有價單證和重要空白單證管理工作一直是各大銀行和保險公司等金融企業(yè)風(fēng)險管控的重點內(nèi)容。中小保險公司面臨風(fēng)控意識不夠、人員配備不足、系統(tǒng)開發(fā)受限、防控手段乏力等諸多不利條件，如何在有限資源條件下對有價單證和重要空白單證實現(xiàn)有效風(fēng)控管理將是我們值得探討的問題。本文將結(jié)合中小保險公司風(fēng)險管控實踐，探析健全單證內(nèi)控管理機制的重要方法和作用。

有價單證是指待發(fā)行的印有固定面額的特定憑證；重要空白單證是指無面額、經(jīng)公司或客戶填寫金額等要素并簽章后即具有支付效力或證明效力的空白單證。有價單證和重要空白單證（以下簡稱：單證）作為保險公司所經(jīng)營產(chǎn)品的最終體現(xiàn)形式，其價值不僅是保險公司與投保人履行約定的載體，更是投保人對保險公司價值和能力認(rèn)同的重要體現(xiàn)；換言之：所簽發(fā)的單證不再是體現(xiàn)雙方權(quán)責(zé)等重要信息的“憑證紙”，而是投保人的風(fēng)險托付，更是對保險公司內(nèi)在品質(zhì)的無比信任。然而，單證具有品種多、數(shù)量大、流動性強、風(fēng)險性高的特點，加之中小保險公司面臨風(fēng)險意識不夠、人員配備不足、系統(tǒng)開發(fā)受限、防控手段乏力等諸多不利條件，如何利用有限的資源防范和化解單證管控風(fēng)險、提升客戶感受、增加公司價值，將是中小保險公司需要認(rèn)真面對的重要課題。

一、發(fā)現(xiàn)管理問題、研究解決方案，為更好地開展單證管理工作奠定堅實的基礎(chǔ)

中小保險公司面對競爭激烈的市場環(huán)境，主要精力會集中在擴大業(yè)務(wù)規(guī)模、豐富保險品種、提高服務(wù)質(zhì)量、降低獲取成本等顯性工作方面，從一定程度上淡化了內(nèi)控風(fēng)險管理。特別是由于單證內(nèi)控管理具有管理流程復(fù)雜、涉及環(huán)節(jié)繁多、風(fēng)險顯現(xiàn)后置等特性而更容易被忽視。從中小保險公司所顯現(xiàn)的眾多案例中可以將單證風(fēng)險歸結(jié)為以下問題：

（一）單證風(fēng)控意識淡漠，后果估計嚴(yán)重不足。中小保險公司一般處于業(yè)務(wù)發(fā)展的成長階段，提高市場占有率、實現(xiàn)預(yù)算經(jīng)營目標(biāo)是其重點內(nèi)容，對于公司內(nèi)控管理工作普遍重視程度不夠，單證風(fēng)險管控更難引起應(yīng)有的關(guān)注，導(dǎo)致出現(xiàn)系統(tǒng)外套打單證、謊稱單證遺失而繼續(xù)流轉(zhuǎn)使用、名義上銷毀但單證實物繼續(xù)流轉(zhuǎn)使用、私印單證等重大問題。

（二）管理人員經(jīng)驗有限，規(guī)范管理能力不足。中小保險公司一般啟用新人從事單證管理工作，其管理經(jīng)驗相對欠缺，而且人員更迭頻繁，很難預(yù)見和規(guī)避單證管理過程中存在的各類風(fēng)險。單證管理工作需要經(jīng)驗沉淀和方法積累，如果沒有一支穩(wěn)定、成熟的管理隊伍，則很難依法合規(guī)地開展單證管理工作。

（三）管理職責(zé)有待明確，內(nèi)控管理要求雜亂。中小保險公司一般存在組織架構(gòu)和崗位人員不穩(wěn)定等現(xiàn)實問題，無法形成完整的單證管理架構(gòu)，往往根據(jù)各職能部門需要和意愿對單證實行差異化管理。此種模式容易造成公司內(nèi)部沒有統(tǒng)一的管理流程和要求，從一定程度上增加了單證管理的復(fù)雜程度，甚至處于發(fā)生問題無法準(zhǔn)確追責(zé)和改進的窘境。

（四）系統(tǒng)建設(shè)投入不足，自動風(fēng)控功能缺失。中小保險公司各類資源相對有限，用于單證管理操作系統(tǒng)的開發(fā)投入相對較少。單證呈現(xiàn)品種多、數(shù)量大、流動性強、風(fēng)險性高的特點，故全流程管理不可能完全依靠人為監(jiān)控就可以實現(xiàn)，需要借助穩(wěn)定、高效的操作平臺實現(xiàn)流程化、自動化管理。簡言之，操作管理系統(tǒng)平臺的完備程度直接決定公司單證管理水平的高低。

