和完整性。利用系統(tǒng)文檔的一體化管理可以實(shí)現(xiàn)信息的共享機(jī)制，提高檔案信息的利用率。運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的自動(dòng)化管理，提高檔案工作的工作效率。信息技術(shù)在事業(yè)單位的檔案管理中不僅帶來(lái)了優(yōu)秀的管理機(jī)制還促進(jìn)了檔案工作的規(guī)范化和資源的有效利用。

3 信息技術(shù)更好的在事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用采取的措施

現(xiàn)如今，信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理所應(yīng)用的各個(gè)方面都應(yīng)采取更好的措施，使信息技術(shù)更好的應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案管理工作中。首先應(yīng)該注意的就是要遵循行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，計(jì)算機(jī)檔案管理在各個(gè)行業(yè)中的應(yīng)用不同，做到計(jì)算機(jī)軟件的開(kāi)發(fā)遵循行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，便于網(wǎng)絡(luò)管理信息資源共享。把握檔案管理網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)，著重解決檔案管理計(jì)算機(jī)化中的安全問(wèn)題隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展， 檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可靠性等問(wèn)題日益突出，已成為限制其發(fā)展的最大障礙。針對(duì)檔案管理有關(guān)的網(wǎng)絡(luò)及信息安全問(wèn)題，我國(guó)檔案部門(mén)已在科研標(biāo)準(zhǔn)化方面進(jìn)行了重點(diǎn)支持。

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的數(shù)字化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案管理注入了新鮮的血液，加快了數(shù)字化建設(shè)步伐。加強(qiáng)檔案工作人員的微機(jī)學(xué)習(xí)，是檔案事業(yè)前進(jìn)的重要保障。在檔案事業(yè)不斷前進(jìn)中努力提高計(jì)算機(jī)水平，在學(xué)習(xí)現(xiàn)代化知識(shí)中不斷拓寬檔案創(chuàng)新的新局面，形成一個(gè)既全面了解檔案業(yè)務(wù)知識(shí)又熟練掌握微機(jī)操作技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才發(fā)展格局，是當(dāng)前檔案教育的一項(xiàng)迫切任務(wù)、要加大資金投入，配備先進(jìn)計(jì)算機(jī)管理設(shè)備，為人才的脫穎而出創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，不斷培養(yǎng)造就一支網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的檔案管理隊(duì)伍，迎接數(shù)字化檔案時(shí)代的到來(lái)。

4 結(jié) 語(yǔ)

信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用是時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的使用也越來(lái)越多，范圍也越來(lái)越大。在這樣的背景下，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)化教育顯的尤為重要，能夠在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)解決問(wèn)題，并且及時(shí)的使用信息技術(shù)手段提出解決措施，減小在信息技術(shù)使用過(guò)程中發(fā)生的不安全問(wèn)題，造成的檔案文件的丟失或者損毀。信息技術(shù)雖然已經(jīng)發(fā)展的比較完善，但在事業(yè)單位的檔案管理中還需要進(jìn)行探究，加強(qiáng)事業(yè)單位在信息技術(shù)應(yīng)用的管理工作，提高管理的水平。

[1] 張力．檔案管理的跨越計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用給檔案管理帶來(lái)的變[J]．科技檔案， 2006（03）．

[2] 李文娟．計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用[J]．中小企業(yè)管理與科技(上半月)， 2008（03）．

[3] 楊帆．信息技術(shù)的應(yīng)用給企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)活力[J]．管理科學(xué)，2009（03）．

[4] 李亞芳．關(guān)于計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用問(wèn)題的探討[J]．消費(fèi)導(dǎo)刊，2008（08）．

作者單位
淄博市勞動(dòng)就業(yè)辦公室