【摘要】隨著社會的不斷發(fā)展，各項(xiàng)工作對檔案管理工作的要求越來越多，特別是招標(biāo)活動中，對檔案管理的工作要求會更加嚴(yán)格，因?yàn)楹芏嗾袠?biāo)活動涉及到的都是國家和社會的切身利益，所以做好檔案管理工作有著重要的意義。筆者通過對檔案管理在招標(biāo)活動中的重要性進(jìn)行分析，提出加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化的幾點(diǎn)對策，僅供參考。

【關(guān)鍵詞】招標(biāo)；檔案管理；規(guī)范化

招標(biāo)過程中的檔案管理工作，對于規(guī)范招標(biāo)秩序起著重要的作用，所以在進(jìn)行檔案管理的過程中必須要以實(shí)際的工作作為出發(fā)點(diǎn)，通過規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作，更好地促進(jìn)招標(biāo)工作的有序進(jìn)行，維護(hù)社會和國家的切身利益，所以要想更好地發(fā)揮檔案管理工作在招標(biāo)活動中的作用，就要對檔案管理的重要性進(jìn)行了解。

1、檔案管理在招標(biāo)活動中的重要性

1.1記錄真實(shí)的招標(biāo)活動。招標(biāo)顯而易見是通過公平正當(dāng)?shù)男问絹頎幦≈袠?biāo)的機(jī)會，很多社會性質(zhì)的招標(biāo)活動與國家、社會、人民的利益息息相關(guān)，要想保證招標(biāo)活動安全、有序的進(jìn)行，必須要通過檔案管理工作來進(jìn)行規(guī)范，它可以實(shí)現(xiàn)對招標(biāo)全過程的真實(shí)記載，避免了一些不正當(dāng)現(xiàn)象的發(fā)生。

1.2規(guī)避招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)、明確法律責(zé)任。招標(biāo)活動需要在一種公平的環(huán)境下進(jìn)行，所以招標(biāo)單位的組織、實(shí)力、信譽(yù)等都有著嚴(yán)格的要求，而且評標(biāo)過程是需要嚴(yán)格保密的，安全有效的招標(biāo)活動不僅可以給企業(yè)帶來可觀的經(jīng)濟(jì)利益，也可以更好地為社會的發(fā)展建設(shè)服務(wù)。而檔案工作的有效進(jìn)行正是實(shí)現(xiàn)這一發(fā)展要求的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，其可以規(guī)范招標(biāo)的環(huán)境，更好地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，并對于維護(hù)社會的利益和企業(yè)的正當(dāng)權(quán)益有著重要的作用。

1.3強(qiáng)化內(nèi)部管理提高招標(biāo)質(zhì)量。招標(biāo)過程中的檔案管理工作是有著明確的目標(biāo)的，其主要是對整個(gè)招標(biāo)過程進(jìn)行管理，包括一些檔案資料的整理歸檔，以及使用過程中是否符合相應(yīng)的操作規(guī)范等，而且招標(biāo)過程中的檔案管理工作還具有另一個(gè)特點(diǎn)，就是服務(wù)性，這一特點(diǎn)主要體現(xiàn)在檔案的利用過程中，在招標(biāo)過程中很多機(jī)構(gòu)為了招標(biāo)過程更加規(guī)范，紛紛引進(jìn)質(zhì)量認(rèn)證體系，這對于提高檔案管理工作的規(guī)范性和安全性有著重要的幫助。

2、檔案管理規(guī)范化的對策

2.1加大宣傳力度。要想保證檔案管理工作安全有效的落實(shí)，首先招標(biāo)的機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)對一些檔案法的宣傳力度，通過在機(jī)構(gòu)內(nèi)部組織宣傳活動，來提高內(nèi)部人員對檔案法的重視程度，從法律的層面上做出保證，使得員工可以自覺遵守檔案法的規(guī)定要求，為提高規(guī)范化的檔案管理創(chuàng)造一個(gè)優(yōu)良的工作氛圍。

2.2提高工作人員的素質(zhì)。招標(biāo)檔案管理工作都是由招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)來完成的，而招標(biāo)代理又是一個(gè)服務(wù)型的行業(yè)，要更好地規(guī)范檔案管理工作，與機(jī)構(gòu)內(nèi)部的組成人員有著密切的關(guān)系，所以必須要通過提高工作人員的素質(zhì)來提升檔案管理的水平，要通過組織相應(yīng)的學(xué)習(xí)活動來增加其自身的職業(yè)素質(zhì)和思想道德水平，以及一些相關(guān)專業(yè)的知識，使其在工作過程中可以更加靈活的運(yùn)用，通過自身素質(zhì)的提高，和奉獻(xiàn)精神的加強(qiáng)可以更好地完成招標(biāo)檔案管理的工作。

