馬蒙蒙
摘 要:教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。高校教學(xué)秘書如何提高自身素質(zhì)、做好本職工作,是我們每位教學(xué)秘書都需要認(rèn)真思考的問題。本文從高校教學(xué)秘書工作崗位的重要性、高校教學(xué)秘書的崗位職責(zé)和如何做好高校教學(xué)秘書三個方面進(jìn)行了探討。
關(guān)鍵詞:教學(xué)秘書;高校教學(xué)管理;素質(zhì)
1 高校教學(xué)秘書工作崗位的重要性
在高校教學(xué)管理工作中,教學(xué)秘書起著非常重要的作用。教學(xué)秘書是高校最基層也是最直接的教學(xué)管理人員,是日常教學(xué)活動中積累的與教學(xué)相關(guān)的一切文件資料的保存者與管理者。高校教學(xué)秘書是聯(lián)系學(xué)校教務(wù)處與學(xué)院、學(xué)院與各系及教研室、老師和學(xué)生之間的橋梁和紐帶,是院系領(lǐng)導(dǎo)在教學(xué)管理工作中的助手,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)維護(hù)好正常的教學(xué)秩序,保證教學(xué)的正常運(yùn)行。高校教學(xué)秘書工作的好壞直接影響高校教學(xué)管理水平的高低。
2 高校教學(xué)秘書的崗位職責(zé)
認(rèn)真貫徹執(zhí)行教學(xué)管理的各項規(guī)章制度,根據(jù)教務(wù)處統(tǒng)一部署,協(xié)助主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)做好教務(wù)工作。主要包括以下幾個方面:
2.1 本學(xué)院(系)日常教學(xué)運(yùn)行管理工作。組織協(xié)調(diào)各教研室完成教學(xué)計劃,教學(xué)任務(wù)安排工作,并協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)檢查教學(xué)計劃執(zhí)行情況;協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好本部門開學(xué)、期中、期末的教學(xué)檢查工作;協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好學(xué)院(系)日常教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控相關(guān)工作,加強(qiáng)教學(xué)質(zhì)量管理;維護(hù)好正常的教學(xué)秩序,掌握教師、學(xué)生上課的情況,及時處理教學(xué)過程中的突發(fā)問題;按照教務(wù)處的有關(guān)規(guī)定為教師辦理停課、調(diào)課和補(bǔ)課手續(xù);協(xié)助教務(wù)處完成下學(xué)期教材征訂工作;負(fù)責(zé)本院(系)學(xué)生實習(xí)、畢業(yè)設(shè)計(論文)等實踐環(huán)節(jié)的安排工作;負(fù)責(zé)本學(xué)院(系)教師工作量的統(tǒng)計等。
2.2 學(xué)生考試及成績管理工作。協(xié)助教務(wù)處做好各類考試(如期中考試、期末考試、大學(xué)英語四六級考試等)的考務(wù)工作,并安排教師監(jiān)考;負(fù)責(zé)審查學(xué)生考試資格并辦理緩考手續(xù);負(fù)責(zé)收齊本部門所授課程的班級成績表并上交教務(wù)處存檔;負(fù)責(zé)學(xué)生成績的查詢、打印等工作。
2.3 學(xué)籍管理工作。負(fù)責(zé)統(tǒng)計學(xué)生報到注冊情況,完成學(xué)生留級、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)等審核統(tǒng)計工作;完成本學(xué)院(系)應(yīng)屆畢業(yè)生畢業(yè)資格審核工作,并上報教務(wù)處;負(fù)責(zé)辦理學(xué)生重修手續(xù)等。
2.4 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)了解師生對教學(xué)工作的意見,配合主管領(lǐng)導(dǎo)做好教師教學(xué)質(zhì)量考核及聘期考核相關(guān)工作。
2.5 負(fù)責(zé)本部門教學(xué)管理文件和資料收集、匯總、整理、存檔等工作,包括學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(論文)、考試試卷、教師任課表、學(xué)生成績表等,并按規(guī)定時間將檔案材料交給檔案室。
2.6 負(fù)責(zé)組織召開與教學(xué)工作相關(guān)的會議。
2.7 解決與教學(xué)管理相關(guān)的其他突發(fā)事情。
3 高校教學(xué)秘書如何做好本職工作
從高校教學(xué)秘書工作崗位的重要性和高校教學(xué)秘書的崗位職責(zé)可以看出教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中起到了舉足輕重的作用,要想做好本職工作,成為一名合格教學(xué)秘書具體應(yīng)從以下幾方面努力做起:
