李宗富

摘要：通過分析檔案館提供檔案利用服務(wù)活動(dòng)過程，構(gòu)建影響國家檔案館走向公眾的因素體系，運(yùn)用DEMA？ TEL方法對所有影響因素進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析。根據(jù)各個(gè)因素的綜合影響指數(shù)排序，識別出關(guān)鍵影響因素，并據(jù)此提出若干推動(dòng)國家綜合檔案館走向公眾的建議。

關(guān)鍵詞：檔案館檔案利用檔案服務(wù)DEMATEL

Abstract：The author analyzed the process of the service of archives utilization and constructed the sys？ tem of influencing factors on the national archives how to open to the public，then carried on an inci？ dence analysis of all the influencing factors by the DE？ MATEL method.According to their comprehensive in？ fluence index ranking，the key influencing factors are recognized，and then the author put forward some suggestions to promote the national comprehensive archives to open to the public.

Keywords：Archives；Archives utilization；Archives service；DEMATEL

雖然我國各級國家綜合檔案館在學(xué)界理念與有關(guān)法理層面被定性為公共檔案館，[1]但是在現(xiàn)實(shí)中其公共屬性表現(xiàn)得不夠突出，為社會(huì)公眾服務(wù)的能力仍然不足。2014年2月27日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》（以下簡稱《意見》）中明確要求：各級國家檔案館要嚴(yán)格按照檔案法積極開展檔案鑒定工作，并開放應(yīng)開放的檔案，切實(shí)提高檔案公共服務(wù)能力。[2]實(shí)際上，關(guān)于我國檔案館尚未走向公眾的原因以及如何走向公眾這個(gè)問題，檔案學(xué)界都做過一定的研究和探討，并取得了不少成果。但是，從研究內(nèi)容上看，大多研究集中體現(xiàn)在公民利用檔案權(quán)利、利用需求和利用行為上，或是從“公共檔案館”角度探索如何在服務(wù)內(nèi)容、方式、手段等方面滿足公眾需求，而關(guān)于影響檔案館走向公眾的因素研究還很少；從研究方法上看，大多是定性的、思辨性的邏輯推導(dǎo)，很少有定量的分析研究?；诖?，筆者擬通過分析檔案館提供檔案利用服務(wù)活動(dòng)過程并全面梳理現(xiàn)有文獻(xiàn)，歸納出所有直接或間接影響國家綜合檔案館走向公眾的因素，構(gòu)建影響因素體系，運(yùn)用DEMATEL方法對所有影響因素進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析，并識別出關(guān)鍵因素，然后據(jù)此提出若干推動(dòng)檔案館走向公眾的建議。

一、因素分析與識別的方法和依據(jù)

決策試行與評價(jià)實(shí)驗(yàn)室（Decision Making Trial and Evaluation Laboratory，以下簡稱DEMATEL），是進(jìn)行因素分析與識別的一種有效方法。它在1971年的Battelle協(xié)會(huì)上提出，是為了解決現(xiàn)實(shí)中復(fù)雜的問題。從理論上說，這種方法充分利用專家的經(jīng)驗(yàn)和知識來處理復(fù)雜的社會(huì)問題，尤其對那些要素關(guān)系不確定的系統(tǒng)更為有效。具體而言，它主要使用圖論理論，以構(gòu)造圖的矩陣演算為中心進(jìn)行。[3]一是分析系統(tǒng)內(nèi)各要素之間有無直接關(guān)系及關(guān)系的強(qiáng)弱度，將要素之間的關(guān)系及其強(qiáng)弱度分別用箭線（→）和數(shù)字形式標(biāo)識。二是將要素之間的有向關(guān)系圖以矩陣形式表示，構(gòu)造直接影響矩陣Xa，Xa中的數(shù)值為系統(tǒng)內(nèi)各個(gè)要素之間關(guān)系的強(qiáng)弱度。三是求得Xa各行元素之和并取其最大值，同時(shí)將Xa中的各個(gè)元素除以最大值，得到正規(guī)化影響矩陣X。四是將正規(guī)化影響矩陣X代入公式P=X（IX）-1，求得綜合影響矩陣P=pmn。五是考察綜合影響矩陣中的各個(gè)要素pmn，計(jì)算每個(gè)要素的影響度、被影響度、中心度和原因度。影響度是綜合影響矩陣中每行元素之和，表示對所有其他要素的綜合影響值；被影響度是綜合影響矩陣中每列元素之和，表示受其他各要素的綜合影響值。每個(gè)元素的影響度和被影響度之和稱為該元素的中心度，表示該元素在系統(tǒng)中的位置，所起作用的大小。每個(gè)元素的影響度和被影響度之差稱為該元素的原因度。原因度>0，說明該元素對其他要素影響大，稱為原因要素；原因度<0，說明該元素受其他要素影響大，稱為結(jié)果要素。最后，根據(jù)各個(gè)因素的綜合影響指數(shù)排序，識別關(guān)鍵影響因素并據(jù)此提出針對性建議。從實(shí)踐來看，該方法已在工業(yè)、農(nóng)業(yè)、金融、公共服務(wù)等多個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用。

