高萌++薛雪

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的興起在一定程度上加快了經(jīng)濟全球化的步伐，所以，在信息化時代能否充分利用電子商務(wù)來形成其與同行競爭的優(yōu)勢，已成為各個企業(yè)生存與發(fā)展的關(guān)鍵。其中，記錄貿(mào)易往來與經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的原始憑證也普遍傾向于電子化。

一、原始憑證電子化的意義

會計原始憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生、執(zhí)行或完成情況的最初的書面證明文件，用以明確經(jīng)濟責(zé)任，并作為記賬依據(jù)。會計原始憑證電子化與企業(yè)外部信息供給的方式轉(zhuǎn)化有關(guān)，同時也是企業(yè)內(nèi)部管理信息處理的客觀需要?；谄髽I(yè)對外部信息的獲取情況來看，企業(yè)從外部獲得的信息已經(jīng)發(fā)生了很大的變化。例如，從證券市場獲得的電子數(shù)據(jù)，已經(jīng)構(gòu)成了會計原始憑證信息的重要組成、網(wǎng)上購物的電子憑據(jù)等都向我們展示了非紙質(zhì)的信息載體。在這些情況下，因為傳統(tǒng)原始憑證的證明力不足經(jīng)常會使會計工作人員在進行會計信息處理時遇到困難。

基于企業(yè)的內(nèi)部來看，傳統(tǒng)原始憑證的存在制約著會計信息化的實現(xiàn)，它在很大程度上限制了企業(yè)辦公信息化的實現(xiàn)。同時，大量傳統(tǒng)原始憑證的保管工作占用了大量的物力、財力和人力資源，而且傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證耗費了大量的紙質(zhì)資源，不利于國家向低碳辦公、綠色環(huán)保的方向發(fā)展。原始憑證電子化可以使會計信息核算的工作效率被大大的提高。會計原始憑證和目前的會計電算化信息系統(tǒng)有機地結(jié)合起來，也將進一步完善會計電算化信息系統(tǒng)的發(fā)展進程。

二、原始憑證電子化進程中存在的問題

（一）原始憑證的真實性與合法性無法保證

在電子商務(wù)過程中，原始單據(jù)電子化是必然的，同時對電子憑證的真實性與合法性地確認是十分重要與必要的，因為其是會計處理的數(shù)據(jù)源。企業(yè)要對電子原始憑證的合法性進行確認，在各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理的過程中就必須取得并填制相應(yīng)的會計原始憑證?！峨娮雍灻ā分械臄?shù)據(jù)電文已包括了電子形式的原始憑證，因此具有電子簽名的會計原始憑證在法律范圍內(nèi)應(yīng)當承認其合法性。但是電子化原始憑證在我國的相關(guān)會計法律、法規(guī)中并沒有涉及，從而對其合法性地確認帶來了困難。

（二）原始憑證內(nèi)容沒有標準化

原始憑證是經(jīng)濟業(yè)務(wù)核算的起點，雖然電子形式和紙質(zhì)形式的原始憑證在內(nèi)容構(gòu)成方面大體一致，但是因為原始憑證的內(nèi)容沒有標準化的形式，所以只有人工審核過的原始憑證才可以被記賬，于是在借貸科目和金額確定正確與否的過程中，從而會使會計信息系統(tǒng)的原始憑證和記賬憑證之間的相互監(jiān)督控制難以達到較高的效率，同時這也無法使得會計人員從機械性地記賬憑證的錄入工作中解脫出來。所以原始憑證沒有標準化將會導(dǎo)致難以提高會計核算的效率和真正的實現(xiàn)原始憑證的電子化。

（三）財會專業(yè)人員計算機知識的欠缺

很多財務(wù)工作者在專業(yè)技能方面具有扎實的工作基礎(chǔ)，但是對計算機操作方面的能力還有所欠缺。有些人只會手工記賬，根本不會使用計算機軟件操作，或是有一部分財務(wù)工作者也懂得如何使用計算機，但是沒有更深層次學(xué)習(xí)，缺乏高效使用計算機處理會計經(jīng)濟業(yè)務(wù)的能力，尤其是對財務(wù)軟件的不熟悉，很多財務(wù)工作者沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)，對財務(wù)軟件認識不足也就無法充分利用軟件。因此，就會出現(xiàn)一系列的問題，導(dǎo)致會計工作無法進行。這個問題也構(gòu)成了企業(yè)快速實現(xiàn)原始憑證電子化的障礙。

三、實現(xiàn)會計原始憑證電子化的具體方法

企業(yè)在進行會計核算時，原始憑證是進行會計工作的重要環(huán)節(jié)，它是企業(yè)填制記賬憑證的依據(jù)。記賬憑證有手工填制和自動生成兩種形式。在手工記賬下，財務(wù)工作者需要根據(jù)不同來源、不同余額，不同數(shù)量的原始憑證分類歸納，使填制的原始憑證更加規(guī)范化。但是，隨著會計信息化的發(fā)展，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)程序而自動生成的記賬憑證日益增多，如果同時實現(xiàn)會計原始憑證電子化，那么記賬憑證即可主要由專用軟件自動生成，從而使整個會計核算過程達到高效、準確的效果。

