俞娜

【摘要】我國(guó)歷史悠久，文書檔案數(shù)量龐大，每年需要耗費(fèi)不少的人力、物力在文書檔案的管理和修整上。因此探尋管理文書檔案的有效方法十分重要，而目前在文書檔案的管理辦法上，文書檔案連鎖法將文書和檔案兩種文件有機(jī)結(jié)合起來(lái)并且統(tǒng)一管理。雖然對(duì)于文書和檔案在管理上有了一定的成效，但是目前文書檔案連鎖發(fā)的應(yīng)用還是出現(xiàn)了一些問(wèn)題，在本文中，作者將會(huì)對(duì)其進(jìn)行剖析，希望能夠給予大家一些建議。

【關(guān)鍵詞】文書檔案連鎖法；審視；三個(gè)統(tǒng)一；發(fā)展探索；管理

一、前言

在我國(guó)幾千年的歷史長(zhǎng)河中，文書記載的行為歷史悠久。而在文書管理的方法上存在著繁瑣、復(fù)雜、效率低、耗費(fèi)大等缺點(diǎn)，文書管理辦法的優(yōu)化發(fā)展十分緩慢。到民國(guó)時(shí)期運(yùn)用的文書檔案管理辦法才開(kāi)始進(jìn)一步的改革拓展，提出的文書檔案連鎖法不僅僅是“三個(gè)統(tǒng)一”的實(shí)現(xiàn)，所以探索重新審視文書檔案連鎖法是值得的，也是目前改善行政效率的最有效、最快捷的方法之一。本文的主旨是希望能夠通過(guò)作者的深度剖析，來(lái)對(duì)現(xiàn)行的一些文書檔案方面存在的問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)和推行。

二、現(xiàn)行文書檔案連鎖法分析

1、文書檔案連鎖法含義

文書檔案主要指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。例如會(huì)議記錄、發(fā)文的原件、業(yè)務(wù)管理的文件、人事管理上的文件、上下級(jí)單位的上報(bào)、下發(fā)文件等。在社會(huì)的各種活動(dòng)中所留存下來(lái)的文字性資料。保存下來(lái)的一般是具有參考價(jià)值或者保存價(jià)值的已經(jīng)辦理完成的活動(dòng)的書面材料，這些材料在今后相關(guān)的工作中具有史料價(jià)值，供以參考、學(xué)習(xí)和借鑒。是我國(guó)黨務(wù)、行政管理工作發(fā)展進(jìn)步的文字記錄。文件均是由法定機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、團(tuán)體和個(gè)人在完成各種活動(dòng)的時(shí)候根據(jù)自身需要，為了更加清楚、更加有邏輯的完成和處理活動(dòng)中可能發(fā)生的事情。通常需要用文字、圖像、圖表、數(shù)據(jù)等形象的方法來(lái)記錄較為完整程序的信息資料。

甘乃光在1813年首次提出文書檔案連鎖法。什么是文書檔案連鎖法，在經(jīng)過(guò)這么久之后為何還有如此重要的意義值得我們?nèi)ヌ骄?，去重新審視它？甘乃光的文書檔案連鎖法顧名思義就是將文書處理和檔案管理兩個(gè)工作融為一體，同時(shí)進(jìn)行。將文書和檔案管理二者同時(shí)進(jìn)行合二為一的想法并不是憑空想象，而是聯(lián)系當(dāng)代文書管理和檔案管理的實(shí)際情況所提出的具有跨時(shí)代意義的管理辦法。因?yàn)楫?dāng)時(shí)的文書和檔案管理的辦法各自成一派，所以在管理者管理時(shí)顛來(lái)倒去，十分麻煩，大大降低了辦事的效率。我國(guó)的行政機(jī)關(guān)的相關(guān)制度當(dāng)時(shí)也存在秩序混亂，若急需以前的文書檔案是一件十分繁瑣的事情，耗時(shí)耗力。在收發(fā)、編卷、存檔、分隸等工序的處理上需要把方法統(tǒng)一才可以事半功倍，不耽擱最佳工作時(shí)間。

2、文書檔案連鎖法的由來(lái)