二、影響因素體系構(gòu)建

以公共服務(wù)能力提升為目標(biāo)的檔案利用服務(wù)是一個(gè)較為復(fù)雜的過程，它以廣大公眾的檔案利用需求為導(dǎo)向，在政策引導(dǎo)、法律保障、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)可控的情況下，采用各種先進(jìn)技術(shù)、方法和手段，將檔案館保管的大量實(shí)體和數(shù)字檔案資源，以及開發(fā)的各種智能化、專業(yè)化和富有特色的檔案信息產(chǎn)品，借助各種信息技術(shù)提供給廣大公眾利用，這一過程涉及諸多因素。各級國家綜合檔案館及其工作人員通過了解、獲取、管理公眾的各種檔案信息需求，在利用服務(wù)中與公眾交流、反饋、評價(jià)以提升其服務(wù)質(zhì)量。與此同時(shí)，各級國家綜合檔案館還要與其他檔案機(jī)構(gòu)密切協(xié)作，共建共享檔案資源，提高檔案館的聯(lián)合服務(wù)能力。整個(gè)利用服務(wù)過程如圖1所示。

根據(jù)檔案利用服務(wù)活動(dòng)過程并梳理現(xiàn)有文獻(xiàn)，筆者歸納出直接或間接影響我國各級國家綜合檔案館走向公眾的17個(gè)因素，涉及檔案資源及檔案信息產(chǎn)品，檔案信息服務(wù)人員，檔案用戶，檔案利用的制度法律及宏觀環(huán)境等4個(gè)主因素。把17個(gè)子因素分別編碼，構(gòu)建出檔案利用服務(wù)活動(dòng)的影響因素體系。如表1所示。

三、關(guān)鍵影響因素識別與分析

筆者邀請了部分檔案館工作服務(wù)人員、經(jīng)常利用檔案的用戶和有關(guān)專家、學(xué)者等對各要素之間的關(guān)系強(qiáng)弱度進(jìn)行打分（關(guān)系強(qiáng)=3，關(guān)系中=2，關(guān)系弱=1，無關(guān)系=0），據(jù)此獲得了各要素之間關(guān)系強(qiáng)弱度的數(shù)值，得到直接影響矩陣。然后運(yùn)用MAT？ LAB7.1軟件，按照DEMATEL方法步驟，計(jì)算出每個(gè)子因素的影響度、被影響度、中心度和原因度并對數(shù)值排序。如表2所示。

同時(shí)，計(jì)算出4個(gè)主因素的中心度和原因度。即檔案資源及檔案信息產(chǎn)品，檔案信息服務(wù)人員、檔案用戶，檔案利用的制度法律及宏觀環(huán)境的中心度分別是26.605、18.857、14.299、8.498；4個(gè)主因素的原因度分別為-2.103、1.222、0.015、0.867。