（五）單證管理流程粗放，細(xì)節(jié)要求模糊不清。受人員配置、系統(tǒng)功能、管理模式等條件所限，粗放管理是中小保險公司單證管理的主要模式，忽視了單證細(xì)節(jié)管理的有效銜接要求，導(dǎo)致發(fā)放與回銷手續(xù)缺失、單證未完全納入管理系統(tǒng)、單證使用不規(guī)范、回銷檔案和核對環(huán)節(jié)失效等混亂局面，直接造成單證帳實不符，甚至無法核查到底存在多少盤盈、盤虧、遺失的情況，以及使用過的單證是否帳實相符、單證核銷狀態(tài)是否準(zhǔn)確等嚴(yán)重后果，為公司經(jīng)營埋下重大風(fēng)險隱患。

二、明確工作目標(biāo)、探索管理模式，利用健全的內(nèi)控管理機制加強單證風(fēng)險的規(guī)范管理

做好單證管理工作必須確立科學(xué)的單證管理流程，既要保證單證管理流程的有序、高效、科學(xué)和規(guī)范，又要滿足公司一線業(yè)務(wù)需要，統(tǒng)籌兼顧，確保單證供給；既要打好管理根基，切實防范風(fēng)險，又要通過規(guī)范管理更好地服務(wù)于公司的可持續(xù)發(fā)展。由此，健全單證內(nèi)控管理機制需從以下幾個方面統(tǒng)籌考慮：

（一）理清管理層級，明確人員關(guān)系，構(gòu)建完整和清晰的分層級管理人員架構(gòu)模式。單證管理人員是單證管理工作的具體推動者和執(zhí)行者，所以建立一支專業(yè)技能精、組織執(zhí)行能力強、人員較為穩(wěn)定的管理隊伍是單證內(nèi)控管理機制中最為關(guān)鍵的部分。

中小保險公司可根據(jù)公司組織架構(gòu)建設(shè)要求和人員配備狀況對單證管理員崗位實行三級管理模式，即總公司層級、分公司層級和地市級機構(gòu)層級（縣市級機構(gòu)由于業(yè)務(wù)規(guī)模和人員編制有限，其單證管理職能可由其上級機構(gòu)承擔(dān)）；同時在每層級實行單證管理崗位與單證使用崗位分設(shè)模式，以體現(xiàn)“不相容職務(wù)相分離設(shè)置”的內(nèi)控要求，避免徇私舞弊情況發(fā)生。如果業(yè)務(wù)相對集中，且出單地點的物理距離較近的分公司（比如：北京、上海），可以適當(dāng)考慮只在分公司層級實現(xiàn)系統(tǒng)操作崗和實物管理崗分設(shè)模式，所轄下級機構(gòu)不設(shè)單證管理崗人員，以節(jié)省人力成本。

（二）健全管理制度，理順操作流程，逐步實現(xiàn)單證管理的制度化、規(guī)范化、精細(xì)化管理要求。做好單證管理工作，需要保險公司制定完善、有效、符合公司管理實際的制度和規(guī)范，以指導(dǎo)公司各級機構(gòu)依法合規(guī)地開展單證管理工作。

中小保險公司一般處于業(yè)務(wù)發(fā)展的成長階段，且由于股東背景和資源優(yōu)勢不同，其業(yè)務(wù)模式和產(chǎn)品構(gòu)成處于不穩(wěn)定期。在此期間的單證管理制度模式宜采用以單證基本管理制度為核心，根據(jù)不同階段發(fā)現(xiàn)的不同問題以各類通知、管理要求等臨時性規(guī)范加以針對性的調(diào)整；同時要求各分支機構(gòu)根據(jù)當(dāng)?shù)乇O(jiān)管要求和實際情況逐層建立適合本地區(qū)管控要求的實施細(xì)則，旨在通過“自上而下，總分結(jié)合、不斷創(chuàng)新”的制度管理模式，逐步實現(xiàn)全司健全、實用的理論規(guī)范基礎(chǔ)，進一步豐富和深化單證管理制度建設(shè)。

（三）提出系統(tǒng)需求，增設(shè)風(fēng)控功能，將單證管理系統(tǒng)和單證報表打造成具備一定風(fēng)控能力的自動化管理工具。單證管理內(nèi)控管理機制僅僅擁有相關(guān)管理制度作為理論約束是不夠的，還需要高效的系統(tǒng)操作平臺和統(tǒng)計分析報表作為風(fēng)控管理工作的自動化工具支持。

中小保險公司的單證管理操作系統(tǒng)不能僅僅停留在簡單記錄單證流轉(zhuǎn)使用情況的初級階段，還需在單證的收、發(fā)、存等各個流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)增加風(fēng)控和統(tǒng)計功能，加強單證風(fēng)險的及時預(yù)警與有效管控，最大程度上實現(xiàn)系統(tǒng)自動化控制代替人為道德性約束，既能減少事務(wù)性重復(fù)勞動，又能盡量規(guī)避人為舞弊的操作風(fēng)險；不但能夠減少管理成本，而且還能大大提高工作效率。

