摘要：本文在詳述院系檔案內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，提出高校院系檔案管理過程中所出現(xiàn)的漏洞和問題。針對所出現(xiàn)的問題，提出并闡述“三加一”，即實(shí)物檔案的建設(shè)、虛擬數(shù)字化存儲建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)信息化流通建設(shè)、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升建設(shè)的高校院系檔案管理系統(tǒng)的合理化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：院系檔案；合理化；“三加一”；建設(shè)

中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1674-120X（2016）11-0108-02收稿日期：2016-02-22

作者簡介：楊寅慶（1981—），女，湖北宜昌人，講師，研究方向：中國現(xiàn)當(dāng)代文學(xué)。

院系檔案是高校檔案形成的基礎(chǔ)，是高校檔案的重要形成部分，它真實(shí)地記載著高校在教學(xué)、科研、學(xué)生管理和社會實(shí)踐方面所取得的成績，反映了院系的發(fā)展歷程和成果，是高校檔案館館藏資料的主要來源。

一、高校院系檔案管理存在的漏洞和問題1資料不齊整

院系檔案室里較多存放可用于教學(xué)評估的教學(xué)材料、成果和學(xué)生成績，反映教師業(yè)績的科研成果、社會服務(wù)實(shí)踐活動以及學(xué)生競賽活動、實(shí)踐活動、獎懲資料及學(xué)生黨團(tuán)活動資料卻少有留存。

2利用服務(wù)不夠

因?yàn)樵合禉n案室所存儲檔案用于教學(xué)評估，利用率不高，也未公開；資料搜集又不齊整，規(guī)模小，所以利用率低下，也就失去了院系檔案所應(yīng)具有的在利用方面的參考作用和依據(jù)作用。

3檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)欠缺

院系資料室的檔案管理人員多為教學(xué)、科研、院辦、學(xué)工辦等辦公室的教師兼職，他們未經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，又缺乏檔案管理專業(yè)知識的學(xué)習(xí)和熏陶，業(yè)務(wù)水平低下。加之責(zé)任心不夠和各辦公室人員流動頻繁，各人自成一套歸檔辦法，檔案在搜集、歸檔方面的工作就欠規(guī)范、合理，往往造成資料查詢困難。

4硬件設(shè)施、管理手段落后

院系資料的存儲資料多為紙質(zhì)文檔，沒有可供數(shù)據(jù)掃描的掃描儀和數(shù)據(jù)錄入的計(jì)算機(jī)，搜集資料多為手工編排，查詢資料多為手工搜尋。

二、“三加一”高校院系檔案管理系統(tǒng)的合理化建設(shè)1實(shí)物檔案的建設(shè)

實(shí)物檔案指可供搜集的紙質(zhì)資料、照片、獎杯、獎牌、硬盤、錄像帶等各種可供保存的實(shí)體物品，它們的存在是實(shí)物檔案搜集的基礎(chǔ)。實(shí)物檔案的搜集內(nèi)容包括教學(xué)檔案、科研檔案、學(xué)生管理檔案、黨群檔案、行政檔案、儀器設(shè)備檔案、重大活動檔案和社會實(shí)踐檔案。

（1）教學(xué)檔案。 教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)方案、教育教學(xué)評估等材料；教學(xué)研究項(xiàng)目申報(bào)、下達(dá)、鑒定、評獎材料；青年教師教學(xué)競賽及各級優(yōu)秀教學(xué)成果評獎材料；公共課教學(xué)條件、教學(xué)改革與管理材料；教學(xué)目標(biāo)管理責(zé)任書；雙語教學(xué)課程目錄及選用外文教材清單；評教和評學(xué)原始材料及統(tǒng)計(jì)表；學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室論證、評估、申報(bào)、審批材料；專業(yè)設(shè)置、調(diào)整、合并、撤銷論證材料；重點(diǎn)（優(yōu)勢）學(xué)科、重點(diǎn)（特色）專業(yè)、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)文件材料；學(xué)生成績表；學(xué)生獎勵(lì)、處分文件材料；大學(xué)生參加省級以上各類競賽獲獎文件材料；大學(xué)生優(yōu)秀科研成果獎（省級以上）申報(bào)、審批文件材料；理論教學(xué)工作規(guī)范、實(shí)踐教學(xué)規(guī)范及各專業(yè)課程教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃；精品課程建設(shè)材料；實(shí)踐教學(xué)指導(dǎo)性文件；各類教學(xué)實(shí)踐質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)考核材料；教學(xué)實(shí)習(xí)基地名冊（人員、經(jīng)費(fèi)、場地、設(shè)施、實(shí)習(xí)項(xiàng)目等）；學(xué)士學(xué)位論文獲（省部級以上）獎申報(bào)、審批文件材料；自編教材建設(shè)情況和評選優(yōu)秀教材文件材料；各種獎勵(lì)證書、獎牌、獎杯（國家、省、市）及事跡材料。