1927年民國(guó)政府成立初期，我國(guó)對(duì)于文件管理和檔案管理的相關(guān)問(wèn)題的探究達(dá)到熱潮，許多思想先進(jìn)的文人在針對(duì)文件管理和檔案管理辦法上各抒己見(jiàn)，百家爭(zhēng)鳴。在國(guó)外先進(jìn)思想的影響下，對(duì)應(yīng)我國(guó)當(dāng)時(shí)文書手續(xù)繁瑣、運(yùn)轉(zhuǎn)困難、檔案管理混亂等現(xiàn)狀下，在政府人士甘乃光的積極倡導(dǎo)下開(kāi)始了對(duì)改變這一現(xiàn)狀的行動(dòng)。1933年文書檔案改革運(yùn)動(dòng)作為行政改革的重要組成部分也如火如荼的開(kāi)展，1933年6月行政院召集改革公文檔案會(huì)議上提出了《各部會(huì)審查處理公文改良辦法》，針對(duì)文書檔案連鎖法的現(xiàn)行問(wèn)題進(jìn)行了逐步的探討和更改，這次會(huì)議的重點(diǎn)放在行文數(shù)量、發(fā)文程序和登記手續(xù)等方面的探討上。1935年2月成立的檔案整理處正式展開(kāi)工作，通過(guò)對(duì)中央機(jī)關(guān)的文書工作進(jìn)行廣泛調(diào)查、撰寫報(bào)告、擬定方案，并且開(kāi)始小規(guī)模的實(shí)際試驗(yàn)，在不斷的嘗試中有過(guò)瓶頸和困難，在6月份，因?yàn)槌尚Р淮螅?jīng)費(fèi)跟不上，導(dǎo)致檔案整理處被撤銷，文書檔案的改革擱淺下來(lái)。1942年之后在甘乃光等人的不懈努力之下進(jìn)行小規(guī)模試驗(yàn)，文書檔案連鎖法形成雛形，并且效果較為顯著，隨后各地爭(zhēng)相效仿，在全國(guó)各地流行起來(lái)。但是在運(yùn)行文書檔案連鎖法的過(guò)程中，還是有許多沒(méi)有做到位的地方，并且沒(méi)有將其精髓學(xué)到，均是以形學(xué)之，因此在對(duì)文案檔案連鎖法的進(jìn)一步認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)十分重要。1958年殷鐘麒在《檔案工作》一文中最早評(píng)論了文書檔案連鎖法，將其核心歸納為“三個(gè)統(tǒng)一”和秘密文案，統(tǒng)一登記、統(tǒng)一編號(hào)、統(tǒng)一分類，并且對(duì)它的評(píng)價(jià)很高，肯定了它在文書檔案管理上的作用，但是也提出了其中違反科學(xué)的部分內(nèi)容并且進(jìn)行了批判和否定。就是在這幾十年許多有才之士的創(chuàng)新和探究下，文書檔案連鎖法在不斷的完善和不斷的豐富，對(duì)今世的使用十分有利。在1985年《中國(guó)檔案事業(yè)簡(jiǎn)史》一文中將文書檔案連鎖法簡(jiǎn)化為“三個(gè)統(tǒng)一”。1989年董儉撰文針對(duì)文書檔案連鎖法產(chǎn)生機(jī)理的片面性提出了在文書檔案連鎖法中沒(méi)有注重文書和檔案之間的特性和區(qū)別，就是以文書和檔案的共同特點(diǎn)來(lái)形成統(tǒng)一的方法，因此在一定程度上將文書和檔案混淆了。1992年《中國(guó)大百科全書·圖書館學(xué)情報(bào)學(xué)檔案學(xué)》提出了文書檔案連鎖法具體有“四個(gè)統(tǒng)一”，除了上述的“三個(gè)統(tǒng)一”之外，還有歸檔統(tǒng)一。1994年修訂的《檔案學(xué)詞典》也認(rèn)同了文書檔案連鎖法的“四個(gè)統(tǒng)一”，所以在文書檔案連鎖法的探究和學(xué)習(xí)上是持認(rèn)同的觀點(diǎn)。1999 年施懿超在堅(jiān)持“三個(gè)統(tǒng)一”的觀點(diǎn)之上，提出了不僅僅是在硬件上要去舊迎新，將文書檔案管理技術(shù)、方法上連鎖，還要將人事關(guān)系、人事責(zé)任、行政關(guān)系上也將其連鎖，這一點(diǎn)是在文書檔案連鎖法所沒(méi)有體現(xiàn)和考慮的。2000年王德俊在《北京檔案》發(fā)表文章也持有“四個(gè)統(tǒng)一”的觀點(diǎn)，而倪道善對(duì)文書檔案連鎖法所持態(tài)度是完全贊同，他解決了當(dāng)時(shí)文書混亂不堪的狀態(tài)，推動(dòng)了我國(guó)文書檔案管理辦法的改革，是一次歷史性的改革，有跨時(shí)代的意義。在近幾十年對(duì)文書檔案連鎖法的探討和評(píng)價(jià)中，有些觀點(diǎn)一致，有些卻反其道行之，全盤推翻，因此眾說(shuō)紛紜中有必要道之明之，再深入的重新審視文書檔案連鎖法。