根據(jù)以上計(jì)算結(jié)果及其排名，可以得到如下結(jié)論。一是在17個(gè)子因素中，檔案用戶的需求因素（F12）的中心度最大，說明該子因素是檔案利用服務(wù)中最重要的因素。按照帕累托定律，其他3個(gè)比較重要的子因素依次是檔案管理體制機(jī)制、方針政策與法律法規(guī)因素（F16）；檔案的來源、內(nèi)容與結(jié)構(gòu)因素（F1）；檔案用戶利用的成本、效益與評價(jià)因素（F15）；以上4個(gè)子因素是影響檔案利用服務(wù)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案館難以走向公眾的關(guān)鍵因素。二是從影響檔案館利用服務(wù)的原因來看，即原因要素（原因度>0），目前系統(tǒng)中的10個(gè)子因素對其他因素影響較大。這10個(gè)子因素分別是：對檔案用戶信息需求的了解與把握程度（F9）；檔案管理體制機(jī)制、方針政策與法律法規(guī)因素（F16）；檔案用戶的信息素養(yǎng)因素（F14）；檔案的來源、內(nèi)容與結(jié)構(gòu)因素（F1）；檔案用戶的需求因素（F12）；與其他檔案館和圖書館、博物館等機(jī)構(gòu)的協(xié)作服務(wù)能力（F11）；檔案信息服務(wù)人員的意識、能力與動(dòng)力因素（F7）；利用者的檔案意識（F13）；政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化、科技等宏觀環(huán)境因素（F17）；檔案的安全保護(hù)與風(fēng)險(xiǎn)控制因素（F6）。三是在4個(gè)主因素中，檔案信息服務(wù)人員、檔案利用的制度法律及宏觀環(huán)境、檔案用戶強(qiáng)烈影響著檔案資源及檔案信息產(chǎn)品。檔案資源及檔案信息產(chǎn)品是影響整個(gè)利用服務(wù)活動(dòng)的關(guān)鍵主因素，檔案信息服務(wù)人員能否將豐富、完整、可用的檔案資源及檔案信息產(chǎn)品及時(shí)、便捷地提供給廣大公眾利用，決定了檔案服務(wù)的質(zhì)量和用戶對檔案價(jià)值的感知，而這又與檔案利用服務(wù)的軟硬件設(shè)施和檔案管理利用的制度法律及宏觀環(huán)境等密切相關(guān)。

（一）加強(qiáng)公眾的檔案利用需求研究是當(dāng)務(wù)之急

由子因素的中心度和原因度排名可知，檔案用戶的需求因素（F12）具有最大的中心度，對檔案用戶信息需求的了解與把握程度（F9）具有最大的原因度，這表明檔案用戶的需求是檔案館利用服務(wù)中最核心的因素，檔案信息服務(wù)人員對檔案用戶信息需求的了解與把握程度對檔案利用服務(wù)有重要影響。目前，我國各級綜合檔案館服務(wù)公眾的整體水平不夠理想，與公眾的期望有較大差距。公眾的檔案意識較低，檔案館對公眾檔案信息需求缺乏深入了解與準(zhǔn)確把握以及館藏內(nèi)容與公眾所需不一致等，都嚴(yán)重制約了檔案的開發(fā)利用。因此，推動(dòng)檔案館走向公眾，必須要加強(qiáng)檔案用戶需求研究，在深入了解、準(zhǔn)確把握檔案用戶需求的基礎(chǔ)上，大力加強(qiáng)館藏資源建設(shè)并注重檔案信息產(chǎn)品的開發(fā)與創(chuàng)新，同時(shí)努力提升檔案信息服務(wù)人員的服務(wù)意識和能力。

（二）加快修訂完善檔案管理利用的法律法規(guī)、政策制度

由表2可知，檔案管理利用的體制機(jī)制、方針政策與法律法規(guī)因素既具有較大的中心度，又具有較大的原因度，這表明該因素是影響檔案利用服務(wù)的關(guān)鍵因素之一。科學(xué)、完善、系統(tǒng)的檔案管理利用體制機(jī)制、方針政策與法律法規(guī)等對檔案利用服務(wù)活動(dòng)的質(zhì)量和效果起著重要的規(guī)范與保障作用，它不僅有利于檔案的利用及價(jià)值的適時(shí)、有效發(fā)揮，而且有利于檔案資源的整合、開發(fā)與創(chuàng)新，是檔案館走向公眾的重要保障。因此，國家有關(guān)部門應(yīng)盡快修訂完善檔案管理利用的法律法規(guī)、政策制度，為檔案館開放檔案以及檔案資源的深層次開發(fā)提供保障，為廣大公眾走進(jìn)檔案館、利用檔案創(chuàng)造良好的社會(huì)環(huán)境。

