陳艷

摘要：本文分析了檔案驗收工作中的常見問題，并針對存在的這些問題，提出組織檔案移交工作培訓；加強檔案移交前的檢查指導等對策。

關鍵詞：檔案驗收案卷目錄編制檔案實體整理

檔案驗收是檔案接收工作的重要組成部分，是指檔案在移交進館前，對移交的案卷目錄和檔案實體進行逐條、逐卷的詳細檢查，其檢查涉及案卷目錄的編寫是否符合規(guī)范、檔案實體整理情況是否符合進館要求等。驗收過程中對進館檔案質量把控的程度，直接關系到館藏檔案的質量。

考慮到國家檔案局是在2000年制發(fā)的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000），各立檔單位最早是從2001年開始實行以件為單位的整理，按照《<中華人民共和國檔案法>實施辦法》第十三條規(guī)定：“屬于中央級和省級、設區(qū)的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿10年即向有關的縣級國家檔案館移交?！币虼?，2001年形成的保管期限為永久的檔案也應該在2021年左右移交進檔案館，現階段接收的檔案基本上以案卷級的整理為主，故筆者以案卷級檔案整理為例，從案卷目錄編制、檔案實體整理等方面進行闡述，并與檔案移交單位和接收單位的各位同行商榷。

一、常見問題

（一）檔案案卷目錄編制中的常見問題

1.案卷標題擬寫不規(guī)范，沒有完整地體現“三要素”。案卷目錄是檔案進館后的唯一檢索工具，如何在浩瀚的檔案館藏內找到某一卷檔案，全部要依靠案卷目錄。“三要素”不齊全，可能導致一卷檔案進入檔案館后無法準確檢索，成為“死檔”。在案卷目錄中，案卷標題至關重要。案卷標題的“三要素”指的是檔案的責任者、事由和文種。其規(guī)范格式是“***（責任者）關于*****（事由）的***（文種）”。實際工作中經常出現標題擬寫不合規(guī)范的情況，有的缺責任者項，有的缺文種項，有的事由擬寫不清，都不能較好地反映案卷的內容。

2.責任者不明確。責任者項是指該份文件的形成部門，而非立檔部門。在實際工作中，一定要明確案卷目錄中責任者項的具體所指。

3.題名中年份填寫不完整。如將“1995年”簡化填寫為“95年”。隨著檔案移交進館數量的增加，會出現無法區(qū)分的情況。因為“95年”既可以表示“1995年”，又可以表示“2095年”，這樣的填寫方式只會給檔案查閱利用帶來不便。

4.案卷目錄中的“文號”項填寫錯誤。案卷目錄中的“文號”項指的是文件對外的發(fā)文字號，而不是機構內部收發(fā)文編號或室編號。實際工作中將以上幾個號混淆的情況較為常見，應特別注意區(qū)分。

5.卷內文件目錄最后一件檔案未填寫起止頁號。頁碼既能起到檢索某一份檔案的作用，又具有對卷內檔案進行統(tǒng)計的作用。如果最后一件檔案不填寫起止頁號，就無從確定它的總頁數，一旦發(fā)生最后幾頁檔案丟頁、漏頁現象也無法覺察。

（二）檔案實體整理中的常見問題

1.檔號填寫不清晰。檔號是一卷檔案進入檔案館后的“身份證號”，是檔案進館后調閱案卷的依據。它是由全宗號、目錄號、案卷號組成的一組號碼，一卷檔案對應一組唯一的檔號。檔案實體卷皮上填寫的檔號和案卷目錄上的檔案要一一對應。在實際工作中，有的立檔單位將室編卷號填寫在館編卷號的位置上，還有的把卷號填寫錯誤后又進行更改，上述情況往往造成涂改后檔號填寫不清晰或字跡難以辨認，勢必會給進館后的檔案調閱帶來困難。因此，為了保證案卷實體上檔號的清晰，如需重新填寫卷盒和卷皮上的檔號，可以用牛皮紙膠貼貼在原卷號上，必要時更換卷皮和卷盒，以保證檔號填寫的清晰準確。

2.檔案盒裝的過緊或過松。檔案裝入盒內，以能容納一個手指為松緊適度。裝得過緊，隨著時間推移檔案紙張體積會膨脹，在盒內空間不足的情況下，容易擠壓變形。裝得過松，會延長排架長度，過多占用檔案庫房內的空間。因此在檔案裝盒的時候要把握好不要裝得過緊也不要裝得過松。