（一）加強原始憑證電子化相關(guān)法律法規(guī)制定

電子原始憑證應(yīng)該和傳統(tǒng)原始憑證一樣是合法的，所以，在解決一系列障礙之后，還必須得到相關(guān)法律條文的承認和認可，所以就需要對《電子簽名法》、《會計法》等涉及各項經(jīng)業(yè)務(wù)的法律條文進行更正，以保證電子原始憑證的快速發(fā)展，提高會計核算工作的效率。

通過法律保障實現(xiàn)電子檔案憑證價值高于一般證據(jù)，完善《中華人民共和國檔案法》中的檔案定義，保障電子化原始憑證高于傳統(tǒng)化原始憑證的價值要明確電子原始憑證的檔案屬性和原件地位。隨著技術(shù)上對電子原始憑證利用、存儲、保管的真實性保障日益可靠，所以需要檔案方面的法律法規(guī)明確電子原始憑證的價值。在今后的《中華人民共和國檔案法》完善過程中，要能夠體現(xiàn)會計信息化技術(shù)在原始憑證工作中的應(yīng)用。在相關(guān)法律對電子數(shù)據(jù)等作為證據(jù)的規(guī)定越來越明晰的基礎(chǔ)之上，《中華人民共和國檔案法》明確電子檔案的屬性，在引用其他法律法規(guī)時，可以使電子檔案高于一般證據(jù)的憑證價值得以實現(xiàn)。

（二）加強對電子化原始憑證的安全防護

1.健全會計憑證的內(nèi)部控制

設(shè)立完善電腦機房管理規(guī)定，比如防偷竊、防潮濕、防明火、防蟻鼠等辦法；不允許沒有管理權(quán)限的人靠近電腦設(shè)和基本檔案，可采取的措施有，指紋比對、看守重要通道或電子鎖、用計算機網(wǎng)絡(luò)控制人員進出并記錄進出人員姓名和時間等，在信息管理系統(tǒng)中實施數(shù)據(jù)防護的功能，查閱、使用文件時登錄用戶名、密碼，并自動記錄使用日期、方式及使用的結(jié)果，對數(shù)據(jù)和文件的修改也是如此，還要進行登錄備案。當非授權(quán)人員試圖進入系統(tǒng)或是上網(wǎng)密碼錯誤時，系統(tǒng)將自動隱藏，凍結(jié)該人員的標記，記錄其相關(guān)信息并及時發(fā)出警報。

2.加強計算機系統(tǒng)安全防護功能

采取一定的措施，加強計算機系統(tǒng)安全防護功能，比如，給計算機系統(tǒng)加上電磁屏蔽，防止電磁的輻射和對系統(tǒng)的干擾；安裝防火墻以免感染病毒，應(yīng)用殺毒軟件進行檢測，中毒軟件或是帶病毒文件快速清理，對會計憑證的填制傳送過程進行加密，避免重要資料泄露或遺失。

（三）提高會計人員的專業(yè)素質(zhì)

基于會計信息化角度的會計核算，要求財務(wù)人員不僅要懂會計相關(guān)專業(yè)知識，而且要有計算機操作技能，會計從業(yè)人員應(yīng)該是多技能人才。目前，在我國上市公司和大型企業(yè)中會計從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)稍高一些，中小型企業(yè)會計從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)確實普遍較低。電子化的原始憑證的運行要求電子原始憑證規(guī)范化、數(shù)據(jù)化，在這一前提下會計職業(yè)工作者就不能只會簡單的傳統(tǒng)記賬技術(shù)，還應(yīng)該具備較熟練的會計專業(yè)理論知識和計算機網(wǎng)絡(luò)技能、職業(yè)判斷能力，要熟悉財經(jīng)法律、法規(guī)和國家統(tǒng)一的會計制度，還要能結(jié)合會計工作進行廣泛宣傳，只有具備了這些素質(zhì)的職業(yè)人才能成為符合現(xiàn)代職業(yè)標準的財務(wù)人員，才能熟練使用會計信息系統(tǒng)進行經(jīng)濟業(yè)務(wù)的經(jīng)營處理。其次，在提升企業(yè)內(nèi)部人員職業(yè)素養(yǎng)的同時，還應(yīng)建加強對系統(tǒng)相關(guān)各方的道德和倫理控制，選擇能夠精誠合作的業(yè)務(wù)往來企業(yè)，相關(guān)審計工作者應(yīng)該可以揭露業(yè)務(wù)往來中的不妥之處，并且能夠盡快對相關(guān)問題提出解決方案。對于蓄意破壞的系統(tǒng)相關(guān)方要進行及時的提示和警告，對財務(wù)工作者進行職業(yè)道德教育，對各個層級上的工作人員實行崗位責(zé)任制，并使用代碼訪問控制。

會計原始憑證的電子化探究是一個具有開創(chuàng)意義的話題，由于多種原因，若使電子化原始憑證適應(yīng)于各個行業(yè)，在缺乏現(xiàn)成方法和相關(guān)會計文獻資料的情況下，難免存在一定的局限性。但是，會計原始憑證電子化是社會發(fā)展的必然趨勢，建立會計原始憑證電子化社會級平臺應(yīng)是企業(yè)發(fā)展的最終目標，我們需要更強的技術(shù)支持和國家法律法規(guī)進行規(guī)范，以應(yīng)對這樣龐大的信息系統(tǒng)工程項目。（作者單位：河北經(jīng)貿(mào)大學(xué)）