（三）加強(qiáng)公眾亟須的民生檔案、特色檔案等資源建設(shè)，為檔案館走向公眾奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

由中心度排名可知，檔案的來源、內(nèi)容與結(jié)構(gòu)因素（F1）、檔案信息產(chǎn)品的類型與內(nèi)容因素（F4）分別居第三位和第五位，主因素中的檔案資源及檔案信息產(chǎn)品又具有最大中心度，這都表明檔案資源及檔案信息產(chǎn)品是檔案利用服務(wù)活動(dòng)的核心因素之一。我國各級國家綜合檔案館館藏結(jié)構(gòu)單一、內(nèi)容匱乏是限制檔案館走向公眾的最大障礙。據(jù)學(xué)者胡燕對六個(gè)省市關(guān)于城市居民利用檔案的調(diào)查得知，公眾對檔案內(nèi)容利用選擇率最高的依次是當(dāng)?shù)厝宋?、地理、風(fēng)俗、建筑特色、自然景觀、歷史古跡檔案、重要?dú)v史人物檔案、重大歷史事件檔案等特色檔案以及學(xué)籍、戶籍、工齡、工資檔案和婚姻、拆遷、健康、社保等民生檔案。然而，上述種類的檔案在我國各級國家檔案館中的保存數(shù)量極為有限。據(jù)調(diào)查，目前在我國綜合檔案館的館藏結(jié)構(gòu)中文書檔案達(dá)80%以上。其中，會(huì)議記錄、計(jì)劃總結(jié)、調(diào)研報(bào)告、通知簡報(bào)、規(guī)范性文件以及歷次政治運(yùn)動(dòng)形成的書面材料占相當(dāng)大的比重。而在公眾廣泛需求的檔案種類中，排名靠后的是政府機(jī)關(guān)的歷史檔案和現(xiàn)行文件，被利用過的僅有35.4%和42.8%。[4]因此，各級國家綜合檔案館一方面要加大與公眾生活密切相關(guān)、能夠解決實(shí)際問題的各類民生檔案的建設(shè)力度；另一方面要更多地選擇具有較強(qiáng)知識性、欣賞性、趣味性、歷史性和人文性的地方特色檔案并加強(qiáng)建設(shè)。同時(shí)，加大民生檔案、特色檔案等資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)力度。為此，《意見》明確要求：特別要積極把涉及民生的各類檔案、信息及時(shí)整理、鑒定出來，優(yōu)先提供利用，更好地為維護(hù)人民群眾合法權(quán)益提供支持。[5]此外，還要注重檔案資源的整合、開發(fā)與創(chuàng)新，形成各種具有智能性、專業(yè)性、特色性的檔案信息產(chǎn)品，為檔案館走向公眾奠定基礎(chǔ)。