3.1 思想政治方面。認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”的重要思想、科學(xué)發(fā)展觀和習(xí)總書記系列講話精神,不斷加強(qiáng)自身的思想政治修養(yǎng),廉潔自律,不斷加強(qiáng)自己世界觀、人生觀和價值觀的改造,提高自身的政治理論水平,并將其落實到工作實踐中。
3.2 職業(yè)道德修養(yǎng)方面。要熱愛自己的本職工作,對工作認(rèn)真負(fù)責(zé),不推卸責(zé)任,不因事小而不為,不因事難而怕為,立足崗位職責(zé),辦事公道,誠實守信,恪盡職守,牢固樹立全心全意為師生服務(wù)的意識,做好工作的每一個環(huán)節(jié),為實現(xiàn)工作目標(biāo)而努力奮斗。
3.3 自身素質(zhì)和能力方面。①應(yīng)具有較強(qiáng)的的綜合分析能力。教學(xué)秘書工作繁雜多樣,因此在工作中我們要始終保持頭腦清醒,思維敏捷,有條理性,善于思考,分清事物的主次和輕重緩急,拿出行之有效的計劃和方案,從而提高工作效率。在工作中我們要善于抓住每一次機(jī)會,培養(yǎng)、鍛煉、提高自己的綜合分析能力。②應(yīng)具有良好的文字表達(dá)能力。教學(xué)秘書在工作中會經(jīng)常遇到撰寫計劃、總結(jié)、申請、報告等各種材料、文件,這就需要有良好的文字表達(dá)能力。文字表達(dá)能力的提高不是一蹴而就的,需要我們善于動腦,隨時積累、記錄、歸納總結(jié),勤讀書,多練習(xí),掌握寫作基本功。③應(yīng)具備與人溝通能力。教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中承擔(dān)著上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)左右的重任,這就要求教學(xué)秘書秘書具有較強(qiáng)的溝通能力,教學(xué)秘書除了要和部門領(lǐng)導(dǎo)、教師以及其他部門進(jìn)行有效的溝通外,還要和學(xué)生進(jìn)行有效的溝通。良好的溝通能力是教學(xué)秘書能夠發(fā)揮自身作用的有力保障,是保證教學(xué)工作有序、順利開展的重要前提,因此,我們要不斷提高自己與人溝通的能力,從而保證教學(xué)與管理工作順利進(jìn)行。④應(yīng)具有熟練的計算機(jī)操作能力。隨著計算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展,計算機(jī)的使用已經(jīng)廣泛進(jìn)入高校機(jī)關(guān)的各個部門,熟練掌握和使用計算機(jī)已經(jīng)成為教學(xué)秘書最基本的能力要求?,F(xiàn)在很多高校實行信息化教務(wù)管理,將課程管理、培養(yǎng)方案管理、學(xué)籍管理、排課管理、教室管理、成績管理、學(xué)生網(wǎng)上評教、網(wǎng)上選課、等納入了教務(wù)管理系統(tǒng)。這些都需要有熟練的計算機(jī)操作能力。除此之外,教學(xué)秘書的許多日常事務(wù)性工作,如檔案管理、教學(xué)工作量的計算、各種通知、總結(jié)的撰寫、文件的打印等工作都利用計算機(jī)完成。教學(xué)秘書要不斷加強(qiáng)使用計算機(jī)的能力和技巧,成為技術(shù)型、復(fù)合型的高素質(zhì)教學(xué)管理人員,以不斷提高教學(xué)管理工作的效率。⑤應(yīng)具有勇于創(chuàng)新的能力。創(chuàng)新是時代的要求,有創(chuàng)新才有發(fā)展。信息化時代要求教學(xué)秘書要有現(xiàn)代化的管理方法和手段,能迅速、準(zhǔn)確地收集信息、處理問題。這就需要教學(xué)秘書不斷更新觀念,收集好的經(jīng)驗和做法,勇于改革創(chuàng)新,為領(lǐng)導(dǎo)提出好的建議,給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供科學(xué)的依據(jù),使教學(xué)管理制度更加合理化、規(guī)范化和科學(xué)化。
除此之外,教學(xué)秘書為了提高自己的業(yè)務(wù)能力,還應(yīng)定期或者不定期地參加有關(guān)教學(xué)管理方面的培訓(xùn),從而能夠系統(tǒng)地學(xué)習(xí)到教學(xué)管理方面的知識理論,還可以去其他院校參觀學(xué)習(xí),借鑒其先進(jìn)的教學(xué)管理經(jīng)驗,接觸新思想、新理念,和其他教學(xué)管理人員相互交流探討,不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平。學(xué)校還應(yīng)給教學(xué)秘書學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會,不斷加強(qiáng)理論知識的學(xué)習(xí)和全面素質(zhì)的提高。
總之,作為教學(xué)秘書,我們要有一個積極主動的工作態(tài)度,發(fā)揚(yáng)敬業(yè)思想,明確自己的職責(zé),擺正自己的位置,不斷學(xué)習(xí),全方位提高自身素質(zhì),一門心思干工作,就一定能做好自己的本職工作。
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