葛湘巖

檔案管理上作是農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)整體上作的重要組成部分，是項目建設(shè)的依據(jù)和必要條件，也是國家、省、市對項目竣上、驗收、檢查的主要內(nèi)容之一，它直接反映農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)的成果，并記錄了農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)上作的全過程，它對農(nóng)業(yè)開發(fā)事業(yè)的承前啟后持續(xù)發(fā)展有著重要的推動作用，更具有總結(jié)過去、指導(dǎo)現(xiàn)在、規(guī)劃未來的參考價值。因此，做好農(nóng)業(yè)開發(fā)項目檔案管理上作具有十分重要的意義。

一、強化業(yè)務(wù)素質(zhì)。提高工作效果

農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)上作的特殊性要求檔案管理人員既要熟悉農(nóng)業(yè)開發(fā)上作的具體業(yè)務(wù)，又要掌握檔案管理的專業(yè)知識，因此，檔案管理人員要加強學(xué)習(xí)，掌握農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目建設(shè)的各個流程，自項目立項論證準(zhǔn)備初期就對項目檔案上作進行全盤考慮和統(tǒng)籌安排，做到心中有數(shù)。在學(xué)習(xí)掌握項目知識的同時，還要加強檔案管理專業(yè)知識、計算機操作技能的學(xué)習(xí)，以提高專業(yè)素質(zhì)，豐富檔案管理知識。

二、采取有利措施。做好日常收集

檔案齊全是檔案管理的最基本上作，在日常上作中，要明確責(zé)任，落實到人，狠抓各類檔案資料的收集整理上作。對于文書檔案，要建立嚴(yán)格的收發(fā)文登記制度、由專人負責(zé)傳閱工作，做到收文不丟不壓，發(fā)文不缺不少。對于項目檔案，要按照項目的前期上作、規(guī)劃設(shè)計、項目實施、項目竣上驗收、項目上程的移交管護等各個環(huán)節(jié)，由負責(zé)收集檔案資料的項目人員進行歸類收集，做到應(yīng)收盡收，資料齊全完備。對于會計檔案，由會計人員在收集整理后定期人檔。

三、明確檔案類別。完善分類標(biāo)準(zhǔn)

農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)檔案應(yīng)分文書檔案、科技檔案、會計檔案等三個一級類目，在一級類目下還應(yīng)設(shè)若干二級類目及三級類目。

文書檔案分為指導(dǎo)類和綜合類。指導(dǎo)類應(yīng)包括領(lǐng)導(dǎo)講話，上級來文，有關(guān)管理規(guī)定、辦法，會議材料，上機機關(guān)批準(zhǔn)的項目規(guī)劃，實施計劃等。綜合類應(yīng)包括本單位上作總結(jié)，典型材料，統(tǒng)計資料及簡報等。

科技檔案應(yīng)分土地治理項目類和產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營項目類兩類，并按照形成時間、項目建設(shè)二條線整理。

土地治理項目類檔案的內(nèi)容應(yīng)包括以下內(nèi)容：一是項目前期形成的文件，項目請示，包括項目建議書（申報書），包括初設(shè)計及其審定意見，項目批復(fù)文件（復(fù)印件），項目區(qū)的規(guī)劃設(shè)計等。二是項目建設(shè)過程中形成的文件，包括上程施上記錄，項目變更請示及其變更設(shè)計、項目變更批復(fù)，上程招投標(biāo)文件，工程建沒承包合同，機井卡片、造林密度、成活率調(diào)查卡片，中低產(chǎn)田方田卡片等。三是項目完成后形成的文件，包括項目完上驗收單，上程竣上預(yù)決算表，項目區(qū)建設(shè)上作總結(jié)，項目竣上驗收請示，項目竣上報告，項目資金審計報告，有關(guān)上程建設(shè)的圖片資料、錄象、照片，上程建后的管護制度，上程移交資料等。四是土地治理項目科技檔案，包括項目申報材料，項目合同書，相關(guān)的請示、批復(fù)文件等，科技項目培訓(xùn)的要有培訓(xùn)計劃，培訓(xùn)會議通知，培訓(xùn)資料，培訓(xùn)人員簽到表，培訓(xùn)記錄（講課內(nèi)容，授課人員，授課人員的資質(zhì)證明，培訓(xùn)對象），培訓(xùn)總結(jié)報告，有關(guān)圖像照片等。

產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營項目類檔案的內(nèi)容應(yīng)包括產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營項目請示，有償資金財政承諾，產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營項目建議書，項目前期立項的審計報告，項目批復(fù)（復(fù)印件），項目建設(shè)變更請示及變更設(shè)計，項目變更批復(fù)，項目實施計劃，工程招投標(biāo)文件，上程建設(shè)承包合同，項目設(shè)備采購合同，項目建設(shè)上作總結(jié)，項目竣上驗收請示，項目竣上報告，項目資金審計報告，有關(guān)上程建設(shè)的圖片資料、錄象、照片等。產(chǎn)業(yè)化項目科技培訓(xùn)計劃，培訓(xùn)會議通知，培訓(xùn)資料，培訓(xùn)人員簽到表，培訓(xùn)記錄（講課內(nèi)容、授課人員、授課人員的資質(zhì)證明、培訓(xùn)對象），培訓(xùn)總結(jié)報告，有關(guān)圖像照片等。

四、落實管理制度。發(fā)揮檔案作用

對檔案管理上作，要制定嚴(yán)格的管理制度，從資料收集、分類歸檔到建卷保管等環(huán)節(jié)嚴(yán)格要求，確保文件資料齊全完整，分類歸檔科學(xué)合理，案卷資料、卷內(nèi)資料排列有序，檔案裝訂整齊劃一，檔案日常管護井然有序，保持檔案的清潔完整，檔案的借閱、使用、歸還嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，力求檔案保管妥善，長久使用。

在日常上作中，檔案資料發(fā)揮著重要的作用。例如，上級部門或單位領(lǐng)導(dǎo)想了解某一年某個項目區(qū)的開發(fā)建設(shè)情況，按照檔案分類，快速查找出相應(yīng)的檔案，就能夠查找到全部的資料。檔案管理不僅為本單位提供了信息資源，還可為其他行業(yè)單位提供相應(yīng)幫助，實現(xiàn)資源共享，進而使農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目檔案資料在各個方面發(fā)揮出更大、更好的作用。