（四）充分利用信息技術(shù)，建立便民利用的網(wǎng)絡(luò)工具體系，提升檔案信息化服務(wù)能力

《意見》明確要求：各級國家檔案館要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)形式，大力拓展服務(wù)渠道，依法做好檔案查閱服務(wù)，改進(jìn)查閱方式，簡化利用手續(xù)，免除利用收費(fèi)，最大限度滿足利用者需求。[6]時(shí)任國家檔案局局長楊冬權(quán)在全國檔案局長館長會(huì)議上講話中要求：要有網(wǎng)絡(luò)思維特別是移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)思維，善于利用網(wǎng)絡(luò)開展工作，建立以遠(yuǎn)程利用為重點(diǎn)、方便最廣大人民群眾的檔案利用體系。[7]目前，公眾青睞的檔案獲取方式與檔案館提供的方式不相適應(yīng)，很大程度上限制了公眾對檔案的利用。在檔案利用方式的調(diào)查中，公眾對“檔案網(wǎng)絡(luò)利用”、“利用數(shù)字電視等推出檔案專題廣播、影視”和“檔案手機(jī)利用”的認(rèn)同率最高，特別是首選網(wǎng)絡(luò)利用的公眾多達(dá)75%。這一調(diào)查結(jié)果說明在檔案開放及媒體越來越發(fā)達(dá)的當(dāng)今社會(huì)，公眾對檔案利用方式的選擇更加傾向于開放性和便捷性，他們希望足不出戶就能獲得自己需要的信息，而新媒體方式正好迎合了公眾的這一心理需求。[8]然而，很多檔案館推出的檔案利用方式中很少有上述這些方式，即便有使用起來也不方便。如四川省檔案信息網(wǎng)雖然設(shè)置了檔案查詢和現(xiàn)行文件查詢這兩類查詢工具，采用的是傳統(tǒng)的全宗目錄和卡片式查詢方法。但在反饋問卷中，有44.7%的用戶認(rèn)為館內(nèi)檢索工具落后，查詢效率很低；約有12%的用戶認(rèn)為檔案網(wǎng)絡(luò)查詢工具不實(shí)用，因?yàn)椤版溄舆^于簡單，僅僅可以查到現(xiàn)行文件”。[9]這些在筆者的影響因素分析中得到了較好的體現(xiàn)。例如：檔案用戶利用的成本、效益與評價(jià)因素（F15）是最容易受到影響的結(jié)果因素，同時(shí)其又在中心度排名中居第四位，這說明檔案用戶利用的成本、效益與評價(jià)因素雖然在檔案利用服務(wù)中具有重要的地位和作用，但極易受其他因素影響。檔案信息服務(wù)人員具有最大原因度，它直接影響著檔案及其信息產(chǎn)品能否及時(shí)、便捷地被用戶利用，而用戶利用需求的有效滿足程度又直接影響廣大公眾是否愿意走進(jìn)檔案館。因此，要提高檔案信息服務(wù)人員的服務(wù)意識和能力，創(chuàng)新服務(wù)形式、強(qiáng)化服務(wù)功能；要充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)，建立便民利用的網(wǎng)絡(luò)工具體系，大力提升檔案信息化服務(wù)能力。

（五）加強(qiáng)宣傳，擴(kuò)大公眾對檔案的認(rèn)知度，提高公眾的檔案意識

在原因度排名中，檔案用戶的信息素養(yǎng)因素（F14）居第三位，說明利用者的信息素養(yǎng)和檔案意識對利用服務(wù)有重要影響。如前所述的調(diào)查中，公眾不常去檔案館的主要原因排在前三位的分別是：71.7%的人“對檔案和檔案館不了解”、69.2%的人“沒有檔案利用需求”、61.2%的人“對內(nèi)容不感興趣”。同時(shí)，在對公眾是否了解檔案網(wǎng)站及數(shù)字檔案館的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，高達(dá)93%的公眾“不太了解”和“完全不了解”。從公眾來說，絕大多數(shù)公眾說不清或者基本沒有檔案需求是他們不去檔案館的主要原因，但對檔案和檔案館不甚了解以及對館藏內(nèi)容不感興趣則是公眾不去檔案館的直接原因，[10]而檔案館提供的簡單落后的利用方式進(jìn)一步阻礙了檔案需求。《意見》中也明確要求：要加強(qiáng)檔案宣傳工作，充分利用各級各類新聞媒體，大力宣傳檔案部門貫徹黨和國家方針政策的新舉措、檔案工作服務(wù)社會(huì)的新成績、檔案工作者投身現(xiàn)代化建設(shè)的時(shí)代精神；充分挖掘檔案資源的現(xiàn)實(shí)和歷史價(jià)值，設(shè)計(jì)宣傳主題，創(chuàng)新宣傳形式，推出一批有檔案特色、有社會(huì)影響力、為人民群眾喜聞樂見的檔案宣傳精品力作，為檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展提供強(qiáng)大輿論支持。[11]因此，推動(dòng)檔案館走向公眾，要善于利用紙媒、電視、網(wǎng)絡(luò)等媒體的影響力，尤其是新興的網(wǎng)絡(luò)社交工具如微信、微博等來宣傳檔案工作，擴(kuò)大檔案和檔案工作在社會(huì)公眾尤其是在年輕人中的知名度和影響力。

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