蔡志寧

摘要：企業(yè)辦公室是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理正常運(yùn)行必不可少的部門，如何做好辦公室工作成為企業(yè)管理的一項重要工作，本文通過作者多年辦公室工作經(jīng)驗，總結(jié)出提升辦公室工作的四大核心競爭力，以期在工作中起到指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；辦公室；核心力

中圖分類號：F270 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）007-0000-01

“辦公室無小事”。企業(yè)辦公室是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理正常運(yùn)轉(zhuǎn)的“中樞”部位，是企業(yè)內(nèi)部承上啟下和連接內(nèi)外的“橋梁”和“紐帶”，既要協(xié)調(diào)左右，還要聯(lián)系四方，是企業(yè)各項工作有序和有效開展的關(guān)鍵“節(jié)點”。企業(yè)辦公室工作的好壞直接影響著企業(yè)運(yùn)行的績效。盡管企業(yè)辦公室工作千頭萬緒，但切忌眉毛胡子一把抓，要提綱挈領(lǐng)，抓整體抓大局，要從提升抓住核心力入手。根據(jù)筆者多年的工作經(jīng)驗，企業(yè)辦公室工作關(guān)鍵在于以下四大核心力。

一、溝通力

良好的溝通是做好辦公室工作的重要前提。辦公室的溝通是全方位的溝通。事的溝通，上傳下達(dá)、對內(nèi)外信息發(fā)布；人的溝通，辦公室工作不僅要處理各項事務(wù)，更要做好與人交往的工作。

而無論事還是人，要處理好，都離不開溝通。有溝通，才能有認(rèn)知和了解；有了認(rèn)知和了解，才會理解和認(rèn)同。辦公室人員必須具備一定的交流能力和溝通技巧，要真誠熱情，積極主動，了解溝通對象的各項具體情況和意圖，掌握對方的心理期待和結(jié)果預(yù)期，才能有效地開展各項具體的工作。

有溝通力的辦公室工作，往往呈現(xiàn)出生機(jī)勃勃、活力四射的景象；相反，溝通力欠缺的辦公室工作則顯得死氣沉沉、工作乏力，疲于應(yīng)付。辦公室是企業(yè)內(nèi)外通聯(lián)的窗口，溝通力是辦公室人員的必備能力。有效溝通不僅有助于營造企業(yè)內(nèi)部良好的工作氛圍，提高企業(yè)和各部門的運(yùn)營效率，而且有助于樹立企業(yè)良好的對外形象，優(yōu)化企業(yè)的外部經(jīng)營環(huán)境。

二、協(xié)調(diào)力

辦公室與企業(yè)其他部門的最大區(qū)別在于，其他部門都有相對明確的具體業(yè)務(wù)，而辦公室是一個綜合性的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。辦公室經(jīng)常要處理各個職能部門和業(yè)務(wù)部門匯集來的各種復(fù)雜甚至棘手的問題。協(xié)調(diào)是全方位、全時段、全過程的，貫穿于辦公室的辦文、辦事、辦會等各項具體工作中，貫穿于內(nèi)外溝通、上下聯(lián)系的各個環(huán)節(jié)中。身處這一問題的“節(jié)點”，就必須學(xué)會協(xié)調(diào)、善于協(xié)調(diào)。

提升協(xié)調(diào)力，要注意樹立三個重要觀念。一是要有大局觀念，能夠立足全局看問題，努力貼緊領(lǐng)導(dǎo)的思路，切實理順企業(yè)運(yùn)營的各個方面的關(guān)系。二是要有團(tuán)結(jié)觀念，要與企業(yè)內(nèi)部的其他部室、職能部門和業(yè)務(wù)部門等多溝通交流，努力做到相互支持、相互援手和相互補(bǔ)臺。三是原則性與靈活性相結(jié)合的觀念。對于常規(guī)性的、大眾性的各類問題必須堅持原則，堅持按制度和規(guī)定辦事，而對于一些具體的、個性化的問題，要具體問題具體分析，切實化解矛盾，解決問題。缺乏這三種觀念，往往會協(xié)而不調(diào)，工作難有成效。

三、執(zhí)行力

辦公室工作事無巨細(xì)，而執(zhí)行力貫穿于辦公室工作的各個方面。要把工作做實、做細(xì)，需要通過五種意識來實現(xiàn)執(zhí)行力。

（一）強(qiáng)化責(zé)任意識。要深刻領(lǐng)悟辦公室的工作不在權(quán)力有多大，而在責(zé)任重萬斤。辦公室人員必須嚴(yán)格自律，勇于擔(dān)當(dāng)，才能確保負(fù)責(zé)或督辦的各項事務(wù)執(zhí)行到位。

（二）強(qiáng)化細(xì)節(jié)意識，注意精細(xì)化管理?！凹?xì)節(jié)決定成敗”，辦公室是企業(yè)管理的樞紐部位，要仔細(xì)考慮和認(rèn)真對待各個環(huán)節(jié)可能的狀況，任何細(xì)節(jié)都不容疏忽。

（三）注重時效意識，合理確定各項工作的時限，堅持按照時間安排不折不扣地落實好工作部署，堅決不拖延。

（四）增強(qiáng)程序意識。通過健全規(guī)章制度，明確職責(zé)分工，理清工作程序，強(qiáng)化工作督查。工作千頭萬緒，不可同等視之，必須注意輕重緩急，從重要性和緊急性兩個維度把握，對于“緊急+重要”事項，要第一順位優(yōu)先辦理，對于“重要+非緊急”事項次之，對于“緊急+非重要”事項再次之，而對于那些“非緊急+非重要”事項則最后完成。

（五）注重方法意識。方法的適當(dāng)與否，對于方案的落實起著關(guān)鍵性的作用。辦公室工作卓有成效的，往往有著科學(xué)的處理問題的方式方法；反之，工作執(zhí)行不到位也往往是因為缺少科學(xué)方式方法。

四、寫作力

辦公室許多工作都是通過文字載體體現(xiàn)的，文字寫作能力的優(yōu)劣，是辦公室工作業(yè)績的集中體現(xiàn)。辦公室工作中對寫作能力的要求是多方面的。

（一）要會寫各種會議材料和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的講話。寫出一篇好材料，往往需要經(jīng)過情況調(diào)研、數(shù)據(jù)收集、整理加工、要點提煉、問題歸納，以及總結(jié)演繹等繁瑣復(fù)雜的過程，這樣完成的寫作才能給人真實、準(zhǔn)確、貼切、可行的印象。

（二）要充分掌握常用公文的各種類型與寫作要領(lǐng)，分清不同的公文題材，尤其要留意不同文種的結(jié)構(gòu)布局和格式要求，既要掌握其“形”，又要領(lǐng)會其“神”。

（三）要做好各類文字材料報送的審核把關(guān)，寫作完成的任何材料或公文都要做認(rèn)真校對，確保格式規(guī)范，無錯別字，條理清晰，詳略得當(dāng)，傳情達(dá)意準(zhǔn)確無誤。

要站在寫作力就是工作力的高度認(rèn)識寫作力的重要性。提高寫作能力，要學(xué)會積累，在平時的點點滴滴中積累寫作的素材和思路，以及與工作有關(guān)的各類信息，沒有有效的輸入，不可能產(chǎn)生好的“輸出”；要勤于學(xué)習(xí)，精心運(yùn)思，在思考中使學(xué)習(xí)不斷深化，從而提升寫作的內(nèi)力；要勤于動筆，在寫作中不斷提高，在鍛煉中體會寫作的技能。寫作力的提升，關(guān)鍵是勤學(xué)多寫，功到自然成。

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