三、對(duì)文書檔案連鎖法的思考和審視

1、文書檔案的責(zé)任連鎖

在從事文書、檔案相關(guān)工作的時(shí)候，其中離不開(kāi)人為操作。因此責(zé)任連鎖是必不可少，也是一切有人為參加因素的首要解決的問(wèn)題。如果不能有效的將文書檔案之間的責(zé)任連鎖，那么整個(gè)文書檔案改革也談不上成功。如何將文書檔案的責(zé)任連鎖，日益完善的管理辦法必不可少，甘乃光先生曾提出從管理方法中尋求文書和檔案上的連鎖是可行的?？墒侨绻粚⒇?zé)任上的連鎖做好，在實(shí)施過(guò)程中還是會(huì)存在困境的。因此明確責(zé)任歸屬，徹底解決責(zé)任錯(cuò)亂、你推我、我怪你的模糊不清的責(zé)任現(xiàn)狀，文書檔案連鎖法的實(shí)行就會(huì)更加順暢。這樣就不僅僅是只糾纏最初的管理問(wèn)題和方法問(wèn)題上，而忽略了一些其它的重要因素。所以在對(duì)文書檔案連鎖法的評(píng)價(jià)和探索上其研究?jī)?nèi)容更加多元化和深層化，這樣十分有利于今后的文書檔案連鎖法的審視。

2、文書檔案連鎖法的在試行期間的問(wèn)題

文書檔案連鎖法首先是在政部試行，從最初的效果不佳到后來(lái)評(píng)價(jià)頗高，各地效仿。雖然解決了原來(lái)文書處理的繁雜、效率低下等問(wèn)題，但是還是出現(xiàn)了一些新的問(wèn)題。①錄入困難，在過(guò)去的錄入中，一般需要將各種文案復(fù)錄一遍，方便日后查閱。可是這是一個(gè)十分龐大的工作量，以前是用筆抄錄產(chǎn)量低，效率低，現(xiàn)在使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)，較之前工作有很大的改善；②分類上困難，在傳統(tǒng)的文書檔案連鎖法的運(yùn)用上，只是將文書和檔案雷同之處考察到了，并且有想要將其在處理上融為一體，可是在分類上是需要尋求更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆椒?，有機(jī)的運(yùn)用現(xiàn)代化電子技術(shù)和高科技管理系統(tǒng)，將它們?nèi)诵曰姆诸?，更加科學(xué)有效的管理文書和檔案；③辦公地點(diǎn)問(wèn)題，在辦公地點(diǎn)的選擇上存在一定的問(wèn)題，因?yàn)槊恳粋€(gè)有組織的部門都需要文書和檔案的整理，可是在相互交錯(cuò)，文件通常是上通下達(dá)的流程。所以必須在確定文書和檔案的流通過(guò)程，在每一個(gè)必要的部門建立管理部門。將文書和檔案管理部門分為兩類，一個(gè)是流通的暫存室，一個(gè)是資料收集存放。

3、登記制革新問(wèn)題

在登記過(guò)程中，簿冊(cè)形式復(fù)雜，編號(hào)紊亂，表面上分類嚴(yán)謹(jǐn)可靠，實(shí)際上是缺乏實(shí)際意義的。在這一套登記手續(xù)上，存在顯著問(wèn)題。各個(gè)部門各自為營(yíng)，互不溝通理解，會(huì)有許多重復(fù)不必要的環(huán)節(jié)，導(dǎo)致辦理流程困難。而在這種環(huán)境下想要改善，就必須要實(shí)行登記革新。將登記過(guò)程中不必要的文件和過(guò)程省去，將檔案一體化。

把現(xiàn)行文件的管理和檔案的管理納入到一個(gè)統(tǒng)一的管理系統(tǒng)內(nèi)來(lái)進(jìn)行。在該系統(tǒng)內(nèi)。有統(tǒng)一的工作制度、統(tǒng)一的工作程序和統(tǒng)一的控制中心，使現(xiàn)行文件管理和檔案管理之間不再存在明顯的分別，使原本相對(duì)獨(dú)立又在不少環(huán)節(jié)上互相雷同的管理體系真正從組織制度上和具體工作程序上交融在一起，從而發(fā)揮系統(tǒng)的整體功能，求得系統(tǒng)的最高效率。

四、結(jié)束語(yǔ)

在文書檔案管理辦法上，文書檔案連鎖法是目前運(yùn)用綜合考慮較為好的一個(gè)方法。時(shí)代在進(jìn)步，而文書檔案的類型也多元化，不能固步不前。甘乃光的文書檔案連鎖法在這幾十年的不斷實(shí)踐和探索中其內(nèi)容更加豐富，從簡(jiǎn)要概括的“三個(gè)統(tǒng)一”上發(fā)展了更深層次的理解和研究，人們對(duì)文書檔案連鎖法的重新審視勢(shì)必能夠?qū)⑽臅蜋n案的管理更加人性化。所以文書檔案連鎖法也急需完善和修整以期運(yùn)用起來(lái)更加方便快捷，減少人力、物力的投入。本文通過(guò)簡(jiǎn)要的分析目前文書檔案連鎖法的現(xiàn)狀和問(wèn)題，重新審視文書檔案連鎖法，以期為今后的優(yōu)化提供理論依據(jù)和參考。

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