（三）其他問題

1.歸檔范圍和保管期限劃定不準的問題。歸檔范圍和保管期限劃定過寬，會導致部分不應進館的檔案進館，一定程度上影響移交檔案的質量。筆者驗收的基本上都是2000年以前的檔案，確定歸檔范圍和保管期限的依據是《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規(guī)定》和《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》。在實際工作中，一些上級機關制發(fā)的普發(fā)性供參閱、不需辦理的文件也被納入歸檔范圍且保管期限還確定為永久。而按照《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的規(guī)定，此類文件不應納入歸檔范圍。

2.一是兼職檔案人員較多，分配給檔案工作的時間精力不足。筆者在實際工作中所接觸到的立檔單位，除單位規(guī)模較大，年歸檔量較多的單位成立了專門的檔案科（室），配備了1人以上的專職檔案人員外，絕大多數單位的檔案工作都下設在辦公室，由1名工作人員兼職檔案工作。這名工作人員除了從事檔案工作外還要負責辦公室的機要或財務、人事、文書等多項工作。在其他工作任務繁重的情況下，從事檔案工作的時間勢必會壓縮或者受影響，這樣進館檔案的整理工作也將受到影響。同時，檔案人員工作熱情不足，積極性不高，也制約檔案移交進館的質量。二是檔案業(yè)務外包人員專業(yè)素質欠缺。對于檔案移交數量較多的單位，一次性移交量可達千卷以上。檔案整理的工作量較大，僅憑1到2名檔案人員很難在短時間內完成，因此需要聘請具有保密資質的檔案業(yè)務外包公司來完成。這些外包公司聘用的工作人員檔案專業(yè)素質較為欠缺，如果移交單位的檔案人員不能對其進行較好監(jiān)督和把控，案卷整理的質量往往無法保證。

二、提高移交工作質量的對策

（一）組織檔案移交工作培訓

培訓內容包括案卷目錄編制、案卷實體整理等。例如，就案卷實體整理而言，針對頁碼不符合要求的情況，應將帶有文字的紙張計為1頁，填寫時要用鉛筆，正面填寫在右下角，反面填寫在左下角。要求連續(xù)編寫，中間不應有重頁、漏頁。對文件中夾帶的領導批示等文字的小紙條也要編頁。對檔案載體材料不符合檔案保護技術要求的情況，特別是部分不符合檔案永久保存要求的載體材料如熱敏紙、針式打印材料等，要對原件進行復印并留存，盡可能地延長檔案的保存時間。對檔案裝訂不符合要求的情況，案卷裝訂要求要整齊牢固，用白色粗棉線采取“三孔一線”的裝訂方式，而不能用黑色鞋帶、白色尼龍線等裝訂，有些硬皮會議記錄本或書本式印刷品如果不方便用“三孔一線”的裝訂方式，可以用糊精將卷皮粘貼在其上。形成年代久遠，已經變脆的紙張，進行托裱后再裝訂。此外，通過對進館檔案整理標準和檔案移交應履行手續(xù)進行統(tǒng)一講解和集中指導，明確工作標準和要求。以筆者所在的北京市檔案局為例，每年年初組織本年度移交檔案單位的統(tǒng)一培訓，宣貫檔案接收工作的必要性、目的和具體要求，取得了較好的效果。

（二）加強檔案移交前的檢查指導

一是根據《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，對年度歸檔工作中存在的歸檔范圍和保管期限劃定不準確的問題進行檢查和指導，發(fā)現問題及時糾正，避免造成檔案資源的浪費。二是對兼職檔案人員較多、時間精力不足而聘請了檔案整理外包人員的單位，督促其強化對檔案業(yè)務外包公司檔案整理質量的監(jiān)督和把控，可以階段性檢查和驗收。完成一部分整理工作就對案卷的整理質量進行檢查，對存在的問題進行糾正，防止同一類錯誤的多次出現。三是檔案行政管理部門可將檔案移交工作完成情況納入檔案系統(tǒng)先進集體、先進個人評比考核機制。對按期、保質保量完成檔案移交工作的單位給予適當的獎勵，并在先進評比中予以優(yōu)先考慮；對沒有按預定時間完成工作，且移交案卷質量存在較多問題的單位，可在今后的檔案行政執(zhí)法檢查中，將其作為檢查的重點單位，督促其對存在的問題進行整改。