（2）科研檔案。 科研檔案包括研究生導(dǎo)師名冊及材料；研究生教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)方案等材料；研究生教學(xué)研究項(xiàng)目，研究生教學(xué)質(zhì)量、評估等活動材料；青年教師教學(xué)競賽及教學(xué)成果評獎材料；學(xué)科、專業(yè)評估、申報(bào)、審批材料；研究生成績表；研究生獎勵(lì)文件材料（獎學(xué)金、優(yōu)秀學(xué)生、先進(jìn)班級）和處分文件材料；研究生參加省級以上競賽獲獎文件材料；研究生畢業(yè)設(shè)計(jì)課題情況一覽表、成績評定匯總表；碩士學(xué)位論文；研究生學(xué)位論文評審材料以及在校期間發(fā)表論文情況統(tǒng)計(jì)表；畢業(yè)研究生的供需統(tǒng)計(jì)、一次性就業(yè)率統(tǒng)計(jì)表；畢業(yè)研究生的質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋以及優(yōu)秀畢業(yè)研究生的典型材料；重點(diǎn)學(xué)科、學(xué)位點(diǎn)建設(shè)發(fā)展規(guī)劃、申報(bào)重點(diǎn)學(xué)科、學(xué)位點(diǎn)材料；博士、碩士學(xué)位授權(quán)點(diǎn)申報(bào)材料；重點(diǎn)（優(yōu)勢）學(xué)科、重點(diǎn)（特色）專業(yè)建設(shè)文件材料；學(xué)院教師申報(bào)科研項(xiàng)目、基金等文件材料；科技協(xié)作、科技服務(wù)協(xié)議書（合同）；各級各類科研基地和研究中心文件材料；科研成果匯編；科技創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)建設(shè)、管理與考核等材料；學(xué)術(shù)組織設(shè)立及職責(zé)、學(xué)術(shù)活動（學(xué)術(shù)交流、學(xué)術(shù)會議）材料。

（3）學(xué)生管理檔案。學(xué)生管理檔案包括學(xué)年鑒定表、軍事訓(xùn)練結(jié)業(yè)表、畢業(yè)生登記表、團(tuán)組織關(guān)系、學(xué)生獎懲材料、心理輔導(dǎo)材料、學(xué)生各種社團(tuán)活動與社會實(shí)踐活動材料；學(xué)生各種競賽獲獎材料；學(xué)風(fēng)建設(shè)材料；公寓管理材料。

（4）黨群檔案。 黨群檔案包括高校黨委、工會、團(tuán)委等組織的各種黨群會議及管理的文件材料；學(xué)生黨組織、團(tuán)組織關(guān)系及活動材料。

（5）行政檔案。行政檔案主要包括高等學(xué)校行政工作的各種會議文件、會議紀(jì)錄及紀(jì)要；上級機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于人事管理、行政管理的材料。

（6）儀器設(shè)備檔案。儀器設(shè)備檔案主要包括各種國產(chǎn)和國外引進(jìn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備（價(jià)值在十萬元以上）的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料。

（7）重大活動檔案和社會實(shí)踐檔案。這兩類檔案包括在重要活動、社會實(shí)踐工作中形成的照片、原始錄像帶、光盤等電子文本及其他重要文件材料。

2虛擬數(shù)字化存儲建設(shè)

虛擬數(shù)字化存儲建設(shè)就是將各類實(shí)物檔案資源通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備和多媒體等高科技技術(shù)將現(xiàn)有的檔案資源轉(zhuǎn)化加工成數(shù)字信息形態(tài)并加以存儲，形成電子檔案，建成相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，從而構(gòu)成一個(gè)龐大的檔案材料的信息資源庫，便于快速查詢和利用的建設(shè)過程。

3網(wǎng)絡(luò)信息化流通建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)信息化流通建設(shè)指將檔案資源信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理、流通、再利用的建設(shè)過程。許多可以公開的檔案信息形成電子檔案后，發(fā)布于網(wǎng)上，可供更多人網(wǎng)上查詢和利用，可以為用人單位起到信息依據(jù)和審核作用，為廣大教師起到教學(xué)科研參考作用。

4檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升建設(shè)

隨著高校的快速發(fā)展，高校院系檔案室的服務(wù)內(nèi)容和方式也在悄悄發(fā)生變化，一支具有真才實(shí)學(xué)、專業(yè)素質(zhì)過硬的高素質(zhì)檔案管理人員隊(duì)伍是高校檔案事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在動力和現(xiàn)代化建設(shè)保障。各學(xué)院要配備專門的檔案室管理人員，要組織新進(jìn)檔案管理人員參加省檔案局組織的崗位培訓(xùn)；老檔案員要定期參加省檔案局組織的各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和校際或社會各界人士的業(yè)務(wù)交流活動；參加高校檔案館組織的各種培訓(xùn)和業(yè)務(wù)知識講座活動；開展校內(nèi)檔案知識宣傳活動或優(yōu)秀人物事跡展覽活動?？傊?，一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍是實(shí)物檔案的建設(shè)、虛擬數(shù)字化存儲建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)信息化流通建設(shè)三類建設(shè)工作的基礎(chǔ)，沒有人員素質(zhì)的提高，建設(shè)工作便是空談，毫無意義。

高校院系檔案只有通過這種“三加一”的合理化建設(shè)，才能提高高校院系檔案服務(wù)于高校和社會的質(zhì)量；才能在廣大師生和社會各界人士的不斷利用中擴(kuò)大高校的知名度；才能更有效地促進(jìn)高校的辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大和高校教學(xué)、科研水平的提高。