（四）繼承傳統(tǒng)模式，研究新式方法，創(chuàng)建形式多樣且卓有成效的培訓(xùn)模式。有了明確的管理人員、完善的管理制度、高效的管理工具還不足以快速提高單證管理水平。怎樣使明確的管理人員運用高效的管理工具推動完善的管理制度在單證管理工作中得到充分落實顯得尤為關(guān)鍵，這樣有機的結(jié)合才是提高整體單證管理水平的有效保證。這就需要在理順人員關(guān)系、制定完善制度和開發(fā)實用工具的基礎(chǔ)上加強培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。

中小保險公司需要建立以培訓(xùn)班對疑難工作進行直接宣導(dǎo)；以發(fā)布通知和問題解答進行間接規(guī)范；以創(chuàng)建交流群對日常問題進行實時解答的模式實現(xiàn)對單證管理人員進行多層次、多渠道、多形式的培訓(xùn)交流。通過對各層級單證管理人員的強化培訓(xùn)，使之樹立“不能滿足于做單證保管員，要做一名真正的單證管理員”的成長目標(biāo)，進一步增強管理團隊的凝聚力和協(xié)作精神，提升單證風(fēng)險管控意識和管理水平。

（五）引導(dǎo)關(guān)注重點，搭建互助平臺，通過管理質(zhì)量評比的方式實現(xiàn)對單證管理工作的監(jiān)督和后評價。考核與評比是現(xiàn)代企業(yè)管理后評價的重要手段。為加強單證風(fēng)控管理，及時、準(zhǔn)確、真實地反映各層級單證管理狀況，督促、引導(dǎo)各級機構(gòu)積極、主動地做好單證管理工作，可以考慮在公司全轄搭建互動、互助平臺，營造“比、學(xué)、趕、幫、超”的工作氛圍，及時查漏補缺，推廣卓有成效的工作方法，達(dá)到快速提升公司整體單證管理水平的目的。

中小保險公司可以由總公司發(fā)起，逐層以管理質(zhì)量評比等形式開展管理工作的后評價。考慮從關(guān)鍵指標(biāo)、日常工作和報送質(zhì)量三個部分出發(fā)，設(shè)置超期未回銷率、單證遺失率、超期未確認(rèn)率等定量指標(biāo)；日常管理工作自評與簡析、合理化建議等定性指標(biāo)；私印單證、流轉(zhuǎn)使用未實際銷毀單證、謊稱單遺失而流轉(zhuǎn)使用單證等一票否決約束指標(biāo)為主體的監(jiān)控指標(biāo)，引導(dǎo)各層級單證管理人員關(guān)注風(fēng)控重點，并了解其機構(gòu)在全轄單證管理質(zhì)量工作中所處的位置，掌握公司整體單證管理水平和現(xiàn)狀、當(dāng)前存在的問題和差距，以及未來單證管理的重點和方向等信息。通過后評價不僅可以提高各級公司主管領(lǐng)導(dǎo)對單證管理工作的重視程度，而且還激發(fā)了單證管理人員的主觀能動性和集體榮譽感，實現(xiàn)變被動執(zhí)行為主動研究的心態(tài)轉(zhuǎn)變。

（六）關(guān)注基層問題，匯總各級建議，利用多種渠道和方式收集各類合理化建議。做好一項系統(tǒng)性管理工作，不能僅僅依靠單一途徑和個人能力完成全流程工作。對于既要滿足監(jiān)管和公司風(fēng)控管理要求，又要切合工作實際需要的全轄性單證管理工作而言，勢必需要群策群力，充分調(diào)動各級管理人員的主觀能動性。所以，中小保險公司需要建立一條收集基層機構(gòu)和一線部門的需求和建議，進一步研究后提出符合公司戰(zhàn)略要求的合理化建議的穩(wěn)定渠道，本著“廣開言路、博采眾長”的原則，實現(xiàn)“不斷完善、勇于創(chuàng)新”的管理目標(biāo)。

三、結(jié)論

隨著保險主體的逐漸增加和營銷模式的不斷翻新，勢必會造成行業(yè)競爭的日益加劇，但公司面對激烈競爭環(huán)境的同時，理順內(nèi)部流程和防控經(jīng)營風(fēng)險也是公司經(jīng)營管理的重點工作。尤其是對于中小保險公司而言，在“償二代”風(fēng)險管理主導(dǎo)思想的影響下，單證管理的風(fēng)險防控是不容忽視的重點內(nèi)容，只有建立和完善以“人員架構(gòu)清晰、制度規(guī)范完善、管理工具實用、培訓(xùn)形式多樣、考核評價客觀、建議途徑合理”為特點的單證內(nèi)控管理機制，才能有效防范和化解單證風(fēng)險，實現(xiàn)制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的運營模式，保證公司向規(guī)范化、精細(xì)化、現(xiàn)代化方向可持續(xù)發(fā)展。（作者單位為中銀保險有限公司）