2.3建立健全檔案管理的工作制度。檔案管理工作的有效進(jìn)行，離不開相關(guān)制度的支持，所以招標(biāo)機(jī)構(gòu)要根據(jù)實(shí)際的工作情況，以及國家的法律要求，來制定相應(yīng)的工作制度，一方面是為了規(guī)范工作人員的行為，另一方面也是保證檔案管理工作的有效落實(shí)，使得對檔案的整理、歸檔有依據(jù)可循，作為招標(biāo)機(jī)構(gòu)而言，也要把檔案管理工作的內(nèi)容加入到考核的內(nèi)容中，使得檔案管理的工作更加系統(tǒng)規(guī)范。

2.4加強(qiáng)檔案管理工作的保密性。招標(biāo)檔案管理工作對于保密性的要求十分嚴(yán)格，在招標(biāo)的過程中會涉及到一些企事業(yè)單位的商業(yè)機(jī)密，以及企業(yè)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)等，這些內(nèi)容招標(biāo)檔案管理機(jī)構(gòu)必須要予以保密，在檔案整理的過程中要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行，特別是一些涉及到國家和社會利益的檔案時(shí)，必須要提請相關(guān)部門進(jìn)行監(jiān)督完成，在檔案整理完畢歸檔后，要采取嚴(yán)格的保密措施進(jìn)行管理，以免一些不法人員進(jìn)入后對檔案進(jìn)行盜取，近而產(chǎn)生嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，如果經(jīng)過相關(guān)部門同意需要查閱檔案時(shí)，要做好相應(yīng)的登記手續(xù)，在使用完畢后要當(dāng)場進(jìn)行清查，以免時(shí)候發(fā)生機(jī)密泄露甚至材料丟失的現(xiàn)象。

2.5加強(qiáng)招標(biāo)檔案工作的信息化管理。信息技術(shù)的不斷發(fā)展，給檔案管理工作帶來極大的便利，招標(biāo)檔案管理機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)與信息技術(shù)企業(yè)的合作，很多技術(shù)企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際的工作情況，量身定制一些管理系統(tǒng)，招標(biāo)檔案管理機(jī)構(gòu)可以與其進(jìn)行合作，通過電子技術(shù)系統(tǒng)的建立，來更好地規(guī)范檔案管理工作。通過計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行招標(biāo)檔案信息化管理，己成為當(dāng)今招標(biāo)檔案管理的趨向，為招標(biāo)檔案信息化管理提出了更高的要求：首先，要對原有的招標(biāo)檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾?。以往日積月累的招標(biāo)檔案，必然形成了大量的文字、數(shù)據(jù)、圖像等資料，這就要充分利用現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，逐步把原有的招標(biāo)檔案資料輸入計(jì)算機(jī)，使所有檔案成為電子檔案為日后實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理打下良好基礎(chǔ)。其次，在網(wǎng)上進(jìn)行的招標(biāo)活動中形成的電子信息，檔案管理人員也要善于把這些電子信息進(jìn)行有效的鑒定、分類歸檔，輸入電子檔案目錄。最后，檔案管理人員在做好電子資料整理的基礎(chǔ)上，還要與電子資料對應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行有效聯(lián)接，實(shí)現(xiàn)目錄信息和全文信息的有效管理。同時(shí)可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，把項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)材料、項(xiàng)目招標(biāo)材料、項(xiàng)目開標(biāo)材料、項(xiàng)目評審材料、項(xiàng)目的中標(biāo)材料、項(xiàng)目采購階段的材料、項(xiàng)目工作總結(jié)等實(shí)時(shí)信息，通過內(nèi)部網(wǎng)進(jìn)行傳送，供招標(biāo)工作人員和領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)查詢。還可利用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行信息查閱對歷史檔案資料、對現(xiàn)有檔案進(jìn)行快速、準(zhǔn)確地查找提高檔案工作效率為項(xiàng)目單位和全社會服務(wù)。

3、總結(jié)

社會的不斷發(fā)展，對檔案管理工作的要求不斷提高，特別是在招標(biāo)活動中，很多都是涉及到國家和社會的利益，對于規(guī)范性和安全性的要求就很高，所以為了更好地提高檔案管理的規(guī)范化水平，就要不斷提高對招標(biāo)檔案管理工作重要性的認(rèn)識，更好地促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]李雙.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].現(xiàn)代國企研究，2015（14）.

作者簡介

安琪，女，1983年生，現(xiàn)就職于哈爾濱工業(yè)大學(xué)檔案館。